Microsoft OneNote ist ein leistungsstarkes Tool zum Organisieren, Dokumentieren und Verwalten von Aufgaben, Vorgängen und Projekten aller Art. Es gilt als die am meisten unterschätzte Office-App von Microsoft. Durch unsere praxisorientierten OneNote-Schulungen für Anwender werden Ihre Mitarbeiter befähigt, das praktische Notiz- und Dokumentationstool künftig als zentrales Wissenssystem für alle Projekte, Planungen, Meetings und offenen Vorgänge im Unternehmen nutzen zu können.

Durch den strategischen Einsatz von OneNote können sämtliche Inhalte aus der Offline-Welt digitalisiert und alle Medienarten zentral verwaltet, klar strukturiert, im Team geteilt und konfliktfrei gleichzeitig bearbeitet werden.
So werden aus den verteilt abgespeicherten Informationen und Dokumentationen der Mitarbeitenden ein zentrales Wissenssystem – papierlos, kollaborativ, zeit- und ressourcensparend sowie mit mobilem Zugriff.

→ Unsere Anwenderschulungen unterstützen Unternehmen aller Größen und Branchen sowie auch Einzelpersonen dabei, das volle Potenzial von Microsoft OneNote auszuschöpfen. Dadurch wird die digitale Zusammenarbeit deutlich einfacher, transparenter und produktiver.

→ Als vielfach ausgezeichneter Weiterbildungsexperte unterstützt Sie Büro-Kaizen® mit einem breiten Schulungsangebot, von Inhouse-Schulungen über Präsenz-Seminare bis zu Online-Fortbildungskursen – damit Ihre Mitarbeiter erfolgreicher digital zusammenarbeiten können!

Inhaltsverzeichnis

1. Das Schulungsthema OneNote: Schaltstelle & Drehkreuz innerhalb von MS 365

Microsoft OneNote hat weit mehr Funktionen und Aufgaben als eine reine Notiz-App. Als leistungsstarke und universell nutzbare Dokumentationsplattform für Unternehmen und Organisationen ist es eine zentrale Schlüsselanwendung und das digitale Drehkreuz in dem Microsoft 365- und Office 365-Ökosystem. Dabei ist das digitale OneNote wie ein grenzenloser, papierloser Aktenschrank aufgebaut, mit nahezu unbegrenzten Aktenordnern (die „Notizbücher“), die niemals voll werden und überquellen können und ihrerseits wiederum endlos große Seiten besitzen. Die einzelnen OneNote-Seiten können dabei ganz universell alle nur erdenklichen Medienformate aufnehmen und können dann anschließend beliebig durchsucht, umstrukturiert, bearbeitet, geteilt oder auch platzsparend archiviert werden.

Zentraler Informations-Hub: Mit den OneNote-Notizbüchern als digitaler Aktenschrank lassen sich Informationen jeglicher Art und Dateiformate im Unternehmen universell, zentral, strukturiert, medienübergreifend und teamfähig verwalten, konfliktfrei gleichzeitig im Team bearbeiten sowie von mobilen und hybriden Arbeitssituationen aus darauf zugreifen. OneNote bündelt somit alles übersichtlich zentral an einem Ort.
Digitalisierung analoger „Offline“-Inhalte: Durch die Integration einer eigenen Scanner-Funktion lassen sich zudem auch analoge Inhalte aus der realen Welt sekundenschnell digitalisieren (mit OCR-Texterkennungsfunktion), in OneNote einfügen und dann dort direkt weiternutzen und bearbeiten. Zum Beispiel ausgedruckte Dokumente, PDFs, Flipcharts, Flyer, Poster, Skizzen oder handschriftliche Notizen.
Schaltstelle im Microsoft 365 Ökosystem: Durch die Einbindung von Bildern, Tabellen, Audioaufnahmen, Videoaufzeichnungen, Dateien- und Web-Links sowie mobilem Dokumentenscanner mit OCR-Texterkennung wird OneNote zu einem multimedialen Drehkreuz in der Microsoft 365 Bürosoftware-Suite. Das macht die OneNote-Anwendung zur zentralen Schaltstelle, die die anderen Office-Apps wie Outlook, Teams, Planner und SharePoint zu einem nahtlosen, papierlosen und kollaborativen Informationsfluss verbindet.
Nahezu universell einsetzbar: Klassische Anwendungsbeispiele im Unternehmenskontext sind die Verfolgung sämtlicher offener Arbeitsvorgänge, Kundenanfragen, Personalgespräche, Erstellen und Sammeln der Meetingprotokolle, Planung und Dokumentation von Projekten, Qualitätsmanagement, interne Wissensdatenbanken, Ideensammlungen, Planung von Veranstaltungen und Geschäftsreisen oder auch gemeinsame To-Do-Listen.

