Erste-Hilfe-Kurs: 7 Tipps für effizientes Arbeiten



„Wir arbeiten wirklich hart, doch am Ende des Tages ist oft noch zu vieles unerledigt“, erzählte mir kürzlich ein Bekannter, der ein mittelständisches Unternehmen führt. Einen weiteren Mitarbeiter einzustellen, sei ihm nicht möglich. Er müsse es anders schaffen, konkurrenzfähig zu bleiben.

Ich hörte ihm zu und konnte mir gut vorstellen, was er meinte, denn vielen meiner Kunden ging es so, bevor sie mit Büro-Kaizen® arbeiteten. Mir schien, er und sein Unternehmen bräuchten fürs Erste eine Art „Erste-Hilfe-Kurs“. Für rasche Entlastung und Motivation gab ich ihm 7 Tipps, mit denen er sofort spürbar effizienter arbeiten könnte.

INHALTSVERZEICHNIS

2 Mal gesucht und gefunden

In vielen Büros gehören die Suchzeiten zu den größten Effizienzkillern. Das ergab eine Studie zu Arbeitseffizienz, die wir mit dem AKAD-Hochschule Leipzig durchführten. Die befragten Büroarbeiter gaben an, dass etwa 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Unterlagen und Dateien verbraucht wird. Das sind pro Woche fast 40 Minuten, pro Monat mehr als 2,5 Stunden.

Effizient arbeiten: Effizienzkiller aufspüren und beseitigen.
Effizient arbeiten: Effizienzkiller aufspüren und beseitigen.

Effizient zu arbeiten bedeutet, mit möglichst wenig Aufwand das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Deshalb riet ich meinem Bekannten, die Suchzeiten in seinem Unternehmen zu messen. Lässt sich jedes Dokument offline oder online innerhalb einer Minute finden?
„Nein“, sagte er sofort, „in den meisten Fällen nicht.“
Deshalb gab ich ihm einige bewährte Tipps und riet ihm, sie gemeinsam mit seinen Mitarbeitern umzusetzen:

Ballast ade

Ob aus Papier oder elektronisch: In den meisten Ablagen sammeln sich überflüssige Unterlagen an, die Platz blockieren und beim Suchen von Notwendigem im Wege sind. Selbst in Büros, die ihre Papierablage geordnet haben, sammelt sich auf den Festplatten ein Wirrwarr aus Ordnern und Dateien an. Wer auf diese Weise die Übersicht verloren hat, scheut sich, Unterlagen zu vernichten – sie könnten ja noch benötigt werden. Und außerdem dauert es ja „stundenlang“, alles Überflüssige zu entsorgen. Die Antwort auf diese Bedenken ein bekanntes Sprichwort, das ich sehr gern mag: „Viele Hände machen der Arbeit schnell ein Ende.“

Kurz-Tipp für Unentschlossene:
Für alle Unterlagen, bei denen Sie sich unsicher sind, praktizieren Sie doch das Wegwerfen auf Probe. Hier zeige ich Ihnen, wie es geht: Die Ablage P – Wie Sie Dinge entsorgen und dennoch behalten können

Bitte Platz nehmen

Um effizient zu arbeiten, anstatt minutenlang zu suchen, ist eine sinnvolle Ablagestruktur nötig. Sie richtet sich nach der Struktur des jeweiligen Unternehmens.
Legen Sie entsprechend der Unternehmensstruktur Ihre Ordnerstruktur fest. Gut, wenn alle Abteilungen daran mitarbeiten, denn das motiviert sie, die gefundene Struktur auch einzuhalten.

Kreativ-Tipp:
Die Arbeit mit Mindmaps ist besonders gut geeignet, um Ideen zu sammeln und direkt zu strukturieren. Ein Beispiel dafür finden Sie in meinem Artikel 6 Tipps für Ihren Erfolg mit der Mindmap Methode.

Beschriften Sie Ordner aus Pappe und Ordner auf der Festplatte eindeutig – so dass sie in kurzer Zeit auffindbar sind. Für das Beschriften empfehle ich Ihnen, Spielregeln zu vereinbaren, so dass jeder weiß, wie er Unterlagen für die anderen Mitarbeiter auffindbar platziert.

Download-Tipp für die Ablage:
Unsere Anregung zur Organisation eines Ablagesystems zeigt Ihnen, wie Sie mit einfachen W-Fragen Ihre Ablage übersichtlich organisieren können.

Effizient arbeiten mit einem durchdachten Ablagesystem: So geht’s.
Effizient arbeiten mit einem durchdachten Ablagesystem: So geht’s.

