Serienbrief in Word erstellen: So einfach geht’s!

Einen Serienbrief in Word zu erstellen, ist nicht nur einfach, sondern auch äußerst praktisch. Die Serienbrieffunktion hilft Ihnen, mehrere personalisierte Dokumente gleichzeitig an Kunden zu verschicken. In der Regel ändern sich dabei nur die Anrede und die Adresse – und genau das übernimmt Word für Sie. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktion nutzen können.

1. So erstellen Sie einen Serienbrief in Word

Die Serienbrief- bzw. Seriendruckfunktion in Word setzt sich aus zwei Elementen zusammen: Einerseits gibt es das Hauptdokument (den Brief) selbst. Dieses Dokument ist für alle Empfänger gleich. Um dieses Hauptdokument mit einer persönlichen Briefanrede und der richtigen Adresse zu personalisieren, benötigt Word außerdem eine Adressliste. Tipp: Anstatt jede einzelne Adresse manuell einzugeben, ist es einfacher, die Adressdaten aus Ihrem Outlook-Kontakteordner oder einer Excel-Liste nach Word zu importieren.

Schritt 1: Auswahl des Hauptdokuments für Ihren Serienbrief in Word

• Öffnen Sie zunächst Word und navigieren Sie zur Serienbrief-Funktion. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Sendungen auf den Menüpunkt → Seriendruck starten und wählen Sie im sich öffnenden Dropdown-Menü den Befehl → Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen aus.
• Wählen Sie anschließend im Dialogfenster am rechten Bildrand den Dokumententyp für Ihren konkreten Fall aus, z. B. Brief, E-Mail, Umschläge, Etiketten oder Verzeichnis. Klicken Sie dann ganz unten auf → Weiter: Dokument wird gestartet.
• Nun müssen Sie noch entscheiden, ob Word für den Serienbrief das aktuell geöffnete Dokument, eine vorinstallierte Mustervorlage oder ein bereits zuvor verfasstes und abgespeichertes Textdokument verwenden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl unten mit → Weiter: Empfänger wählen.

Schritt 2: Auswahl der Empfängerliste für den Serienbrief

Bei der Empfängerliste zur Personalisierung des Serienbriefs stellt Sie Word vor die Wahl, entweder auf eine bereits erstellte Adressliste in Word zurückzugreifen, die Adressdaten aus dem Kontakteordner in Outlook zu übernehmen oder eine neue Adressliste in Word anzulegen.

• Nachdem Sie das Kontrollkästchen „Aus Outlook-Kontakten auswählen“ aktiviert haben, klicken Sie auf den Befehl Wählen Sie einen Kontakteordner.
• Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Liste aller Kontakte im ausgewählten Ordner. Hier können Sie nun per Häkchen auswählen, welche Empfänger den Serienbrief erhalten sollen.
• Bestätigen Sie anschließend unten rechts mit Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

Schritt 3: Beide Elemente zu einem Serienbrief in Word zusammenfassen

Tragen Sie nun die Textbausteine, die in allen Serienbriefen oder Serienmails gleich sind, in Ihr Hauptdokument ein. Klicken Sie anschließend an die Stellen im Text, an denen Word die personalisierten Textpassagen einfügen soll. In der Regel sind das das Adressfeld und die namentliche Anrede am Textanfang. Wählen Sie anschließend im Fensterbereich am rechten Bildschirmrand die Feldfunktion aus, die Word an dieser Stelle verwenden soll. Sie haben die Wahl zwischen:

• Adressblock: Um eine personalisierte Adresse einzufügen zu lassen.
• Grußzeile: Für eine individuelle Begrüßung.
• Elektronisches Porto: Nur möglich, wenn Sie ein elektronisches Porto-Softwareprogramm installiert haben.
• Weitere Elemente: Für weitere personenbezogene Elemente aus der Adressliste, z. B. Geburtstag, Firmennamen etc.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben zum Schluss mit einem Klick auf den Befehl → Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe.

Schritt 4: Serienbrief abschließen, Vorschau, fertigstellen und ausdrucken lassen

Zum Schluss können Sie sich die einzelnen Briefe noch in der Seriendruckvorschau anzeigen lassen und gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen, entweder an einzelnen Briefen oder an der ganzen Empfängerliste. Klicken Sie zum Fertigstellen abschließend auf → Weiter: Seriendruck fertigstellen beenden und drucken Sie die einzelnen Dokumente aus.

2. Das sind die Vor- und Nachteile der Serienbrief-Funktion in Word

3. Office-Funktionen einfach erklärt – mit unseren Tutorials

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✉️ Serienbrief mit Word & Excel erstellen [+ per Outlook versenden]

(Dauer: 07:49 Min.)

Inhalt des Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Word-Dokument mit Excel-Datenquelle verknüpfen 00:29 
3. Inhalt des Serienbriefs erstellen 02:29 
4. Serien-E-Mail über Outlook verschicken 05:23 

4. Weitere Tipps rund um Microsoft Word

Das Textverarbeitungsprogramm Word bietet noch viele weitere spannende Funktionen. Deshalb haben wir für Sie eine Sammlung mit weiteren Beiträgen zusammengestellt: