Office Lens: Scanner-App digitalisiert direkt in OneNote

27. April 2020

Office Lens ist eine kostenlose Dokumentenscanner-App, die sich perfekt in die Microsoft Office Welt integriert. Zusammen mit der integrierten Kamera Ihres Endgerätes, wie z. B. einem Smartphone, ersetzt Office Lens einen großen Tischscanner, den Sie bislang zum Einscannen von Dokumenten benötigt haben. Office Lens ist also das „Auge“ bzw. die „Linse“ sämtlicher Office Produkte aus dem Hause Microsoft.
Wie genau Sie nun Office Lens am Besten für Ihre Bedürfnisse einsetzen und welche Tipps wir für Sie bereithalten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag:

1. Office Lens: So bekommen Sie Office Lens kostenlos
2. Office Lens: Die wichtigsten Features
3. Office Lens: Die 4 verschiedenen Scan-Modi im Detail
4. Office Lens: Warum ist Office Lens in Kombination mit OneNote ein Dreamteam?
5. Office Lens: Aufnahmen direkt in OneNote speichern
6. Office Lens: 3 Extra Tipps zur Nutzung in OneNote

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1. Office Lens: So bekommen Sie Office Lens kostenlos

Die Scanner-App Office Lens ist kostenlos für folgende Betriebssysteme verfügbar (klicke auf das Betriebssystem Deiner Wahl und Du wirst direkt zum entsprechenden Download geleitet):

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Abbildung 1: Office Lens – App im Windows Store
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Abbildung 2: Office Lens – App im App-Store
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Abbildung 3: Office Lens – App im Google Play Store

2. Office Lens: Die wichtigsten Features

Office Lens optimiert vollautomatisch die Bildqualität, schneidet die Dokumente und Fotos auf ihre tatsächliche Größe zu und bietet verschiedene weitere Bildbearbeitungsmöglichkeiten – und das sogar nachträglich für alte Aufnahmen in Ihrem Bilderarchiv oder OneNote-Notizbüchern. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Features von Office Lens:

Scans haben eine deutlich bessere Bildqualität

Das Programm ist auf eine möglichst gute Lesbarkeit der eingescannten Dokumente getrimmt. Dafür sorgen verschiedene Algorithmen der Software, die die Aufnahmen beispielsweise automatisch entspiegeln, die Kontraste optimieren und sogar schiefe Kamerawinkel umrechnen und ausgleichen.

Mit Zeichen- und Texterkennung

Werden analoge Inhalte mit Textpassagen eingescannt, erkennt das Programm die Textzeichen, Formen und Formatierung und wandelt die abfotografierte (Druck-)Schrift automatisch in eine bearbeitbare digitale Textfassung um. Das funktioniert auch bei handschriftlichen Notizen (vorerst aber nur bei englischer Sprache).

Visitenkarten aus Papier in digitale vCards umwandeln

Bei analogen Visitenkarten aus Papier erkennt Office Lens automatisch das Format und wandelt die Visitenkarte in eine vCard-Kontaktdatei um. Die abgedruckten Kontaktdetails auf der Visitenkarte werden automatisch in die vCard-Kontaktdatei übernommen. Die vCard-Kontaktdatei können Sie für ihr Adressbuch in OneNote und/oder Outlook verwenden.

Schiefe Aufnahmewinkel werden automatisch ausgeglichen

Der Scan muss nicht immer zu 100% geradwinklig erfolgen. Schiefe Aufnahmepositionen gleicht Office Lens vollautomatisch aus. Dies eignet sich z. B. auch sehr gut beim Scan von Whiteboards, Tafeln oder Flipcharts, wenn diese leicht von der Seite gescannt werden. Je gerade die Aufnahmeposition, desto besser natürlich das Ergebnis in Office Lens. Probieren Sie am besten mit Ihrem Gerät aus bis zu welchem Winkel oder Position das Scanergebnis immer noch geeignet ist. So wissen Sie beim nächsten Mal genau worauf Sie achten müssen.

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Abbildung 4: Office Lens – Schiefe Aufnahmewinkel werden automatisch korrigiert – Bild: Microsoft, Büro Kaizen

Auswahl zwischen 4 optimierten Aufnahmemodi

Damit die Software- und Bearbeitungs-Algorithmen optimal funktionieren, gibt es in Office Lens 4 verschiedene Aufnahmemodi (Whiteboard, Dokument, Visitenkarte, Foto). Jeder Aufnahmemodus ist für unterschiedliche Anforderungen und Umgebungsbedingungen zuständig.

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Abbildung 5: Office Lens – Aufnahmemodi

3. Office Lens: Die 4 verschiedenen Scan-Modi im Detail

Wenn Sie zukünftig z. B. ein Offline-Dokument, eine Flipchart-Skizze, Whiteboard-Notizen oder einen interessanten Flyer einscannen und in OneNote speichern wollen, dann nutzen Sie lediglich Office Lens. Die Scanqualität ist um ein Vielfaches höher als ein im Vergleich gemachtes Foto mit der normalen Kamera App. Sie haben außerdem direkt die Möglichkeiten die gemachten Scans zu bearbeiten. Für den Scan stehen Ihnen die folgenden vier Aufnahmemodi zur Verfügung:

1. Whiteboard: Bei diesem Aufnahmemodus gleichen spezielle Algorithmen die häufigen Spiegelungen und Lichtreflexionen auf der glatten Oberfläche von Whiteboards, Clip- und Flipcharts aus. Durch eine automatische Helligkeitsanpassung wird der Text zudem besser lesbar.

2. Dokument: Dieser Aufnahmemodus ist für das Einscannen von ausgedruckten Dokumenten optimiert. So funktioniert die Texterkennung beispielsweise auch bei kleingedruckten Zeichen und Zeilen sehr zuverlässig.

