Kurzer Prozess: 7 Kennzeichen eines permanent perfektionierten Prozesses



Egal, wie gut Sie schon sind: Nichts ist so gut, dass man es nicht noch weiter verbessern kann. Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand und erkunden Sie, wo Sie Ihre Arbeitsweisen weiter optimieren können. Auch wenn absolute Perfektion wahrscheinlich nicht möglich ist, lohnt es sich, niemals stehen zu bleiben und immer danach zu streben, noch ein bisschen besser zu werden. Ich habe für Sie 7 Kennzeichen eines optimalen Prozesses zusammengestellt, anhand derer Sie nach Verbesserungspotential Ausschau halten können.

Was ist das Problem
Ein Prozess ist erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen und vereinfacht werden kann, ohne das Ergebnis des Prozesses zu verschlechtern. Mit anderen Worten: Das Geniale ist einfach. Wir bringen es in unserem Hause gern auf den Punkt, indem wir sagen: „Entweder es geht einfach, oder es geht einfach nicht.” Machen Sie sich auf die Suche nach dem optimalen Prozess.

Die Suche nach dem optimalen Prozess
Suchen Sie nach Ihrem optimalen Prozess!

So funktioniert es

Kennzeichen Nr. 1 für den optimalen Prozess: Kein Zeitverlust durch Sucherei
Wer hat den Beamer? Wo ist die Digitalkamera wieder unterwegs? Und überhaupt: Wo finde ich die PowerPoint vom letzten Seminar?

Keine Suche mit dem optimalem Prozess
Mit dem optimalen Prozess verbringen Sie keine Zeit mehr damit, Ihre Unterlagen zu suchen.

Gibt es für die Dinge, mit denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich arbeiten, keine festen Plätze im Büro, führt das zu Suchzeiten und Störungen im Prozess. Denn meistens ist nicht nur der Mitarbeiter, der etwas benötigt, mit der Suche beschäftigt, sondern auch Kolleginnen, die er fragen muss. Prozesse werden unnötig verlangsamt. Kennzeichen eines optimalen Prozesses ist die Umsetzung des Büro-Kaizen®-Mottos: Alles hat einen Platz. Alles hat seinen Platz!

Nichts ist so gut, dass man es nicht noch weiter verbessern kann.  Klick um zu Tweeten

Kennzeichen Nr. 2 für den optimalen Prozess: Kurze Wegezeiten
Wenn Sie definiert haben, wo etwas hingehört, fragen Sie sich: Ist dieser Ort auch aus Sicht der Wegezeiten sinnvoll? Er muss für diejenigen schnell und gut erreichbar sein, die am häufigsten auf die dort abgelegten Werkzeuge, Daten etc. zugreifen müssen. Prüfen sie auch Alternativen für den Prozess: wenn ein Mitarbeiter erst das halbe Gelände überqueren muss, um an einen Ordner zu gelangen, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass Sie eine digitale Ablage einführen sollten!

Kennzeichen Nr. 3 für den optimalen Prozess: Kaum Wartezeiten
Fragen Sie, an welchen Stellen des Prozesses Wartezeiten entstehen. Warum entstehen Sie? Wie können Wartezeiten reduziert werden? Der Kunde zahlt schließlich nicht für Wartezeiten. Häufig entstehen in einem Prozess Wartezeiten, weil Kompetenzen nicht in ausreichendem Maß delegiert werden oder zu viele Personen am Prozess beteiligt sind. Achten Sie auf die Schnittstellen in Prozessen und vereinfachen Sie, reduzieren Sie, bündeln Sie.

Kaum Wartezeiten beim optimalen Prozess.
Bei einem optimalen Prozess sollten kaum Warte- und Wegzeiten entstehen.

