Und täglich grüßt das Kopierpapier? Wie Sie mit dem Kanban-Prinzip Ihre Bestände im Griff behalten



Ich erinnere mich genau: Am Anfang ging es um unser Kopiergerät. Als Geschäftsführer kam ich nur unregelmäßig zu diesem Gerät, musste aber regelmäßig feststellen, dass kein Papier da war. Ich hatte damals den Eindruck, dass ich der einzige Mitarbeiter im Haus bin, der jemals Kopierpapier auffüllt. Aus der Produktion kannte ich das Kanban-Prinzip, das besagt, dass man Bestände dort lagern sollte, wo die Teile auch benötigt werden. Ich habe mir dann die Frage gestellt, wo bei uns eigentlich Kopierpapier gelagert wird und warum dieses nicht direkt bei den Kopiergeräten bereitgestellt wird. Damit begann auch schon die Lösung des Problems! Ich entdeckte, dass das Kanban-Prinzip auch im Büro extrem hilfreich sein kann!

Lagern am Ort mit dem Kanban-Prinzip
Durch das Kanban-Prinzip, werden Bestände immer am richtigen Ort gelagert, und es muss nicht immer erst welches gesucht werden.

Was ist das Problem

Für einen reibungslosen Ablauf der Arbeit ist es notwendig, dass am Kopierer, in den Büromaterialschränken, im Prospekteständer und an vielen anderen Stellen direkt auf Materialien und Unterlagen zugegriffen werden kann. Geht das Material aus, werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Arbeitsfluß unterbrochen und sind zurecht verärgert. Der Nachschub von Büromaterial kann wunderbar mit dem Kanban-Prinzip organisiert werden. Es ist total einfach und man muss nie wieder wegen ein paar Heftklammern ins Materiallager.

Ich dachte, dass ich der Einzige bin, der je Kopierpapier auffüllt. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Kanban ist ein japanisches Wort, das frei übersetzt „Signal” heißt. Als Signal dient eine Karte, auf der alle wichtigen Informationen über das Produkt und darüber, wie für Nachschub zu sorgen ist, verzeichnet sind. Sie beantwortet die Frage: Was muss ich tun, um für Ersatz zu sorgen. Zum Kanban-Prinzip gehört, dass nun noch ein Mindestbestand festgelegt werden muss, so dass ich die Karte an genau dieser Stelle platzieren kann. Wird diese Mindestmenge unterschritten, erkennt dies der Mitarbeiter anhand der Karte. Er löst dann die Nachlieferung aus. Fertig ist ein funktionierendes System zur Regulierung von Beständen - fertig ist eine wirkungsvolle Bestandskontrolle durch das Kanban-Prinzip.

Beispiel-Karte für Kanban-Prinzip
Hier sehen Sie eine Beispiel-Karte für das Kanban-Prinzip.

Hier können Sie einen Film ansehen, der das geniale Kanban-Prinzip näher erläutert.

Darauf sollten Sie achten

  • Berücksichtigen Sie beim Festlegen des Mindestbestands Nachfrageschwankungen. Bis zum Eintreffen des Nachschubs muss genug Material im Bestand sein – auch wenn der Artikel in dieser Zeit stärker nachgefragt wird. Der Mindestbestand kann daher vor allem bei billigen Artikeln etwas höher sein. Ein Stift wird dann teuer, wenn er nicht vorhanden ist.
  • Bei Material, das altert, gilt das First-in-first-out-Prinzip. Das heißt beispielsweise für neue Tonerkartons, dass diese im Materialschrank hinter die dort vorhandenen Kartons gestellt werden, denn das vorhandene Material muss zuerst verbraucht werden.
  • Wenn Sie eine Karte im Kanban-Prinzip definiert haben, bitten Sie jemand aus einer anderen Abteilung oder aus Ihrer Familie, die Karte zu lesen und die Schritte nachzuvollziehen. Wenn die Karte zu 100 Prozent selbsterklärend ist, dann haben Sie alles richtig gemacht.

Was das Kanban-Prinzip bewirkt

  • Es ist immer das nötige Material vorhanden.
  • Die Bestände müssen nicht extra überwacht werden. Die Überwachung erfolgt „automatisch” durch das Kanban-Prinzip mit seinen Karten.
  • Da immer genug Material vorrätig ist, muss niemand warten. Das Ergebnis sind flüssigere Prozesse.
  • Hohe Bestände mögen im Einkauf billiger sein. Jedoch wird nicht nur unnötig Kapital gebunden, auch die Lagerung verursacht Kosten. Durch das selbststeuernde Kanban-Prinzip orientiert sich die Höhe der Bestände am tatsächlichen Bedarf und somit an der Verbrauchsgeschwindigkeit.

Service

Einige Beispiele von Kanban-Karten haben wir in unserem Download-Bereich abgelegt. Schauen Sie einmal nach: Kanban-Karten – Praxisbeispiel Werbematerial

Und Sie?

Sie werden staunen, wo sich das Kanban-Prinzip überall einsetzen lässt! Wir nutzen es inzwischen nicht nur für Werbematerialien, Prospekte, das Kopierpapier und Co sondern auch für den Süßigkeitenschrank, die Schwämme zur Geschirrreinigung, Papiertaschentücher und an undenkbar vielen anderen Orten! Welche Verbrauchsmaterialien steuern Sie mit dem Kanban-Prinzip? Schreiben Sie mir! Ich freue mich auf Ihre Kommentare!



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