3. Visitenkarte: Jede Visitenkarte enthält einen Namen, eine Telefonnummer und eine Adresse. Die automatische Texterkennung von Office Lens liest diese Kontaktinformationen aus und überträgt diese automatisch in eine neue Kontaktdatei (vCard) für Ihr Adressbuch auf dem Handy, in OneNote oder in Outlook.

4. Foto: Auch beim Abfotografieren von Fotos kommt es häufig zu Spiegelungen. Diese werden mit Office Lens automatisch korrigiert. Meistens stimmt der Bildausschnitt von Office Lens nicht mit dem Fotoformat überein. Daher rechnen Algorithmen die Lichtreflexionen aus dem Abbild heraus und entfernen den über das Foto hinausreichenden Rand.

4. Office Lens: Warum ist Office Lens in Kombination mit OneNote ein Dreamteam?

Mit Office Lens können Sie relativ einfach Ihre analogen Notizen direkt in Ihre digitalen Notizbücher holen! Sie denken jetzt sicherlich, dass dies mit einem einfachen Foto bereits erledigt ist, doch da legt Office Lens nochmal eine Schippe oben drauf. Anstelle eines einfachen Fotos fügen Sie mit Office Lens ein automatisch aufbereitetes, sofort nutzbar und wahlweise sogar in bearbeitbaren Text umgewandelte (das funktioniert sogar bei handschriftlichen Notizen und Skizzen) Foto in OneNote ein. So müssen Sie nie mehr Besprechungsnotizen, Whiteboards, ausgedruckte Schriftstücke oder Visitenkarten abtippen! Einfach nur mit Office Lens ein Foto Ihrer Notizen machen und sofort in OneNote nutzen und weiterbearbeiten. Einfacher geht es nicht!

Büro-Kaizen digital:

Video-Tutorial: Digitalisieren mit Office Lens

(Dauer: 01:54 Minuten)

5. Office Lens: Aufnahmen direkt in OneNote speichern

Microsoft hat Office Lens für die Office-Programme OneNote, Word und PowerPoint entwickelt. Entsprechend einfach ist somit auch das Abspeichern in diesen Anwendungen. Der lokale Speicherort für alle Scans auf Ihrem Gerät heißt „Katalog“ oder „Galerie“, bei macOS und iOS „Fotobibliothek”. Für alle Speicheroptionen außerhalb der App, wie z. B. OneNote oder OneDrive, müssen Sie sich einmal initial mit Ihren Zugangsdaten anmelden. Wenn Sie dann z. B. auf OneNote tippen können Sie sich durch die Notizbuchstruktur bis zur gewünschten Seite, auf der Sie den Scan abspeichern möchten, durchklicken.

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Abbildung 6: Office Lens – Scans einfach in den Office Programmen oder OneNote abspeichern – Bild: Microsoft, Büro Kaizen

6. Office Lens: 3 Extra Tipps zur Nutzung in OneNote

Tipp 1: Fotos von Notizen nachträglich in Office Lens importieren

Falls Sie Office Lens erst jetzt installiert haben, müssen Sie alle bisherigen Dokumentenscans in OneNote nicht noch einmal machen. Sie können mit Office Lens auch alte, mit Ihrer Handykamera „konventionell” aufgenommene Fotos einfach nach Office Lens importieren. Dort werden die Bilder dann automatisch zugeschnitten und nachbearbeitet. Störende Lichtreflexionen auf dem Flip-Chart oder der Fotooberfläche werden entfernt und schiefe Aufnahmewinkel ausgeglichen. Hier zeigen wir Ihnen in die 5 Schritte:

1. Fotogalerie auswählen [1]
2. Bilderordner auswählen [2]
3. Zu importierendes Bild auswählen [3]
4. Importiertes Bild mit „Fertig“ bestätigen [4]
5. Finales Ergebnis mit „Fertig“ bestätigen und Bild speichern [5]

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Abbildung 7: Office Lens – Bereits erstellte Fotos nachträglich als Scan importieren
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Abbildung 8: Office Lens – Bereits erstellte Fotos nachträglich als Scan importieren – die letzten beiden Schritte

Tipp 2: Mehrere Scans zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenführen

Mit Microsoft Office Lens können Sie mehrere Scans direkt hintereinander durchführen und erst zum Schluss ein einziges PDF-Dokument erstellen. Wie das geht zeigen wir Ihnen hier:

1. Erste Seite einscannen [1]
2. Neue Seite hinzufügen wählen [2]
3. Zweite Seite einscannen [3]
4. Nach dem alle Seiten gescannt wurden, nun auf „Fertig“ tippen [4]
5. Häkchen bei PDF setzen [5]
6. Speichern drücken. Nun werden alle Scans zusammen in einem PDF-Dokument gespeichert [6]

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Abbildung 9: Office Lens – Mehrere Dokumente einscannen
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Abbildung 10: Office Lens – Mehrere Dokumente einscannen und als einziges PDF speichern

Tipp 3: Die Standardauflösung der Kamera verändern

Damit die OneNote-Notizbuchdateien nicht zu groß werden, ist die Standardauflösung in Office Lens nur mittelgroß gewählt (3,8 M = 3264 x 2448 Megapixel). Für besonders detaillierte und gestochen scharfe Scans können Sie die Auflösung jedoch über die Menü-Navigation auch auf die Maximalauflösung Ihres Geräts erhöhen.

1. Office Lens Menü öffnen [1]
2. Menü für die Auflösung auswählen [2]
3. Auflösung maximal wählen [3]

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Abbildung 11: Office Lens – Kamera Auflösung verändern

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(Dauer: 14:34 Minuten)



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