Work smarter – not harder! 7 Tipps für mehr Arbeitseffizienz



In allen Branchen nimmt der Wettbewerbsdruck zu. Einige versuchen den Herausforderungen zu begegnen, in dem Sie fordern, schneller und härter zu arbeiten. Mein Motto für mehr Arbeitseffizienz lautet: „Work smarter, not harder!”. Nach allem, was wir in Studien herausgefunden und an Erfahrungen gesammelt haben, gibt es immer noch viel zu viel Verschwendung in vielen Unternehmen. Setzen Sie deshalb die Verschwendungs-Brille auf und suchen Sie mit ihr nach Wegen für mehr Arbeitseffizienz.

Was ist das Problem

In unseren Trainings zeige ich den Teilnehmerinnen und Teilnehmern gerne folgendes Beispiel. Wir nennen es „Kofferspiel”. Es macht sehr gut deutlich, welche Auswirkungen ein aufgeräumter Arbeitsplatz sowie eine intelligente Organisation der Prozesse auf die Arbeitseffizienz hat.

Es würde wenig nützen, von dem jungen Mann in unserem Video zu fordern, er müsse das, was er tut, schneller tun! Arbeitseffizienz entsteht dort, wo Sie sich die Prozesse, Strukturen, Fehlerquellen und Verschwendungspotentiale anschauen!

So gehen Sie vor

Um die Arbeitseffizienz zu steigern, identifizieren Sie die Tätigkeiten, für die der Kunde nicht bezahlt. Hier liegt ist die Gefahr von Verschwendungen am höchsten! Achten Sie systematisch auf die folgenden Verschwendungsarten:

  • Suchen
  • unnötige Bewegungen
  • Wartezeiten
  • Fehler
  • doppelte Kontrolle
  • Überinformation
  • hohe Bestände

Tipp Nr. 1 für mehr Arbeitseffizienz: Suchzeiten minimieren

In vielen Unternehmen könnte es frei nach einem bekannten Werbespruch heißen: „Arbeitest du schon oder suchst du noch?” Jede mit Suchen verbrachte Zeit ist verschwendete Zeit. Für mehr Arbeitseffizienz führen Sie das Büro-Kaizen®-Prinzip „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!” ein.

In folgenden Blogbeiträgen haben wir wertvolle Tipps für die Organisation Ihres Büros:

Tipp Nr. 2 für mehr Arbeitseffizienz: Unnötige Bewegungen ausschließen

Überdenken Sie die Anordnung der Dinge an Ihrem Arbeitsplatz. Je häufiger sie gebraucht werden, desto näher sollten sie sich an Ihrem Arbeitsplatz befinden. Ein Kunde lagerte beispielsweise Geschenke und Alkohol in der Nähe des Schreibtischs, während er Büromaterial wie Briefumschläge im Nebenraum holen musste. Andernorts wurde Weihnachtsschmuck im engen Großraumbüro aufbewahrt, obwohl der Platz für häufig benötigte Akten fehlte.

Alles, was Sie täglich benutzen, sollten Sie direkt greifen können, ohne aufstehen zu müssen. Die Dinge, die Sie seltener brauchen (wöchentlich), sollten in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes aufbewahrt werden. Es ist in Ordnung, wenn Sie aufstehen müssen. Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener), sollte sich nicht in Ihrem Büro befinden. Benötigen Sie beispielsweise hin und wieder ein Laminiergerät, dann sollte dies in einem gemeinsam genutzten Raum oder Schrank aufbewahrt werden.

Wertvolle Tipps für mehr Arbeitseffizienz im Büro erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Tschüss Chaos - 7 Tipps wie Sie wirksam ausmisten”.

Tipp Nr. 3 für mehr Arbeitseffizienz: Wartezeiten reduzieren

Wartezeiten sind ein großes Problem. Eine Mitarbeiterin wartet auf einen anderen, zu viele Personen müssen Ihr „okay” geben – je komplexer die Prozesse werden, desto häufiger treten Wartezeiten mit vielen negativen Auswirkungen auf die Arbeitseffizienz auf. Ursache ist eine Arbeitsorganisation, bei der Prozesse viele Abteilungen durchlaufen und viele Schnittstellen zu überwinden haben.

Hier hilft es, Tätigkeiten zusammenzufassen und dadurch Schnittstellen zu vermeiden. Bei einem Projekt hatten wir beispielsweise die Auftragsbearbeitung im Kunststoffbereich so umgestellt, dass die Kunden einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Diese haben die Kundenaufträge sehr weitgehend bearbeitet und etwa die Bestellung der Teile beim Lieferanten selbst vorgenommen. Somit konnte der Mitarbeiter stets Auskunft geben, wenn Kunden Fragen zu Terminen hatten oder die Bestellmenge verändern wollten. Die Arbeitseffizienz wurde deutlich erhöht.

