OneNote-App auf dem iPad für mobiles Arbeiten effizient nutzen (Anleitungen und Tutorial)

Unterwegs mal eben schnell was notieren, aber keinen Stift oder Zettel zur Hand? Den wichtigen Notizzettel zuhause vergessen? Dies kommt durchaus so manches Mal vor. Mit OneNote für iOS ist das beliebte und kostenfreie Notizbuchprogramm von Microsoft auch für alle Apple-Geräte verfügbar. In unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie auf Ihrem iPad OneNote herunterladen sowie nutzen können und welche Funktionen die OneNote-App auf dem iPad noch so bietet.

1. Was ist OneNote? Und wie kann ich die OneNote-App fürs iPad herunterladen?

Microsoft OneNote ist ein digitales Notizbuch, ideal für schnelle, mobile und spontane Notizen. Es ermöglicht das Anlegen von Aufgaben, Besprechungsnotizen, Urlaubsplänen und mehr. Handschriftliche Ergänzungen, Bilder und Videos können problemlos hinzugefügt werden. To-Do-Listen lassen sich mit Links und wichtigen Informationen erweitern. Dank Cloud-Speicherung behalten Sie den Überblick und arbeiten effizient im Team. In OneNote können Sie nicht nur verschiedene Notizen in einem Notizbuch erstellen, sondern auch mehrere Notizbücher. Auf diese Weise trennen Sie zum Beispiel private und berufliche Dinge voneinander, ebenso Notizen für spezielle Gruppen oder die Familie.

OneNote-App fürs iPad herunterladen

Der OneNote-App-Download läuft – wie bei iPhone und iPad üblich – über iTunes. Bitte beachten Sie, dass Sie auch mit dieser App nur OneNote-Notizbücher nutzen können, die in der Cloud gespeichert sind. OneNote ist für alle iOS-Geräte (iPhone und iPad) kostenfrei erhältlich. Nach der Installation müssen Sie sich das Programm und seine Funktionen Schritt-für-Schritt erarbeiten. Im Bild sehen Sie, wie eine Struktur beispielsweise aussehen kann:

2. Notizen in OneNote auf dem iPad erstellen

Wenn Sie Notizen auf einer Seite in OneNote eingeben möchten, tippen Sie einfach an die Stelle, an der sie angezeigt werden sollen und beginnen Sie mit der Eingabe. Wenn Sie eine Notiz an einer anderen Stelle der Seite eingeben möchten, tippen Sie einfach an diese Stelle und beginnen Sie mit der Eingabe. Um einen Seitentitel hinzuzufügen, tippen Sie oben auf der Seite in den Kopfzeilenbereich, und geben Sie den Titel ein. Wichtig ist, dass Sie immer darauf achten den Aufbau und die Gliederung Ihrer Notizbücher, Abschnitte und Seiten einzuhalten.

3. OneNote-Funktionen auf dem iPad

OneNote bietet auch für die Nutzung auf dem iPad einige tolle Funktionen. Die wichtigsten Funktionen stellen wir Ihnen nachfolgend vor.

3.1 In OneNote für iPad mit dem Stift schreiben und zeichnen

Auf dem iPad können Sie in Microsoft OneNote handschriftliche Notizen und Zeichnungen einfügen. Wenn Sie einen Apple Pencil haben, ist das Freihand-Schreiben beinahe wie auf echtem Papier. Im Bereich „Zeichnen” können Sie beliebige Stifte und Farben auswählen. Mit dem Radiergummi können Sie ganz einfach Schreibfehler entfernen und Änderungen vornehmen. Die handschriftlichen Notizen können auf dem iPad allerdings nicht in Text umgewandelt werden, das geht nur über OneNote auf dem Desktop bei Windows. Allerdings können Sie die Funktion „Freihand in Form umwandeln” aktivieren, damit Ihre gezeichneten Kreise, Rechtecke und Co. umgewandelt werden können. Praktischerweise können Sie ebenfalls die  → Tabletstiftausrichtung festlegen.

