Ordnung ist das halbe Leben – wie Visualisierung Ihnen hilft, den Überblick zu behalten



Der Aktenschrank quillt über: Leere Ordner verkanten sich ineinander, längst bezahlte Rechnungen liegen verknickt in den Ecken, Locher leeren ihr „Büro-Konfetti” in alle Schrankecken aus. Sie finden nichts außer alten PC-Mäusen, dem Nadeldrucker von 1996 und geschätzten 400 Pizzazetteln; Ihre Ablage ist verstopft und wichtigere Dinge verteilen sich sinnlos im Raum? Es wird höchste Zeit, dass sich hier etwas ändert. Also werden die Ärmel hochgekrempelt und es wird aufgeräumt – doch was geschieht, wenn der Schrank in wenigen Wochen doch wieder wie zuvor oder sogar noch schlimmer aussieht?

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So funktioniert's

Hier hilft Ihnen das Prinzip der Visualisierung einer idealen Büroordnung und Organisation weiter, das ich gemeinsam mit meinem Team entwickelt und praktiziert habe. Visualisierung klingt erst einmal kompliziert, hat aber in Bezug auf Ihr aufgeräumtes Büro überhaupt nichts mit Grafik, Powerpoint oder Excel zu tun. Ordnung durch Visualisierung beruht darauf, dass Dinge im Büro eindeutig und für alle Mitarbeiter - egal ob intern, extern oder frei - klar beschriftet und auf den ersten Blick in ihrer Funktion erkennbar sind. Das einfache Konzept schafft für alle schnell Klarheit und trägt zu einem geordneten, reibungsarmen Arbeitsalltag bei.

Beispiel 1: Visualisierung am Lichtschalter: Es werde Licht – aber richtig!

Sinn und Nutzen der Visualisierung im Zusammenhang mit der Büroorganisation lässt sich ganz einfach am Beispiel der Lichtschalter eines Großraumbüros erklären.

Visualisierung am Lichtschalter
Visualisieren Sie Ihre Lichtschalter, damit jeder gleich weiß, was gedrückt werden muss.

Griffgünstig an der Tür gelegen, aber völlig verwirrend ist eine große Zahl von Schaltern vorhanden, die alle bestimmte Lichter aus- und einschalten – aber wo? Alle Schalter sehen gleich aus. Manche sind geteilt, andere haben eine rote oder grüne Kontrollleuchte – eine Hilfe ist uns das aber nicht.

Wer also frisch eingestellt ist, in einer anderen Abteilung arbeitet, freier Mitarbeiter oder gar Kunde ist, wird ziemlich sicher danebentippen und den Raum zunächst unverhofft verdunkeln oder erhellen. Erst nach einigen „Korrekturschaltvorgängen” leuchtet das Licht dann dort, wo es soll. Dies stört die anwesenden Mitarbeiter und ist auch für den Schaltenden nicht angenehm: Schließlich verliert er Zeit, ärgert sich über die undefinierbare Schalterbatterie und bringt sich ungewollt in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit.

Die Lösung nach dem Prinzip der Visualisierung ist in diesem Beispiel so einfach, dass das Problem eigentlich weltweit gar nicht mehr existieren dürfte: Die Schalter werden sinnvoll und klar beschriftet und schon weiß jeder, welchen Schalter er für welche Beleuchtung er im Raum betätigen muss. Umsetzen lässt sich dies textlich (Beispiel links) oder besser noch in einer anschaulichen Visualisierung mit Zahlen und einer kleinen Beleuchtungskarte (Beispiel rechts).

Beispiel der Visualisierung der Lichtschalter
Visualisieren Sie auch Lichtschalter im Büro. Das spart Zeit und langes Suchen nach der richtigen Erleuchtung.

Manch einer mag nun denken: „Blödsinn. Mit der Zeit weiß man wo das Licht angeht und wenn nur ein Schalter in der Kaffeeküche ist, schreib ich bestimmt nicht oben ‚Licht an‘ und unten ‚Licht aus‘ da drauf.”

Ganz klar: Nein, es muss nicht jeder Lichtschalter beschriftet werden. Eine Schalterbatterie wie in unserem Beispiel jedoch wird täglich von unzähligen Leuten genutzt, beispielsweise in einem großen Schulungs- oder Konferenzraum, in dem 20, 30 oder sogar mehr Menschen zusammenkommen. Ist dieser Raum dann mit nur zwei Gruppen am Tag belegt, müssen sich rund 50 Menschen an diesem Tag ein kleines bisschen weniger ärgern, weil sie schon wieder das falsche Licht eingeschaltet haben oder von ihren Kollegen ungewollt verdunkelt wurden – und das mit einfachsten Mitteln.

