Excel-Tabellen in Teams: Erstellen oder hochladen und gemeinsam konfliktfrei gleichzeitig bearbeiten




Microsoft Teams ist die zentrale Onlinekommunikations- und Kollaboration-Plattform in Office 365. Mit Teams stellen Sie Ihren einzelnen Arbeitsgruppen digitale Workplaces zur Verfügung, die von Chats und HD-Online-Meetings bis zur gemeinsamen Dateibearbeitung alle Bereiche (modular erweiterbar) abdecken. Für die gemeinsame Dateibearbeitung ist in jedem neuen Teams standardmäßig auch Excel, Word, PowerPoint und OneNote integriert. Die Excel-Tabellen lassen sich dabei direkt in Teams neu erstellen, bestehende Arbeitsmappen können ganz einfach hochgeladen und mit Teams verknüpft werden. Und sogar das gleichzeitige Bearbeiten von Excel-Tabellen ist in Teams konfliktfrei möglich!

Was ist das Problem?

Damit Sie eine bestehende Excel-Arbeitsmappe oder Tabelle für die gemeinsame Bearbeitung in Teams hochladen können, muss die Datei jedoch mittels Excel-Online in der Microsoft Cloud abgespeichert sein, also in OneDrive, OneDrive for Business oder in einer SharePoint Online-Bibliothek. Excel-Dateien, die nicht in der Microsoft Cloud gehostet werden, sondern in einem lokalen Netzwerk abgespeichert wurden, werden dagegen nicht unterstützt. Das Dateiformat muss zudem XLS, XLSM oder XLSB sein (z. B. *.xlsx) und gegebenenfalls zuvor dahingehend geändert werden.

So funktioniert es:

Schritt 1: Eine neue Excel-Tabelle direkt in Teams erstellen und bearbeiten

  1. Öffnen Sie den Themen-Kanal in Ihrem Teams, in dem Sie eine neue Excel-Tabelle für die gemeinsame Bearbeitung erstellen wollen, klicken Sie in der Menüleiste oben auf die Registerkarte → Dateien und anschließend auf die Schaltfläche → Neu (siehe Abb. 1).
  2. Wählen Sie in dem Dropdownmenü → Excel-Arbeitsblatt aus, geben Sie der Tabelle einen Namen und bestätigen Sie mit → Erstellen.
  3. Die Excel-Datei wird nun direkt in Teams geöffnet und kann auch hier direkt bearbeitet werden. Mit einem Klick auf die drei … rechts oben → Weitere Optionen können Sie die Tabelle aber auch in Excel Online öffnen und dort bearbeiten (siehe Abb. 2). In diesem Fall werden dann alle Änderungen automatisch synchronisiert.

Schritt 2: Eine bestehende Excel-Tabelle zur gemeinsamen Bearbeitung in Teams hochladen

Für das Hochladen einer bereits bestehenden Excel-Arbeitsmappe stehen Ihnen in Teams zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können die Exceltabelle entweder in die Dokumentenbibliothek von Teams hochladen, oder eine neue Registerkarte damit aufmachen. (1.) In der Dokumentenbibliothek wird die Excel-Datei in die Reihe der anderen Dateien in der Teams-Bibliothek eingereiht. (2.) Als eigene Registerkarte in dem Teams-Kanal ist Ihre Excel-Kalkulationstabelle hingegen mit nur einem Klick schneller verfügbar – ein praktischer Vorteil bei häufig benötigten Dokumenten und Tabelle.

  1. Excel-Dateien in die Dokumentenbibliothek von Teams hochladen: Öffnen Sie den betreffenden Themen-Kanal in Ihrem Teams, klicken Sie auf die Registerkarte → Dateien und dann auf die Schaltfläche → Hochladen. Wählen Sie die entsprechende Excel-Datei aus und bestätigen Sie mit → Öffnen. Tipp: Sie können auch mehrere Excel-Dateien in Ihrem Datei-Explorer auf einmal markieren und mit gedrückter Maustaste auf das Teams-Fenster ziehen (Drag & Drop).
  2. Excel-Datei als neue Registerkarte einfügen: Öffnen Sie den betreffenden Kanal in Teams und klicken Sie auf die Registerkarte → + Registerkarte hinzufügen. Wählen Sie die Kachel → Excel und anschließend die betreffende Excel-Datei aus (siehe Abb. 3).
Abbildung I: So erstellen Sie eine neue Excel-Tabelle direkt in Teams. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Abbildung II: Die Excel-Tabelle können Sie entweder direkt in Teams bearbeiten oder auch in Excel-Online öffnen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Abbildung III: Für einen schnelleren Zugriff und einen eigenen Teams-Chat können Sie eine Excel-Datei auch als eigene Registerkarte in Teams hochladen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Wie Sie Excel-Tabellen in Teams gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten

Bis vor kurzem waren die Desktop-Programmvarianten der Office-Bürosoftware (v. a. Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word) die jeweiligen Flaggschiffe, während die Web-Apps der Office-Anwendungen im Funktionsumfang hinterherhinkten. Doch Microsofts viele, vergleichsweise neuen Cloud-Dienste in Office 365 haben das grundlegend geändert. Dadurch erhalten die cloudgestützten Web-Anwendungen der Office-Standardprogramme einige völlig neue Funktionen. Im Falle von Excel-Online, auf das Sie von Teams heraus Zugriff haben, ist solch eine Funktion beispielsweise die „gemeinsame Dokumenterstellung“, die nur mit den Cloudkapazitäten im Hintergrund funktioniert.

  • Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung können Sie dieselbe Excel-Arbeitsmappe gleichzeitig mit Ihren Kollegen öffnen und auch gleichzeitig konfliktfrei bearbeiten.
  • Die Änderungen der anderen Nutzer werden Ihnen nahezu in Echtzeit innerhalb von Sekunden in unterschiedlichen Schriftfarben angezeigt.
  • Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung aktivieren Sie in Excel-Online mit einem Klick rechts oben auf → Teilen/Freigeben und der anschließenden Eingabe der E-Mail-Adressen der mitarbeitenden Kollegen. Wenn Sie jedoch in einem Teams-Kanal eine neue Excel-Arbeitsmappe erstellen, ist die gemeinsame Bearbeitung durch die Teams-Mitglieder bereits automatisch aktiviert.

Und Sie?

Die Standardprogramme in Office haben in den letzten Jahren zahlreichen Zuwachs erhalten. Dennoch führt in dem normalen Büroalltag nach wie vor kein Weg an den Schwergewichten Excel, Outlook, Word und PowerPoint vorbei. Das Tolle dabei ist jedoch, dass sich die einzelnen Office-Suite-Komponenten nicht nur sinnvoll ergänzen, sondern auch hervorragend kombinieren lassen. Das gemeinsame Bearbeiten von Excel-Tabellenkalkulationen in Teams ist nur ein Beispiel dafür. Mindestens genauso lohnend und zeitsparend ist auch die richtige Kombination von Excel und Outlook!

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