2. Das Ziel unserer OneNote-Schulung: Digitale Souveränität & Effizienz im Arbeitsalltag

Unsere fundierten und praxisnahen OneNote-Schulungen befähigen Sie und Ihre Mitarbeitenden dazu, die vielseitige Notiz- und Dokumentationsplattform nicht nur einfach zu bedienen, sondern strategisch produktiv in den eigenen Arbeitsalltag zu integrieren. Denn wer OneNote souverän beherrscht, strukturiert Informationen wesentlich effizienter, arbeitet vollständig papierlos und damit schneller und ressourcensparender, kann mobil und ortsunabhängig auf die Inhalte zugreifen sowie auch die volle Bandbreite der digitalen Medien nutzen – von handschriftlichen Skizzen, Flipcharts und Whiteboards über Audioaufnahmen bis hin zu eingebetteten Videos, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Dateiverlinkungen, Webseiten-Teaser, Word-Dokumente und kommentierbaren PDFs.

Zur Erreichung dieser digitalen Kompetenz vermittelt unsere OneNote-Schulung ein fundiertes Verständnis der OneNote-Struktur, der Synchronisationslogik, der Formatierungs- und Organisationsmöglichkeiten sowie der Schnittstellen zu den anderen Microsoft-365-Tools.
Im Ergebnis werden Zettelwirtschaft und das Chaos verstreut gespeicherter Dateien und Informationen durch ein zentrales, performantes und übersichtliches Wissenssystem ersetzt.
Die nahtlose Verknüpfung mit Outlook (Aufgaben & E-Mails) sowie die tiefe Integration in Microsoft Teams (jedes Teams erhält standardmäßig automatisch ein OneNote-Notizbuch) verbessern die Qualität und Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit in Unternehmen erheblich. Im Ergebnis werden Übersichtlichkeit, Qualität und Transparenz deutlich verbessert, die Effizienz und Produktivität erhöht sowie wertvolle Arbeitszeit gewonnen.

OneNote-Schulungen von Büro-Kaizen®: Erfahrener Fortbildungsanbieter mit über 100 Auszeichnungen

Die praxisnahen Beratungs- und Schulungskonzepte der Büro-Kaizen® GmbH wurden bereits mit über 100 Awards ausgezeichnet (darunter dem Brand eins Award für Unternehmensberatungen, DeutscherIdeenpreis, Best Practice Award, Internationaler Deutscher Trainingspreis, International Best Service Award, BestPersAward, Top-Consultant für den Mittelstand, Ludwig-Erhard-Preis-Wettbewerb u.v.a.m.).

Als Deutschlands führendes Beratungsunternehmen für Büroeffizienz beraten wir Unternehmen jeder Größe und Branche.
Gemäß unserer beiden Mottos „Simplify Your Business“ & „keep IT simple“ konzentrieren sich unsere Lösungen immer ganz konkret auf die jeweilige Kernaufgabe sowie auf eine einfache Umsetzbarkeit.
Unsere Lehrbücher zählen regelmäßig zu den Bestsellern der Sachbuchlisten, über unser Unternehmen und unsere Projekte wird zudem auch regelmäßig in den Medien berichtet (Print und TV).
Mit diesem Know-how und unserem erfahrenen Beraterteam führen unsere Inhouse-Schulungen im Schnitt zu 20 % mehr Effizienz, 30 % kürzeren Durchlaufzeiten, 50 % kürzeren Suchzeiten und einer 100 % -igen Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Wir bieten verschiedene Schulungsformate für Microsoft 365, OneNote und die wichtigsten weiteren Office-Apps an, von Online-Seminaren und Präsenz-Kursen bis zu maßgeschneiderten Inhouse-Schulungen direkt bei Firmen vor Ort – optional inklusive einer umfassenden Beratung zu Microsoft 365 und der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen!

