Von der Wiege bis zur Bahre, Formulare, Formulare – sagt der Volksmund. Und die kleinen Übeltäterchen soll es angeblich schon in Mesopotamien gegeben haben – vor 5.000 Jahren. Mit der Erfindung der Schrift kam also gleich das Formular, um alles aufzuschreiben. Alles, was wichtig ist.
Aber solch lästiger, gereimter Weisheit können Sie heute spielend entkommen: die digitale Alternative heißt z. B. OneNote – Ihr Effizienz-Turbo für elektronisches Papier. Microsofts unterschätzte Software schlummert vielleicht ohnehin schon auf Ihrer Festplatte!
Mögliche Einsatzgebiete – für digitale Beschleunigung
OneNote macht Ihre Prozesse schlanker – und schneller. Immer wenn Sie etwas dokumentieren, so z. B.
- als Wissensdatenbank: Arbeitsabläufe, Software-Beschreibungen, Tipps & Tricks – sammeln Sie Mitschriften und Notizen
- für Personalgespräche: mit einer Seitenvorlage können Sie sich gut vorbereiten – inkl. Überblick über alle vorausgegangenen Gespräche
- Reiseplanung: Termine, wichtige Infos, Checklisten, Kontaktdaten, Anfahrtsskizze – per Synchronisation auch im direkten Zugriff für Ihre Mobilgeräte
- für Besprechungen: übernehmen Sie alle Aufgaben einer Besprechung direkt in Ihre Outlook-Aufgabenliste – dank Integration in MS Outlook
OneNote ist das unbekannteste und am meisten unterschätzte Office-Programm von Microsoft. Klick um zu Tweeten
OneNote verwandelt viele Schwächen der konventionellen Papierablage in digitale Stärken – die Vorteile sind immens:
- 1. leichte Befüllung: E-Mails, Websites, Fotos oder PDF-Dokumente – die meisten Inhalte liegen bereits digital vor – Sie können sie leicht in den Notizbüchern versammeln.
- 2. Strukturierung ganz simpel: Durch verschiedene Ebenen in OneNote lassen sich sehr fein gestaltete Gliederungen vornehmen.
- 3. Auffinden leicht gemacht: Volltextindizierung bietet Zugriff auf Text, digitale Handschrift oder Text in Bildern – unglaublich schnell und in Echtzeit.
- 4. Unterlagen auf allen Geräten: Aktualität Ihrer Dokumenten-Ablage auf PC, Handy, Tablet & mehr.
- 5. Einsatz als Team-Tool: Mit Mehrbenutzerfähigkeit sogar zur gleichen Zeit auf die gleichen Notizen.
Tipp Nr. 1: OneNote ist vielleicht schon auf Ihrem Rechner – wie wäre es, wenn Sie gleich Ihr erstes Notizbuch erstellen und einfach alle Funktionen einmal ausprobieren…
… dann lernen Sie am meisten über die oben genannten Vorteile dieses Team-Werkzeugs für Ihre digitale Papierablage.
Tipp Nr. 2: Sie wollen gleich einsteigen? Dann planen Sie zuerst Ihre Ablagestruktur anhand eines eigenen Test-Beispiels…
…. mögliche Einsatzgebiete können sein: Besprechungen, Termine, Projekte, Checklisten, Ideenlisten, Anleitungen, Handbücher für neue Mitarbeiter, wichtige Infos, Recherchen oder Personalgespräche.
Tipp Nr. 3: Am Anfang testen Sie am besten die folgenden Funktionen…
… füllen Sie Ihr erstes Notizbuch – und versuchen Sie Text einzufügen, einen Datei-Ausdruck zu machen, eine Checkliste zu erstellen, eine Seitenvorlage zu erzeugen – sowie einen Screenshot einzufügen – über die Tastenkombi [WIN] + [s].