Download-Tipp für Ihre digitale Ablage:
Die EDV-Ablagespielregeln Büro Kaizen® können Ihnen nützliche Anregungen bieten – oder sie übernehmen die Spielregeln in der vorgeschlagenen Form.

3 Mal Effizient aus dem Effeff

Wer „aus dem Effeff“ arbeitet, arbeitet effizient – jeder Handgriff sitzt und es gibt keine überflüssigen Verzögerungen. Ein Traum für jeden Büroarbeiter? Nein, kein Traum, sondern oft das Resultat von sorgfältig erarbeiteten Checklisten.

Als ich meinen Bekannten fragte, ob es viele Checklisten in seinem Unternehmen gibt, schüttelte er den Kopf. In der Produktion seien diese Hilfsmittel ja längst üblich, meinte er, aber im Büro? Werden die Mitarbeiter nicht unzufrieden, wenn sie ihre Handgriffe nach immer demselben Muster tun sollen?

Meine Antwort war: Genau das Gegenteil passiert. Wer seine Konzentration bei routinierten Abläufen sparen kann, hat mehr Kraft für kreative Arbeiten, Kundenkontakte und andere Aufgaben. Routinen lassen sich mit Checklisten erarbeiten und festhalten. Das kostet nur wenig Zeit und so gut wie kein Geld. Der Effekt ist sofort spürbar, und das habe ich meinem verblüfften Gesprächspartner an drei Beispielen gezeigt:

Check: Effizient im Personalwesen

Beginnen neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit, benötigen sie oft eine lange Anlaufzeit – und zwar immer dann, wenn sie nicht von Anfang an in die Unternehmensstruktur eingebunden wurden. Doch im Arbeitsalltag bleibt oft zu wenig Zeit, um „Neulinge“ so willkommen zu heißen, dass sie so schnell wie möglich effizient arbeiten können.

Neue Mitarbeiter arbeiten schon bald effizient, wenn sie umsichtig empfangen werden.
Neue Mitarbeiter arbeiten schon bald effizient, wenn sie umsichtig empfangen werden.

Hier hat sich die Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeiter bewährt. Mit ihrer Hilfe werden neue Mitarbeiter noch vor ihrem ersten Arbeitstag in das Unternehmen integriert – und das zeitsparend und ohne, dass etwas vergessen wird.

Check: Effizient im Besprechungsraum

Sie kennen das: Obwohl im Besprechungsraum eigentlich alles für ein reibungslos ablaufendes Meeting bereitsteht, fehlen überraschend Stifte und Blöcke.

Download-Tipp für Sorgfältige:
Wir haben gute Erfahrungen gemacht mit einer Checkliste Besprechungszimmer-Ausstattung. An ihr haben alle Kollegen mitgewirkt, so dass sie praxisnah und zuverlässig ist. Laden Sie sich die Checkliste kostenlos herunter und passen Sie sie den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an.

Check: Effizient am Arbeitsplatz

Effizient zu arbeiten – oder nicht – hängt manchmal nur von scheinbaren Kleinigkeiten ab. Allerdings sind wir oft so an Stapel von Ablageschalen und ein Wirrwarr von Notizzetteln gewöhnt, dass wir gar nicht auf die Idee kommen, hier eine Veränderung einzuführen. Und hier kommt die Checkliste Arbeitsplatz zum Einsatz. Sie enthält 20 Fragen, mit denen Sie selbst überprüfen können, wo sich am Arbeitsplatz noch Potential für mehr Effizienz versteckt.

Praxis-Tipp für Listen-Liebhaber:
Hier finden Sie eine Anleitung dafür, wie Sie selbst Checklisten, die Ihr Leben leichter machen, erstellen können.

2 Mal gut vorgelegt

Ich fragte meinen Bekannten, wie es in seinem Unternehmen mit dem Einsatz von Vorlagen steht. Er überlegte einen Moment und meinte zögernd: „Ja, haben wir. Doch könnte ich spontan keine nennen.“ Deshalb empfahl ich meinem Bekannten drei Bereiche, in denen er den Einsatz von Vorlagen testen könnte.

