OneNote & Outlook: So kombinieren Sie die beiden Tools für eine effiziente Zusammenarbeit

Sie arbeiten mit OneNote & Outlook? Dann ist es an der Zeit, diese beiden Tools miteinander zu verknüpfen, um Ihre Produktivität zu maximieren. In diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Mails, Outlook-Aufgaben und Notizen clever verknüpfen.

1. Projektmanagement mit OneNote & Outlook

Die goldene Regel lautet: „Die Planung erfolgt immer in Outlook, die Dokumentation nur in OneNote.“ Das heißt, alle Aufgaben werden zentral in der Outlook-Aufgabenliste geführt, geplant und bearbeitet. Denn nur hier laufen alle Fäden Ihres Office zusammen und nur hier ist auch eine Sortierung der Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum und somit ihrer Dringlichkeit möglich.

Für die Dokumentation größerer Aufgaben und Projekte ist jedoch OneNote die ideale Wahl. Die digitalen Notizbücher bieten nämlich detailliertere Strukturierungsmöglichkeiten und damit mehr Übersicht in großen Datensammlungen. Zudem können digitale Inhalte aller Art spielerisch einfach in die Unterlagen eingefügt werden. Wie das Einfügen von Inhalten in OneNote funktioniert, erfahren Sie in unserem Beitrag „OneNote-Inhalte erstellen und einfügen (Anleitungen)”. Es fehlt lediglich noch die Verknüpfung zwischen Ihrer Aufgabenliste in Outlook und der dazugehörigen Aufgabendokumentation in OneNote, damit Sie mit einem Klick von der Aufgabe an die passende Stelle in der jeweiligen Dokumentation gelangen (siehe Punkt 5).

2. Outlook E-Mails an OneNote senden (Plugin „An OneNote senden”)

Sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails inklusive Anhang können als Notizen in OneNote gespeichert werden. Das funktioniert mit nur einem Mausklick in Outlook und einem weiteren Klick in OneNote. Dort müssen Sie die gespeicherte Notiz nur noch am richtigen Platz ablegen. Das Gleiche können Sie übrigens auch mit Terminen, Aufgaben und Kontakten machen. Bevor Sie das Plug-in „An OneNote senden“ nutzen können, müssen Sie dieses gegebenenfalls noch aktivieren. Um E-Mails aus Outlook in OneNote abzulegen bzw. zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook.
• Markieren Sie die E-Mail, die Sie in OneNote ablegen oder archivieren möchten.
• Klicken Sie nun oben in der Menüleiste auf → An OneNote senden.
• Bestimmen Sie hier den gewünschten Speicherort.
• Klicken Sie abschließend auf → OK.

Tipp: Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogbeitrag zu „Inhalte an OneNote senden”.

2.1 Outlook Mail in OneNote verlinken

Anstatt die E-Mail von Outlook nach OneNote zu senden, können Sie die E-Mail auch in OneNote verlinken.

• Öffnen Sie dafür zunächst die Seite in OneNote, in der Sie die Mail verlinken möchten.
• Öffnen Sie anschließend Outlook und navigieren Sie zu der E-Mail, zu der Sie den Link erstellen möchten.
• Ziehen Sie per Drag & Drop die E-Mail in Ihre OneNote Seite.
• Es öffnet sich ein neues Fenster, dort Wählen Sie → Datei anfügen aus.
• Die Mail können Sie nun durch den Link in Ihrer OneNote Seite öffnen. Sollte die E-Mail in Outlook gelöscht werden, können Sie die Mail dennoch durch den Link in OneNote öffnen.

3. Notizen aus OneNote direkt per E-Mail versenden

Auch Inhalte von OneNote lassen sich in Outlook exportieren, ganz ohne Copy & Paste oder Zwischenspeichern. Dabei erscheint der Inhalt direkt in der E-Mail und enthaltene Dateien auf der OneNote Seite werden als Dateianhang an die E-Mail angehängt.

• Klicken Sie dazu auf die OneNote Seite, die Sie versenden möchten.
• Navigieren Sie im Menü zu → Start.
• Klicken Sie auf → Seite per E-Mail senden.
• Nun öffnet sich ein Outlookfenster. Der Titel der OneNote-Seite wird automatisch als Betreff übernommen.
• Sie können die E-Mail mit den Inhalten von der OneNote Seite direkt weiterbearbeiten.
• Anschließend können Sie die E-Mail wie gewohnt versenden.

4. In OneNote Outlook-Aufgaben erstellen

Auch beim Erstellen und Nachhaken von Aufgaben sind OneNote und Outlook ein echtes Dreamteam. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie eine Outlook-Aufgabe in OneNote:

• Markieren Sie dazu den Aufgabentext in OneNote.
• Klicken Sie dann auf den Pfeil bei → „Outlook Aufgaben“, um eine Outlook-Aufgabe zu erstellen.
• Wählen Sie anschließend die Erinnerung für die Aufgabe aus.
• Danach wird die Aufgabe mit der ausgewählten Erinnerung direkt in Outlook übernommen.
• In Outlook können Sie die Aufgabe dann verwalten und nachverfolgen.

Tipp: In OneNote erkennen Sie eine erstellte Outlook-Aufgabe am Fähnchen.

4.1 OneNote & Outlook: Synchronisation der Aufgaben

Wenn Sie in OneNote Aufgaben erstellen, werden diese automatisch auch in Outlook angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe in Outlook als erledigt markieren, wird dies auch in OneNote übernommen (grüner Haken). Die Synchronisation der Aufgaben zwischen Outlook und OneNote erfolgt somit automatisch, sofern Sie die Aufgaben mit der Funktion „Outlook-Aufgaben” in OneNote erstellen.

