Effizienzsteigerung verstehen und umsetzen: 10 konkrete Tipps inkl. Definition & Formel

Der Begriff „Effizienzsteigerung” wird häufig im unternehmerischen Kontext verwendet. Doch was bedeutet er überhaupt? Welche Auswirkungen hat eine Effizienzsteigerung im Unternehmen und welche Tipps lassen sich sofort umsetzen? Das und wie sich Effektivität und Effizienz unterscheiden, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

1. Was bedeutet Effizienzsteigerung? Definition & Synonyme

Bei einer Effizienzsteigerung verbessert sich das Verhältnis von Ergebnis zu Aufwand. Konkret bedeutet das: Man möchte mit weniger Einsatz mehr erreichen oder denselben Output mit weniger Ressourcen erzielen. Ziel ist es, Zeit, Geld und Energie so einzusetzen, dass möglichst wenig davon verschwendet wird – ohne dabei die Qualität zu beeinträchtigen.

In diesem Zusammenhang tauchen häufig Begriffe auf, die ähnlich klingen, aber jeweils einen etwas anderen Schwerpunkt setzen:

• Produktivitätssteigerung: Mehr Output pro Person oder Stunde
• Prozessoptimierung: Fokus liegt stärker auf den Abläufen
• Ressourceneffizienz: Bezieht sich meist auf Energie, Material oder andere Ressourcen
• Leistungssteigerung: Allgemeiner Begriff, der auch qualitative Verbesserungen meint

Effizienzsteigerung im Unternehmen ist besonders wichtig, weil dadurch Ressourcen gezielter und wirksamer eingesetzt werden können. Man schafft mehr mit weniger und das wirkt sich nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Wer effizient arbeitet, kann schneller liefern, günstiger anbieten und gleichzeitig eine konstant hohe Qualität sichern.

Aber es geht nicht nur um Zahlen und Prozesse: Auch die Zufriedenheit im Team profitiert. Klare Abläufe reduzieren Frust und Chaos, was wiederum den Stress im Arbeitsalltag spürbar senken kann.

1.1 Formel & Berechnung der Effizienzsteigerung

Um Ergebnis und Aufwand messen zu können, müssen zunächst passende Kennzahlen definiert werden. Wie das konkret aussehen kann, zeigt folgendes Beispiel:

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Architekturbüro und möchten herausfinden, wie effizient der Grundriss für einen Projektvorschlag erstellt wird. Durchschnittlich dauert es 120 Stunden (also 5 Tage), bis ein Grundriss fertig ist. Doch ist das schnell oder langsam?

• Vergleich von Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit

Eine Möglichkeit, die Effizienz zu bewerten, ist der Vergleich zwischen Bearbeitungszeit (also der Zeit, in der wirklich am Grundriss gearbeitet wird) und der Durchlaufzeit (die Gesamtzeit vom Auftrag bis zur Abgabe an den Kunden). Nehmen wir an, die tatsächliche Bearbeitungszeit beträgt 15 Stunden. Dann ergibt sich folgende Formel:

Das bedeutet: Nur in 12,5 % der Zeit wird wirklich an dem Grundriss gearbeitet. In den restlichen 87,5 % liegt er unbearbeitet herum – zum Beispiel durch Wartezeiten, Abstimmungen oder interne Verzögerungen.

• Alternativer Vergleich: Soll-Zustand vs. Ist-Zustand

Ein anderer Ansatz ist, die eigene Durchlaufzeit mit der eines schnelleren Wettbewerbers zu vergleichen. Angenommen, der schnellste Konkurrent schafft den Grundriss in 75 Stunden, ergibt sich:

In diesem Fall wäre also eine Effizienzsteigerung von bis zu 37,5 % realistisch, wenn man das Tempo des Wettbewerbs erreicht.

Diese verschiedenen Perspektiven zeigen: Die berechnete Effizienz hängt immer davon ab, welche Kennzahlen gewählt werden.

Fazit: Effizienz hat viele Gesichter. Ob Sie Effizienz über Zeit, Qualität oder Prozessdauer messen – das Ergebnis wird sich je nach Blickwinkel unterscheiden. Deshalb gilt:

• Eine einzelne Kennzahl reicht nicht aus.
• Nur durch verschiedene Betrachtungsweisen entsteht ein vollständiges Bild.
• Je mehr Effizienzwerte Sie berechnen, desto realistischer wird die Einschätzung.
• Tipp: Prüfen Sie regelmäßig verschiedene Effizienzaspekte Ihrer Abläufe. Das schafft echte Hebel zur Verbesserung.

2. Bereiche der Effizienzsteigerung im Büro

Fast alle unsere Blogbeiträge, Webinare, Seminare und Beratungen beschäftigen sich auf die eine oder andere Weise mit der Frage, wie sich die Effizienz steigern lässt. Wenn Sie mehr über ein spezifisches Thema erfahren möchten, können Sie unsere Suchfunktion oben rechts nutzen oder uns persönlich kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

3. Hilfreiche Tipps, wie Effizienzsteigerung im Unternehmen funktioniert

3.1 Unterbrechungen minimieren

• Eine E-Mail hier, ein Anruf da – solche Unterbrechungen wirken harmlos, können aber deutlich mehr Zeit kosten, als man denkt. Jede Ablenkung reißt uns aus dem Arbeitsfluss, und es dauert, bis wir wieder vollständig konzentriert sind. Um das zu vermeiden, lohnt es sich, E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten und Mails in festgelegten Zeitblöcken zu bearbeiten. So bleiben Sie fokussierter und erledigen Aufgaben schneller.

3.2 Aufgaben delegieren oder aufgeben

• Wenn die To-do-Liste zu lang wird, kann allein der Anblick überfordern. In solchen Fällen ist es sinnvoll, Aufgaben zu delegieren – etwa an Kolleginnen oder Kollegen, die diese ebenso gut (oder besser) übernehmen können. Manche Aufgaben lassen sich auch komplett streichen, wenn sie keinen echten Nutzen bringen. Tipp: Arbeiten Sie mit der Eisenhower-Methode, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

3.3 Ideen, Termine und Aufgaben festhalten

• Alles im Kopf zu behalten, kostet Energie. Schreiben Sie Termine direkt in den Kalender und aktivieren Sie Erinnerungsbenachrichtigungen. Aufgaben gehören in eine To-do-Liste, Ideen in eine separate Ideensammlung. So bleibt der Kopf frei für das Wesentliche.

3.4 Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen

• Ein aufgeräumter Arbeitsplatz wirkt nicht nur optisch angenehm, sondern unterstützt auch die Konzentration. Wichtige Unterlagen finden Sie schneller, Suchzeiten verringern sich. Eine einfache Aufräumroutine kann helfen: Nehmen Sie sich z. B. jeden Tag fünf Minuten vor Feierabend, um alles an seinen Platz zu legen. Ganz nach dem Kaizen-Prinzip: „Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz.“

3.5 Sorgen Sie für eine klare Ablagestruktur

• Laut unserer Arbeitseffizienz-Studie machen Suchzeiten im Durchschnitt rund 20 % der Arbeitszeit aus. Um diese Zeit zu reduzieren, lohnt es sich, eine klare und einheitliche Ablagestruktur zu entwickeln, sowohl im persönlichen Bereich als auch im Team, z. B. über OneDrive oder SharePoint. Wichtig ist, dass allen Mitarbeitenden klar ist, wo welche Dokumente abgelegt werden – digital wie analog.

3.6 Nur eine zentrale To-do-Liste verwenden

• Viele Listen führen oft zu Chaos: Aufgaben gehen unter, doppeln sich oder werden vergessen. Besser ist es, alle Aufgaben in einer einzigen To-do-Liste zu bündeln. So behalten Sie den Überblick. Tipp: Die Aufgabenliste in Outlook eignet sich dafür hervorragend – gerade in Kombination mit Kalender, Erinnerungen und Delegierungsfunktionen.