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen sind optimal für jeden Schriftverkehr, der sich wiederholt, zum Beispiel Materialbestellungen, Einladungen zu Besprechungen, Bestellbestätigungen. Die Minuten, einen Text zu formulieren und zu tippen, können sich im Laufe des Tages leicht summieren.
Wenige Minuten hingegen kostet es, mit Outlook Vorlagen anzulegen und bei Bedarf einfach mit dem aktuellen Text zu ergänzen. In vielen Firmen wird das nicht getan, weil niemand weiß, wie das eigentlich geht. Deshalb hier mein

Exklusiv-Tipp für Zeitsparer:
In dieser Anleitung zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Mit E-Mail-Vorlagen das ewige Tippen beenden und viel Zeit einsparen.

Inhaltsverzeichnis-Vorlagen

„Ein Griff – und die Sucherei geht los“, sagt der Volksmund. Das ging meinem Bekannten und seinen Mitarbeitern so, wenn sie ihre Pultordner mit Projektmaterialien in die Hand nahmen. Wo finde ich die benötigten Kontaktdaten? Wo versteckt sich die aktuelle Preisliste? Mit einem Inhaltsverzeichnis ist das alles kein Problem mehr. Ein Griff – und Sie finden, was Sie benötigen:

Praxis-Tipp für Pultordner:
Kleben Sie auf den Deckel Ihres Pultordner ein Blatt, das Sie in so viele nummerierte Felder unterteilen, wie der Pultordner Seiten hat. Die Felder sollten der Größe eines Post-its entsprechen.
Für jedes Feld beschriften Sie ein Post-it, auf dem der aktuelle Inhalt des entsprechenden Ordnerfachs notiert ist. Nutzen Sie das Ordnerfach später für andere Unterlagen, ersetzen Sie das jeweilige Post-it durch ein aktuell beschriftetes.

Alles griffbereit im Pultordner: Effizient arbeiten mit einem Inhaltsverzeichnis
Alles griffbereit im Pultordner: Effizient arbeiten mit einem Inhaltsverzeichnis

Mein Bekannter war inspiriert und fragte mich nach mehr Tipps. Ich empfahl ihm, sich zu meinem kostenlosen E-Mail-Kurs anzumelden. In „Endlich frei“ habe ich 12 bewährte Strategien für effizientes und erfolgreiches Arbeiten zusammengestellt. Er meldete sich sofort an.

Dann hörte ich einige Wochen nichts mehr von ihm…
… bis er sich ganz begeistert wieder meldete und ein Beratungs-Seminar für sein Unternehmen buchte.

Gemeinsam nahmen wir noch viele Veränderungen vor, mit denen die Arbeit inzwischen viel effizienter geworden ist. Nur noch selten bleibt ein Vorgang länger liegen als beabsichtigt. Was mich besonders freut: Geschäftsleitung und Mitarbeiter sind wieder hoch motiviert und das Unternehmen gehört inzwischen zu den führenden seiner Branche.

Übrigens: Mein Bekannter ist nicht der Einzige, dem es so wie anfangs beschrieben ging: In einer Umfrage bei den Abonnenten meines Newsletters bestätigten 84 Prozent der Teilnehmer, dass sie viel arbeiten und trotzdem denken, dass es nicht genug ist. Auch sie können von meinen Erste-Hilfe-Tipps profitieren.

Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung: Mit #Checklisten wird die Arbeit #effizienter. Klick um zu Tweeten

Und Sie?

Wie schaffen Sie es, effizient zu arbeiten? Welche Strategien von Büro-Kaizen® haben sich in Ihrem Unternehmen bewährt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Sie sind neugierig geworden und möchten wissen, wo in Ihrem Unternehmen das Effizienz-Potenzial steckt? Dann registrieren Sie sich gleich für den Einsparungsrechner und nehmen Sie sich drei Minuten Zeit.

Mit dem Einsparungsrechner in drei Minuten die Potenziale für effizientes Arbeiten finden.
Mit dem Einsparungsrechner in drei Minuten die Potenziale für effizientes Arbeiten finden.

Ein echter Effizienzkiller ist für viele Büroarbeiter die tägliche E-Mail-Flut. Vielleicht habe auch Sie schon lange einen Weg für den effizienten Umgang mit E-Mails gesucht. Dann haben Sie ihn jetzt gefunden: Registrieren Sie sich für mein E-Book Sagen Sie dem E-Mail-Stress ade.

Die E-Mails effizient verwalten – ohne Stress.
Die E-Mails effizient verwalten – ohne Stress.

Und hier lege ich Ihnen noch ein Video ans Herz, das Ihnen zeigt, was ein leerer Schreibtisch mit effizientem Arbeiten zu tun hat:

Warum Leertischler effizienter sind, zeigt dieses Video.
Warum Leertischler effizienter sind, zeigt dieses Video.



Schlagwörter: , ,
Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.