Tipp Nr. 4 für mehr Arbeitseffizienz: Fehler vermeiden

Bei einem meiner Kunden betrug die Fehlerquote bei einem wichtigen Prozess unglaubliche 40 Prozent. Es ging um die Eingabe von Daten für etwa 33.000 Verträge pro Jahr. Ein Azubi tippte die Daten ein, wobei die hohe Fehlerquote entstand. Danach wurden die Daten von einer Mitarbeiterin korrigiert – mit einer Quote von 0 Prozent. Die Analyse ergab, dass der Azubi sehr häufig abgelenkt wurde, weil er zugleich den Telefondienst hatte. Ein weiterer Effekt war, dass der Azubi wusste, dass seine Eingaben kontrolliert werden und Fehler nicht so schlimm sind. Entwickeln Sie eine angstfreie Fehlerkultur. In unserem Blogbeitrag „Ich sehe was, was Du nicht siehst – Mehr Effizienz durch eine neue Fehlerkultur” erfahren Sie mehr dazu!

Tipp Nr. 5 für mehr Arbeitseffizienz: Doppelte Kontrolle sinnvoll durchführen

In Fällen, bei denen mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang arbeiten, ist es oft normal, dass jeder Beteiligte aufs Neue die Unterlagen prüft. Es ist zwar schön, weil so Fehler (hoffentlich) vermieden werden. Der Kunde bezahlt diesen Aufwand aber nicht und häufig verlässt sich auch hier jede auf jeden.

Erstellen Sie für den Prozess einen Auftragsbegleitzettel. Er enthält alle zu prüfenden Kriterien und muss von jeder Station abgezeichnet werden. Jeder weiß somit, was von wem geprüft wurde und was noch zu kontrollieren ist.

Tipp Nr. 6 für mehr Arbeitseffizienz: Überinformation regulieren

Ein großes Problem sind z.B. E-Mails, die man per cc bekommt. Grund ist oft eine Verunsicherung der Mitarbeiter. So handeln sie nach dem Motto: „Ich sage jedem alles, damit hinterher niemand schimpfen kann.”
Nutzen Sie stattdessen die Vorteile von Absprachen zum Umgang mit E-Mails. In unserem Blogbeitrag „Dank E-Mail-Knigge Kunden und Kollegen zu Fans machen” erfahren Sie mehr.

Tipp Nr. 7 für mehr Arbeitseffizienz: Hohe Bestände reduzieren

Hohe Bestände mögen im Einkauf billiger sein. Allerdings wird oft unnötig Kapital gebunden und auch die Lagerung verursacht Kosten.
Durch ein sich selbststeuerndes Kanban-System orientiert sich die Höhe der Bestände am tatsächlichen Bedarf und somit an der Verbrauchsgeschwindigkeit. In unserem Blogbeitrag „Und täglich grüßt das Kopierpapier? Wie Sie mit dem Kanban-Prinzip Ihre Bestände im Griff behalten” erfahren Sie mehr dazu!

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Darauf kommt es an

Markieren Sie die Bereiche, in denen Ihnen das Verschwendungspotenzial am größten scheint und entwickeln Sie mit den betroffenen Personen gemeinsam Ideen, wie sich die Arbeitseffizienz steigern lässt. Es geht nicht darum, die Schuldigen zu finden, sondern darum Lösungen zu entwickeln.

Was der Tipp bewirkt

Sie steigern Ihre Arbeitseffizienz und gewinnen dadurch Freiraum für die Entwicklung neuer Ideen. Sie bleiben konkurrenzfähig und werden in der Regel sogar den Vorsprung zu Ihren Mitbewerbern ausbauen können.

Extra-Tipp

Nutzen Sie unsere Checkliste Büro-Kaizen® für die Abteilung, um herauszufinden, wo Sie stehen und welche Potenziale und Möglichkeiten Sie noch nicht ausgeschöpft haben. Sie finden Sie im Downloadbereich dieser Webseite.

Und Sie?

Welchen Verschwendungen sind Sie schon auf die Spur gekommen und welchen Herausforderungen sind Sie dabei begegnet? Schreiben Sie mir! Mich interessieren Ihre Erfahrungen und ich suche gerne mit Ihnen nach guten Lösungen!



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