Mit OneNote werden Ihre Meetings in 3 Schritten zum Umsetzungsmotor



Kennen Sie das? Es ist Montagmorgen und das obligatorische Montagsmeeting der Abteilung steht an. Viele Teilnehmer sehen während der Begrüßung das Protokoll der letzten Woche zum ersten Mal, andere haben es gar nicht erst bekommen. Umgesetzt wurde seit dem letzten Meeting erschreckend wenig. Dabei geht es auch anders: effizient und ohne großen Verwaltungsaufwand. Alles, was Sie dafür benötigen, haben Sie bereits: OneNote und Outlook.

Das ist das Problem

Aus meiner Beratungspraxis kenne ich das Thema unproduktive Besprechungen nur zu gut und unsere große Studie in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule bestätigt, dass durchschnittlich 2 von 5 Aufgaben nach Besprechungen nicht umgesetzt werden!
Abgesehen von der Lebenszeitverschwendung für alle Teilnehmer sind solche Meetings ein hoher Kostenfaktor für das Unternehmen. Dabei geht es auch anders und zwar ohne komplizierte Projektmanagement-Software oder langwierige Freigabeprozesse von Protokollen:

  • Schritt 1: Führen Sie ein Sofort-Protokoll in OneNote
  • Schritt 2: Übernehmen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll mit einem Klick in Ihre Outlook-Aufgabenliste
  • Schritt 3: Kontrollieren Sie die Umsetzung beim nächsten Meeting direkt in OneNote

Protokolle führen in OneNote
Führen Sie während Besprechungen Protokolle in OneNote.

Schritt 1: Führen Sie ein Sofort-Protokoll in OneNote

Hinweis: Wenn Sie noch nie zuvor mit OneNote gearbeitet haben, finden Sie in unserem Tutorial eine Einführung, wie Sie OneNote einfach uns schnell in Ihren Büroalltag integrieren können.

Legen Sie in OneNote einen eigenen Abschnitt für Ihre Abteilungsmeetings an. In diesem Abschnitt erstellen Sie eine Seite mit dem Datum des Meetings und befüllen die Seite z. B. mit folgender Tabelle:

Wenn Sie nun den Laptop oder das Tablet mit einem Beamer verbinden, können alle Teilnehmer das Protokoll live verfolgen. Fügen Sie Ergänzungen oder Änderungen der Teilnehmer sofort während der Sitzung in das OneNote-Protokoll ein. Am Sitzungsende gilt das Protokoll als beschlossen.

Ihre Vorteile

  • Sie sparen sich den komplizierten Freigabeprozess des Protokolls
  • Sie fokussieren sich und Ihre Mitarbeiter auf die Umsetzung der To-Do-Punkte
  • Als Leiter einer Besprechung haben Sie jederzeit den Status aller Aufgaben im Blick und können zeitnah nachsteuern
  • Sie erhöhen die Wirksamkeit einer Sitzung deutlich.


Mit OneNote durchstarten ...

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass OneNote das unbekannteste Office-Programm von Microsoft ist. Gleichzeitig sind wir überzeugt, dass OneNote jedem Menschen das Leben unendlich erleichtern kann. Um die tollen Möglichkeiten von OneNote bekannter zu machen, haben wir all unser Wissen in ein eBook gepackt.

Auf 80 Seiten finden Einsteiger, als auch Profis, die wertvollsten Tipps für OneNote. Klicken Sie auf folgende Grafik, um sich das eBook kostenlos herunterzuladen.



Schritt 2: Übernehmen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll mit einem Klick in Ihre Outlook-Aufgabenliste

Um die Übersicht über alle Aufgaben zu behalten, empfiehlt es sich, mit einer zentralen Aufgabenliste zu arbeiten. In diesem Video sehen Sie, wie Sie die Outlook-Aufgabenliste optimal mit OneNote kombinieren.

Vorschaubild

Ob Sie diese Aufgabenliste in Papierform führen oder digital ist egal. Wichtig ist lediglich dass Sie dank einer führenden Aufgabenliste den Überblick behalten und nichts vergessen.