3.2 Notizbücher, Abschnitte und Seiten umbenennen

Damit Sie eine gute Struktur in OneNote haben, ist es wichtig, dass Sie die Namen Ihrer Notizbücher sorgfältig wählen. Sie können Notizbücher und Seiten umbenennen, indem Sie:

• Als erstes das Notizbuch/den Abschnitt auswählen, welches Sie umbenennen möchten. Dies können Sie indem Sie das entsprechende Strukturelement lange gedrückt halten, bis die Bearbeitungsoptionen unten erscheinen.
• Nun können Sie in der Leiste, die unten erscheint, auf das Symbol mit dem → Stift klicken.
• Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie entweder den Namen → Umbenennen oder die Farbe ändern können.

3.3 Hinzufügen von Links

Immer wenn Sie einen Text eingeben, der wie ein Link aussieht, wird der Text von OneNote automatisch als Link formatiert. Wenn Sie in Ihren Notizen beispielsweise www.onenote.com eingeben, wandelt OneNote diese Eingabe in einen Link um. Mit dem Tippen auf die Links in Ihren Notizen wird die entsprechende Website in Ihrem Browser geöffnet. Sie können Links auch manuell in Ihre Notizen einfügen, indem Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Wählen Sie den Text aus, den Sie als Link formatieren möchten.
2. Navigieren Sie in den Abschnitt → Einfügen und wählen Sie den Button → Link aus.
3. Geben Sie im Feld → Adresse die Ziel-URL des Links ein.
4. Wenn Sie den Text ändern möchten, der für den Link angezeigt wird, geben Sie den neuen Text in das Feld → Anzeige ein.
5. Dann können Sie → Fertig auswählen und der Link wird gespeichert.

3.4 Einfügen von Bildern in OneNote

Sie können in Ihren Notizen gespeicherte Fotos und alle Arten von Bildern einfügen:

• Navigieren Sie in den Bereich „Einfügen” und gehen Sie in der angezeigten Symbolleiste auf die → Kamera, machen Sie ein Foto oder Scannen Sie ein Dokument und anschließend gehen Sie auf → Fertig.
• Tippen Sie auf → Einfügen und dann → Bilder, wählen Sie die Quelle des Bilds aus (beispielsweise den Ordner „Zuletzt gesichert”, „Fotos”, …), und tippen Sie dann rechts oben auf → Hinzufügen.
• Schneiden Sie das Bild nach Bedarf zurecht, und tippen Sie dann erneut auf das Häkchen → Fertig, um das Bild einzufügen.

3.5 Tabellen in OneNote erstellen

Tabellen stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, Informationen in Ihren Notizen mithilfe von Zeilen und Spalten zu organisieren. Beginnen Sie mit dem Einfügen eines einfachen Rasters, das Sie bei Bedarf erweitern können.

1. Tippen Sie auf → Einfügen → Tabelle. OneNote fügt ein einfaches Raster aus zwei Spalten und zwei Zeilen ein.
2. Klicken Sie in eine der Tabellenzellen, um die Registerkarte → Tabelle im Menüband anzuzeigen, auf der weitere Befehle zur Verfügung stehen.
3. Jetzt können Sie beliebige Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen und Ihren Text einfügen.

3.6 Dateien zu Ihren Notizen hinzufügen

OneNote kann sämtliche Informationen zu einem Thema oder Projekt an einem einzigen Speicherort aufbewahren – einschließlich Kopien der zugehörigen Dateien und Dokumente.

• Wechseln Sie in Ihren Notizen zu der Seite, auf der Sie eine Datei oder ein Dokument einfügen möchten.
• Tippen Sie auf → Einfügen, suchen oder wählen Sie die Quelle der Datei auf der linken Seite aus, und tippen Sie dann auf die Datei, um Sie zu importieren.
• Wenn Ihre Datei nicht angezeigt wird, tippen Sie auf → Durchsuchen, um andere Speicherorte zu durchsuchen.

3.7 Ein PDF in OneNote für iOS einfügen

Ein PDF in OneNote auf dem iPad einzufügen, geht ganz einfach. Sie haben dafür zwei Möglichkeiten.

1. Wählen Sie die OneNote-Seite aus, in der Sie das PDF einfügen möchten.
2. Navigieren Sie anschließend zum Bereich „Einfügen”.
3. Wählen Sie nun entweder die Option → Datei oder direkt  → PDF in der Menüleiste aus.
4. Bei beiden Optionen wird Ihnen ein neues kleines Fenster angezeigt.
5. Suchen Sie nun das passende PDF aus und klicken Sie darauf, um es einzufügen.