Beispiel 2: Ablage mit Visualisierung: Schnell gefunden – Ordnung garantiert

Ähnlich wie beim simplen „Lichtschalter”-Beispiel können Sie auch bei der Aktenablage, im Büromaterialienschrank oder im Sinne der bleibenden Ordnung im Pausenraum vorgehen. Schließlich dürfte es kein Büro dieser Welt ohne Kollegen geben, die einen eher individuellen Ordnungssinn haben und Aktenablagen und Schränke kurzerhand „kreativ” umgestalten – leider finden alle anderen dann nichts mehr wieder.

Als Beispiel soll uns an dieser Stelle die Versorgung mit Büromaterial dienen: Kollegin Müller hat die häufig genutzten DIN-A4-Umschläge mit Fenster griffgünstig im oberen rechten Fach platziert. Kollegin Meier nutzt allerdings lieber Umschläge im A5-Format und räumt den Schrank daher in ihrem Sinne um. Kollege Schmitz hingegen möchte den Post-it-Zettelblöcken einen prominenteren Platz einräumen. Sie ahnen es schon: Das Chaos im Büromaterialienschrank ist perfekt.

Ablage mit Visualisierung
Visualisieren Sie Aktenschränke zum schnellen Wiederfinden.

Die Lösung durch gute Visualisierung ist auch hier denkbar einfach: Klar beschriftete Fächer sorgen für Ordnung, sparen wertvolle Zeit und lassen den geübten Griff nach dem richtigen Umschlag nicht danebengehen. Frau Müller hat sich in unserem Beispiel übrigens durchgesetzt – die A4-Umschläge mit Sichtfenster liegen oben rechts, und damit das auch so bleibt, hat sie das Fach deutlich beschriftet.

Beispiel 3: Schrankpläne und Schrankfotos: Kein Chaos dank Visualisierung

Auch eine effiziente Aktenablage lässt sich nach dem Prinzip der Visualisierung organisieren: Im Zusammenspiel mit verschiedenfarbigen Ordnern kann ein übersichtliches Ordnungssystem geschaffen werden, dass beim Griff in den Schrank und beim Hinzufügen von neuen Aktenbeständen keine Fragen aufwirft: Der Einkauf ist gelb, die Auftragsbearbeitung rot – so werden Rechnungen, Listen und Anfragen dank Visualisierung schnell gefunden.

Visualisierung durch Pläne und Fotos
Visualisieren Sie all Ihre Dinge mit Pläne und Fotos.

Für Schränke, die keine Ablagen, sondern bestimmte Gegenstände in einer bestimmten Ordnung enthalten, empfiehlt sich ein weiterer, ganz einfacher Visualisierungs-Trick: Ein Foto des perfekt aufgeräumten Schranks innen oder außen an der Schranktür macht jedem Benutzer die „Sollordnung” des Inhalts unmissverständlich klar. Zusätzlich wird der Schrank nicht mehr sinnlos „vollgemüllt”: Als klare Spielregel dürfen nur die Gegenstände im Schrank abgestellt werden, die auch auf dem Foto zu sehen sind. Ein einfaches Prinzip, das ohne viele Worte auch im Kühlschrank des Pausenraums, im Geräteraum oder im Waschraum effektiv für Ordnung sorgt.

Visualisierung im Büroschrank
Klare Visualisierung im Büroschrank hilft auch beim Einräumen und Wiederfinden.

Fazit: Visualisierung wirkt

Wie Sie an diesen ganz einfachen Beispielen gesehen haben, ist konsequente Visualisierung eine echte Bereicherung für Ihren Büroalltag. Weniger suchen, mehr finden und nachhaltige Ordnung – hohe Ansprüche, die mit wenig Aufwand effektiv umgesetzt werden können. So können Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten und bei Neueinsteigern werden Unsicherheiten im Betriebsablauf schnell abgebaut. Für gute Stimmung und volle Orientierung im Büro: Bringen Sie mehr Visualisierung in Ihren Büroalltag – und schmeißen Sie die alten Pizzazettel in den Müll!

Übrigens:

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