OneNote Besprechungsprotokoll: Meetings effizient festhalten inkl. kostenloser Vorlage

Montagmorgen, Abteilungsmeeting und viele Teilnehmer sehen das OneNote Besprechungsprotokoll der letzten Woche zum ersten Mal – andere haben es gar nicht erst bekommen. Kein Wunder also, dass seit dem letzten Meeting kaum etwas umgesetzt wurde. Dabei geht es auch anders: effizient, übersichtlich und ohne großen Verwaltungsaufwand. Alles, was Sie dafür brauchen, haben Sie bereits – OneNote und Outlook. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein professionelles OneNote Besprechungsprotokoll erstellen und mit einer passenden Vorlage Ihre Meetings deutlich produktiver gestalten.

1. Deshalb ist ein OneNote Besprechungsprotokoll sinnvoll

Laut unserer Langzeitstudie zum Thema Arbeitseffizienz, die wir in Zusammenarbeit mit der AKAD-Universität durchgeführt haben, werden 45 % der Besprechungen nicht protokolliert. 37 % der beschlossenen Maßnahmen werden nicht einmal umgesetzt! Abgesehen von der verschwendeten Arbeitszeit aller Teilnehmer sind solche ineffizienten Meetings ein hoher Kostenfaktor für das Unternehmen. Um die Effizienz von Meetings zu erhöhen, braucht es keine komplizierte Projektmanagement-Software oder langwierige Freigabeprozesse von Protokollen. Dafür eignen sich das kostenlose Notizbuchprogramm OneNote in Kombination mit Outlook hervorragend:

1. Schritt: Erstellen Sie ein Sofort-Protokoll in OneNote.
2. Schritt: Übernehmen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll mit einem Klick in Ihre Outlook-Aufgabenliste.
3. Schritt: Kontrollieren Sie die Umsetzung beim nächsten Meeting direkt in OneNote.

2. So erstellen Sie ein Sofort-Protokoll für Besprechungen in OneNote

Legen Sie zunächst ein gemeinsames Notizbuch mit Ihrem Team an. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „OneNote Notizbuch teilen & freigeben“. Ist das Notizbuch freigegeben, legen Sie zunächst einen eigenen Abschnitt für Meetings an. In diesem Abschnitt erstellen Sie nun eine Seite mit dem Datum des Meetings und befüllen die Seite mit einer Besprechungsprotokoll-Vorlage. Tipp: Hier können Sie eine OneNote Besprechungsprotokoll Vorlage kostenlos herunterladen.

Wenn Sie den Laptop oder das Tablet nun mit einem Beamer verbinden, können alle Teilnehmer das Protokoll live mitverfolgen. Fügen Sie Ergänzungen oder Änderungen der Teilnehmer während der Sitzung sofort in das OneNote-Protokoll ein. Am Sitzungsende gilt das Protokoll als beschlossen.

Die Vorteile eines OneNote-Besprechungsprotokolls:

• Sie sparen sich den komplizierten Freigabeprozess des Protokolls.
• Sie und Ihre Mitarbeiter fokussieren sich auf die Umsetzung der To-Do-Liste.
• Als Leiter einer Besprechung haben Sie jederzeit den Status aller Aufgaben im Blick und können zeitnah nachsteuern.
• Sie erhöhen die Wirksamkeit einer Sitzung deutlich.
• Jeder Teilnehmer der Besprechung weiß, was er am Ende zu tun hat.
• Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, können auch im Nachgang auf die Informationen zugreifen.

Tipp: Weitere OneNote-Vorlagen finden Sie in unserem Blogbeitrag „OneNote Seitenvorlagen nutzen, downloaden, bearbeiten und teilen“.

3. Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll mit der Outlook-Aufgabenliste verknüpfen

Die zentrale Aufgabenliste in Outlook bietet Ihnen nicht nur eine Übersicht über Ihre anstehenden Aufgaben, sondern lässt sich auch mit OneNote kombinieren. Durch diese Verknüpfung müssen Sie nicht mehr alle Aufgaben aus dem OneNote-Besprechungsprotokoll mühsam nach Outlook kopieren, sondern können die Outlook-Aufgaben mit einem Klick direkt aus OneNote heraus erstellen:

• Markieren Sie die Aufgaben im Protokoll und klicken Sie auf → Outlook-Aufgaben.
• Sie können nun entweder einen vorgegebenen Zeitpunkt auswählen oder auf → „Benutzerdefiniert…” klicken. Hier können Sie den Zeitpunkt manuell eintragen und die Aufgabe an Kollegen delegieren. So kann der Protokollant einer Sitzung die Aufgaben bequem an die Teilnehmer verteilen. Die Aufgaben wandern nun in die persönliche Outlook-Aufgabenliste der jeweiligen Teilnehmer, wenn diese die Aufgabe annehmen.
• Auf diese Weise haben Sie Aufgaben delegiert und dennoch in OneNote den zentralen Überblick über alle Aufgaben eines Projekts: Das Protokoll in OneNote und die Outlook-Aufgabe sind nun miteinander verknüpft. Das hat zwei Vorteile:

1. Sie finden die Aufgabe in Ihrer Outlook-Aufgabenliste und können direkt aus Outlook ins OneNote-Protokoll springen, um ggf. weiterführende Informationen und den Aufgabenkontext zu finden.
2. Wenn Sie die Aufgabe in Outlook als „erledigt” markieren, aktualisiert sich der Aufgabenstatus auch in OneNote (und umgekehrt).

4. Den Status im Besprechungsprotokoll nachverfolgen

Wenn Sie den Status der im letzten Meeting besprochenen Aufgaben überprüfen möchten, öffnen Sie einfach das Protokoll in OneNote. Dort sehen Sie, welche Aufgaben noch nicht als erledigt markiert wurden. Sie und Ihr Team können sich dann auf die unerledigten Aufgaben konzentrieren. So müssen Sie beim nächsten Meeting nicht mühsam alle Aufgaben erneut durchgehen und sparen Zeit.

5. Fazit und Video-Tutorial

Ein Besprechungsprotokoll in OneNote zu erstellen hat viele Vorteile: Es ist für alle zugänglich, führt Informationen zusammen und hilft, Meetings zu strukturieren. Außerdem hat man so die Ergebnisse aus vergangenen Sitzungen immer parat. In Kombination mit den Outlook-Aufgaben werden die zugewiesenen Aufgaben aus OneNote direkt in die Aufgabenliste der Teilnehmer übertragen. So hat man den Überblick über den aktuellen Status jeder einzelnen Aufgabe.

NEU in OneNote: Besprechungsprotokolle einfach gemacht!

(Dauer 08:29 Minuten)

Inhalte des OneNote-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Besprechungsdetails in OneNote importieren (Grundlagen) 00:19
3. Loop Komponenten für Besprechungsprotokolle nutzen 01:35
4. Aufzeichnung und KI Zusammenfassung 05:42