Hinweis: In unserem Video zum Einfügen von PDFs in OneNote zeigen wir Ihnen, wie Sie ein PDF in OneNote auf dem iPad einfügen und sich dort gleich Notizen machen können.

3.8 Microsoft Copilot in OneNote auf dem iPad nutzen

Wenn Sie eine Copilot-Lizenz besitzen, dann können Sie den Microsoft Copilot auch in OneNote auf dem iPad einsetzen. Ihnen wird der Copilot rechts oben als Symbol angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird Ihnen rechts ein angedocktes Fenster angezeigt, indem können Sie:

• Inhalte erstellen lassen und diese in die OneNote-Seite kopieren.
• Den Inhalt der geöffneten Seite erklären und zusammenfassen lassen.
• Vorschläge geben lassen, wie Sie die Seite optimieren bzw. umgestalten können.
• Fragen zu der bestimmten Seite oder anderen Themen stellen.

Hinweis: Leider ist es nicht möglich, den Copilot direkt auf der OneNote-Seite zu verwenden, wie es in der Desktop-App der Fall ist.

4. OneNote Notizen auf dem iPad durchsuchen

Das Beste am Speichern aller Notizen in OneNote ist, dass Sie alles sofort finden können. Gehen Sie zum Durchsuchen Ihrer Notizen folgendermaßen vor:

1. Tippen Sie in der oberen linken Ecke auf das → Lupensymbol.
2. Klicken Sie nun auf das Feld → Alle Notizbücher.
3. Geben Sie ein Stichwort oder einen Ausdruck ein, nach dem Sie suchen möchten und tippen Sie dann auf → Suchen.
4. Wenn Sie den Suchbereich ändern möchten, tippen Sie unter dem Suchfeld auf den Namen des aktuellen Notizbuchs, und wählen Sie dann das Notizbuch oder den Abschnitt aus, in dem Sie suchen möchten.

5. Dunkelmodus (Dark Mode) in OneNote für iPad einstellen

Der Dark Mode (Dunkelmodus) in OneNote soll nicht nur die Akkulaufzeit Ihrer Geräte, sondern auch Ihre Augen schonen (vor allem dann, wenn Sie viel mit technischen Geräten arbeiten). So können Sie den Dark Mode auf Ihrem iPad einstellen:

• Gehen Sie zunächst in die → Einstellungen Ihres iPads.
• Dort können Sie nun im Bereich → Anzeige & Helligkeit im Bereich → Erscheinungsbild auf → Dunkel wechseln.
• Der Hintergrund Ihres iPads wird automatisch dunkel, auch in Ihren Apps.

6. Speichern und synchronisieren von OneNote-Notizen

In Microsoft OneNote gibt es keine Schaltfläche für das Speichern. Der Grund dafür ist, dass Sie Ihre Arbeit in OneNote nie so speichern müssen wie in einigen anderen Anwendungen. Während Sie in Ihren Notizbüchern arbeiten, speichert OneNote alles automatisch – unabhängig davon, wie klein oder groß die vorgenommenen Änderungen sind. Wenn Sie dennoch Ihr Notizbuch synchronisieren möchten, können Sie einfach mit dem Finger im jeweiligen Notizbuch nach unten wischen. Sollte das Synchronisieren nicht funktionieren, kann das an der Internetverbindung liegen oder gegebenenfalls wurde die OneNote-Datei verschoben oder umbenannt.

7. Video-Tutorial: Arbeiten mit OneNote auf dem iPad

Zum Schluss haben wir Ihnen noch ein informatives Tutorial zu den wichtigsten Funktionen von OneNote auf dem iPad.

✍️ OneNote auf dem iPad (Das große Tutorial)

(Dauer 16:47 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials zu OneNote auf dem iPad

1. Einleitung 00:00
2. Voraussetzungen zur Nutzung 00:20
3. Notizbuch anlegen und Struktur verstehen 01:33
4. Verschiedene Inhaltstypen einfügen 02:32
5. Auf dem iPad in OneNote zeichnen (Apple Pencil) 08:39
6. Handschrift in Text umwandeln (Apple Pencil) 13:19
7. Drei Bonus-Tipps 14:43
8. Schluss 16:19