Wenn Sie die Datei einer Kontaktperson in Ihrem Outlook als vCard versenden, dann kann dies von nahezu allen anderen E-Mail-Programmen und Messenger-Diensten gelesen werden. Denn das vCard-Format *.vcf ist das internationale Standardformat für das Versenden von digitalen Kontaktinformationen. Die digitalen Visitenkarten können aber auch umgekehrt mit den Onboard-Mitteln von Outlook in einen „höherwertigen“ Outlook-Kontakt umgewandelt […]

Der Outlook-Kalender ist viel mehr als nur ein Ort für Termine. Wenn Sie ihn richtig einsetzen, wird er zu Ihrem persönlichen Assistenten im Alltag und Beruf. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Tricks Zeit sparen, den Überblick behalten und stressfreier durch den Tag kommen. 1. Grundbegriffe zum Outlook Kalender Microsoft 365 […]

Unzählige Nutzer verwenden für ihre elektronischen Nachrichten Microsoft Outlook, Tag für Tag und weltweit. Völlig klar, dass das Programm an verschiedene Sprachen anzupassen sein muss. Doch damit ist nicht nur die Anzeigesprache für die Programmoberfläche gemeint. Auch an anderen Stellen ist es nötig, dass man die Outlook-Sprache ändern und an landesspezifische Details angleichen kann. Das […]

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, wie man in Outlook ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen kann (z. B. von Exchange, Microsoft 365 oder auch Gmail, Freenet, iCloud oder GMX). Entweder direkt, dann haben Sie in Ihrem Postfach die Gesamtübersicht über alle eingehenden und ausgehenden E-Mails. Oder über ein zusätzliches Nutzerprofil. Das hat den großen Vorteil, dass Sie […]

So ähnlich wie ein Assistent Ihnen beim Bearbeiten Ihrer Post behilflich sein kann, können Sie auch die Verwaltung Ihrer E-Mails weiter delegieren. Zu diesem Zweck übertragen Sie einer ausgewählten Person Berechtigungen, um E-Mails in Ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach zu lesen, zu erstellen oder zu verändern. Möglich ist das, indem Sie Ihr Outlook Postfach freigeben, damit […]

Was ist für das Hinzufügen eines weiteren E-Mail-Kontos in Outlook besser, IMAP, POP3 oder Exchange? Und wie lauten die konkreten Serverdaten für die IMAP-Kontoeinrichtung in Outlook? In der folgenden Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie alle Antworten, Lösungsschritte sowie Servereinstellungen rund um IMAP und die gängigsten E-Mail-Anbieter. Und auch, warum in den meisten Unternehmen das Hinzufügen eines […]

„Viele Wege führen nach Rom“ – das ist ein geläufiges Sprichwort. Was es mit dem Outlook-Terminkalender zu tun hat? Verwendet wird die Redensart im Sinne von „mehrere Möglichkeiten führen zum Ziel“. Genau das trifft zu, wenn Sie einen Outlook Termin kopieren, vielleicht weil Sie ihn an mehreren Tagen bzw. in anderen Monaten oder in verschiedene […]

Ein bisschen zu voreilig auf Senden gedrückt – Zack! Schon ist die Mail im Posteingang des falschen Adressaten gelandet. Oder eine Nachricht ist unterwegs, bevor man sie überhaupt fertig geschrieben hatte bzw. alle Anhänge angefügt waren. Vielleicht hat man auch nach einer Diskussion mit dem Kollegen heftig reagiert und würde das Gesagte bzw. Geschriebene gerne […]

Viele kennen folgendes Szenario: Im Büro verwenden Sie zur Terminierung den Kalender von Outlook, privat nutzen Sie aber den Google Kalender auf Ihrem Smartphone. Ärgerlich, wenn Sie am Wochenende zu Hause die geschäftlichen Termine der nächsten Woche durchgehen und diese mit Ihren privaten Terminen abgleichen wollen – beide Kalender können nicht in einer Ansicht angezeigt […]

Seit es Microsoft 365 gibt, ist die Installation der Anwendungen auf dem PC nur noch optional – Sie können die Software fest einrichten, müssen es aber nicht (wobei es immer auch darauf ankommt, welcher Office-Plan bzw. welches Abonnement besteht). Alle in der Office-Suite enthaltenen Programme können Sie ebenfalls in einer Web-Version nutzen. Änderungen an den […]

Es kann sein, dass Sie mit der Zeit einige Kalender in Outlook angelegt haben, die Sie nun aber nicht mehr benötigen. Sei es ein Internetkalender, den Sie aus früheren Tagen immer noch mitführen oder der Kalender einer Kollegin, die längst nicht mehr da ist. Welche Kalender es auch immer sind, Sie können jederzeit diese Outlook […]

