Die OneNote-Suche ist extrem praktisch, um sehr schnell und einfach eine gesuchte Stelle in umfangreichen Notizbüchern zu finden – und dabei keine relevante Passage zu übersehen. Die Suchfunktion kann aber nicht nur klassisch den Text in einem bestimmten Notizbuchbereich oder auch in allen Notizbüchern auf einmal durchsuchen. Mit der OneNote Suche können Sie sogar das gesprochene Wort in eingefügten Audio- und Videoaufnahmen nach Schlagworten und Phrasen durchforsten lassen! Und auch der Text in Bildern lässt sich nach beliebigen Begriffen durchsuchen. Wie die Suchmöglichkeiten in Microsoft OneNote nun konkret funktionieren, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.

Inhaltsverzeichnis

1. Anleitung: Wie die Suche in OneNote funktioniert

Öffnen Sie Ihre OneNote-App und klicken Sie rechts neben den Abschnitts-Registerkarten in das Suchfeld mit dem Lupen-Symbol (oberhalb der Seitenliste). Tipp: Der Shortcut für die Suche auf der aktuellen Seite lautet: Für PC → Strg + F, für Mac → Ctrl + F. Der Shortcut für die Suche in allen Notizbüchern lautet: Für PC → Strg + E, für Mac → Ctrl + E.
Geben Sie anschließend das gesuchte Stichwort oder einen ganzen Ausdruck in das Suchfeld ein und bestätigen Sie mit der → Eingabetaste.
Daraufhin werden Ihnen alle Suchergebnisse in einer Liste angezeigt. Wenn Sie auf ein bestimmtes Suchergebnis klicken, öffnet sich die betreffende OneNote-Seite, auf der dann automatisch alle übereinstimmenden Suchtreffer mit einem gelben Textmarker markiert sind.
Wenn Sie hingegen alle Suchergebnisse nacheinander durchsehen wollen, dann können Sie den Suchergebnisbereich auch ganz einfach „anheften“. So bleibt er erhalten, bis Sie das Anheften wieder beenden. Klicken Sie dafür entweder auf den entsprechenden Button am Ende des Suchergebnisfeldes oder drücken Sie die Shortcut-Tastenkombination → Alt + O.
Zum Verlassen der Suchfunktion am Ende einfach auf → Esc drücken.

Die OneNote Suche kann für einzelne Seiten, Abschnitte, Notizbücher oder alle Notizbücher durchgeführt werden. Auch das Durchsuchen von Audio- und Videoinhalten, PDF-Dokumenten, Handschrift und dem Textinhalt in Bildern ist möglich. Bild: Büro-Kaizen.

Den Suchbereich in OneNote einschränken oder erweitern

In der Standardeinstellung durchsucht OneNote immer das ganze aktuell geöffnete Notizbuch (alle Abschnitte und Seiten). Wenn Ihnen jedoch zu wenig oder zu viele Treffer für Ihre Suche angezeigt werden, können Sie den Suchbereich jederzeit vergrößern oder verkleinern.

Klicken Sie dafür auf den kleinen Erweiterungspfeil am rechten Rand des Suchfelds (siehe Abb. 1 oben).
In dem Dropdown-Menü können Sie die Suche nun auf die aktuell geöffnete OneNote-Seite, diesen Abschnitt, diese Abschnittsgruppe, dieses Notizbuch oder alle Notizbücher anpassen.
Tipp: In der Webbrowser-Anwendung von OneNote (OneNote im Web) und den mobilen OneNote-Apps (iPhone und Android) können maximal nur das aktuelle Notizbuch durchsucht werden, nicht aber alle Notizbücher auf einmal. Das geht nur mit den Desktop-Anwendungen.

