8 Tipps, mit denen Sie Ihre Arbeitseffizienz steigern und den Arbeitsalltag entspannter gestalten

1. Was versteht man unter Arbeitseffizienz?

Arbeitseffizienz beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Arbeitsergebnis und den dafür eingesetzten Ressourcen wie Zeit, Energie, Material oder Geld.
Effizientes Arbeiten bedeutet, ein klar definiertes Ziel mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen. Dabei spielt es eine zentrale Rolle, die wirklich relevanten Aufgaben zu erkennen und gezielt anzugehen. Wer seine Prioritäten kennt und zielgerichtet handelt, kann mit einem Minimum an Zeit und Ressourcen ein Maximum an Ergebnissen erzielen.

Unsere Online-Studie zum Thema Arbeitseffizienz, die wir gemeinsam mit der AKAD Hochschule durchgeführt haben, bestätigt: Nur an drei von fünf Arbeitstagen pro Woche fühlen sich die Befragten effizient. Gründe dafür sind ständige Ablenkung, zu viele Aufgaben, ein schlecht geplanter Tagesablauf und ineffiziente Meetings.

2. 8 Tipps, die sofort wirken für mehr Produktivität und einer Steigerung der Arbeitseffizienz

Wenn Sie an einigen Stellschrauben in Ihrem Arbeitsalltag drehen, können Sie nicht nur Ihre Arbeitseffizienz steigern. Unsere Tipps zeigen Ihnen, wie Sie den Kopf frei bekommen für die wirklich wichtigen Aufgaben.

2.1 Erst Prioritäten setzen, dann arbeiten

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und fragen Sie sich: Welche Aufgaben sind heute wirklich wichtig und dringend? Eine Methode, die Ihnen dabei helfen kann, ist die ABC-Methode. Sie hilft Ihnen zu erkennen, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen und wie Sie Ihre Zeit sinnvoll strukturieren können.

• A-Prioritäten: Diese Aufgaben sind entscheidend für Ihren beruflichen Erfolg oder haben klare Konsequenzen bei Nichteinhaltung (z.B. Abgabetermine, Kundenprojekte). Für sie sollten Sie ca. 65% Ihrer Arbeitszeit einplanen.
• B-Prioritäten: Diese Aktivitäten sind notwendig, aber nicht zeitkritisch. Sie können auch zurückgestellt werden. Etwa 20 % Ihrer Zeit sollten dafür ausreichen.
• C-Prioritäten: Sie sind für Ihre Ziele kaum relevant, kosten aber oft viel Zeit – zum Beispiel E-Mails oder Routineaufgaben. Sie sollten nicht mehr als 15 % Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Vieles davon können Sie auch delegieren.

2.2 Bearbeiten Sie Ihre E-Mails in fünf Schritten

Einer der größten Störfaktoren während eines Arbeitstages sind E-Mails. Oft kündigt ein optisches oder akustisches Signal den Eingang einer neuen Nachricht an und die Konzentration auf die eigentliche Arbeit wird gestört und unterbrochen. Deaktivieren Sie daher zunächst alle Push-Benachrichtigungen für eingehende E-Mails. Nun können Sie die E-Mail-Bearbeitung in Blöcken über den Tag verteilen. So stellen Sie sicher, dass Sie am Ende des Tages eine Inbox Zero haben, aber auch Ihre anderen Aufgaben erledigt sind.

Außerdem können Sie E-Mails mit der 5-Schritte-Regel effizienter bearbeiten, anstatt sie nur zu sichten:

1. Löschen Sie irrelevante E-Mails sofort.
2. Leiten Sie E-Mails weiter, die für andere interessant oder relevant sind.
3. Wichtige E-Mails ohne konkreten Bezug (z.B. Info-Mails) in den Archiv-Ordner verschieben. Tipp: Wenn Sie die Informationen später wieder benötigen, finden Sie die entsprechende E-Mail mit der Suchfunktion von Outlook in Sekundenschnelle wieder.
4. Aufgaben, die länger als 5 Minuten dauern, werden auf einen späteren Zeitpunkt verschoben und in die Aufgabenliste eingetragen. Tipp: Am schnellsten geht es mit QuickSteps.
5. Aufgaben, die weniger als 5 Minuten dauern, erledigen Sie sofort.

