Vom Networking bis zur Wissensdatenbank: Warum Sie bei aller Effizienz die Effektivität nie aus den Augen verlieren sollten



Wenn Sie Ihr Unternehmen nach den Regeln des Büro-Kaizen® effizienter gemacht haben, wie sieht es nun mit der Effektivität Ihrer Maßnahmen aus? Ich frage Sie deshalb, weil manchmal die Effektivität bei dem Streben nach größtmöglicher Effizienz durchs Raster fällt.

Was ist das Problem

Effizienz ist vielen Unternehmen Mangelware. Bei manchen gibt es nur ein paar Ecken, an denen etwas nicht effizient genug läuft, bei anderen stocken ganze Prozesse deswegen. Wenn dann noch mangelnde Effektivität hinzukommt, wundert es mich nicht, dass diese Unternehmen es nicht schaffen, ihr vorhandenes Potenzial völlig auszuschöpfen. Und das bedeutet: sie schaffen nicht den Umsatz, den sie schaffen könnten; ihr ROI ist schlechter als er sein könnte.

So funktioniert es

Es gäbe zahlreiche Beispiele in jedem Unternehmen, doch ich möchte mich hier auf drei Beispiele beschränken. Mit ihnen möchte ich Ihnen demonstrieren, inwiefern Ihre Effizienz von mehr Effektivität profitieren kann.

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Networking ist wichtig, doch sollte es auch effektiv sein

1. Tipp: Effektivität im Networking

Networking ist in unseren Zeiten wichtiger denn je. Wer als Unternehmerin oder Unternehmer nicht vernetzt ist und sich nicht um sinnvolle und nützliche Kontakte bemüht, wird dies bald zu spüren bekommen.

Manche versuchen deshalb, zu jedem nur denkbaren Netzwerktreffen der Branche und der Gegend zu kommen. Sie sind bei jedem Kongress dabei, auf jeder Messe, in der Hoffnung, da richtig nützliche Kontakte zu knüpfen. Doch hinterfragen viele deren Effizienz nicht. Branchenintern heißt es vielleicht, da MUSS man hingehen, aber stimmt das wirklich oder ist das nur eine Werbemasche?

Fragen Sie sich selbst: Was haben Ihnen diese Treffen bislang eingebracht? Haben Sie einfach nur ein paar nette Abende gehabt (was ja auch nicht zu verachten ist, aber mit Effektivität hat das wenig zu tun)? Oder sind dort schon einige Ihrer besten Geschäfte entstanden?

Nicht immer ist es sinnvoll und effektiv, von einem Netzwerktreffen zum nächsten zu hetzen. Überprüfen Sie deshalb den aktuellen Status quo Ihres Networkings. Werfen Sie die ineffektiven aus Ihrem Kalender heraus und nutzen Sie die gewonnene Zeit für etwas anderes. Betrachten Sie ab sofort jedes Networking-Treffen unter dem Aspekt der Effektivität. Vielleicht möchten Sie ja sogar umsatteln auf Online-Networking? Mittlerweile gibt es zahlreiche Foren und Gruppen, die branchenintern oder auch branchenübergreifend viele Mitglieder aus allen Teilen des Landes oder sogar der Welt zusammenbringen. Und gerade das könnte Ihr Networking, je nach Branche und Dienstleistung oder Produkten, genauso effektiv oder sogar wesentlich effektiver machen als ein lokales Treffen.

2. Tipp: Effektivität Ihrer Wissensdatenbank

Haben Sie für Ihre Angestellten bereits eine Wissensdatenbank zusammengestellt? Falls nicht, lege ich sie Ihnen sehr ans Herz, denn sie kann die Arbeit Ihres Teams wesentlich effizienter machen. Mehr zur Wissensdatenbank finden Sie in meinem Artikel „Ich weiß was, was du nicht weißt? So sollte es nicht sein! – Wie Sie Firmenwissen per Wissensdatenbank allen Angestellten zugänglich machen“.

Falls Sie bereits eine angelegt haben: Wie effektiv ist diese Wissensdatenbank? Haben Sie das schon einmal überprüft? Denn eine solche Datenbank nützt wenig, wenn dort zwar viel untergebracht ist, aber nicht wirklich viel davon nützlich für die Arbeit des Teams ist.

Größtmögliche Effizienz nützt Ihnen wenig, wenn Sie nicht gleichzeitig auf größtmögliche Effektivität achten. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Oft versammeln sich dort z. B. Artikel aus Fachmagazinen, die mit Fremdwörtern und Branchensprech gespickt sind, was sie für die meisten unleserlich macht. Solche Artikel sollten Sie immer in ein leicht verständliches Deutsch übertragen und gut lesbar umschreiben lassen, um sie dann Ihren Angestellten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie nun denken: „Himmel, wie viel Geld das kostet, die für den internen Gebrauch umarbeiten zu lassen!“, dann rechnen Sie dagegen, wie häufig jemand diesen Artikel lesen muss, um ihn wirklich zu verstehen und das Gelesene dann tatsächlich auf die Arbeit anwenden oder der Kundschaft erklären zu können. Oder was es für das Unternehmen bedeutet (und was es kostet), wenn die Angestellten diese Dinge wegen Unverständlichkeit gar nicht erst lesen. Ich tippe mal, das würde Sie auf Dauer wesentlich mehr kosten.