3.7 Achten Sie auf eine klare Aufgabenverteilung im Team

• Unklar definierte Aufgaben führen oft zu Leerlauf oder Doppelarbeit. Deshalb sollten Aufgaben klar zugeteilt und sauber formuliert sein. Nutzen Sie dabei die Möglichkeiten des Microsoft 365-Ökosystems: Outlook, To Do, Planner & Co. sind bestens vernetzt und helfen, den Überblick zu behalten, Fortschritte zu tracken und mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen. Achten Sie auch darauf, dass Aufgaben zu den Stärken der jeweiligen Person passen.

3.8 Betriebsblindheit vermeiden

• Je länger man in einem Unternehmen oder auf einer Position arbeitet, desto schwieriger wird es, bestehende Abläufe zu hinterfragen. Neue Mitarbeitende, Praktikanten und oder Aushilfen haben oft einen unverstellten Blick auf Prozesse. Nutzen Sie diese Perspektive: Fragen Sie aktiv nach Verbesserungsvorschlägen und analysieren Sie die Ideen – oft steckt in ihnen wertvolles Potenzial.

3.9 Künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzen

• Im digitalen Zeitalter bietet Künstliche Intelligenz große Chancen für mehr Effizienz. Tools wie ChatGPT, der Microsoft Copilot und viele andere können Routineaufgaben automatisieren und Prozesse deutlich beschleunigen. Aber Vorsicht: Ein ineffizienter Prozess bleibt ineffizient – auch wenn er digitalisiert ist. Deshalb: Zuerst Prozesse analysieren und optimieren, dann digitalisieren und automatisieren.

3.10 Pausen machen & den Ort wechseln

• Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern essenziell für effizientes Arbeiten. Sie helfen, Abstand zu gewinnen, neue Perspektiven zu entwickeln und sich nicht in Details zu verlieren. Für Konzentration und Kreativität ist es zudem hilfreich, hin und wieder den Arbeitsplatz zu wechseln. Ein anderer Raum oder ein Spaziergang an der frischen Luft können oft wahre Wunder wirken.

4. Was ist wichtiger: Effektivität oder Effizienz?

Definition Effektivität (die richtigen Dinge tun): Effektivität ist ein Maß für die Zielerreichung. Es geht nicht darum, wie das Ziel erreicht wurde, sondern nur darum, in welchem Ausmaß das Ziel erreicht wurde.

Definition Effizienz (die Dinge richtig tun): Effizienz beschreibt das Verhältnis von Zielerreichung und Kosten bzw. Aufwand.

Um den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität greifbar zu machen, ist ein einfaches Szenario hilfreich:

Angenommen, das Ziel besteht darin, einen Baum zu fällen, um Brennholz zu gewinnen. Wer den Baum erfolgreich zu Boden bringt, handelt effektiv – unabhängig davon, wie lange es dauert oder welches Werkzeug verwendet wird. Ob mit einer Handsäge oder einer Motorsäge: Solange das Ziel erreicht wird, ist die Maßnahme effektiv.

Effizienz hingegen beschreibt das Verhältnis von Aufwand zu Ergebnis. In unserem Beispiel ist die Motorsäge die effizientere Wahl, da sie den Baum mit deutlich weniger Zeitaufwand fällt. Das Ergebnis bleibt gleich, aber der eingesetzte Aufwand ist geringer.

Daraus ergibt sich eine wichtige Erkenntnis:

• Effizienz ist nur dann sinnvoll, wenn zuvor bereits effektiv gehandelt wurde. Wer versucht, den Baum zu fällen, indem er ihn höflich bittet, umzufallen, wird dieses Ziel nie erreichen – ganz gleich, wie sehr der Tonfall optimiert oder die Ausdrucksweise verfeinert wird. In diesem Fall fehlt es an Effektivität. Jeder Versuch, die Effizienz eines ungeeigneten Vorgehens zu steigern, bleibt wirkungslos.

Fazit: Effektivität bedeutet, das Richtige zu tun. Effizienz bedeutet, es richtig zu tun. Erst wenn feststeht, dass die Maßnahme grundsätzlich zum Ziel führt, lohnt es sich, über Effizienz nachzudenken.