Die 10 größten Effizienz-Killer im Büro



Am Ende eines anstrengenden Arbeitstages haben viele Menschen das Gefühl, zwar viel geschafft zu haben, trotzdem sind sie unzufrieden oder sogar frustriert, denn eigentlich hätte es noch viel mehr sein können - oder müssen. Kennen Sie dieses Gefühl auch? Dabei liegt es in den seltensten Fällen an einem selbst, dass man abends hinter zu wenigen Punkten auf seiner To Do-Liste wirklich einen Haken setzen kann - oder dass die Aufgabenliste sogar noch länger ist als am Morgen. In Umfragen, die wir mit den Empfängern unserer Newsletter durchgeführt haben, hat sich nämlich etwas sehr Interessantes herausgestellt: Es sind immer wieder dieselben Dinge, die Menschen bei der Büroarbeit behindern. Die 10 größten dieser Effizienz-Killer habe ich für Sie einmal zusammengetragen:

Effizienz-Killer #1: Chaos am Arbeitsplatz

Effizienzkiller im Büro sind Papierstapel
Organisation ist alles, sagen auch unsere Umfrage-Teilnehmer. Sie sind sich sicher, dass man allein dadurch 22 % effizienter arbeiten könnte, wenn man mal Ordnung im Büro machen würde.

Wir leben im Zeitalter der Digitalisierung, und Schlagworte wie das „papierlose Büro“ sind in aller Munde. Allein – schaut man sich in deutschen Büros einmal um, zeigt sich, dass es sich hierbei meistens tatsächlich nur um Worthülsen handelt. Denn die Realität sieht anders aus: Auf den Schreibtischen vieler Büromitarbeiter stapeln sich Unmengen von Papier. Wichtige Unterlagen, Mappen von Bewerbern, ausgedruckte E-Mails, Briefe und Notizzettel schwirren wild durcheinander. Kein Wunder, dass man in diesem Chaos nie findet, was man sucht. In unseren Umfragen schätzen Büromitarbeiter, dass sie sehr viel mehr Zeit sparen und 22 % effizienter arbeiten könnten, wenn ihr Arbeitsplatz aufgeräumt und organisiert wäre.

Effizienz-Killer #2: Sie werden dauernd in Ihrer Arbeit unterbrochen

Effizienzkiller eliminieren wie Unterbrechungen
Alle 12 Minuten – das ist 5 Mal pro Stunde – werden Büromitarbeiter aus ihrer Arbeit herausgerissen. Wer kann sich da noch auf ein Thema konzentrieren?

Wussten Sie, dass der Mensch etwa 20 Minuten benötigt, um nach einer Unterbrechung wieder so konzentriert an einem Thema zu arbeiten wie davor? Leider müssen Büromitarbeiter im Laufe eines Tages unzählige Male ihre Arbeit unterbrechen, nämlich immer dann, wenn das Telefon klingelt, der Chef kurzfristig zu einer Besprechung lädt oder ein Kunde um rasche Hilfe bittet. Im Durchschnitt werden Mitarbeiter alle 12 Minuten bei ihrer Arbeit unterbrochen – pro Stunde also 5 Mal! Dass die Qualität der Arbeit darunter leidet, brauche ich Ihnen sicher nicht zu erzählen. Und effizientes Arbeiten geht auch anders.

Effizienz-Killer #3: Kollegen halten Sie vom Arbeiten ab

Effizienzkiller wie Unterbrechungen eliminieren
Schön, wenn unter Kollegen ein freundliches Klima herrscht. Trotzdem darf die Arbeit vor lauter Besuchen am Platz nicht auf der Strecke bleiben. So werden 90 % der Mitarbeiter einmal in der Stunde von Kollegen bei der Arbeit unterbrochen.

Jeder braucht zwischendurch mal ein Päuschen, um den Kopf frei zu bekommen. Dann geht man mal rüber zum Kollegen, um ein bisschen zu plaudern – über das, was man am Wochenende so erlebt hat oder über die letzten Fußballergebnisse. Oder man lässt seinen Frust über einen anderen Kollegen ab, irgendjemandem muss man das ja mal erzählen.
Alles schön und gut, aber rechnet man einmal in Summe, wie häufig Büromitarbeiter von Kollegen bei der Arbeit gestört werden, wird deutlich, was für ein Effizienz-Killer das ist! So ergab unsere Umfrage, dass 90 Prozent der Mitarbeiter mindestens einmal in der Stunde von Kollegen bei der Arbeit unterbrochen werden. Was da hilft? Freundlich, aber bestimmt darauf hinweisen, dass man zu tun hat. Und falls Sie das Thema Ihres Kollegen wirklich interessieren sollte: Verabreden Sie sich mit ihm doch einfach für den nächsten Tag zum Mittagessen in der Kantine. So stoßen Sie niemanden vor den Kopf und können an diesem Tag auf Ihrer Aufgabenliste vielleicht hinter einem Punkt mehr einen Haken setzen.

