OneNote & Office Lens: Notizen einfach abfotografieren – Handyscanner-App mit Texterkennung!



Office Lens ist eine kostenlose Dokumentenscanner-App für Smartphones aus dem Hause Microsoft – und die perfekte Ergänzung zu OneNote. Denn mit Office Lens können Sie sich auch analoge Offline-Inhalte aus der „realen Welt“ in Ihre digitalen Notizbücher holen! Und das nicht nur als schlichtes Foto, sondern qualitativ aufbereitet, sofort nutzbar und wahlweise sogar in bearbeitbaren Text umgewandelt (das funktioniert sogar bei handschriftlichen Notizen und Skizzen). So müssen Sie nie mehr Besprechungsnotizen, Whiteboards, ausgedruckte Schriftstücke oder Visitenkarten abtippen! Einfach nur mit Office Lens auf Ihrem Handy einscannen und sofort in OneNote nutzen und weiterbearbeiten. Einfacher geht es nicht!

Was ist das Problem?

Die meisten Scanner-Apps für Handys und Tablets wurden nur für das Dekodieren von Barcodes oder QR-Codes entwickelt, wie man sie häufig auf Verpackungen findet (→ mehr dazu in unserem Blogbeitrag „Yes, we scan! Kostenlose Scanner-Apps für QR-Codes und Barcodes “). Die Dokumentenscanner-App Office Lens hat dagegen einen ganz anderen Aufgabenbereich. Office Lens ist, wie der Name schon verrät, der verlängerte Arm, oder das „Auge“ bzw. die „Linse“, für die Office-Programmfamilie OneNote, Outlook, PowerPoint und Word. Der Clou: Die Rechenleistung und Bearbeitungs-Algorithmen der Software ersetzen dabei zusammen mit der Smartphone-Kamera einen großen Tischscanner, wie er bislang zum Einscannen von Dokumenten benötigt wurde. Durch die Mobilität und Handlichkeit eröffnet die Scanner-App vollkommen neue Einsatzbereiche, wie z.B. das Einscannen von Whiteboards und Flip-Charts!

So funktioniert das Dreamteam aus OneNote und Office Lens:

I. Download: Office Lens kostenlos von der Microsoft-Webseite herunterladen

Die Scanner-App gibt es kostenlos für alle Betriebssysteme (Windows, macOS, iOS und Android) und Geräteklassen (Desktop, Notebook, Tablet und Smartphone), sogar für die Digitalbrille HoloLens. Den Gratis-Download finden Sie auf der Microsoft-Webseite , sowie im App-Store (iOS) und dem Google Play Store (Android).

II. Warum ist Office Lens in Kombination mit OneNote so praktisch?

Die Scanner-App ist klug durchdacht, einfach zu bedienen und liefert hervorragende Ergebnisse. Sie optimiert automatisch die Bildqualität, schneidet die Dokumente und Fotos auf ihre tatsächliche Größe zu und bietet verschiedene weitere Bildbearbeitungsmöglichkeiten – und das sogar nachträglich für alte Aufnahmen in Ihrem Bilderarchiv oder OneNote-Notizbüchern. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Features von Office Lens:

  • Deutlich bessere Bildqualität als bei Fotos: Das Programm ist auf eine möglichst gute Lesbarkeit der eingescannten Dokumente getrimmt. Dafür sorgen verschiedene Algorithmen der Software, die die Aufnahmen beispielsweise automatisch entspiegeln, die Kontraste optimieren und sogar schiefe Kamerawinkel umrechnen und sehr gut ausgleichen.
  • Mit Zeichen- und Texterkennung: Werden analoge Offline-Inhalte mit Textpassagen eingescannt, erkennt das Programm die Textzeichen, Formen und Formatierung und wandelt die abfotografierte (Druck-)Schrift automatisch in eine bearbeitbare digitale Textfassung um. Das funktioniert auch bei handschriftlichen Notizen (hier allerdings vorerst nur mit englischer Freihandschrift).
  • Visitenkarten aus Papier in digitale vCards umwandeln: Bei „analogen%rdquo; Visitenkarten aus Papier erkennt Office Lens das Format und wandelt die auf der Visitenkarte abgedruckten Kontaktdetails automatisch in eine richtig ausgefüllte vCard-Kontaktdatei für Ihr Adressbuch in OneNote oder Outlook um.
  • Auswahl zwischen vier optimierten Aufnahmemodi: Damit die Software und Bearbeitungs-Algorithmen ihre Aufgabe optimal vollrichten können, gibt es vier verschiedene Einscan-Modi für die unterschiedlichen Anforderungen und Umgebungsbedingungen: Dokumente, Whiteboard, Visitenkarte und Foto.

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Abbildung I: Mit Office Lens holen Sie die analoge Welt in Ihre digitalen OneNote-Notizbücher, Microsoft, Büro Kaizen

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Abbildung II: Die kostenlose Kamera-App mit Texterkennung gleicht u.a. schiefe Aufnahmewinkel aus und bereitet die Bildqualität automatisch auf, Microsoft,Büro Kaizen

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Abbildung III: Zur Optimierung der Scanqualität stehen vier verschiedene Aufnahmemodi zur Verfügung, Microsoft, Büro Kaizen

III. Anleitung: Die vier verschiedenen Scan-Modi von Office Lens

Wenn Sie nun künftig ein Offline-Dokument, eine Flipchart-Skizze, Whiteboard-Notizen oder einen interessanten Flyer als Ideenanregung für Ihre Arbeit oder Dokumentation nutzen wollen, müssen Sie es lediglich mit Office Lens einscannen und in OneNote abspeichern. Wichtig ist, dass Sie für die Scans nicht die normale Kamera-App auf Ihrem Handy benutzen, sondern die Office-Lens-Schaltfläche und dann die Aufnahme aus dieser Anwendung heraus machen. Dann ist die Scanqualität um ein Vielfaches höher und Sie können alle Möglichkeiten der Bildbearbeitung in und durch das Programm nutzen. Dafür stehen Ihnen folgende vier Aufnahmemodi zur Verfügung:

