Neues Notizbuch in OneNote anlegen: So wählen Sie die beste Version, den passenden Speicherort und die ideale Struktur

Ein neues Notizbuch in OneNote anlegen beginnt mit zwei wichtigen Entscheidungen: Wo soll es gespeichert werden – lokal, im Firmennetzwerk oder in der Cloud? Und wie sollte es aufgebaut sein, damit Sie von Anfang an effizient arbeiten können? Die besten Tipps und ein hilfreiches Video finden Sie in diesem Beitrag.

1. OneNote im Unternehmen richtig nutzen: Digitale Notizbücher für mehr Effizienz

OneNote ist eines der meistunterschätzten Tools der Microsoft-365- und Office-Suites. Es ermöglicht die Erstellung beliebig vieler und umfangreicher digitaler Notizbücher, in die sich sämtliche Inhalte, einschließlich handschriftlicher Notizen, mühelos integrieren lassen. So ersetzt OneNote nicht nur klassische Aktenordner, sondern ganze Aktenschränke. Das unterstützt den Weg ins papierlose Büro und erleichtert viele alltägliche Arbeitsprozesse, die damit effizienter, schneller und deutlich komfortabler werden. Besonders in hybriden Teams fördert OneNote die reibungslose digitale Zusammenarbeit über Standorte hinweg.

Typische Einsatzbereiche für beruflich genutzte OneNote-Notizbücher sind beispielsweise:

• Projektdokumentation
• Termin- und Eventplanung
• Personalakten und -gespräche
• Vertriebsanfragen
• Meeting-Protokolle
• Wissensdatenbanken mit Anleitungen und internem Know-how
• gemeinsame Projekt- und Aufgabenbearbeitung
• Nachverfolgung offener Vorgänge

2. Neues OneNote-Notizbuch anlegen: Den richtigen Speicherort und die passende Version wählen

Bevor Sie ein neues OneNote-Notizbuch anlegen, sollten Sie sich für einen Speicherort entscheiden: lokal (z. B. auf der Festplatte oder im Firmennetzwerk) oder in der Cloud (über Microsoft OneDrive). Diese Entscheidung ist wichtig, denn nicht jede OneNote-Version unterstützt jeden Speicherort.

Wichtige Hinweise:

• Nur die OneNote-Desktop-App erlaubt sowohl lokale als auch cloudbasierte Speicherung.
• Kostenlose OneNote-Versionen (z. B. OneNote für Windows 10, Web, Mobile) können ausschließlich auf Notizbücher zugreifen, die in OneDrive gespeichert sind. Lokale Notizbücher sind damit nicht direkt nutzbar
• Wenn Sie ein lokal gespeichertes Notizbuch auch in der kostenlosen Version nutzen möchten, müssen Sie es zuerst in Ihr OneDrive-Konto verschieben oder gezielt mit OneDrive synchronisieren
• Die App „OneNote für Windows 10“ wird ab Oktober 2025 nicht mehr unterstützt. Ab dann bleibt neben Web und Mobile nur noch die OneNote-Desktop-App als vollständige Anwendung erhalten.

So können Sie die OneNote-Notizbücher je nach dem angelegten Speicherort nutzen:

3. Anleitung, wie man ein neues Notizbuch in OneNote anlegt

Wenn Sie OneNote zum ersten Mal starten, wird automatisch ein erstes Notizbuch für Sie erstellt. Dieses können Sie direkt nutzen, um das Programm kennenzulernen oder um sofort loszulegen, indem Sie es umbenennen und erste Einträge vornehmen. Selbstverständlich können Sie jederzeit weitere Notizbücher anlegen, so viele Sie möchten.

Schritt-für-Schritt: Neues OneNote-Notizbuch erstellen

• Öffnen Sie die OneNote Desktop-App, klicken Sie links oben auf die Registerkarte → Datei und anschließend im Menü am linken Bildschirmrand auf → Neu.
• Nun können Sie in der rechten Bildschirmhälfte einerseits einen griffigen Namen für das neue Notizbuch eingeben (z. B. „Projekte“) sowie – ganz wichtig – direkt darunter den Speicherort für das neue Notizbuch auswählen. Klicken Sie dafür auf die unterstrichene Option → In einem anderen Ordner erstellen. Navigieren Sie dann im Verzeichnisbaum zum gewünschten Speicherort und bestätigen Sie mit → Erstellen bzw. → Notizbuch erstellen.