2.3 Eine Aufgabenliste in Outlook erstellen

Eine zentrale Erkenntnis unserer Studie: Rund 40 Prozent aller in Meetings beschlossenen Aufgaben werden später nicht umgesetzt. Die Gründe sind vielfältig – mal fehlt das Protokoll, mal gehen Aufgaben im Alltagsstress unter oder werden immer wieder verschoben, weil andere Themen dazwischen kommen. Um dem entgegenzuwirken, braucht es klare Strukturen:

• Für die persönliche Organisation eignet sich die Aufgabenliste in Outlook hervorragend. Sie hilft, Aufgaben direkt nach der Besprechung festzuhalten, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – gerade wenn die To-do-Liste voll ist.
• Für die Zusammenarbeit im Team ist der Microsoft Planner eine ideale Ergänzung. Hier können Aufgaben gemeinsam geplant, Verantwortlichkeiten zugewiesen und der aktuelle Status jederzeit verfolgt werden. So ist auf einen Blick ersichtlich, wer was bis wann zu erledigen hat. Das schafft Transparenz und vermeidet Missverständnisse.

2.4 Halten Sie Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz

Viele Büroangestellte sind sich einig: Ordnung und klare Strukturen sind wichtig für produktives Arbeiten. Trotzdem wird für das Aufräumen oft keine Zeit eingeplant. Dabei ist ein aufgeräumter Arbeitsplatz fast genauso entscheidend wie das Einhalten einer Deadline, denn visuelles Chaos lenkt ab, erschwert das Denken und raubt Konzentration. Um dem vorzubeugen, lohnt es sich, den Arbeitstag mit einem kurzen Aufräumritual zu beenden. Wer täglich etwa 15 Minuten einplant, um Unterlagen abzulegen, Materialien zu sortieren und den Schreibtisch zu ordnen, verhindert das Entstehen von Aktenbergen. Je größer der Stapel, desto mehr Zeit und Energie kostet später das Aufräumen – ganz zu schweigen vom ständigen Suchen nach Dokumenten.

• Eine einfache Hilfe dabei ist unsere Checkliste für den Arbeitsplatz: Sie führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten Punkte. Einfach abhaken und mit einem guten Gefühl in den Feierabend starten.

2.5 Führen Sie Ablagespielregeln ein um Suchzeiten zu minimieren

Unsere Umfrage zeigt: Mitarbeitende verbringen im Schnitt fast 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dateien und Dokumenten – sei es auf dem PC, in gemeinsamen Laufwerken oder im Aktenschrank. Das ist nicht nur frustrierend, sondern kostet auch enorm viel Zeit, die produktiver genutzt werden könnte.

Die Lösung liegt oft in einfachen, aber konsequent angewendeten Strukturen. Wenn im Team klare Ablagespielregeln definiert werden, lässt sich die Suchzeit deutlich reduzieren. Gerade bei Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, braucht es eine einheitliche Ordnerstruktur und verbindliche Namenskonventionen für Dateien. So wird vermieden, dass wichtige Informationen in einer unübersichtlichen Dokumentenflut untergehen.

• Ein hilfreiches System dafür ist das 7-Ordner-Prinzip, mit dem sich jedes Dokument mit maximal drei Klicks finden lässt.
• Viele weitere hilfreiche Tipps vom Speichern bis zum Entsorgen von Dateien und Dokumenten finden Sie auf unserer Themenseite Ablage.

Extra-Tipp: So gelingt die analoge Ablage im Büroalltag

Für eine übersichtliche Papierablage empfiehlt sich ein einziges Ablagekörbchen für den Posteingang. Hier landen alle eingehenden Unterlagen – von Briefen bis zu Rechnungen – zentral an einem Ort. Im nächsten Schritt sollten Terminsachen priorisiert werden. Diese kommen in Wiedervorlagemappen, damit sie strukturiert und fristgerecht bearbeitet werden können.

Zur dauerhaften Ablage eignen sich bewährte Ordnungssysteme wie Mappei oder Classei, die verschiedene Lösungen je nach Bedarf anbieten. Nach Abschluss eines Projekts oder einer Aufgabe werden die zugehörigen Unterlagen in thematisch sortierte Aktenordner überführt. Farbige Markierungen oder farblich zugeordnete Ordner für unterschiedliche Abteilungen erleichtern dabei die Zuordnung und sorgen dafür, dass jeder schnell den richtigen Ordner findet.

2.6 Mit Wochenplanung die Arbeitseffizienz steigern

Viele Menschen arbeiten den ganzen Tag, haben abends jedoch das Gefühl, nicht genug geschafft zu haben. Laut unserer Studie betrifft das 84 Prozent der Befragten – ein deutliches Zeichen für die wachsende Überlastung im Arbeitsalltag. Ein häufiger Grund: Es wird hauptsächlich auf Zuruf reagiert, statt den Tag eigenständig zu strukturieren.