Effizienz-Killer #4: Nutzlose Tätigkeiten

Effizienzkiller sind nutzlose Tätigkeiten
Im Schnitt eine Stunde am Tag verrichtet ein Mitarbeiter Büroarbeiten, die er als unsinnig einstuft. Hier liegt viel Verbesserungspotenzial!

Sei es, dass die Ursache darin liegt, dass die Personaldecke in vielen Büros recht dünn ist oder dass es das Management so will – Fakt ist, viele Mitarbeiter verrichten Tätigkeiten, die eigentlich nicht zu ihren Aufgaben zählen, zum Beispiel Pappkartons zerreißen, Dokumente schreddern oder seitenlange Berichte über Meetings verfassen, bei denen am Ende sowieso keine Entscheidungen oder weiteren Vorgehen festgelegt wurden. Die Teilnehmer an unserer Befragung gaben an, durchschnittlich 11,5 Prozent ihrer Arbeitszeit für Tätigkeiten zu verwenden, die sie als unsinnig empfinden. Das ist fast eine Stunde am Tag! Klar, dass dann weniger Zeit für die wirklich wichtigen Dinge bleibt.

Effizienz-Killer #5: Keine Ablagespielregeln

Effizienzkiller durch fehlende Ablagespielregeln
Wieso Ablagespielregeln, wenn sich doch niemand daran hält? 72 % der Unternehmen haben Regeln, in 62 % davon werden sie jedoch ignoriert – ein Fehler!

Ablagespielregeln? In vielen Büros ist das immer noch ein Fremdwort. Immerhin: In 72 Prozent der Unternehmen gibt es tatsächlich welche. Blöd nur, dass sich kaum einer daran hält. Denn laut Umfragen werden diese in nur 38 Prozent der Unternehmen, die Spielregeln zur Benennung und Ablage von Dokumenten festgelegt haben, von den Mitarbeitern auch konsequent befolgt! Mit dem Ergebnis, dass die große Suche nach Dokumenten tagtäglich von Neuem beginnt. Ein echter Effizienz-Killer!

Effizienz-Killer #6: Ungenauigkeit

Effizienzkiller sind auch kleine Ungenauigkeiten
Wenn niemand weiß, was er bis zu welchem Datum erledigen muss, kann ja nichts vorangehen. Deshalb ist eine klare Kommunikation bezüglich der Zuständigkeiten essenziell.

Eine offene und klare Kommunikation ist im Büro einfach das A und O, denn nur so gelingt ein gutes Zusammenarbeiten aller Abteilungen. Und das zeigt sich wieder einmal, wenn ich zu Platz 6 der größten Effizienz-Killer im Büro komme: nämlich zu ungenauen, schwammigen Absprachen und Definitionen. Neben einer schlechten Organisation und mangelnden Ressourcen wie etwa Geld oder Mitarbeiter, zählen nämlich vor allem ungenaue Vorgaben und unklare Schnittstellen zu den Kernproblemen von Büromitarbeitern. Hier ist vor allem das Management gefragt. Dieses muss dafür sorgen, dass Aufgaben klar verteilt und kommuniziert werden. Denn wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut, wird am Ende alles doppelt gemacht – oder gar nicht.

Effizienz-Killer #7: Fehlende Outlook-Kenntnisse

Effizienzkiller sind fehlende Outlook Kenntnisse
Outlook bietet jede Menge tolle Features, die die Büroarbeit erleichtern. Leider haben 38 % der Mitarbeiter keine Ahnung, wie sie diese für sich nutzen können.

Viele Büromitarbeiter stehen mit PC-Anwendungen noch immer auf Kriegsfuß. Viele haben keine Lust, sich in die Materie einzulesen oder weigern sich kategorisch, sich überhaupt damit auseinanderzusetzen. Schließlich hat bis jetzt ja auch alles ohne den ganzen Schnickschnack funktioniert. Stimmt – irgendwie hat es funktioniert, aber es könnte noch sehr viel besser gehen. Wüssten sie, wie viel Zeit und Nerven sie sich sparen könnten, wenn sie Outlook für sich nutzen würden, würden sie anders reden. 38 Prozent der Mitarbeiter bezeichnen ihre Outlook-Kenntnisse als nicht gut oder schlecht. Ein Umstand, der sich ganz einfach ändern lässt: In meinen drei neuen E-Books, die unter www.buero-kaizen.de kostenlos zum Download bereitstehen, gebe ich Ihnen jeweils 10 Tipps an die Hand, die Ihnen Ihre Arbeit im Büro sofort erleichtern werden – schnell erklärt und sofort umsetzbar.

