Visualisierung von Prozessen – So machen Sie sich ein Bild



Bevor die Menschen Worte hatten, verständigten sie sich über Bilder. Noch heute nimmt unser Gehirn ein Bild schneller und nachhaltiger auf als einen beschreibenden Text. Wenn wir uns diese Fähigkeit zur Visualisierung von Prozessen zunutze machen, stellen wir Abläufe einprägsam und anschaulich dar. Doch keine Sorge, Sie müssen jetzt keine Comics zeichnen.

Mit „Visualisierung” wird allgemein das Sichtbarmachen von Fakten oder Zusammenhängen beschrieben. Im Lateinischen heißt es „visualis” und meint: Zum Sehen gehörend.

Visualisierung: Bilder zum Verstehen nutzen

Wenn reibungslose Abläufe an die Stelle von unvollständig umgesetzten Regeln treten, dann war womöglich die Visualisierung von Prozessen im Spiel. Diese Methode ist einfach und genial, denn sie erspart viel Bearbeitungszeit. Überraschend schnell stellen sich Erfolge ein.

Für die Darstellung von Abläufen eignen sich ganz unterschiedliche Formen, zum Beispiel:

  • Symbole - Kleine Bild, große Wirkung
  • Diagramme - Linien, Balken, Kreise
  • Farben - Firmenfarben für Präsentationen, Grundfarben zum schnellen Erfassen
  • Schlüsselwörter - Kurz und prägnant

Auch stark vereinfachte gegenständliche Darstellungen eignen sich für die Visualisierung von Prozessen. Denken Sie zum Beispiel an die „Sendungsverfolgung” von Paketdiensten. Zeichnungen machen auf einen Blick deutlich, wo im Zustellungsprozess sich die Sendung aktuell befindet. Dazu sind nur wenige Darstellungen nötig. Verständlich werden diese durch ihre Beschränkung auf das Wesentliche. Und genau dieser Schritt ist wichtig, damit auch Sie bei der Visualisierung von Prozessen Erfolg haben.

Die Spreu vom Weizen trennen: Was ist wesentlich?

Die Darstellung des gewählten Prozesses ist umso verständlicher, je allgemeiner sie ist. Dafür ist es nötig, dass Sie die wesentlichen Schritte des Prozesses identifizieren. Welche Schritte kehren immer wieder? Welche Merkmale haben alle Abläufe dieser Art gemeinsam? Wie eine solche Darstellung aussehen kann, zeige ich Ihnen an dem folgenden Beispiel.

Die Visualisierung von Prozessen macht Abläufe anschaulich. Eine wirksame Form der Optimierung. Klick um zu Tweeten

Beispiel: Der Prozess zur Umsetzung eines neuen Projekts

Die Prozessabläufe sind in vier Gruppen aufgeteilt: A, B, C, D. Jede Gruppe ist an dem Großbuchstaben und an der eigenen Farbe sofort erkennbar.

Die beteiligten Personen und die relevanten Tätigkeiten sind in farbige Kästen gesetzt:

  • A: Kontakter, Teamleiter
  • B: Briefing
  • C: Projektbearbeitung
  • D: Projektabschluss

Mit Farben gelingt Visualisierung
Die Visualisierung von Prozessen: Mit Farben, Liien und wenigen Worten das Wesentliche darstellen.

Die Wege zwischen den einzelnen Stationen sind mit unterschiedlichen Linien dargestellt, an deren Ende ein Pfeil die Richtung anzeigt:

  • Durchgehende Linien mit Pfeil: Relevante Prozessabläufe
  • Gestrichelte Linien mit Pfeil: Optionale Prozessabläufe

Jeder Arbeitsschritt für die Umsetzung eines neuen Projektes lässt sich in diese Darstellung einordnen. Das Schema ist deshalb so gut, weil es verallgemeinerbar ist; es lässt sich auf jedes Projekt anwenden, an dem verschiedenen Mitarbeiter beteiligt sind. Jeder kann sofort sehen, an welcher Stelle im Prozess er sich befindet. Die Beschriftung ist auf das Wesentliche reduziert und allgemein gehalten. Für das konkrete Projekt können die Namen der Beteiligten ergänzt werden.

Abläufe präsentieren oder verbessern mit der Visualisierung von Prozessen

Die Visualisierung von Prozessen ist nicht nur als Handlungsleitfaden nützlich. Auch bei der Suche nach Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen leistet die schematische Darstellung nützliche Dienste. Grund: Treten wiederholt Störungen, Verzögerungen oder Fehler in einem Prozess auf, lassen sich diese genau lokalisieren. So können Sie leichter Lösungen finden und permanent perfektionierte Prozesse gestalten. Damit steigen Sie auf Stufe 3 der Kaizen-Pyramide

Mit Visualisierung nach Stufe drei
Mit der Visualisierung von Prozessen steigen Sie auf Stufe 3 der Kaizen-Pyramide.

Gut präsentiert mit anschaulicher Visualisierung von Prozessen

Sie bereiten eine Präsentation für Ihren Kunden vor? Auch dafür ist die Visualisierung von Prozessen nützlich. Mit den genannten Gestaltungselementen können Sie Ihren Zuhörern einfach und einprägsam Zusammenhänge vermitteln. Benötigen Sie für die Darstellung keine speziellen Farben, gestalten Sie Ihre Präsentation in den Farben Ihres Unternehmens.

Und Sie? – Ihre Erfahrung ist gefragt

Die Visualisierung von Prozessen lässt sich in vielen Bereichen und auf verschiedene Arten anwenden. Wo haben Sie besonders gute Erfahrungen damit gemacht? Welche Darstellungsmöglichkeiten nutzen Sie am liebsten? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Nachricht.



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