• In Ihrem neuen OneNote-Notizbuch können Sie nun ganz flexibel beliebig viele Abschnitte, Seiten und Unterseiten anlegen, um die Inhalte thematisch zu gliedern. Die Seiten und Abschnitte können dabei auch jederzeit neu geordnet, gruppiert, sortiert, verschoben und umbenannt werden, so dass Sie immer die für Sie optimale Übersicht behalten.
• Praxisbeispiel: Wollen Sie das neu angelegte Notizbuch für Ihre Projektdokumentationen nutzen, dann könnte das Notizbuch „Projekte“ heißen und die einzelnen Abschnitte dann „Projekt A“, „Projekt B“, „Projekt C“ etc. In diesen Abschnitten können Sie dann beliebig viele Endlosseiten und -unterseiten anlegen, deren Größe sich automatisch nach der Länge des enthaltenen Inhalts richten. So behalten Sie immer den Überblick und bekommen nie wieder Platzprobleme!
• Anleitung für die OneNote-Nutzung: Wie Sie Ihr frisch angelegtes OneNote-Notizbuch am einfachsten und effizientesten mit multimedialen Inhalten aller Art befüllen können, erfahren Sie hier in unserem Beitrag → „OneNote-Inhalte erstellen und einfügen – von Checklisten bis E-Mails“.

4. Die optimale Gliederung in Ihrem OneNote: Diese sieben Notizbücher sollten Sie anlegen!

Grundsätzlich können Sie einfach spontan loslegen und Ihre Notizbücher im Laufe der Zeit wachsen lassen, denn dank der flexiblen Struktur von OneNote lassen sich Seiten jederzeit verschieben und neu anordnen. In der Praxis führt diese Herangehensweise jedoch oft zu Unübersichtlichkeit und unnötigem Mehraufwand.
Gerade im beruflichen Kontext empfiehlt es sich daher, OneNote von Anfang an strukturiert und durchdacht aufzubauen. Bewährt hat sich hierbei ein Modell mit sieben klar definierten Notizbüchern, die die meisten Unternehmen benötigen, um alle relevanten Themenbereiche abzudecken.
Mit diesem systematischen Aufbau behalten Sie stets den Überblick, vermeiden redundante Arbeit und starten direkt mit einem echten Effizienzvorsprung.

1. Projekte (für die Dokumentation größerer Projekte)
2. Termine (für die Planung von aufwendigeren Terminen und Events)
3. Personal (für das zentrale und übersichtliche Sammeln aller Mitarbeiter-Themen)
4. Vertrieb (alle Anfragen zentral, übersichtlich und vertretungsfähig abbilden und bearbeiten)
5. Meetings (für die Vor- und Nachbearbeitung projektübergreifender Besprechungen)
6. Wiki-Wissen (für das Sammeln aller wichtigen Infos und des eigenen Firmen-Knowhows)
7. Team (als zentraler Ort für die digitale Zusammenarbeit in Arbeitsteams)

Darüber hinaus können je nach Bedarf weitere temporäre Notizbücher für befristete Projekte oder weitere offene Vorgänge angelegt werden, die dann nach der Bearbeitung archiviert und aus OneNote herausgelöscht werden können. Weitere Tipps zu der optimalen Gliederung Ihrer OneNote-Notizbücher lesen Sie in unserem Beitrag → „OneNote Notizbücher strukturieren und immer den Überblick behalten!“.

5. Fazit: Mit OneNote von Anfang an effizient arbeiten

Richtig eingesetzt ist OneNote weit mehr als nur ein digitales Notizbuch – es ist ein vielseitiges Organisationstool, das den Arbeitsalltag deutlich strukturierter, schneller und effizienter macht.
Nachdem Sie Ihr Notizbuch erfolgreich angelegt haben, kommt es nun darauf an, es gezielt mit Inhalten zu befüllen. OneNote unterstützt Sie dabei mit einer Vielzahl an Funktionen – vom Einfügen von Checklisten, E-Mails oder Screenshots bis hin zur Zusammenarbeit in Echtzeit.
Welche Funktionen besonders hilfreich sind und wie Sie OneNote im Arbeitsalltag optimal nutzen, erfahren Sie in unseren weiterführenden Tipps & Tricks.

• Mit OneNote durchstarten: Funktionen und Praxisbeispiele von Microsoft OneNote – kostenloses 80-seitiges Büro-Kaizen-eBook.
• Unsere Themenseite zu OneNote: Alle Funktionen, Tipps und Tricks zu Microsoft OneNote übersichtlich und praxisnah erklärt.
• Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen (kostenlos) zu den verschiedenen Office-Apps, wie Excel, Word, PowerPoint, Teams, Planner, Outlook & Co.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: 🚨 OneNote richtig nutzen: 5 Dinge, die DU IMMER beachten solltest!

(Dauer 10:57 Minuten)

Inhalt dieses OneNote-Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Punkt 1 00:28
3. Punkt 2 01:47
4.  Punkt 3 03:06
5. Punkt 4 05:30 
6.  Punkt 5 07:41
7. Bonus 09:49