Datensicherung in OneNote: Anleitung für effektive OneNote-Backups (für Unternehmen & Einzelpersonen)

Ein regelmäßiges OneNote Backup ist die einzige zuverlässige Methode, um Ihre Arbeit vor Datenverlust zu schützen. Denn der Verlust von wichtigen Daten – sei es aufgrund technischer Probleme oder menschlicher Fehler – ist nicht nur ärgerlich, sondern kann speziell im Geschäftskontext gravierende Konsequenzen haben. Das trifft ganz besonders auch auf OneNote zu, das sich zu dem wichtigsten Microsoft 365-Werkzeug für die Dokumentation offener Vorgänge in Unternehmen entwickelt hat. Wie die Datensicherung in OneNote mittels Backups nun konkret funktioniert – für Organisationen wie auch einzelne Personen (Beschäftigte) – erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Warum ist die Datensicherung von OneNote in Form von Backups so wichtig?

Microsoft OneNote speichert die Daten kontinuierlich automatisch während der Bearbeitung ab – und zwar in der Regel in der Cloud (= OneDrive), im Firmennetzwerk (= SharePoint) oder seltener auch lokal (= auf der Festplatte des Endgeräts). Aber jeder dieser Speicherorte und Speicherstände allein schützt nicht zuverlässig genug vor dem Risiko des Datenverlustes. Denn dieser kann vielfältige Gründe haben: Vom Hardware-Versagen und Softwareproblemen (z.B. defekte Abschnitte, die sich nicht mehr öffnen lassen) über Bürobrände und irreparablem Wasserschaden bis zu menschlichen Bedienfehlern, wie dem versehentliche Löschen oder Überschreiben von wichtigen Inhalten, deren Verlust erst nach einigen Wochen auffällt. Hat man dann keine Datensicherung in Form eines OneNote-Backups gemacht, gehen die wichtigen Inhalte dauerhaft verloren. Aber nicht nur Unternehmen, sondern auch einzelne Beschäftigte müssen immer wieder einmal ihre OneNote-Notizbücher als Backup exportieren. Zum Beispiel, wenn sie sensible Daten lokal auf dem eigenen Dienstgerät abgespeichert haben und nun das Gerät wechseln müssen.

• Für die Datensicherung in OneNote bietet Microsoft, abhängig von der Lizenz und der verwendeten App-Version (Desktop-App, OneNote für Windows 10, Web-App oder mobile Apps), eine Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten an.

Die Basics: Wie funktioniert die Datensicherung mit einem OneNote-Backup?

Für eine zuverlässige Datensicherung werden die OneNote-Daten schreibgeschützt in einer Sicherungskopie (Backup-Datei) abgespeichert und für längere Zeiträume (dauerhaft) aufbewahrt. Mit diesem Backup kann dann der gewünschte OneNote-Stand bei Bedarf jederzeit wiederhergestellt und dann damit weitergearbeitet werden.

• Eine fortlaufende Versionierung (z.B. durch mehrere fortlaufende Backups, anstatt dasselbe Backup immer wieder neu zu überschreiben) ermöglicht dabei, auch frühere Arbeitsstände einzusehen und diese gezielt wiederherstellen zu können.
• Die OneNote-Backups sollten dabei immer auf einem externen Speichermedium abgespeichert werden, so dass sie bei Problemen mit dem Netzwerk, der lokalen Festplatte oder dem Cloudspeicher nach wie vor zugänglich bleiben.

2. Die beiden wichtigsten Datensicherungs-Optionen für komplette OneNote-Backups in Unternehmen

2.1 Automatische OneNote-Backups für die Datensicherung auf Unternehmensebene

Für Unternehmen mit einem Microsoft 365-Geschäftskonto gibt es mehrere Möglichkeiten, die eigenen OneNote-Notizbücher professionell und automatisiert zu sichern. Wir empfehlen Ihnen folgende Lösung, die wir auch selbst bei Büro-Kaizen anwenden, um automatisiert komplette Backups aller OneNote-Notizbücher zu erstellen, die in unserem Unternehmen genutzt werden (die weiteren Möglichkeiten finden Sie weiter unten).

OneNote ganz einfach zentral zusammen mit den OneDrive- und SharePoint-Backups sichern

Wenn Sie für die OneNote-Notizbücher in Ihrem Unternehmen entweder OneDrive (= Cloud) oder SharePoint (= Firmennetzwerk) als Speicherort nutzen, dann können die Notizbücher auch ganz einfach über die zentralen OneDrive- und SharePoint-Backups mitgesichert und aus diesen wiederhergestellt werden. Tipp: Lokal abgespeicherte Notizbücher müssen dafür zuerst in einen der beiden genannten Speicherorte verschoben werden.

• Für diese OneNote-Datensicherung via SharePoint- oder OneDrive-Backups bietet sich die Backupfunktion von Microsoft Azure an. Das „Azure Backup“ erstellt automatische Cloud-Sicherungen von Ihren OneDrive- und SharePoint-Ordnern, inklusive aller darin gespeicherten OneNote-Dateien, ohne dafür lokalen Speicherplatz zu beanspruchen. Die Backups können dann direkt aus der Azure-Verwaltungskonsole wieder eingespielt werden. (Die Kosten für Azure Backup betragen derzeit 10 US-Dollar pro 500-GB zzgl. Speicherverbrauch.)
• Alternativ können Sie auch den Microsoft-Dienst „Microsoft 365-Backup“ nutzen, eine zentrale Backup-Lösung für OneDrive, SharePoint und Exchange (Kosten: 0,15 US-Dollar pro GB und Monat).
• Kostenlos geht das auch mit „Microsoft Power Automate“ (ehemals Microsoft Flow), mit dem sich Organisationen selbst einen maßgeschneiderten, automatischen Datensicherungsprozess für SharePoint und OneDrive einrichten können, inklusive der darin enthaltenen OneNote-Notizen.

OneNote aus einem SharePoint- oder OneDrive-Backup wiederherstellen:

Um ein in einem SharePoint- oder OneDrive-Backup gesichertes OneNote-Notizbuch wiederherzustellen, müssen Sie lediglich die entsprechende OneNote-Datei in der Sicherungskopie öffnen.
Tipp: Mit einem rechten Mausklick auf diese OneNote-Datei können Sie sich bei Bedarf auch die älteren Versionen davon anzeigen lassen und gezielt ältere Speicherstände aussuchen (diese Form der Versionierung ist ein Special-Feature in SharePoint und OneDrive).

2.2 Als Einzelperson eigene OneNote-Notizbücher manuell als Backup exportieren

Für Einzelpersonen ist das manuelle „Exportieren“ der OneNote-Notizbücher der einfachste und schnellste Weg zu einem Backup. Tipp: Für das Exportieren ganzer Notizbücher benötigen Sie die OneNote-Desktop-App (= die Vollversion). Mit der Web-App können nur einzelne Seiten und Abschnitte exportiert werden. Und mit der kostenlosen UWP-App (OneNote für Windows 10) sowie den mobilen Smartphone-Apps ist das gar nicht möglich.

Anleitung für das manuelle Exportieren von OneNote-Inhalten in eine Backup-Datei:

Klicken Sie in der Desktop- oder Web-App von OneNote auf → Datei und → Exportieren, bestimmen Sie → den gewünschten Bereich (Seite, Abschnitt oder ganzes Notizbuch) und wählen Sie → das gewünschte Dateiformat sowie den → Speicherort aus.

Dabei müssen jedoch folgende wichtige Einschränkungen berücksichtigt werden:

Einschränkungen beim Export der OneNote-Backups:

• Mit der Web-App von OneNote können nur einzelne Seiten oder Abschnitte in dem nativen Dateiformat „ONE-Datei“ exportiert werden. Und nur mit diesen originalen Dateiformat von OneNote lassen sich diese Backups anschließend auch wieder in OneNote importieren, öffnen und bearbeiten.
• Ganze Notizbücher können Web-App-Nutzer hingegen nur in andere Dateiformate wie PDF exportieren. Diese lassen sich aber anschließend nicht mehr in OneNote zurückspielen und dort bearbeiten. Bei solchen PDF-Backups können zudem Binärdaten (z.B. eingebettete Dateien) sowie Grafik- und Layouteinstellungen verloren gehen. Solche PDF-Sicherungskopien dienen also lediglich einer einfachen Archivierung, sind aber keine funktionsfähigen Backups.
• Nur mit der Desktop-App von OneNote kann man auch ganze Notizbücher auf einmal als funktionsfähige Backups exportieren. Klickt man hier auf → Datei, → Exportieren und → Notizbuch, erhält man als auswählbares Dateiformat auch die Option „ONEPKG-Datei“ vorgeschlagen. Dieses native Dateiformat „ONEPKG“ ist eine Art Container-Datei, die ein ganzes Notizbuch inklusive aller Abschnitte und Seiten so als Backup exportiert, dass es später wieder in die OneNote-Desktop-App importiert und dort vollständig bearbeitet werden kann.

3. Alle weiteren Datensicherungs-Optionen für OneNote-Backups in der Übersicht (für Firmen & Privatpersonen)

Sowohl Unternehmen wie auch Privatnutzer sollten und können ihre OneNote-Daten effektiv vor Datenverlust sichern. Dafür stehen verschiedene weitere Datensicherungsoptionen zur Verfügung. Die effektivste Lösung hiervon ist die programmeigene Funktion für das regelmäßige Erstellen automatischer OneNote-Backups. Diese Funktion steht allerdings nicht allen OneNote-Nutzern zur Verfügung – es kommt auf die Microsoft 365-Lizenz und verwendete OneNote-App an. Daher hier zunächst der Überblick über die nötigen Voraussetzungen.

