Kopierer, Drucker, Anrufbeantworter – geh mir weg! Mit leichten One-Minute-Lessons zum effektiven Lernen schwieriger Geräte


„Susi, kommst du mal? Der Kopierer funktioniert schon wieder nicht!“ Susi kommt, und Susi richtet, und Susi erklärt geduldig, wie das so geht mit dem Kopierer. Es geht nämlich so wie gestern und vorgestern und all die anderen Tage davor. Aber niemand merkt es sich, weil Susi ja da ist und sich auskennt und man sie immer fragen kann. Effektives Lernen in Büros ist oft ein böhmisches Dorf.

Susi hat davon aber langsam mal genug. Denn so schwer ist ein Kopierer ja nun wirklich nicht zu begreifen. Links Papier rein, rechts Toner rein, oben Kopiersache auflegen, Knopf drücken, fertig.

Doch selbst das ist für manche einfach nicht zu behalten – und, seien wir ehrlich, einige sind auch einfach nur ein bisschen faul und nutzen es gerne aus, dass es in (fast) jedem Büro dieser Welt eine Susi gibt, die immer hilft. Manchmal seufzt sie genervt, aber wenn man ganz lieb danke sagt, dann kriegt sie sich schon wieder ein, die Susi.

Effektives lernen durch aufgeräumter Schreibtisch
Schön aufgeräumt ist es ja. Aber was, wenn man den Drucker nicht versteht? Effektives Lernen hilft!

Was ist das Problem

Erstens ist keine Susi dieser Welt dazu da, dem gesamten Büropersonal (aus welchen Gründen auch immer) die Technik zu erklären. Zweitens ist diese Technik zwar sehr viel komplizierter als noch vor zehn Jahren, aber sie ist erlernbar. Susi muss sich nun entscheiden: weiterhin unbezahlte Überstunden zu machen, um ihr Pensum zu schaffen, oder die Kolleginnen und Kollegen durch effektives Lernen zu selbstständigen Angestellten zu machen.

Effektives Lernen kennen Sie sicher schon aus der Schule oder dem Studium, immer kurz vor Prüfungen. Kurzinfos und Piktogramme auf Karteikarten – klingelt's da? Und genau das ist das Stichwort für effektives Lernen im Büro.

In kleinen Häppchen – wir nennen sie „One-Minute-Lessons“ – lässt sich noch jeder Kopierpapierstau selbst beheben, ohne dass Susi schon wieder Überstunden machen muss.

So funktioniert es

Eine Minute kann sehr kurz sein, aber sie kann auch eine hocheffektive Lernzeit sein. Wenn man sie nur richtig nutzt. Und das können Sie mit Hilfe unserer „One-Minute-Lessons“, die Sie für jedes Gerät, bei dem Susi ständig helfen muss, erstellen können.

1. Tipp: Welche Standards und welche Probleme gibt es mit dem Gerät?

Befragen Sie die Angestellten (und Susi), welche Probleme sie immer wieder mit Geräten haben. Bei Druckern ist es, zum Beispiel, oft die Frage, wie herum Briefpapier in das Papierfach eingelegt werden muss, damit der Brief am Ende nicht auf dem Kopf und auf der Rückseite herauskommt. Bei Kopierern legen viele die Kopiersache falsch an oder löschen nach ihrem Kopiervorgang die 100-fache Vervielfältigung nicht, sodass die Person nach ihnen hilflos zusehen muss, wie die Maschine von ihrer einen Seite in Windeseile Massen an Kopien ausspuckt.

Effektives Lernen durch ordentlichen Drucker
Er sieht so harmlos aus. Aber was, wenn er plötzlich Hunderte Kopien ausspuckt?

2. Tipp: Wie können Sie die Hilfestellungen vereinfachen?

Überlegen Sie sich dann, wie Sie die Lösungen für die Probleme und die Hilfestellungen bei den gängigsten Fragen möglichst einfach darstellen könnten. Denn effektives Lernen funktioniert am besten über solche einfachen Darstellungen: sowohl schriftlich als auch bildlich.