Falls Sie Ihre Aufgabenliste in Outlook führen gibt es eine geniale Funktion: Die beiden Programme Outlook und OneNote sind sehr eng verknüpft und eignen sich im Team perfekt für ein gutes Selbstmanagement. Statt mühsam alle Aufgaben aus dem OneNote Protokoll nach Outlook zu kopieren, können Sie Outlook-Aufgaben mit einem Mausklick direkt aus OneNote heraus erstellen:

Markieren Sie Aufgaben im Protokoll und klicken Sie auf „Outlook-Aufgaben”.

Sie können nun sogar direkt einen vorgegebenen Zeitpunkt „Bis wann” auswählen, oder Sie klicken auf „Benutzerdefinierte Aufgabe”.

Hier können Sie den Zeitpunkt manuell eintragen und die Aufgabe sogar an Kollegen delegieren. So kann der Protokollant einer Sitzung die Aufgaben bequem an die Teilnehmer verteilen. Die Aufgaben wandern so in die persönliche Outlook-Aufgabenliste der jeweiligen Teilnehmer, wenn diese die Aufgabe annehmen:

Auf diese Weise haben Sie Aufgaben delegiert und dennoch in OneNote den zentralen Überblick aller Aufgaben eines Projekts: Das Protokoll in OneNote und die Outlook-Aufgabe sind nun miteinander verknüpft.

Das hat zwei Vorteile:

    1. 1. Sie finden die Aufgabe nun in Ihrer Outlook-Aufgabenliste und können aus Outlook direkt ins Protokoll springen und hier ggf. weiterführende Infos und den Aufgabenkontext finden.
      2. Wenn Sie die Aufgabe in Outlook als „erledigt” markieren, aktualisiert sich der Aufgabenstatus auch in OneNote (und umgekehrt).

Schritt 3: Kontrollieren Sie die Umsetzung beim nächsten Meeting direkt in OneNote

Wenn Sie als Sitzungs- oder Projektleiter den Status der im letzten Meeting besprochenen Aufgaben kontrollieren möchten, müssen Sie nur das Protokoll in OneNote öffnen. Sie sehen dort, welche Aufgaben noch nicht als erledigt markiert wurden und können sich auf die unerledigten Aufgaben konzentrieren. Das spart Zeit: Sie müssen nicht erst mühsam alle Aufgaben beim nächsten Meeting durchgehen.

Mit dem Dreamteam Outlook & OneNote haben Sie so jederzeit den nötigen Überblick über offene Aufgaben eines Projektes. Denn was haben wir erreicht:

    1. 1. Das Protokoll ist jederzeit für alle zugänglich in OneNote
      2. Die Aufgaben werden bequem mit einem Klick in die Outlook-Aufgabenliste der Teilnehmer übertragen
      3. Sie haben den Überblick über den Status jeder einzelnen Aufgabe

Praxistipp

Wenn noch nicht alle Teilnehmer mit Outlook-Aufgaben arbeiten, führen Sie einige Meetings auf diese Weise durch und nach einigen Monaten ist das Arbeiten mit Outlook-Aufgaben und OneNote zur Gewohnheit geworden. Die Umsetzungsrate Ihrer Abteilungsmeetings wird dadurch deutlich ansteigen – ebenso wie die Motivation, an solchen Meetings teilzunehmen.

Was bewirkt der Tipp

Für mich persönlich wird erst in diesem Zusammenspiel aus guten Tools ein Dreamteam: OneNote sorgt für den Überblick. Es führt Informationen zusammen und hilft mir, Meetings zu strukturieren und Ergebnisse aus vergangenen Sitzungen immer parat zu haben. Outlook hilft mir und den Kollegen bei der täglichen Umsetzung der beschlossenen Aufgaben. Es hilft mir, am Ball zu bleiben und Ergebnisse zu erzielen. Und das nächste Abteilungsmeeting kann gerne kommen. Denn wir alle wissen: Nach dem Meeting ist vor dem Meeting.

Wie geht es weiter?

OneNote ist ein überragendes Tool für Ihr digitales Selbstmanagement. Es hilft Ihnen entspannter und erfolgreicher zu arbeiten. Die besten Tipps für Einsteiger und Profis haben wir Ihnen in einem kostenlosen eBook zusammengefasst. Klicken Sie auf die folgende Download-Grafik und starten Sie mit OneNote voll durch.





Schlagwörter: , ,


Das könnte Sie auch interessieren...
1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.