Effizienz-Killer #8: TO-DO-Listen

Effizienzkiller umgehen mit To-Dos
27 % der Mitarbeiter haben mehrere Aufgabenlisten – hier den Überblick zu behalten, ist schwierig. 29 % der Mitarbeiter führen jedoch gar keine Liste oder arbeiten nur inkonsequent damit.

Wer den Überblick über seine Aufgaben behalten möchte, kommt nicht darum herum, eine Liste zu führen. Wann ist was fällig? Bis zu welchem Termin müssen Zwischenergebnisse vorliegen? Von welchem Kollegen benötige ich bis wann eine Information? Leider können viele Mitarbeiter Fragen wie diese nicht immer sofort beantworten, denn hierzu müssten sie erst in verschiedenen Listen nachsehen. Tatsächlich gaben in Umfragen 27 Prozent der Teilnehmer an, mit verschiedenen Listen zu arbeiten. Die Informationen sind auf Notizzetteln, in Exceltabellen, in Word-Dokumenten oder auf ihrem Smartphone verstreut. 29 Prozent arbeiten gar nicht oder nur inkonsequent mit Listen. Es zeigt sich: Hier gibt es noch viel Luft nach oben, was die Effizienz der Arbeit betrifft. Ich empfehle: Arbeiten Sie nur mit einer einzigen Liste, und zwar in Outlook, dann haben Sie jederzeit sämtliche Informationen und wichtigen Dokumente zu einem Vorgang an einer Stelle. Kein langes Suchen, kein Zeitdruck, keine Hektik. Legen Sie gleich Ihre Aufgabenliste an: in meinem neuen kostenlosen E-Book zur Aufgaben-Effizienz sage ich Ihnen, wie`s geht. Einfach downloaden unter: www.buero-kaizen.de

Effizienz-Killer #9: Vergesslichkeit

Effizienzkiller wie Vergesslichkeit umgehen
Täglich eine Stunde verwenden Mitarbeiter, um sich Informationen wiederzubeschaffen, weil sie diese zuvor nicht aufgeschrieben hatten.

Was man sich nicht im Kopf behalten kann, muss man aufschreiben. Und in all dem Trubel im Büro kann man schnell auch mal etwas vergessen, wie eine weitere unserer Umfragen gezeigt hat: So verwenden Mitarbeiter 11 Prozent ihrer Arbeitszeit, um Rückfragen zu stellen oder Kollegen an wichtige Termine und Aufgaben zu erinnern. Eine ganze Stunde kommt da an nur einem Tag zusammen! Auch hier kann ich Ihnen nur empfehlen, Outlook für sich zu nutzen. Das Programm bietet Ihnen wertvolle Tools mit Erinnerungsfunktion, dank derer Sie nie wieder etwas vergessen. Zum Thema Notizen machen mit Outlook finden Sie auch viele nützliche Tipps in meinen kostenlosen E-Books.

Effizienz-Killer #10: Suche nach Dateien

Effizienzkiller wie suchen nach Dateien
Weil auf ihrem virtuellen Schreibtisch Chaos herrscht, verschwenden Mitarbeiter jeden Tag 55 Minuten mit der Suche nach Dateien.

Last but not least ist es die ewige und nervige Suche nach Dateien und Dokumenten auf dem PC und den gemeinsamen Laufwerken, die wertvolle Zeit kostet. So verbringen Mitarbeiter im Durchschnitt pro Tag ganze 55 Minuten mit der Suche nach Dateien. Höchste Zeit, auch den virtuellen Schreibtisch, gründlich aufzuräumen, und zwar so, dass jeder im Team sofort weiß, wo die Dinge abgelegt sind. Wo wir wieder bei Punkt 5 wären: den Ablagespielregeln. Halten sich alle daran, so spart jeder im Team fast eine ganze Stunde Zeit am Tag, die er für wirklich wichtige Tätigkeiten verwenden kann.

Infografik größte Effizienzkiller im Büro
Die 10 größten Effizienzkiller im Büro

Sie möchten noch mehr Tipps? Gelangen Sie zu meinem kostenlosen E-Book zu den 20 Büro-Kaizen-Tools. Sie werden sehen, wie Sie mit kleinen Veränderungen Ihren Workflow deutlich effizienter machen und wie Sie abends nach getaner Arbeit endlich zufrieden in den Feierabend gehen.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: