Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen



Ja, es ist möglich auch Ihre Datei-Ablagestruktur so aufzubauen, dass jeder Mitarbeiter jede Information innerhalb einer Minute findet. Nicht nur auf seinem eigenen Computer, sondern auch auf dem Rechner des Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Leider geht derzeit 6,5 % der Arbeitszeit mit der digitalen Suche nach Dokumenten, PDFs, Memos, E-Mails & Co drauf. (6,5 % der Arbeitszeit suchen wir analog.) Sie brauchen also eine sinnvolle Ablagestrukur, die jeder Mitarbeiter versteht. Aber wie entwickeln Sie diese Struktur? In meinen Umsetzungsberatungen setzen wir in dieser Phase auf die Mind-Map-Technik. Mit dieser einfachen Kreativitätstechnik können Sie sämtliche Bereiche Ihres Ablage-Systems perfekt strukturieren. Es macht Spaß und bringt viel. Probieren Sie es einfach mal aus.

Was ist das Problem

Wenn es keine einheitliche Ablagestruktur für Dateien gibt, legt jeder Mitarbeiter seine Dateien dort ab, wo er will. Das fällt erstmal nicht auf, wenn die Mitarbeiter ihren Computer und ihre Ablage im Griff haben. In meinen Beratungen gibt es immer wieder Mitarbeiter, die mir vormachen, wie sie jede Datei auf ihrem Computer innerhalb einer Minute finden können. Das Problem entsteht dann, wenn eine wichtige Datei gesucht wird, aber nicht gefunden kann, weil der Mitarbeiter gerade Urlaub hat, krank ist oder das Unternehmen verlassen hat. Das kann u.a. an den Kriterien liegen, nach denen ein Mitarbeiter seine Dateien bislang abgelegt hat. Er könnte z.B. nach Thema, Dokumentenart, Projekt, Jahr oder Ansprechpartner ablegen. Es könnten auch Kriterien sein, auf die kein anderer Mensch kommt. Dann ist die Datei absolut unauffindbar. Besser ist es also, wenn Sie eine Ablagestruktur entwickeln, die im gesamten Unternehmen gilt. Mit einer Mind-Map gelingt es leichter.

So funktioniert es

Die Übersetzung von „Mind-Map” ist „Gedanken-Karte”. Und damit wird auch klar, was Sie mit einer Mind-Map machen können: Sie zeichnen eine Gedanken-Karte Ihres Themas auf einem Stück Papier.

Was man auf Papier nicht hinbekommt, kann man auch mit der EDV nicht lösen. Klick um zu Tweeten

Ursprünglich als Kreativitätstechnik entwickelt, eignet sich die Mind-Map auch besonders gut für eine Strukturierungsaufgabe – wie die Entwicklung einer neuen einheitlichen Dateien-Ablagestruktur für Ihr Unternehmen.

Grundsätzliche Vorgehensweise

      1. Nehmen Sie ein leeres Stück Papier im DIN-A4-Format.
      2. Legen Sie es im Querformat vor sich hin.
      3. Schreiben Sie Ihren zentralen Begriff in die Mitte - und kreisen sie ihn ein.
      4. Ordnen Sie die nächste Begriffsebene um den zentralen Begriff herum an.
      5. Verbinden Sie jeden Begriff mit dem Zentral-Begriff.
      6. Beginnen Sie mit der Feingliederung.
      7. Verbinden Sie jeden Begriff der Feingliederung mit seinem jeweiligen Oberbegriff.

Jetzt könnte Ihre Mind-Map so aussehen:

Aus dieser Mind-Map können Sie jetzt ganz leicht Ihre Datei-Ablage-Struktur entwickeln. Bei der Beispiel GmbH gibt es also die Hauptordner:

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Kooperationspartner
  • Personal
  • Strategie
  • Technik
  • Vertrieb

Jeder dieser Hauptordner hat Unterordner. Der Ordner Kunden hat hier z.B. die Unterordner Handelskunden und Industriekunden, die wiederum untergeordnete Ordner haben. In diesem Fall sind es die Firmen, die zur jeweiligen Kategorie gehören. Im Ergebnis weiß jetzt jeder, wie die Dateien abzuspeichern sind.

Im nächsten Schritt führen Sie die neue Datei-Ablagestruktur ein. Tipps, wie Sie die neue Datei-Ablagestruktur einführen, finden Sie hier.

Außerdem ist es wichtig, dass Sie sich im Unternehmen auf Ablage-Spiel-Regeln verständigen, die von allen Mitarbeitern eingehalten werden. Damit wird sichergestellt, dass alle Dateien zur richtigen Zeit im richtigen Ordner abgelegt werden.

Tipps zu Ablage-Spiel-Regeln finden Sie hier.

Extra-Tipp

Wenn Sie keine Lust haben, Ihre Mind-Map mit der Hand anzulegen, dann können Sie auf kostenlose Mind-Map-Programme umsteigen. Damit können Sie genauso einfach und intuitiv arbeiten, wie auf Papier.

Außerdem bieten Mind-Map-Programme weitere Vorteile:

  • Sie können Ihr Mind-Map bequem abspeichern und weiter bearbeiten
  • Sie können Ihr Mind-Map einfach ausdrucken und teilen

Neben Mind-Map-Programmen, die lokal auf Ihrem Computer laufen, gibt es Online-Mind-Map-Dienste, die in über Ihren Browser benutzt werden können. Daraus erwächst die Möglichkeit, von verschiedenen Computern aus am Mind-Map zu arbeiten. Außerdem ist es so möglich, dass mehrere Menschen an dem Mind-Map arbeiten. Das geht dann natürlich auch weltweit.

Mehr Informationen zum Thema Mind-Map-Programme finden Sie hier.

Die Online-Variante hat nur einen Nachteil: Sie müssen online sein. Wenn Sie Ihr Mind-Map in Ihrem Haus am See ohne Internetanschluss bearbeiten möchten, brauchen Sie ein Mind-Map-Programm, das auf Ihrem Rechner gespeichert ist.

Und Sie?

Was sagen Sie zu diesem Mind-Map-Tipp? Welches Werkzeug nutzen Sie, um Ihre EDV-Ablage zu strukturieren?

Übrigens:

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