So geht Effektivität: 3 praktische Beispiele zum Nachmachen

12. Juni 2020

Effektivität ist ein Schlagwort geworden. Wir wollen effektiv arbeiten, leben, uns optimieren. Oder geht es doch um Effizienz? Häufig werden die Begriffe nicht klar voneinander abgegrenzt oder auch verwechselt. Deshalb nenne ich Ihnen hier zunächst zwei kurze Definitionen für Effektivität und Effizienz:

Was ist Effektivität?
Der Begriff Effektivität stammt aus der Betriebswirtschaft. Er beschreibt den Grad der Zielerreichung, also deren Wirksamkeit oder Qualität. Für die Praxis bedeutet das: Wir wollen das Richtige tun, um unser Ziel zu erreichen.

Was ist Effizienz?
Der Begriff Effizienz stammt aus der Betriebswirtschaft. Er beschreibt den Aufwand, mit dem das Ziel erreicht wurde. Für die Praxis bedeutet das: Wir wollen die Dinge auf wirtschaftliche Weise tun, also mit dem optimalen Aufwand.

Die Herausforderung im unternehmerischen Alltag besteht häufig darin, ein Gleichgewicht zwischen Effektivität und Effizienz zu finden. Denn beide Werte hängen voneinander ab. Die folgenden Beispiele verdeutlichen das:

1. Networking: Effektivität der Kontakte

Wer geschäftlichen Erfolg anstrebt, kommt um kontinuierliches Networking nicht herum. Kontakte zu Geschäftspartnern, Interessenten, und Multiplikatoren wirken inspirierend und machen das Unternehmen bekannt. Manche Menschen scheuen vor dem Aufwand zurück; sie meinen, keine Zeit dafür zu haben. Dabei haben sie nicht ganz unrecht: Networking kostet Zeit; manchmal sogar recht viel.

Das erleben die Unternehmer, die dem Networking einen oberen Platz auf ihrer To-do-Liste zuweisen. Auf jedem Kongress, jeder Messe sind sie anzutreffen. Doch waren diese Aktivitäten effektiv? Oft stellt sich heraus, dass sie außer nettem Small Talk kaum geschäftliche Auswirkungen hatten.

Effektives Networking: Lockerer Austausch zwischen zwei Seminaren.

Um effektives Networking zu betreiben, überprüfen Sie zuerst den aktuellen Status Quo Ihres lokalen Networkings. Werfen Sie ineffektive Veranstaltungen aus Ihrem Kalender und nutzen Sie die gewonnene Zeit anderweitig. Überlegen Sie zum Beispiel, Ihre Netzwerkaktivitäten ins Internet zu verlegen.

Online-Networking hat gleich mehrere Vorteile: Sie agieren ortsübergreifend, ohne das Reisekosten anfallen und können die Zeitpunkte für Ihre Aktivitäten nahezu frei planen. In Foren und Gruppen können Sie sich präsentieren und mit potentiellen Geschäftspartnern kommunizieren.

Dabei merken Sie bald, welche Kontakte sich gut entwickeln und wo die Interessen doch auseinandergehen. Vielversprechende Kontakte behalten Sie und pflegen diese im Internet und – wo es möglich ist – auch lokal. So wird Ihr Networking effektiv, denn es führt direkt oder über Empfehlungen zum angestrebten Ziel, den geschäftlichen Abschlüssen.

2. Wissensdatenbank: Effektivität der Daten

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Wissensdatenbank für Sie selbst und für Ihre Mitarbeiter? Falls nicht, lege ich sie Ihnen ans Herz, denn sie ist in vielen Situationen nützlich. In meinem Artikel Ich weiß etwas, das du nicht weißt gebe ich Ihnen praktische Tipps zum Aufbau eines effektiven Wissensspeichers. Damit entwickeln Sie einen Pool von wertvollem Wissen, das Ihren Mitarbeitern in vielen geschäftlichen Situationen nützt.

Wichtig sind hierfür nicht nur die Inhalte, sondern auch die Struktur der Datenbank. Außerdem bietet es sich an, komplizierte Fachartikel mit vielen Fremdwörtern in eine leichter lesbare Form zu übertragen. Ein Text, der sich schneller lesen und verstehen lässt, kann auch schneller umgesetzt werden. Achten Sie auch bei Anweisungen und Anleitungen darauf, dass sie leicht lesbar und damit effektiv anwendbar sind.

3. Prozesse: Effektivität der Entwicklung

Zeit und Kosten zu sparen, kann sinnvoll sein, kann aber auch der Effektivität eines Projektes im Wege stehen. Für manche komplexen Aufgaben brauchen die Mitarbeiter Zeit und Raum, um Ideen zu entwickeln, sich im Team darüber auszutauschen und sie mehrmals zu überarbeiten, bis sie der Öffentlichkeit gezeigt werden können. Kürzt man diesen Prozess ab, um ihn effizienter zu machen, kann die Effektivität – das erzielte Ergebnis – darunter leiden.

Deshalb empfehle ich, jeden Prozess daraufhin zu untersuchen, wo Aufwand reduziert werden kann, ohne das Ergebnis zu mindern. Oft lohnt es sich zum Beispiel, die Kommunikationswege so zu gestalten, dass Informationen direkt geteilt werden und Nachfragen vermieden werden können.

Eine Möglichkeit dafür ist der Einsatz von OneNote, einer Microsoft-Lösung für gemeinsames digitales Arbeiten. Hier sehen Sie eine Einführung:

Mit OneNote effektiv im Team arbeiten.

4. Besprechungen: Effektivität der Durchführung

Besprechungen gehören laut unserer Arbeitseffizienzstudie mit der AKAD Leipzig zu den größten Zeitfressern, denn oft sind sie nicht effektiv.

Hier meine vier Tipps für Besprechungen, die effizient und effektiv sind:

  1. Planen Sie sorgfältig die Tagesordnung und laden Sie nur Teilnehmer ein, die mit den Themen zu tun haben.
  2. Senden Sie die Einladungen zusammen mit der Tagesordnung rechtzeitig ab.
  3. Beginnen Sie die Besprechung mit dem Thema, das die meisten Teilnehmer betrifft. Diese können, falls sie nicht für ein weiteres Thema anwesend bleiben müssen, wieder an ihren Arbeitsplatz gehen.
  4. Erstellen Sie ein Protokoll: Das kann mitgeschrieben oder diktiert werden. Eine Vorlage erleichtert die Notizen. Im Protokoll ist jede Aufgabe enthalten, der Verantwortliche und der Termin der Fertigstellung.
    In unserem Downloadcenter haben wir für Sie eine kostenlose Vorlage für ein Sofortprotokoll bereitgestellt. Für diese und andere Aufgaben können Sie übrigens auch OneNote einsetzen.
    Wie das geht, zeige ich Ihnen in dem folgenden Expertentipp.

OneNote hilft dabei, Besprechungen effektiv durchzuführen.

Extra-Tipp: Halten Sie kürzere Besprechungen an einem Stehtisch ab, das hält die Konzentration frisch und bietet eine gesunde Abwechslung zur meist sitzenden Haltung.

Abschließender Tipp für mehr Effektivität: Vermeiden Sie Pauschalisierungen und prüfen stattdessen jeden Einzelfall. Damit führen Sie Ihre Prozesse und Projekte zum bestmöglichen Ergebnis. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Prüfungen regelmäßig vorzunehmen. So entdecken Sie rechtzeitig Schwachstellen und können die Effektivität ebenso wie die Effizienz verbessern.



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