Die Prozesslandkarte Teil 2: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen Schritt für Schritt!



Im Dschungel aus immer komplizierteren Vorgängen und Prozessen kann man sich schnell verlaufen. Permanente Weiterentwicklungen, neue Möglichkeiten und Anforderungen erleichtern das Ganze genauso wenig wie die Tatsache, dass überall an Ressourcen gespart werden muss. Werden Prozesse und Abläufe nicht auf die neue Situation angepasst, steigt die Arbeitsbelastung und die Unzufriedenheit unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Eine Prozesslandkarte kann Ihnen helfen, wieder die Orientierung zu finden. Folgende Tipps bringen Sie Schritt für Schritt zu einer eigenen Prozesslandkarte.

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Was ist das Problem

In unserem Beitrag zur Prozesslandkarte, der in der letzten Woche erschienen ist, haben Sie erfahren, wie sie die Prozesse identifizieren, die Optimierungs- und zukunftspotential aufweisen. In unserem heutigen lesen Sie, welche Schritte sie gehen müssen, um eine Prozesslandkarte zu erstellen.

Prozesslandkarte mit Post Its visualisieren
Prozesslandkarte mit Post it's visualisieren.

So funktioniert es

Schritt Nr. 1 zu einer eigenen Prozesslandkarte: Beschreiben Sie die einzelnen Projektschritte!

Um eine Landkarte Ihrer Prozesse zu erstellen, müssen Sie zunächst die Teilschritte eines Prozesses identifizieren! Welche einzelnen Arbeitsschritte müssen getan werden, um am Ende ein Ergebnis erreicht zu haben? Benennen Sie dabei auch die beteiligten Personen!

Haupt- und Teilprozesse für die Prozesslandkarte
Benennen Sie Haupt- und Teilprozesse als ersten Schritt zur Prozesslandkarte.

Schritt Nr. 2 zu einer eigenen Prozesslandkarte: Klären Sie an welchen Punkten Verbesserungsbedarf besteht!

Bewerten Sie gemeinsam mit Ihrem Team die einzelnen Schritte, die Sie nun auf Ihrer Prozesslandkarte sehen. Das lässt sich perfekt in einem Meeting machen. Alternativ können Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bitten, einen Fragebogen mit einem einfachen Benotungssystem auszufüllen. Mit dem Onlinetool „Surveymonkey” lassen sich einfache Fragebögen erstellen.

Für Prozesslandkarte klären, wo Verbesserungsbadarf besteht
Als zweiten Schritt zur Prozesslandkarte, bewerten Sie bestehende Prozesse um schnellen Handlungsbedarf zu erkennen.

Schritt Nr. 3 zu einer eigenen Prozesskarte: Identifizieren Sie die Schnittstellen!

Schnittstellen entstehen in der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, zwischen Verwaltung und Produktion, Marketing und Finanzen etc. Während es häufig so ist, dass in der Abteilung sich Mitarbeiter gut verstehen, da sie täglich miteinander auskommen müssen, werden in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg, Gruppenegoismen sichtbar. Schnittstellen bieten das höchste Fehler- und somit auch Optimierungspotential. Darum müssen Sie auf einer Prozesslandkarte deutlich markiert werden.

Für Prozesslandkarten identifizieren Sie Schnittstellen
Der dritte Schritt für eine Prozesslandkarte ist es, Schnittstellen zu identifizieren.

Schritt Nr. 4 zu einer eigenen Prozesslandkarte: Entdecken Sie Ihr Optimierungspotential

Nun gilt es, anhand der Prozesskarte, den Prozess zu optimieren. Folgende Fragen werden Ihnen dabei helfen:

  • Fragen Sie, ob sich einzelne Aufgaben bei einer Person bündeln lassen! Viele Köche verderben den Brei. Es entsteht Abstimmungsbedarf, der wertvolle Zeit kostet.
  • Fragen Sie, ob sich die Reihenfolge der Schritte ändern sollte. Erinnern Sie sich an das Beispiel der Kunststofffirma in meinem letzten Beitrag? Dadurch, dass ein Prozessschritt vorgezogen werden konnte, war es möglich, Einsparungen in Höhe von 20.000 € zu erzielen!
  • Fragen Sie sich: Was kann ich noch weglassen? Ein Prozess ist optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern.

Für die Prozesslandkarte Verbesserungspotential identifizieren
Identifizieren Sie als nächten Schritt für Ihre Prozesslandkarte ihr Verbesserungspotenzial.

Darauf kommt es an

Visualisieren Sie Ihre Prozesse mit Hilfe einer Prozesslandkarte. Wer hat an welcher Stelle was zu tun? Diese Visualisierung ist Grundlage für alle Weiterentwicklungen. Wenn erst einmal eine Prozesslandkarte vorliegt, können Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigen, weitere Verbesserungsvorschläge einzubringen. So entsteht eine Dynamik der ständigen Optimierung. Erstellen Sie aus den Ergebnissen Checklisten. Diese können Sie immer wieder neu anpassen und verbessern. Sammeln Sie die Projektlandkarten und die Checklisten, die für viele Mitarbeiter wichtig sind, am besten in einem Handbuch, das für alle zugänglich ist.

Was der Tipp bewirkt

Wir bringen es in unserem Hause gern auf den Punkt, indem wir sagen: „Entweder es geht einfach,  oder es geht einfach nicht.” Das Geniale ist einfach, davon bin ich überzeugt. Verschlanken Sie, reduzieren Sie, bündeln Sie anhand Ihrer neu entstandenen Prozesslandkarte. Sie werden erstaunt sein, wie aus einem diffusen Durcheinander an Aufgabenschritten plötzliche eine übersichtliche Projektlandkarte wird, die Ihnen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen Orientierung gibt!

Lesen Sie in der kommenden Woche, wie Sie die Verschwendungsbrille aufsetzen und wie Sie ihre Prozesslandkarte weiter von unnötigem Ballast befreien.

Übrigens:

Wenn Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz auf den Prüfstand stellen möchten, nutzen Sie die Checkliste "Büro-Kaizen® Arbeitsplatz". Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial. Die Checkliste finden Sie kostenlos im Downloadbereich.



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