Überprüfen Sie auch Anleitungen in Ihrer Wissensdatenbank. Sind sie aktuell? Sind sie praxisnah und verständlich? Sind die Anweisungen sehr leicht umsetzbar oder muss jemand dann doch noch mal in einer anderen Abteilung nachfragen, wie es wirklich geht?

Setzen Sie alle Inhalte Ihrer Wissensdatenbank auf diesen Effektivitäts-Prüfstand – denn selbst wenn diese Datenbank ein Musterbeispiel für Effizienz ist, landet sie in Sachen Effektivität vielleicht auf einem der hinteren Plätze.

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Auch im Außendienst sollte eine effektive Wissensdatenbank nicht nur erreichbar, sondern leicht verständlich sein.

3. Tipp: Effektivität effizienter Arbeitsabläufe

Wenn Sie Ihre Arbeitsabläufe überprüft und so angepasst haben, dass die Effizienz sich wesentlich erhöht hat, überprüfen Sie auch dort einmal, ob diese Anpassungen wirklich effektiv waren. Denn nicht jedes Projekt gewinnt, wenn Sie Zeit einsparen, weil Sie Abläufe vereinfacht und Wege verkürzt haben.

Manche Projekte brauchen einfach Zeit und Raum für kreative Ideen, für Diskussionen und für Überarbeitungen, bis sie reif sind, an die Öffentlichkeit oder die Kundschaft zu gehen.

Wenn Sie sie einzig und allein auf Effizienz trimmen, wird die Effektivität manchmal auf der Strecke bleiben. Achten Sie deshalb bei Ihrer Überprüfung darauf, nicht alles über einen Kamm zu scheren, sondern alle Abläufe einzeln unter die Lupe zu nehmen: Wie effizient sind sie? Und wie effektiv ist die Effizienz wirklich? Was müssten Sie ändern, welche Abläufe anpassen, wo mehr Zeit gewähren und wo die Kommunikationswege verbessern, um die größtmögliche Effizienz bei größtmöglicher Effektivität zu erreichen?

Darauf kommt es an

Eine Mitarbeiterin erzählte mir, dass Ihr früherer Chef jedesmal, wenn er abends die Firma verließ, den Kopierer ausstellte. Er hatte nämlich die Stromrechnung gesehen und beschlossen, er müsse jetzt überall sparen, wo es nur ginge. Und der Kopierer (den er selbst noch nie benutzt hatte) liefe ja den ganzen Tag: der müsse ab sofort Strom sparen. Die Anweisung ging raus und klang auf dem Papier sehr effizient.

Doch die Mitarbeiterin arbeitete meist länger als ihr Chef und musste jeden Abend einen Haufen Dokumente für den nächsten Arbeitstag kopieren. Dafür musste sie nun den Hochleistungskopierer wieder anschalten und zehn Minuten warten, bis er hochgefahren war.

Sie ahnen es: am Ende war die tolle Chefidee weder effizient noch effektiv. Nicht nur verschwendete die Mitarbeiterin kostbare Zeit, das Hochfahren des Kopierers verbrauchte auch wesentlich mehr Strom als wäre er eine oder zwei Stunden länger auf Standby geblieben.

Was ich damit sagen will: Sprechen Sie immer auch mit den betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ihren Arbeitsplatz und seine Geräte mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit besser kennen als Sie – erst dann werden Sie nicht nur effiziente, sondern auch effektive Maßnahmen ergreifen können.

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Den Kopierer auszuschalten, ist nicht immer die effizienteste und effektivste Idee zum Stromsparen.

Was der Tipp bewirkt

Effizienz ohne Effektivität nützt Ihnen wenig. Einsparungen, verkürzte Wege, effizientere Abläufe allein werden Ihr Unternehmen nicht zukunftsfähig machen – Sie müssen sie grundsätzlich auch unter dem Aspekt der Effektivität beurteilen. Wenn Effizienz und Effektiv vernünftig zusammenspielen, dann hat Ihr Unternehmen eine Chance, auch in Zukunft gegen die Konkurrenz zu bestehen.

Extra-Tipp

Damit Sie und Ihre Angestellten auch auf lange Sicht effizient und gleichzeitig effektiv arbeiten können, terminieren Sie sich jährlich eine Überprüfung der Maßnahmen. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, um allen vorgenommenen Änderungen noch einmal auf den Zahn zu fühlen. Gleichen Sie sie mit Ihren Zielen ab, und sprechen Sie mit Ihrem Team. Haben die Maßnahmen für mehr Effizienz die Effektivität beeinträchtigt? Gibt es Raum für eine Verbesserung der Effektivität?

Wenn Sie dies regelmäßig prüfen, dann werden Sie frühzeitig Probleme entdecken, und einige vielleicht zu hastig und zu uninformiert vorgenommene Einsparungen werden Ihnen nicht irgendwann um die Ohren fliegen.

Und Sie?

Effizienz mit Effektivität ist unser Spezialgebiet. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie Ihr Büro effizienter und gleichzeitig effektiver machen können, dann machen Sie doch einmal meinen kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Dort bekommen Sie noch viele weitere Tipps zu effektiver Effizienz!





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