Kennzeichen Nr. 4 für den optimalen Prozess: Angstfreie Fehlerkultur
Fehler bedeuten häufig Mehrarbeit und finanzieller Verlust. Andererseits sind Fehler gerade bei der Einführung neuer Prozesse unvermeidbar. Dann können Fehler wertvolle Lernprozesse in Gang setzen. Schließlich machen sie auf eine Schwachstelle im Prozess aufmerksam. Wird diese so wirksam beseitigt, dass der Fehler künftig nicht mehr auftritt, dann ist der Fehler ein wichtiger Schritt für die Verbesserung des Prozesses. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Kennzeichen Nr. 5 für den optimalen Prozess: Vernünftige Informationspolitik
Häufig herrscht Unsicherheit: wer muss über was bescheid wissen und könnte sich übergangen fühlen? Als Konsequenz landen Menschen unnötig im cc. einer E-Mail oder es werden Meetings durchgeführt, in der nur die Hälfte der Anwesenden innerlich beteiligt ist. Ein Prozess ist dann optimal, wenn all diejenigen daran beteiligt sind, die wirklich benötigt werden, um die Herausforderung zu meistern. Es sollten die fachlichen Argumente dominieren. Vertrauensbildende Maßnahmen und Transparenz schaffen Sie nicht durch Überinformation, sondern durch Aushänge, Informationsveranstaltungen, eine wöchentliche Info-E-Mail o.ä..

Planen wer für Prozesse benötigt wird
Planen Sie nur Mitarbeiter ein, die Sie wirklich für den Prozess benötigen.

Kennzeichen Nr. 6 für den optimalen Prozess: Keine unnötigen Bewegungen
Alles, was Sie täglich brauchen, müssen Sie mit einem Handgriff vom Schreibtisch aus erreichen. Alles, was Sie wöchentlich brauchen, hat seinen Platz in Ihrem Büro. Alles, was Sie weniger als wöchentlich brauchen, kann in Extraräumen, Gemeinschaftsräumen etc. gelagert werden. Ab einer bestimmten Anzahl Mitarbeiter bietet es sich z.B. an, einen EDV-Raum einzurichten. Das ist für den Prozess sinnvoller, als wenn jede und jeder Batterien, Kabel oder Ladegeräte an seinem Arbeitsplatz lagert.

Alles für Prozesse griffbereit haben
Sie sollten nur die Dinge, die Sie ständig brauchen, am Schreibtisch haben.

Kennzeichen Nr. 7 für den optimalen Prozess: Vermeiden von Doppelarbeit
Häufig ist in Prozessen nicht klar, was von wem geprüft wurde und was noch zu kontrollieren ist. Nicht selten überprüft jeder Beteiligte aufs Neue die gesamten Unterlagen. Der Kunde bezahlt diesen Aufwand aber nicht. Hilfreich könnte hier ein Auftragsbegleitzettel sein, auf dem die geprüften Kriterien abgezeichnet werden. Außerdem helfen Checklisten, Klarheit darüber zu gewinnen, welche Schritte im Prozess noch notwendig sind und von wem sie unternommen werden.

Checklisten helfen bei der Projektplanung
Wenn Sie Checklisten für Ihre Prozesse verwenden, weiß jeder was er zu tun hat und Sie vermeiden Doppelarbeiten.

Darauf kommt es an
Überprüfen Sie Ihre Prozesse und fragen Sie sich, ob sie die Kennzeichen eines optimalen Prozesses erfüllen. Führen Sie die Überprüfung gemeinsam mit denjenigen durch, die an dem Prozess beteiligt sind. Nähere Informationen erhalten Sie auch in meinem Blogbeitrag „Die Prozesslandkarte Teil 1: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen!

Was der Tipp bewirkt
Verbessern Sie Ihre Prozesse schrittweise und fortlaufend. Sie werden erleben, dass sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter einen großen Nutzen davon haben: Die Mitarbeiter können schneller, besser und vor allem entspannter arbeiten, während das Unternehmen gleichzeitig wettbewerbsfähiger wird.

Extra-Tipp
Arbeiten Sie mit Checklisten. Diese eignen sich insbesondere bei Aufgaben, die delegiert werden sollen und Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren. Wichtig: Fragen Sie nach Einsatz der Checkliste regelmäßig, ob etwas unklar war oder vergessen wurde etc. Ziel ist, die Checkliste immer weiter zu optimieren und den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung lebendig zu halten.

Und Sie?
Wir lieben Kaizen! Wir lieben die ständige Verbesserung! Schicken Sie uns Ihre Ideen zu! Gerne veröffentlichen wir hier Ihre Anregungen!



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