Projektmanagement in OneNote: Aufgaben clever verwalten, dokumentieren und mit Outlook verknüpfen!

OneNote für Projektmanagement eignet sich ideal, um Aufgaben und Projekte übersichtlich zu organisieren. In Kombination mit Outlook wird es noch effizienter. In diesem Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie, wie Sie Aufgaben clever verwalten und welche Vorteile OneNote für Ihr Projektmanagement bietet.

1. Warum Projektmanagement mit OneNote? Bedeutung und Vorteile

Wenn Sie viel in Projekten arbeiten, kommen Sie nicht darum herum, die einzelnen Aufgaben zu dokumentieren. Das Aufschreiben hilft nicht nur, Aufgaben nicht zu vergessen, sondern bietet auch einen guten Überblick über den Projektfortschritt und klärt die Zuständigkeiten für die einzelnen Aufgaben. Mit dem digitalen Notizprogramm OneNote können Sie über die Verknüpfung mit Microsoft-Programmen wie Outlook, Teams, Word etc. problemlos mit Ihrem Team zusammenarbeiten und die Fortschritte und Einzelheiten Ihres Projekts dokumentieren.

1.2 Die Verbindung zwischen OneNote und Outlook

Wichtig: Outlook bleibt weiterhin die Hauptseite, um alle Aufgaben übersichtlich im Blick zu behalten und zu verwalten (Outlook = Planungsinstrument). OneNote ist lediglich der notwendige Ergänzungsraum für ausführlichere Notizen (OneNote = Dokumentationsplattform). Ihre Aufgabenliste sollte also knapp und doch konkret sein, während Sie in OneNote alle Details und wichtigen Informationen sammeln können.

2. Das richtige Projekt- und Aufgabenmanagement in OneNote

2.1 Einen Link zur OneNote-Dokumentation in Outlook-Aufgaben einfügen

• Öffnen Sie Ihr OneNote, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt oder die Seite mit der Projektdokumentation und wählen Sie in dem Dropdownmenü die Option → Link zur Seite kopieren bzw. → Link zum Abschnitt kopieren.
• Öffnen Sie dann die dazugehörige Aufgabe in Ihrem Outlook und fügen Sie den Link mittels → Strg + V an die gewünschte Stelle in das Aufgabentextfeld ein (alternativ: Rechtsklick und → Einfügen).

2.2 Die OneNote-Seite aus Outlook heraus öffnen

Beim Bearbeiten der Aufgabe in Outlook können Sie nun mit einem Klick auf den Link im Aufgabennotizfeld passgenau die jeweilige Seite bzw. den Abschnitt in der ausgelagerten Dokumentation in OneNote öffnen. Der Link im Aufgabentextfeld besteht dabei standardmäßig aus zwei Teilen:

• Ein Klick auf den linken Teil des Hyperlinks mit dem Dokumentennamen öffnet die Dokumentation in der OneNote-Desktop-Version.
• Der rechte Teil des Links → (Webansicht) öffnet das Dokument in der OneNote Web-Version im Browser (falls das Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist).

2.3 Eine Outlook-Aufgabe aus OneNote erstellen

Wenn Sie gerade ein Projekt in OneNote dokumentieren und Ihnen eine Aufgabe einfällt, können Sie diese mit einer einfachen OneNote-Funktion in nur wenigen Klicks nach Outlook übertragen.

1. Markieren Sie den dokumentierten Text, der die Informationen für die Outlook-Aufgabe enthält.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wählen Sie → Outlook-Aufgaben aus dem Kontextmenü.
3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld → Outlook-Aufgaben die gewünschten Optionen aus, wie zum Beispiel Fälligkeitsdatum, Priorität und Zuweisung an eine Person.
4. Durch → Speichern und schließen wird die Aufgabe erstellt und in Outlook synchronisiert.

2.4 Inhalte in OneNote zur Dokumentation von Projekten einfügen

Mit den Tastenkombinationen STRG + C und STRG + V können Sie in OneNote Inhalte aller Art für Ihre Aufgaben- und Projektdokumentation hinzufügen und zentral an einem Ort sammeln. Der große Vorteil: Da es sich bei OneNote um ein digitales Notizbuch handelt, können Sie Informationen jeglicher Art abspeichern, sei es handschriftliche Notizen, digitale Texte, eingescannte Dokumente, Bilder oder Videos. OneNote setzt Ihnen dabei so gut wie keine Grenzen.

• Tipp: OneNote gibt es auch als kostenlose App für mobile Endgeräte, sodass Sie Ihr OneNote auf dem Desktop-PC mit den Daten auf Ihrem Handy synchronisieren können. Sie können beispielsweise das Flipchart nach einer Projektbesprechung mit Ihrem Handy abscannen (optional mit Texterkennung) und zur Dokumentation direkt im passenden Projektabschnitt in OneNote ablegen.

3. Praxisbeispiele für das Projektmanagement in OneNote

Folgende Praxisbeispiele kann man sehr gut mit OneNote für kleine Teams organisieren:

• Notizbuch „Team“ für gemeinsame Projekte
• Eine Artikeldatenbank für eine Abteilung (Artikelnummer, Produktbeschreibung, Foto, Lieferanteninfos, Preise, …)
• FAQ-Datenbank – die am öftesten gestellten Fragen inkl. Musterlösung zur Entlastung des IT-Supports
• Handbuch für neue Mitarbeiter mit den wichtigsten Infos für einen reibungslosen Start in den neuen Job
• Bibliotheksliste – alle Bücher, Hörbücher, DVDs, eBooks, … der Firmenbibliothek übersichtlich dargestellt
• Veranstaltungsvorbereitung – egal ob Messestand, Betriebsausflug oder Weihnachtsfeier. OneNote ist eine gute Plattform für die Organisation.

4. OneNote optimal nutzen: Weitere Tipps, kostenloses eBook und YouTube-Tutorial

• Perfekt für Einsteiger und OneNote-Liebhaber: Unser 80-seitiges OneNote-eBook mit Funktionen und Praxisbeispielen (im Wert von 19,95 Euro, kostenlos).
• OneNote in Microsoft Teams einbinden: So verknüpfen und integrieren Sie Notizbücher mit Microsoft Teams.
• Die richtige OneNote-Notizbuch-Struktur: So behalten Sie auch im Team immer den Überblick.
• Meetings effizient mit OneNote organisieren: Lesen Sie hier, wie Sie ein OneNote-Protokoll erstellen und Ihre Meetings effizient gestalten.

Vergleich: Microsoft Loop vs. OneNote (welche App wann?)

(Dauer: 06:45 Minuten)

Inhalt des Videos zu Loop vs. OneNote:

1. Einleitung 00:00 
2. Grundsätzliche Unterscheidung 00:13 
3. Funktionsvergleich 00:55 
4. OneNote & Loop im Zusammenspiel 01:47 
5. Achtung: Das Risiko von Loop 04:10