Wer jedoch proaktiv plant und den eigenen Tagesrhythmus berücksichtigt, arbeitet nicht nur effizienter, sondern auch zufriedener. So lassen sich Aufgaben mit niedriger Priorität – wie E-Mails oder Routinetätigkeiten – bewusst in Phasen mit geringerer Konzentration legen, etwa am Nachmittag. Wichtige Aufgaben mit hoher Priorität sollten dagegen in Hochphasen bearbeitet werden. Effizientes Arbeiten bedeutet nicht mehr zu tun, sondern klüger zu planen. Durch klare Prioritäten, sinnvolle Zeiteinteilung und das Streichen unnötiger Tätigkeiten gelingt es, das Tagespensum mit mehr Ruhe und Fokus zu bewältigen. Diese Struktur fördert nicht nur Produktivität, sondern auch das persönliche Wohlbefinden – bis in die Freizeit hinein.

• Ein wirkungsvolles Hilfsmittel ist die Wochenplanung mit Outlook. Sie unterstützt dabei, Aufgaben und Termine übersichtlich zu organisieren, Prioritäten im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges untergeht.

2.7 Besprechungen effektiv planen

Laut unserer Studie verbringen Mitarbeitende rund 26 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – und davon gehen etwa 13 Prozent durch ineffiziente Abläufe verloren. Häufig mangelt es an Vorbereitung, es fehlt eine klare Tagesordnung, und zu lange Wortbeiträge führen dazu, dass Meetings unnötig in die Länge gezogen werden. Wertvolle Arbeitszeit geht dabei verloren. Mit ein paar einfachen Maßnahmen lassen sich Meetings deutlich effektiver gestalten:

• Wählen Sie die Teilnehmenden gezielt aus. Laden Sie nur Personen ein, die wirklich aktiv am Thema beteiligt sind. Ein überfüllter Meetingraum sorgt oft für Ablenkung statt Fortschritt.
• Bereiten Sie die Besprechung gut vor. Stellen Sie alle relevanten Unterlagen und Präsentationen vorab bereit – idealerweise an einem zentralen Ort. So vermeiden Sie zeitraubendes Suchen während der Sitzung.
• Halten Sie Aufgaben sofort schriftlich fest. Nutzen Sie Tools wie Microsoft Planner oder Microsoft To Do, um besprochene To-dos direkt zu dokumentieren und zuzuweisen. Das sorgt für Klarheit und verhindert, dass Aufgaben im Nachgang untergehen.
• Erstellen Sie ein kurzes Ergebnisprotokoll. Es reicht völlig, die wichtigsten Entscheidungen und Zuständigkeiten stichpunktartig festzuhalten – kompakt, aber verbindlich. Noch größere Effektivität erreichen Sie, wenn Sie Ziele und Kennzahlen visualisieren.

2.8 Bewusst Pausen einlegen

Wer seine Arbeitseffizienz verbessern möchte, sollte nicht versuchen, pausenlos Höchstleistung zu erbringen. Ständiges Durchpowern führt häufig nicht zu mehr Produktivität, sondern ins Gegenteil: Erschöpfung, Konzentrationsmangel und sinkende Leistungsfähigkeit. Im Tagesverlauf sind Leistungstiefs ganz normal. Entscheidend ist, diese bewusst wahrzunehmen und aktiv gegenzusteuern. Achten Sie auf die Signale Ihres Körpers und gönnen Sie sich regelmäßig kurze Pausen.

Bereits eine kurze Pause von wenigen Minuten kann helfen, den Kopf freizubekommen. Stehen Sie auf, lüften Sie den Raum und atmen Sie einige Minuten bewusst tief ein und aus. Diese kleinen Unterbrechungen fördern die Durchblutung, lösen Verspannungen und verbessern die geistige Klarheit – die ideale Grundlage, um danach fokussiert weiterzuarbeiten.

3. Hilfreiche Video-Tutorials für noch mehr Produktivität

→ 7 Tipps für Ihre Aufgabenplanung: Wie viel Sie erreichen, hängt davon ab, wie gut Sie planen. In diesem Video erhalten Sie hilfreiche Tipps für Ihre Aufgabenplanung.
→ So planen Sie einen produktiven Tag mit Outlook: Hier wird das Konzept des „Timeboxing“, einer effektiven Methode des Zeitmanagements, näher beleuchtet.
→ SharePoint: Effiziente Dateiablage im Team: Was Sie bei der gemeinsamen Ablage in SharePoint beachten müssen, erfahren Sie in diesem Video.
→ Datei-Chaos? 10 wichtige Regeln für mehr Ordnung: Mit den Regeln aus diesem Video bringen Sie im Handumdrehen Ordnung in Ihre Ablagestruktur.
→ Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!): Outlook wird mehrmals täglich genutzt. In diesem Video erfahren Sie die wichtigsten Tipps, um das neue Outlook für maximale Produktivität zu optimieren.