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3. Die Chancen & Risiken von Microsoft OneNote bei geschulter vs. ungeschulter Nutzung

Risiken & Nachteile bei einem ungeschulten Gebrauch von OneNote

Vorteile & Nutzen durch geschulten Einsatz von OneNote

Der unstrukturierte Wildwuchs an Notizbüchern, Abschnitten und Seiten führt zu deutlich längeren Suchzeiten und erhöht die Gefahr von unproduktiver Doppelarbeit
Unzureichende Kenntnisse über Freigabe- und Berechtigungsfunktionen führen zu Datenschutz- und Datensicherheitsrisiken
Bearbeitung veralteter Versionen durch fehlende Synchronisationskenntnisse
Cyberrisiken durch unbedachte Einbindung externer Inhalte oder eine fehlerhafte Sicherheitskonfiguration
Fortbestehen ineffizienter Zettelwirtschaft und langsamer analoger Dokumentationen trotz vorhandener digitaler Tools
Unkenntnis über die Integration mit Outlook, Teams, Planner & Co. führt zu isolierten Arbeitsprozessen
Medienformate wie Audio, Video, Tabellen oder Skizzen werden nicht genutzt oder falsch eingebunden
Fehlende Nutzung mobiler Funktionen verhindert flexibles Arbeiten im Home-Office oder mobil unterwegs
OneNote wird als reine Notiz-App missverstanden und nicht als strategisches Dokumentationswerkzeug eingesetzt
Fehlende Schulung führt zu Frustration, Ablehnung und geringer Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

OneNote als zentrale Schaltstelle für das Wissensmanagement und die Verfolgung von Vorfällen nutzen
Eine klare Strukturierung der Informationen mit Seiten, Abschnitten und Notizbücher verbessert die Übersicht und spart Suchzeit
Multimediale Dokumentationen fördern Verständlichkeit, Kreativität und Wissensvielfalt
Echtzeit-Synchronisation mit Versionskontrolle ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung im Team
Die nahtlose Verknüpfung mit den Microsoft 365-Apps ermöglicht eine zentrale Aufgaben-, Kommunikations- und Projektsteuerung
Der geschulte Umgang mit eingebetteten Inhalten minimiert Sicherheitsrisiken
Sichere Freigabe und Zugriffskontrolle durch Microsoft 365-Standards schützt sensible Daten
Mobiler Zugriff auf Notizbücher via Smartphone, Tablet und Webbrowser unterstützt hybride Arbeitsmodelle
Das papierloses Arbeiten mit vollständig digitalisierten Inhalten verbessert die Nachhaltigkeit und spart Kosten
Die OneNote-Schulung schafft digitale Kompetenz, Akzeptanz und ermöglicht eine produktive Nutzung im Unternehmen

Wichtig: Microsoft OneNote ist nicht selbsterklärend – Schulungsbedarf

Damit alle Beschäftigten in Ihrer Organisation das volle Potenzial der OneNote-Anwendung ausschöpfen können, benötigen diese eine grundlegende Schulung, praxisnahe Strukturen sowie Best-Practices-Vorlagen für die typischen Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Denn ohne strategische Vorgaben sowie organisationsweit einheitliche Regeln für den Einsatz von OneNote im Unternehmen drohen ein unübersichtlicher Wildwuchs mit einer ineffizienten Zusammenarbeit und kostenintensiven Folgefehlern.

4. Die Schulungsinhalte unserer Microsoft OneNote Seminare für Firmen & Anwender

Die Inhalte unserer Schulungskonzepte sind didaktisch strukturiert, bauen logisch aufeinander auf und orientieren sich an typischen Anwendungsfällen in Unternehmen und Organisationen, damit die Seminarteilnehmer OneNote künftig möglichst effizient und produktiv im Arbeitsalltag einsetzen können.

Themen der OneNote-Schulungen:	Schulungsinhalte:
Einführung und Überblick:	Was ist OneNote und wofür eignet es sich? Überblick über OneNote, Unterschied zu klassischen Notiz-Apps und die strategische Rolle von OneNote im Microsoft 365-Ökosystem (Zusammenspiel v.a. mit Outlook, Teams, Planner, Lens und SharePoint).
Grundlagen:	Die Grundstruktur von OneNote (Notizbücher, Abschnitte und Seiten als digitales Pendant zu klassischen Aktenordnern), Navigationslogik, Suchfunktionen und Synchronisation über verschiedene Gerät hinweg.
Inhalte erstellen und gestalten:	Erstellen von Texten, Tabellen und Checklisten, Einfügen von Bildern, Audio, Video, Dateien und Links, Formatierungs- und Layoutmöglichkeiten für eine übersichtliche und professionelle Dokumentation der Inhalte sowie Erstellen interner Vorlagen für ein konstant einheitliches und effizientes Vorgehen im Betrieb.
Analoge „Offline“-Inhalte digitalisieren:	Scannen von Flipcharts, Whiteboards, PDFs und Dokumenten mittels der kostenlosen Smartphone-App Microsoft Lens (inkl. automatischer Texterkennung OCR), direktes Einfügen in OneNote und Weiterverarbeitung für eine effiziente, papierlose und medienübergreifende Dokumentation.
Zusammenarbeit, Teilen und Freigabe:	Notizbücher teilen und gleichzeitig gemeinsam bearbeiten, Berechtigungsverwaltung und Datenschutz sowie Zusammenspiel mit Microsoft Teams und Outlook (z.B. Besprechungsnotizen, Aufgabenverknüpfung etc.).
Konkrete Anwendungsszenarien für OneNote im Arbeitsalltag:	Dokumentation und Nachverfolgung von allen offenen Vorgängen, Projektverfolgung, Statusdokumentation, Nachverfolgen von Kundenanfragen, Erstellen und Verwalten von Meetingprotokollen und Gesprächsnotizen, Termin- und Veranstaltungsplanungen, interne Wissensdatenbank u.v.a.m.
Praxistipps & Best Practice Beispiele:	Strukturierungsmethoden und Suchstrategien, Kategorien und Tags, Offline-Nutzung und API-Anbindungen, Archivierung und Backups, Vermeidung typischer Fehler, Beantwortung individueller Fragen sowie persönliche Anwendungsberatung.

5. Unsere Weiterbildungsangebote zu Microsoft OneNote: Übersicht über unsere Schulungsformate

Individuelle Inhouse-Seminare: Wir bieten maßgeschneiderte OneNote-Seminare direkt in Ihrem Unternehmen an, die gezielt auf Ihre betrieblichen Abläufe, Herausforderungen und Zielsetzungen ausgerichtet sind. Dies gewährleistet eine effiziente und passgenaue OneNote-Schulung nach Ihren tatsächlichen Bedürfnissen. Die konkreten Schulungsinhalte werden dabei vorab in einem Kick-Off-Gespräch bzw. Workshop mit Ihren Verantwortlichen festgelegt, was eine optimale Ausrichtung der Fortbildung garantiert und auch die Einbindung weiterer Office-Apps umfassen kann.
Hilfe & Support: Je nach gewähltem Schulungsformat beinhalten unsere Weiterbildungen auch eine ergänzende individuelle Nachbetreuung aller Kursteilnehmer, inklusive FAQ-Fragestunden und persönlichen Coachings, um eine nachhaltige Anwendungssicherheit zu gewährleisten.
Präsenzschulungen an ausgewählten Standorten: Bei unseren Präsenz-Fortbildungskursen in wechselnden Locations stehen eine praxisnahe Weiterbildung, persönliche Betreuung und direkte Interaktion im Vordergrund. Durch eine Kombination aus digitalen Lernformaten und individueller Betreuung sorgen unsere Blended-Learning-Konzepte für einen maximalen Trainingserfolg.
Interaktive Online-Schulungen: Profitieren Sie von unseren Live-Online-Seminaren mit erfahrenen Trainerinnen und Trainern, die auf individuelle Fragestellungen der Teilnehmenden eingehen und Ihnen damit räumlich flexible Lernmöglichkeiten unabhängig von Ihrem realen Standort bieten.
E-Learning-Plattform „Büro-Kaizen Akademie“: Mit unserer modular aufgebauten E-Learning-Plattform können Sie auf selbstgesteuerte Lernangebote mit praxisnahen Video-Trainings zugreifen – ortsunabhängig und zu jeder Zeit. Die einzelnen Trainingseinheiten zu je 5 bis 10 Minuten Dauer sind ideal für das eigenständige Lernen in der eigenen Geschwindigkeit – nicht nur für die Fortbildung in OneNote, sondern auch für die wichtigsten anderen Microsoft 365-Apps wie zum Beispiel Outlook, Teams, SharePoint und Planner.
Praxisorientierte Fortbildungen: In allen unseren Schulungsformaten werden reale Anwendungsfälle und unmittelbar umsetzbare Handlungsempfehlungen vermittelt, damit Sie und Ihre Mitarbeitenden Microsoft OneNote möglichst effizient, produktiv und sofort im eigenen Berufsalltag einsetzen können.

OneNote Schulung bei Büro-Kaizen — Hier sehen Sie eine Übersicht über unsere Weiterbildungsangebote zu Microsoft OneNote.

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Zielgruppe:

Unsere OneNote-Schulungen richten sich an Firmen, Organisationen, Behörden und Privatpersonen, die sich in Microsoft OneNote weiterbilden möchten. Unsere Inhouse-Seminare bei Ihnen vor Ort werden grundsätzlich immer an den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens sowie den aktuellen Wissensstand Ihrer Mitarbeiter ausgerichtet. Unsere Präsenz-Seminare und Online-Weiterbildungen werden regelmäßig für Einsteiger und Fortgeschrittene angeboten.

Voraussetzungen:

Grundkenntnisse in der Bedienung eines PCs. Zudem empfehlen wir ein eigenes Windows-Notebook mit installiertem Microsoft 365, der OneNote Desktop-App und entweder Microsoft Edge oder Google Chrome als Webbrowser. Für die Teilnahme an einer Online-Fortbildung wird zudem eine stabile Internetverbindung benötigt.

6. Unser Gratis-Service für Sie: Kostenlose Anleitungen, eBooks & Schulungsfilme zu Microsoft OneNote!

Auf www.buero-kaizen.de/themenseite-onenote/ sowie in unserem YouTube-Kanal finden Sie viele weitere Informationen und Tipps rund um den großen Nutzen sowie die vielfältigen Funktionen von Microsoft OneNote. So können sich Nutzerinnen und Nutzer eigenständig in OneNote weiterbilden und gezielt nach Lösungswegen für spezifische Fragestellungen recherchieren. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung!

→ OneNote Anleitung: Die wichtigsten Funktionen und Grundlagen des digitalen Notizbuchprogramms.
→ Unsere Themenseite zu MS OneNote: Alle Büro-Kaizen-Tipps und Anleitungen zu Microsoft OneNote in der Übersicht.
→ Kostenloses Büro-Kaizen eBook: „So geht Microsoft OneNote – Wie Sie mit OneNote ein komplett papierloses Büro organisieren“ (gratis Download).
→ Unsere YouTube Video-Tutorials: Unser YouTube-Kanal „Büro-Kaizen digital“ mit vielen kostenlosen Video-Tutorials rund um die Microsoft 365-Apps (über 100.000 Abonnenten).

Kostenloses Büro-Kaizen Tutorial: OneNote Tutorial 2025 (inkl. den neuesten Funktionen)

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(Dauer: 26:45 Minuten)

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