3.1 Aktueller Stand der Einschränkungen für die automatische Datensicherung mit OneNote-Backups:

• Die in OneNote integrierte, automatisierte programmeigene Datensicherung ist nur in der Desktop-App, also der Vollversion, verfügbar. Nicht jedoch in der Web-App, der UWP-App oder den mobilen Apps.
• Diese automatisierte Backup-Funktion ist seit dem Mai 2022 (der macOS-Version 16.61) allerdings nun auch für Mac-Computer und entsprechende iPads verfügbar (zuvor nur für Windows).
• Bis vor Kurzem war diese automatische Backupfunktion zudem nur für Nutzer mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verfügbar. Mittlerweile können auch Privatnutzer mit einem Microsoft 365 Personal- oder Family-Abonnement diese programmeigene Datensicherungsfunktion nutzen – sofern sie die OneNote-Desktop-App verwenden.

3.2 Versions-Rückblick → das alte „OneNote 2016“, das neue „OneNote“ und das Ende der UWP-App

„Welche Microsoft OneNote-Version nutze ich eigentlich?“ Microsofts mehrfache Namensänderungen der OneNote-Anwendung machen den Überblick nicht gerade leichter. Hier die Kurzfassung, welche OneNote- Versionen es aktuell gibt – und wie sie heißen.

• Es gibt nach wie vor nur eine Vollversion von OneNote. Das ist die Desktop-App für Windows und Mac, die im Rahmen eines Microsoft 365-Abonnements oder eines Office-Pakets (z.B. Office 2024 Professional) enthalten ist. Die letzte Vollversion dieser Desktop-App mit der alten Namensgebung war „OneNote 2016“.
• Im Jahr 2014 hat Microsoft eine im Funktionsumfang deutlich abgespeckte Gratis-Version von OneNote veröffentlicht, die „OneNote für Windows 10“-App (= UWP-App). Sie sollte der Thronerbe werden, konnte sich aber nie richtig durchsetzen. Daraufhin hat Microsoft im Jahr 2021 beschlossen, die verschiedenen OneNote-Versionen wieder zu einer einzigen App zu verschmelzen – auf Basis von OneNote 2016 – und die eigentlich jüngere „OneNote für Windows 10“-App zum Oktober 2025 wieder einzustampfen.
• Entgegen der ursprünglichen Planung wurde OneNote 2016 also doch weiterentwickelt – allerdings unter einem neuen Namen. Denn künftig gibt es keine Jahreszahl mehr hinter dem Programmnamen. Die Desktop-App (= Vollversion) heißt nun nur noch „OneNote“.
• Im Ergebnis wird es künftig also nur noch drei OneNote-Versionen geben: Die Desktop-App „OneNote“ für Windows und Mac, sowie die im Funktionsumfang etwas eingeschränkte „Web-App“ und die ebenfalls etwas reduzierten mobilen Apps für Android und iOS.
• Mehr Informationen hierzu finden Sie in unserem Beitrag → „Die Unterschiede zwischen den verschiedenen OneNote Versionen“.

3.3 Die in OneNote integrierte programmeigene „automatisch Backup-Lösung“ nutzen

• Öffnen Sie die Desktop-App von OneNote und klicken Sie auf → Dateien, → Optionen und → Speichern und Sichern.
• Wählen Sie dann in der rechten Fensterhälfte einen externen Speicherort als Sicherungsordner aus.
Tipp: OneNote will den Sicherungsordner standardmäßig auf dem (C:)-Laufwerk Ihrer Festplatte angelegen. Diese (C:)-Partition mit dem Betriebssystem ist jedoch für technische Probleme und Störungen besonders anfällig und somit ein vergleichsweise unsicherer Speicherort für die Datensicherung. Daher sollten Sie immer einen externer Speicherort für Ihre OneNote-Backups auswählen, wie zum Beispiel den Netzwerkspeicher, eine externe Festplatte/USB-Stick/DVD oder einen Cloud-Dienst.
• In dem Bereich „Sicherung“ direkt darunter können Sie anschließend das Intervall einstellen, wie oft OneNote automatisch ein Backup erstellen soll (wir empfehlen eine tägliche Datensicherung statt der vor eingestellten wöchentlichen Sicherung).
• Direkt darunter können Sie zudem auch festlegen, wie viele Sicherungskopien OneNote insgesamt anlegen soll.
Tipp: Wenn Sie hier die vor eingestellte Zahl „2“ belassen, dann wird bei dem dritten Datensicherungsvorgang die erste Backup-Version wieder überschrieben. Daher sollten Sie den hier vor eingestellten Wert „2“ großzügig erhöhen.

