Studie bestätigt: Nur 3 von 5 Arbeitstagen sind effizient



Besprechungen am laufenden Band, die zunehmende Flut an E-Mails  und eine unstrukturierte Arbeitsplatzorganisation sind nur einige der Gründe, weshalb in deutschen Büros mittlerweile nur noch an 3 Tagen pro Woche wirklich produktiv gearbeitet wird. Das ergab unsere repräsentative Studie

Haben Sie auch das Gefühl, dass Ihr elektronisches Postfach täglich voller wird? Ihr Gefühl trügt nicht. Denn um genau zu sein, hat sich die Zahl der E-Mails allein in den letzten beiden Jahren bei 57 % der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen mehr als verdoppelt, wie eine Umfrage unter den Abonnenten unseres Newsletters ergeben hat. Diese Entwicklung ist natürlich nicht ohne Folgen geblieben: Der Mehraufwand durch die gestiegenen Kommunikationsanforderungen hat so zugenommen, dass Büromitarbeiter immer weniger Zeit haben, ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen.

Mittlerweile leisten Mitarbeiter 6 Überstunden pro Woche, weil sie ihre Aufgaben anders nicht schaffen. Das entspricht im Schnitt einer Überschreitung der vertraglichen Arbeitszeit um 16 Prozent. Bestätigt hat dies eine groß angelegte Studie unter mehr als 1.500 Büroangestellten, Selbstständigen und Chefs, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführt habe. Mithilfe der Befragung konnten wir die größten Zeitfresser und Effizienz-Killer im Büroalltag entlarven und errechnen, dass diese aufaddiert zwei ganze Arbeitstage in Anspruch nehmen! Das bedeutet im Umkehrschluss, dass in deutschen Büros lediglich an 3 von 5 Arbeitstagen pro Woche tatsächlich effizient gearbeitet wird! Ein Ergebnis, das jedem Arbeitgeber zu denken geben sollte.

Doch wo genau im Büro befinden sich diese Bermuda-Dreiecke und schwarzen Löcher, in denen ganze zwei Arbeitstage pro Woche verschwinden?

Arbeitseffizienz durch klare Strukturen
Ohne klare Ordnerstrukturen und E-Mail-Regeln geht viel wertvolle Zeit verloren – die dann durch Überstunden kompensiert werden soll.

Fehlende Ablagespielregeln

Unsere Umfrage hat ergeben, dass Mitarbeiter im Durchschnitt 13 Prozent ihrer Zeit für die Suche nach Dateien und Dokumenten auf dem PC, den gemeinsamen Laufwerken und im Aktenschrank aufbringen. Am Tag kommen dabei 55 Minuten zusammen!

Mein Tipp:

Wertvolle Zeit könnte gespart werden, wenn es Ablagespielregeln gäbe. Immerhin: In 72 Prozent der Unternehmen gibt es welche, jedoch werden diese in nur 27 Prozent aller Unternehmen auch wirklich konsequent befolgt.

Falsches E-Mail Management

Der zweitgrößte Zeitkiller ist das Bearbeiten von E-Mails. Bis zu 2 Stunden am Tag wenden Büromitarbeiter in der Woche im Schnitt dafür auf, das sind 10 Stunden pro Woche! Dabei bietet Outlook viele hilfreiche Tools, die einem die Verarbeitung von E-Mails erleichtern.

Mein Tipp:

Nutzen Sie beispielsweise Outlook Quicksteps. Mit dieser Funktion können Sie mehrere Arbeitsschritte mit einem einzigen Klick erledigen. Eine kurze Eingangsbestätigung an den Kunden schicken, dem Chef eine Benachrichtigung senden, eine Aufgabe aus der E-Mail als Erinnerung erstellen, die E-Mail archivieren - statt fünf Minuten benötigen Sie hierzu nur noch eine Sekunde. Außerdem empfehle ich Ihnen, Vorlagen zu verwenden. Bei Texten, die regelmäßig versendet werden, wie zum Beispiel Angebotsbestätigungen an Kunden, Nachbestellungen von Büromaterialien oder routinemäßige Infos an Kollegen, können Sie sich damit viel Tipparbeit sparen. In meinem E-Book „E-Mail-Stress ade“, das kostenlos zum Download bereit steht, finden Sie noch viele weitere Tipps rund ums effizientere Erledigen von E-Mails. Mein Versprechen: Sie werden mindestens 30 Minuten einsparen, pro Tag!

Aufgaben bleiben liegen

Was unsere Studie noch ergab: 40 Prozent aller in Besprechungen besprochenen und beschlossenen Aufgaben werden nicht umgesetzt. Die Ursachen können ganz verschieden sein: Entweder sie wurden in der Besprechung nicht protokolliert oder sie wurden immer wieder nach hinten geschoben, weil plötzlich andere, vermeintlich wichtigere Dinge dazwischen kamen. Was also tun?

Mein Tipp:

Arbeiten Sie mit der Aufgaben-Liste von Outlook! Legen Sie sofort nach einer Besprechung jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen, in Outlook an. Das hilft Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und wirklich wichtige Dinge von langfristigen Ideen, die kein festes Erledigungsdatum haben, zu unterscheiden. So behalten Sie Ihren Überblick über Ihre TO DO-Liste und vergessen nichts. Mehr Tipps im Umgang mit der Aufgabenliste in Outlook gebe ich Ihnen in meinem kostenlosen E-Book Schnelltest für Ihre Aufgaben-Effizienz.