Tipps für die Eingabe in die OneNote-Suche:

Die Groß- und Kleinschreibung wird von der Suchfunktion ignoriert und spielt keine Rolle.
Es kann auch nach Zahlen (z.B. ein Datum) und Sonderzeichen gesucht werden.
Bei einer leserlichen Handschrift wird diese automatisch erkannt und die handschriftlichen Notizen werden ebenfalls automatisch mit durchsucht (siehe hierzu auch unser → OneNote Handschrift Tutorial inkl. Umwandlung in Maschinentext).
Soll ein exakter Ausdruck gesucht werden, müssen Sie den Ausdruck in Anführungszeichen setzen. Wenn nicht, spielt auch die Syntax der Suchphrase (also der Satzbau) keine Rolle.
Wenn der Suchbegriff oder gesuchte Ausdruck nicht in Anführungszeichen gesetzt wird (für exakte Suchergebnisse), dann werden die Wörter automatisch von OneNote mit Platzhaltern erweitert, so dass auch längere Begriffe angezeigt werden, die den Suchbegriff enthalten.
Praxisbeispiel: Wenn Sie → Auto eintippen, dann werden im Suchergebnis auch „automatisch“, „Automat“ und „autonom“ etc. angezeigt. Wenn Sie hingegen → „Auto“ in Anführungszeichen eintippen, zeigt OneNote nur die exakten Suchtreffer an.
Tipp: Anstatt wie in anderen Anwendungen einen oder mehrere Platzhalter zu dem Suchbegriff hinzuzufügen, genügt es in OneNote also, einfach den oder die ersten Buchstaben eines Wortes einzutippen (ohne Anführungszeichen). OneNote interpretiert die fehlenden Stellen dann quasi automatisch als Platzhalter.

2. Die OneNote-Suche in Audio- und Videodateien muss zuerst noch aktiviert werden

OneNote kann auch die Audiodateien und Videodateien, die auf einzelnen Seiten eingefügt bzw. eingebettet wurden, nach Schlagwörtern durchsuchen und die Treffer auflisten. Dieser Suchmodus dauert jedoch etwas länger und macht die Suche dementsprechend langsamer. Daher ist diese Suchoption standardmäßig deaktiviert und muss zunächst erst noch aktiviert werden. Unterstützt werden dabei die Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch und Chinesisch.

Öffnen Sie Ihre OneNote-App, klicken Sie auf die Registerkarte → Datei, dann ganz links unten auf → Optionen und schließlich auf → Audio und Video.
In der rechten Fensterhälfte können Sie nun ganz unten das Häkchen in das Kontrollkästchen bei → Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren setzen.
Daraufhin erscheinen zunächst die Hinweise, dass (1.) die Audioqualität hinreichend gut sein muss, damit OneNote den Inhalt überhaupt verstehen kann; (2.) die gesprochene Sprache in den Aufnahmen der Sprache der Benutzeroberfläche in der OneNote-App entsprechen muss und dass (3.) das erstmalige Indizieren der Audioaufnahmen mehrere Stunden Zeit benötigen kann. Während dieser Zeit muss die OneNote-App geöffnet bleiben und es sollten zudem im Idealfall keine anderen rechenintensiven Prozesse parallel laufen.
Bestätigen Sie mit einem Klick auf → Audiosuche aktivieren und warten Sie ab, bis das Indizieren aller Audio- und Videoaufzeichnung für die Suchfunktion abgeschlossen ist.

3. Eingefügte PDF-Dokumente in OneNote und den Text in Bildern durchsuchen lassen

Das OneNote-Programm verfügt über die Fähigkeit der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR). Damit können die Schriftzeichen und Buchstaben (also der Text) in Bildern wie auch in PDF-Dokumenten erkannt und dann in eine maschinenlesbare Textdatei ausgegeben werden. Diese lässt sich dann wie gewohnt bearbeiten und durchsuchen.

Klicken Sie dafür das Bild oder das PDF-Dokument in OneNote mit der rechten Maustaste an.
Wählen Sie im Kontextmenü die Option → Text aus Bild kopieren (bzw. bei PDFs: → Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren oder → Text von allen Seiten des Ausdrucks kopieren).
Tipp: Damit OneNote ein PDF-Dokument überhaupt durchsuchen kann, muss es als → Dateiausdruck hinzugefügt worden sein, nicht lediglich nur als Datei. Bei sehr langen PDF-Dokumenten kann es zudem einen kleinen Moment dauern, bis diese Option verfügbar ist, da OneNote den Text im PDF zunächst noch lesen und konvertieren muss.
Anschließend können Sie den in ein Textfeld extrahierten/kopierten Text wie oben beschrieben nach Ihren gesuchten Schlagwörtern oder Ausdrücken durchsuchen lassen.

4. OneNote nach Kategorien und deren „Tags“ durchsuchen

Mit der Kategorie-Funktion in OneNote können Sie Textpassagen (auch handschriftliche) markieren und einer bestimmten Kategorie zuweisen, zum Beispiel der Kategorie Aufgaben, Wichtig, Kritisch, Projekt A, Projekt B, Adresse, Idee etc. Diese so kategorisierten Notizen werden dann unter anderem mit einem kategoriespezifischen „Tag“ gekennzeichnet, also einer spezifischen visuellen Hervorhebung (Beispiel: Im Falle der Kategorie „Wichtig“ ist dieser „Tag“ ein rotes Ausrufezeichen). Um nun nach allen kategorisierten Inhalten einer bestimmten Kategorie (bzw. eines „Tags“) in OneNote zu suchen, gibt es eine eigene Suchfunktion. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

Klicken Sie in der Registerkarte → Start im Menüband ziemlich weit rechts auf die Schaltfläche → Kategorien suchen.
Daraufhin öffnet sich am rechten Bildschirmrand eine scrollbare Auswahlliste mit allen Kategorien und den darin kategorisierten Notizen.
Diese Liste können Sie sich über das Auswahlfeld noch nach verschiedenen Eigenschaften gruppieren lassen, zum Beispiel nach dem Datum, Titel, Abschnitt oder Kategorienamen.
Tipp: Sie können sich auch alle Suchergebnisse der Kategoriensuche auf einer neuen OneNote-Seite zusammenführen lassen. Dann haben Sie alle Notizen zu dieser Kategorie auf einer einzigen Seite stehen. Klicken Sie dafür einfach ganz rechts unten auf → Zusammenfassungsseite erstellen.

5. Workaround für die fehlende „Suchen-und-ersetzen-Funktion“ in OneNote

Leider gibt es in OneNote keine vollwertige Suchen-und-ersetzen-Funktion. Stattdessen müssen Sie einen kleinen Umweg in Kauf nehmen (Workaround). Hier die Behelfslösung anhand eines Praxisbeispiels. Dabei wird angenommen, dass die Bezeichnung für ein Projekt umbenannt werden soll. Daher muss der alte Projektnamen (Projektname A) in allen Notizen zu diesem Projekt gegen den neuen Projektnamen (Projektname B) ausgetauscht werden. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

Tippen Sie die neue Bezeichnung (Projektname B) auf eine leere Notizbuchseite, die später wieder gelöscht wird.
Geben Sie dann die alte Bezeichnung (Projektname A) in das Suchfeld von OneNote ein und passen Sie den Suchbereich entsprechend an.
Heften Sie die daraufhin angezeigte Ergebnisseite auf Ihre Suchanfrage mit → Alt + O an.
Kopieren Sie nun die neue Bezeichnung (Projektname B) mit → Strg + C.
Gehen Sie dann der Reihe nach alle Seiten der Suchergebnisliste durch und ersetzen Sie alle farblich markierten Textpassagen (= die gefunden Treffer für den Suchbegriff, hier „Projektname A) mit einem Doppelklick und → Strg + V (= Einfügen).

6. Extra-Tipps für OneNote: Alle Funktionen, Gratis-eBook, Video-Tutorial & Schulungen

Sie suchen keine Notiz in OneNote, sondern den Speicherort der OneNote-Datei? Oder suchen Sie nach einer bestimmten Funktion, wie Sie OneNote noch effizienter und produktiver für Ihren Arbeitsalltag einsetzen und organisieren können? Dann nutzen Sie die drei nachfolgenden Links zu allen OneNote-Anleitungen von Büro-Kaizen, unserem kostenlosen OneNote-eBook oder unserem Schulungsangebot zu den Microsoft 365-Apps. Denn mit Büro-Kaizen kommen Sie einfacher und schneller zu besseren Ergebnissen. Mehr Effizienz und weniger Stress – garantiert auch in Ihrem Unternehmen!

Alle Anleitungen für OneNote im Überblick: Die Büro-Kaizen Themenseite zu Microsoft OneNote mit allen Funktionen, Tipps und Tricks.
Gratis-eBook „So geht OneNote!“: Wie Sie mit OneNote ein komplett papierloses Büro organisieren (kostenlos, im Wert von 19,95 €).
Inhouse-Seminare & Online-Schulungen: Zum Beispiel zu Aufgabenmanagement, Datenablage, Dokumentation, Zeitmanagement, Kommunikation und/oder den Microsoft 365-Apps.