Manuelles Backup: Über den gerade beschriebenen Pfad und die beiden Schaltflächen → Geänderte Dateien jetzt sichern sowie → Alle Notizbücher jetzt sichern können Sie bei Bedarf auch jederzeit manuell ein einzelnes OneNote-Backup erstellen, ohne gleich einen ganzen Automatismus einzurichten.

Backup wiederherstellen: Navigieren Sie in der OneNote-Desktop-App zu → Dateien → Informationen → Sicherungen öffnen und wählen Sie eine Sicherungskopie aus, um diese abschnittsweise wiederherzustellen.

3.4 OneNote einfach nur mit OneDrive synchronisieren

Die einfachste Lösung für eine Datensicherung der OneNote-Inhalte ist die Synchronisierung des lokalen OneNote-Ordners mit OneDrive. Dies ist auch für Privatnutzer mit der Web- und UWP-App oder einer mobilen OneNote-App möglich.

• Auf diese Weise werden die OneNote-Notizbücher automatisch mit der Microsoft-Cloud synchronisiert und in mehreren Microsoft-Rechenzentren redundant (doppelt) und damit nahezu ausfallsicher gespeichert.
• Mithilfe der automatischen Versionierung der OneNote-Datei in OneDrive können dann sogar auch ältere Notizbuchstände wiederhergestellt werden. Dafür einfach mit der rechten Maustaste auf die OneNote-Datei im OneDrive-Konto klicken und → Versionsverlauf auswählen.

3.5 OneNote mittels externer Datensicherungs-Tools sichern (Drittanbieter-Software)

Auf dem Markt sind viele externe Datensicherungslösungen erhältlich. Aber nicht alle Backuplösungen können beispielsweise die OneNote-Daten direkt aus der Cloud sichern, einige können nur die lokale Festplatte sichern. Andere wiederum sind mit weiteren Kosten verbunden. Jede weitere Software benötigt zudem naturgemäß einen zusätzlichen Einrichtungsaufwand. Hier ein Überblick über die führenden externen Backup-Lösungen, die sich auch für OneNote eignen.

• Das Computer-Magazin Chip hat kürzlich neun Backup-Tools verglichen.
• Der Testsieger dieses Chip-Vergleichs ist „Acronis True Image Advanced“, der Preistipp ist „EaseUS Todo Backup Home” und die Top-Alternative „Iperius Backup Basic PC“.
• Weitere beliebte Drittanbietertools für die Datensicherung von OneNote & Co sind Aomei Backupper Professional, Ashampoo Backup Pro, AvePoint Cloud Backup, O&O DiskImage Professional sowie Veeam Backup & Replication.

4. Fazit: Schützen Sie Ihre Daten mit einem richtigen OneNote-Backup!

Eine zuverlässige Datensicherung der OneNote-Inhalte ist sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen unverzichtbar. Dafür gibt es verschiedene Wege, von der integrierten Sicherungslösung für automatische Backups an einem beliebigen Speicherort, über automatische Cloud-Backups bis zum manuellen Exportieren der Notizbücher.

• Einige Methoden, wie der PDF-Export, haben jedoch Einschränkungen und sind nicht zur Wiederherstellung geeignet, während andere Methoden keine ganzen Notizbücher auf einmal sichern können.
• Manuelle Backups wiederum erfordern jedes Mal einen Zeitaufwand und werden daher häufig verschoben oder vergessen und damit zu unregelmäßig und selten ausgeführt.
• Und wenn Sie einmal Ihr Cloud-Passwort vergessen haben oder der Cloud-Anbieter technische Probleme hat (z.B. aufgrund eines Cyberangriffs), kommen Sie auch nicht an Ihr OneNote-Backup in der Cloud heran.
• Wirklich sicher ist daher nur ein gut geplantes und regelmäßig automatisch ausgeführtes Backup auf ein externes Speichermedium.

🚀 OneNote Tutorial 2025 (inkl. den neuesten Funktionen)

(Dauer: 26:45 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. OneNote-Ansicht ändern 00:20
3. Notizbuch-Struktur verstehen & nutzen 02:36 
4. Ein neues Notizbuch anlegen 04:56
5. Standard-Inhalte einfügen 07:09
6. Dateiausdrucke einfügen 10:45
7. Zeichnen in OneNote  14:10 
8. Handschrift in OneNote 15:32 
9. Vorlagen und Checklisten nutzen 17:01 
10. Outlook und OneNote im Zusammenspiel 18:29 
11. Zusammenarbeit 20:52 
12. Weitere OneNote-Funktionen und Tipps 24:43