Effizienz-Killer Arbeitsunterbrechungen

Unsere Studie hat aber noch weitere Zeitfresser identifizieren können: So werden Büromitarbeiter durch verschiedene Faktoren auch mehrmals in der Stunde in ihrer Arbeit unterbrochen – sei es durch eingehende Emails, Telefonate oder Kollegen. In Summe beträgt der Arbeitszeitverlust durch Ablenkungen durchschnittlich 23 %.

Mein Tipp:

Deaktivieren Sie als erstes in Outlook das Benachrichtigungssignal für eingehende E-Mails. Und lassen Sie sich durch neue Mails in Ihrem Posteingang auch nicht dazu hinreißen, diese immer sofort zu beantworten. Reservieren Sie sich stattdessen zwei oder drei Mal am Tag jeweils eine halbe Stunde, in der Sie Ihre E-Mails am Stück bearbeiten. So können Sie sich Zeit schaffen, um eine Aufgabe ganz konzentriert zu Ende zu bringen. Kollegen, die ein Schwätzchen halten wollen, vertrösten Sie am besten auf die Mittagspause. Vielleicht ist es ja auch möglich, dass Sie sich für eine oder zwei Stunden mit dem Laptop in ein Besprechungszimmer zurückziehen zu können? In vielen Unternehmen ist dies theoretisch möglich, nur wird dies von den wenigsten Mitarbeitern tatsächlich genutzt.

Besprechungen: häufig ungeplant, zu lang und unstrukturiert

Ein weiteres Effizienz-Desaster sind Besprechungen. Im Mittel verbringen die Teilnehmer unserer Studie damit 19 % ihrer Arbeitszeit. Je größer das Unternehmen, desto mehr Zeit geht dafür flöten. Teamleiter sollten sich die Frage stellen, ob wirklich alle Mitarbeiter anwesend sein müssen – denn wer nicht am Schreibtisch ist, kann auch seine Aufgaben nicht erledigen.

Mein Tipp:

Die Aufstellung einer Agenda und die Einführung von Besprechungsspielregeln können helfen, Besprechungszeiten aufs Nötigste zu reduzieren und effizienter zu machen.

Ineffiziente Arbeitsorganisation

Die Studie zeigt aber auch, dass ein großes Verbesserungspotenzial in der Büroorganisation steckt, denn an dieser hapert es in vielen Büros. Durch klarere Absprachen, der Einführung von Kommunikationsregeln und einer besseren Vorbereitung von Besprechungen könnten bis zu 25 % Arbeitszeit gewonnen werden – hier schlummern enorme Potenziale für Verbesserung.

Arbeitseffizienz durch aufgeräumten Arbeitsplatz
Etwa 50% der Befragten sind sich sicher, dass sie allein durch einen aufgeräumten Schreibtisch besser und damit effizienter arbeiten könnten – und zwar um mehr als 20%.

Chaos am Arbeitsplatz

Büroangestellte verwenden aber nicht nur 55 Minuten am Tag mit der Suche nach Dateien auf dem Computer; auch analog wird fleißig gesucht – nach wichtigen Briefen, die noch immer postalisch hereinflattern, nach Bewerbermappen und Notizzetteln. Knapp die Hälfte der Befragten in unserer Studie geht davon aus, dass sich allein durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz mehr als 20 Prozent effizienter arbeiten ließe.

Mein Tipp:

Räumen Sie auf, und zwar gründlich! Nehmen Sie sich die Zeit, um einmal „klar Schiff“ auf Ihrem Schreibtisch zu machen, und Sie werden sehen, wie sich das sofort positiv auf ihren Büroalltag auswirkt. Kein Suchen mehr, keine Hektik – Sie wissen stets, wo sich alles befindet. Beispielsweise mithilfe eines Mappen-Systems können Sie die digitale Welt mit der Papierwelt verknüpfen, mit dem Ergebnis, dass Ihr Schreibtisch frei bleibt von Unterlagen. Sie wissen stets, wo sie die jeweiligen Papiere befinden, die Sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. Wie Sie so eine Mappe anlegen, erkläre ich Ihnen in meinem neuen E-Book Schnelltest für Ihre E-Mail-Effizienz das kostenlos zum Download bereit steht. Darin verrate ich Ihnen außerdem 10 Tipps, wie Sie mithilfe der Outlook-Funktionen Ihre Aufgaben gelassen meistern.

Effizienter arbeiten mit System

Dass 84 % der Befragten in unserer Studie manchmal das Gefühl haben, dass sie viel gearbeitet haben, aber dass es immer noch nicht genug ist, ist bezeichnend für den Grad der Überbelastung, der allgemein vorherrscht und dem ich bei meiner Beratungstätigkeit täglich begegne. Die Menschen sind hochmotiviert und fleißig und schaffen immer noch nicht alle Aufgaben. Meine Büro-Kaizen®-Methode verhilft Unternehmen „sich selbstbegrenzende“ Systeme zu etablieren, Prozesse zu verschlanken und das Bewusstsein der Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Aufgaben zu schärfen.

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