Beim Druckerpapier, beispielsweise, ist die einfachste Hilfestellung ein kleines Piktogramm einem kurzen Satz dazu. Zeichnen Sie den Briefbogen so auf, wie er im Papierfach liegen muss.  Muss er mit dem Kopf nach vorne und der Schrift nach unten eingelegt werden, dann können Sie das durch eine umgeknickte Ecke, auf der der Briefkopf oder Absender zu sehen ist, darstellen. Darunter kann ein kurzer Satz stehen wie „Vorlagen mit der Schrift nach unten einlegen! Briefkopf muss nach vorne zeigen.“

Wenn Sie am Kopierer mit Briefpapier oder zweiseitigen Dokumenten arbeiten, könnten Sie es auch so handhaben:

Effektives arbeiten durch klare Ordnung
Klare Anweisungen auch am Drucker

Für etwas schwierigere Fälle wie einen Papierstau können Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Hilfe von Fotos erstellen. Nummerieren Sie die einzelnen Bereiche des Kopierers, die in dieser Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Über oder unter die Bilder schreiben Sie dann kurze Anweisungen in leicht verständlichen Sätzen.

Auf meiner Website (https://www.buero-kaizen.de/download/fuer-immer-aufgeraeumt-auch-digital/) habe ich Ihnen einige Muster für solche Bedienungs- und Wartungsanleitungen zum Gratis-Download bereitgestellt, zum Beispiel die Anleitung für ein Bindegerät, ein Beschriftungsgerät oder auch die Klimaanlage.

3. Tipp: Bringen Sie die Anleitungen sichtbar an

Die besten Hilfen nützen ja nichts, wenn sie niemand sehen kann. Effektives Lernen, auch im Büro, kann nur funktionieren, wenn die Hilfen sichtbar und präsent sind. Drucken Sie sie in Schrift- und Bildgrößen aus, die leicht lesbar und erkennbar sind. Und bringen Sie sie an oder über den Geräten an, die größeren am besten geschützt durch eine Klarsichtfolie.

Darauf kommt es an

Achten Sie darauf, dass Sie die Hilfsanleitungen nicht überfrachten, sondern so schlicht wie möglich, aber dennoch so ausführlich wie nötig erstellen. Sie müssen übersichtlich sein und leicht zu verstehen.

Denn Sie machen effektives Lernen schnell zunichte, wenn die Menschen nicht intuitiv verstehen, was mit den Anleitungen gemeint ist. Dann muss doch wieder Susi ran – und genau das wollten Sie ja vermeiden.

Was der Tipp bewirkt

One-Minute-Lessons tragen erheblich zum effektiven Lernen bei. Gerade, weil sie so kurz und knapp sind und dabei sehr einfach und leicht zu verstehen, bleiben die Inhalte schnell hängen. Das erleichtert allen die Arbeit (nicht nur Susi), und es führt zu mehr Effizienz, aber auch zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Denn auf einmal klappt alles, und alles ist plötzlich verständlich, wo man früher den Wald vor lauter Bäumen nicht gesehen hat.

Waaah, Kopierstau! Briefpapier falsch herum im Drucker! Mit #OneMinuteLessons lernen alle ganz effektiv, wie Geräte zu bedienen sind Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp

Wenn Sie die Anleitungen fertig haben, befragen Sie zuerst noch die anderen Angstellten: Verstehen die, was gemeint ist? Können sie nachvollziehen, wie es richtig funktioniert? Können sie mit diesen Hilfen Papier richtig einlegen und Kopierstaus beseitigen?

Falls nicht: ändern Sie die Anleitungen nochmal. Fragen Sie aber auch wirklich alle Angestellten, auch diejenigen, die diese Geräte eher selten benutzen. Denn sonst muss Susi trotz allem wieder Überstunden machen.

Und Sie?

Schicken Sie mir Fotos der One-Minute-Lessons, die Sie jetzt neu erstellen. Ich bin sehr gespannt, wie Sie den Kolleginnen und Kollegen die mal mehr, mal weniger komplizierten Geräte in aller Kürze erklären!



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