4.2 OneNote und To Do verknüpfen

Wenn Sie Outlook-Aufgaben in OneNote so erstellen, wie oben beschrieben, werden diese nicht nur mit Outlook, sondern auch mit Microsoft To Do synchronisiert. Die Synchronisation dauert jedoch ein paar Minuten.

5. OneNote Notizen mit Outlook Aufgaben verknüpfen

Wenn Sie OneNote zur Dokumentation eines aufwendigeren Projekts verwenden, sollten Sie jede (Teil-)Aufgabe auch in der Outlook-Aufgabenliste erfassen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Nur so bleibt Ihre Aufgabenplanung aktuell und übersichtlich. Damit Sie mit einem Klick aus der Aufgabenliste in die passende OneNote-Dokumentation gelangen, müssen Sie lediglich einen entsprechenden Link hinzufügen.

• Klicken Sie in OneNote mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Abschnitt oder die gewünschte Seite und wählen Sie im sich öffnenden Kontextmenü die Option → Link zu Seite kopieren (bzw. Link zu Abschnitt kopieren) aus.
• Öffnen Sie anschließend die dazugehörige Aufgabe in der Outlook-Aufgabenliste und fügen Sie den kopierten Link mit der Tastenkombination Strg + V in das Notizfeld der Aufgabe ein (alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste in das Notizfeld klicken und Einfügen auswählen).
• Die Aufgabenliste in Outlook und die dazugehörige Dokumentation in OneNote sind nun miteinander verknüpft. So kann die ausgelagerte Dokumentation mit nur einem Mausklick direkt aus der Aufgabe heraus geöffnet werden.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag Projektmanagement in OneNote.

6. OneNote Besprechungsnotizen mit Outlook-Kalender verknüpfen

Die Kombination von OneNote und Outlook ist nicht nur bei der Erstellung von Aufgaben unschlagbar, sondern auch beim Erstellen von Notizen während stattfindender Meetings. Wie Sie Ihre Notizen mit der Outlook-Besprechung verknüpfen, sich Notizen machen und diese anschließend an die Beteiligten weiterleiten, erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

• Öffnen Sie Ihren → Outlook-Kalender.
• Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Besprechung.
• Fügen Sie nun Ihre → kurzen Notizen zur Besprechung hinzu oder passen Sie bestehende Notizen an.
• Gegebenenfalls können Sie hier auch den → Titel der Besprechung anpassen.
• Klicken Sie anschließend auf → An OneNote senden, um die Verbindung mit OneNote herzustellen.
• In dem neuen Fenster können Sie nun festlegen, ob Sie die → Notizen für die Besprechung freigeben oder → Eigene Notizen erstellen möchten.
  • Wenn Sie → Notizen für die Besprechung freigeben gewählt haben, können Sie die Notizen in OneNote auswählen, die Sie für die Besprechung freigeben möchten. Es wird nun ein Link von OneNote in Ihren Outlook- Termin eingefügt, über den Sie zu den gewünschten Notizen gelangen. Falls Sie aus Versehen den Link in dem Outlook-Termin gelöscht haben, gelangen Sie über → An OneNote senden erneut zu Ihren Notizen in OneNote.
  • Sollten Sie → Eigene Notizen erstellen ausgewählt haben, können Sie nun den → Speicherort in OneNote auswählen. Es wird in OneNote eine Seite angelegt, in der die Daten Ihres Outlook-Termin enthalten sind. Die Notizen können Sie in Ihrem Outlook-Termin verlinken, indem Sie in OneNote einen Rechtsklick in der Notizseite machen und anschließend → Link zu Seite kopieren auswählen und diesen Link im Termin einfügen.
• Nachdem Sie Ihre Notizen erstellt haben, können Sie diese auch per E-Mail versenden.
• Wählen Sie dafür → Seite per E-Mail senden aus.
• Ergänzen Sie nun die Empfänger und gegebenenfalls weitere Details in Ihrer E-Mail.
• Zum Schluss die E-Mail einfach → senden.

Tipp: In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie ein effektives Meeting mit dem OneNote Protokoll aussehen könnte.

7. Weitere Tipps zu OneNote & Outlook inklusive Video-Tutorial

→ Mit OneNote durchstarten: Lesen Sie in unserem 80-seitigen, kostenlosen eBook (im Wert von 19,95 €) alles über die Funktionen und Praxisbeispiele von Microsoft OneNote.
→ Erfolgreich mit Outlook: Entdecken Sie die vielen Möglichkeiten, wie Sie mit Outlook effizienter arbeiten können.
→ OneNote in Teams einbinden: So verknüpfen und integrieren Sie Notizbücher mit Microsoft Teams.
→ OneNote-Tutorial für den effizienten Einsatz: In diesem YouTube-Video stellen wir Ihnen alle wichtigen und neuesten Funktionen von OneNote vor.

10 ultimative OneNote Tipps, die Du kennen musst!

(Dauer: 11:59 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Inhalte importieren: Web-Clipper + PDF-Druck 00:18
3. Text aus Bildern extrahieren (OCR) 01:53
4. Tastenkombinationen für mehr Effizienz 02:20
5. Outlook-Integration für E-Mails, Besprechungen & Aufgaben 03:03
6. Vorlagen & Checklisten nutzen 04:29
7. Notizbücher, Abschnitte & Seiten verlinken 05:24
8. Seiten mit Unterseiten & Abschnittsgruppen 06:33
9. Optimaler Speicherort & Notizbuchstruktur 07:57
10. Mächtige Suchfunktion effektiv nutzen 09:22
11. Kollaborative Notizen mit Microsoft Loop 10:33