  • 1) Dokument: Dieser Aufnahmemodus ist für das Einscannen von ausgedruckten Dokumenten optimiert. So funktioniert die Texterkennung beispielsweise auch bei kleingedruckten Zeichen und Zeilen sehr zuverlässig.
  • 2) Whiteboard: Bei diesem Aufnahmemodus gleichen spezielle Algorithmen die häufigen Spiegelungen und Lichtreflexionen auf der glatten Oberfläche von Whiteboards, Clip- und Flipcharts aus. Durch eine automatische Helligkeitsanpassung wird der Text zudem besser lesbar.
  • 3) Foto: Auch beim Abfotografieren von Fotos kommt es häufig zu Spiegelungen. Außerdem passt der Bildausschnitt meistens nicht zum Fotoformat. Daher rechnen Algorithmen die Lichtreflexionen aus dem Abbild heraus und entfernen den über das Foto hinausreichenden Rand.
  • 4) Visitenkarte: Jede Visitenkarte enthält einen Namen, eine Telefonnummer und eine Adresse. Die automatische Texterkennung von Office Lens liest diese Kontaktinformationen aus und überträgt diese automatisch in eine neue Kontaktdatei (vCard) für Ihr Adressbuch auf dem Handy, in OneNote oder in Outlook. Einscannen, abspeichern, fertig. So einfach kann es funktionieren!

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial Mit Office Lens Flipcharts, Visitenkarten und Dokumente auf dem iPhone digitalisieren


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IV. Die Office-Lens-Aufnahmen direkt in OneNote speichern

Microsoft hat Office Lens als verlängerten Arm (als „Auge”) für die Office-Programme OneNote, Word und PowerPoint entwickelt. Entsprechend einfach ist auch das Abspeichern in diesen Anwendungen. Der lokale Speicherort für alle Scans auf Ihrem Gerät heißt „Katalog“, bei macOS und iOS „Fotobibliothek”. Für alle Speicheroptionen außerhalb der App, müssen Sie sich allerdings für die Zugangsberechtigung einmal initial mit Ihren Zugangsdaten anmelden. Wenn Sie dann auf → OneNote tippen, können Sie sich durch die Notizbuchstruktur bis zur gewünschten Seite durchklicken.

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Abbildung IV: Die Scans mit Office Lens kann man problemlos direkt in OneNote und den anderen Office-Programmen abspeichern, Microsoft, Büro Kaizen

Extra Tipps: So können Sie Office Lens noch besser für OneNote nutzen

Die Texterkennung von Office Lens unterstützt, bei gedruckten Dokumenten mit Maschinenschrift, über 20 weltweit verbreitete Sprachen. Das so digitalisierte Schriftstück könnte dann anschließend mit dem kostenlosen Google-Translator übersetzt werden. Das wäre z.B. für Expatriates und Aufenthalte im fremdsprachigen Ausland eine Notlösung, um sich Speisekarten auf Portugiesisch, Spanisch oder Französisch übersetzen zu lassen – allerdings leider noch mit häufig fragwürdigen Ergebnissen… Drei wirklich sinnvolle Extra-Tipps für die OneNote & Office Lens Kooperation finden Sie hier!

  • Tipp 1: Auch alte Fotos lassen sich in Office Lens importieren und für OneNote nachbearbeiten.

    Wenn Sie jetzt erst Office Lens installiert haben, müssen Sie deshalb nicht alle bisherigen Dokumentenscans in OneNote nachholen. Sie können auch alte, mit Ihrer Handykamera „konventionell” aufgenommene Fotos einfach nach Office Lens importieren und dann dort zuschneiden und automatisch nachbearbeiten (lassen), um z.B. störende Lichtreflexionen auf dem Flip-Chart oder der Fotooberfläche zu entfernen oder schräge Aufnahmewinkel auszugleichen.

  • Tipp 2: Mehrere Scans zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenführen.

    Laut den Microsoftentwicklern war eine der am meisten von Nutzern vorgeschlagenen und als Idee eingereichten Funktionen, dass man mehrseitige Dokumente einscannen und zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenfassen kann. Dieses Feature wurde mit einem Update Mitte 2017 gelöst.

  • Tipp 3: Die Standardauflösung der Kamera ist nur mittelgroß und kann höher eingestellt werden.

    Damit die OneNote-Notizbuchdateien nicht zu groß werden, ist die Standardauflösung in Office Lens nur mittelgroß gewählt (3,8 M = 3264 x 2448 Megapixel). Für besonders detaillierte und gestochen scharfe Scans können Sie die Auflösung jedoch über die Menü-Navigation auch auf die Maximalauflösung Ihres Geräts erhöhen.

Und Sie? OneNote kann das alles … und noch viel mehr!

Seit der Ankündigung von Microsoft Anfang 2018, künftig voll und ganz auf die OneNote-App für Windows 10 zu setzen, arbeiten die Entwickler in Redmond mit Hochdruck daran, die bis dato abgespeckte App-Version auf den Stand von OneNote 2016 zu bringen. Und darüber hinaus auch mit einigen weiteren, neuen Features anzureichern. Wir begleiten Sie bei der Umstellung und erklären Ihnen alle wichtigen Neuerungen rund um die OneNote-App!

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