Eine falsche E-Mail wurde gesendet und Sie möchten jetzt eine Outlook Mail zurückrufen. Eigentlich wollten Sie die E-Mail noch einmal überprüfen und nun erhält der Empfänger unvollständige oder fehlerhafte Informationen. Oder Sie haben nicht höflich genug formuliert, an die ganz falschen Kollegen gesendet, oder – das kennt jeder – die Anlage vergessen. Das passiert. Nun […]

Im Folgenden beschäftigen wir uns mit dem Thema, wie Sie in Outlook eine automatische Weiterleitung von E-Mails einrichten, aktivieren und wieder deaktivieren können. Hier bleibt oft wertvolle Zeit auf der Strecke, da zuerst der eigentliche Empfänger die E-Mail lesen muss, dann weiterleitet und dann der echte Empfänger diese noch einmal lesen muss. Dank der Regel-Funktion […]

Es gibt viele gute Gründe, warum man in Outlook den Absender ändern möchte. Zum Beispiel, wenn man mehrere E-Mail-Adressen auf einmal nutzt und öfters zwischen diesen hin und herwechseln muss (= Absenderadresse ändern). Oder auch – herzlichen Glückwunsch – wenn Sie geheiratet haben und nun einen neuen Nachnamen tragen (=Absendernamen ändern)! Die Funktion lässt sich […]

Das Anlegen eines Outlook Archivs kann verschiedenste Probleme lösen und Vorteile bieten, aber dementsprechend unterschiedlich ist auch das jeweilige Vorgehen. Was ist denn nun zum Beispiel der genaue Unterschied zwischen dem im Posteingang integrierten Archiv‑Ordner, einer lokal abgespeicherten PST‑Archivdatei und dem Online‑Archiv in Microsoft 365? Und welche dieser Archivierungsmöglichkeiten spart tatsächlich Speicherplatz ein, ist revisions- […]

E-Mails bestimmen unseren Arbeitsalltag. Durch die immense Flut an neuen Nachrichten pro Tag wird es immer schwieriger Herr über seinen Posteingang in Microsoft Outlook zu bleiben. Wenn dann noch die Outlook Suche nicht funktioniert wie erhofft, wird es unmöglich weiterhin produktiv arbeiten zu können. Wir zeigen Ihnen in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag mögliche Lösungen, wie Ihre […]

Bei vielen startet der Arbeitstag heutzutage nicht nur mit einer Tasse Kaffee, sondern auch damit, die ungelesenen E-Mails durchzusehen. Microsoft Outlook ist dafür mittlerweile eines der beliebtesten E-Mail-Programme und wird von vielen täglich sowohl bei der Arbeit als auch privat genutzt. Um sich jeden Morgen ein paar Sekunden der wertvollen Arbeitszeit zu sparen, lohnt es […]

Es gibt eine schöne Funktion, wie der Absender der elektronischen Post darüber informiert wird, dass der Empfänger die an ihn verschickte E-Mail gelesen bzw. geöffnet hat – nämlich die Outlook Lesebestätigung. In unseren Anleitungen erfahren Sie einerseits, wie Sie dieses Feature für E-Mails anfordern/einrichten und ausschalten/ablehnen – sowie Sie eine Lesebestätigung in Outlook bei Ihrem […]

E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern. Wir zeigen Ihnen in unserem Blogbeitrag, wie Sie die E-Mail Ablage gestalten und eine sinnvolle Ordnerstruktur in Outlook […]

Sind Sie manchmal genervt, wenn Sie eine E-Mail öffnen, die außer einem einzigen Satz nur Formalien enthält? Und möchten Sie selbst Ihre E-Mails noch zeitsparender schreiben – und dabei sicherstellen, dass der Empfänger die Mail auch wirklich liest?

Der Outlook Kalender ist bei der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken, vor allem, da in den meisten Büros bereits Outlook für die E-Mail-Erstellung, -Bearbeitung und Co. verwendet wird. Wenn Sie den Outlook Kalender richtig nutzen, können Sie nicht nur Termine erstellen, verwalten etc. Sie behalten zudem den Überblick über Ihre Termine auf jedem Gerät, wenn […]

Outlook und Excel stammen beide aus Microsofts Bürosoftwarepaket Office. Dementsprechend gut lassen sich die beiden Programme zur Emailverwaltung und Tabellenkalkulation auch miteinander kombinieren. So können Sie beispielsweise Excel-Tabellen mit Emailadressen (z. B. von Kunden) problemlos in den Kontakteordner von Outlook importieren. Und umgekehrt können Sie auch Ihre Kontakte aus Outlook für eine Massenbearbeitung in eine […]

Outlook Schulungen sind ein wertvolles Instrument für jeden, der seine Effizienz im Umgang mit E-Mails, Kalendern und Aufgaben verbessern möchte. Als Spezialisten für mehr Effizienz in der modernen Büroarbeit bietet Büro-Kaizen® verschiedene Möglichkeiten für Unterstützung im Bereich Microsoft Outlook an. Das reicht von Präsenztrainings und Inhouse-Seminaren bei Ihnen vor Ort, bis zu unseren kostenlosen Outlook […]