Kaizen im Büro



Erklimmen Sie mit Kaizen Ihre persönliche Erfolgsleiter im Büro

Erinnern Sie sich noch an Deutschlands Kult-Chef Bernd Stromberg aus der gleichnamigen Serie auf Pro Sieben, der mit mangelnder fachlicher Kompetenz seine Abteilung nervt und trotzdem stetig die berufliche Erfolgsleiter erklimmt. Was in der fiktionalen Geschichte prima funktioniert, erweist sich im realen Leben allerdings ganz schnell als beruflicher Stolperstein. Wer ohne Strukturen und persönliche Weiterentwicklung agiert, erreicht selten oder unter großen Anstrengungen seine Ziele. Wenn Sie Kaizen im Büro anwenden, optimieren Sie in vielen kleinen Schritten Ihren Arbeitsbereich. Mit diesen steten Verbesserungen haben es in der Hand, Ihre eigene Erfolgsgeschichte zu schreiben.

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Mit Kaizen erleben Sie im Büro-Alltag viele erfolgreiche Glücksmomente.

Was ist das Problem

Die von tempus in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule durchgeführte Studie zur Arbeitseffizienz zeigt deutlich auf, dass die Arbeit immer höhere Ansprüche an Büromitarbeiter stellt. Da ploppt eine E-Mail-Nachricht nach der anderen im elektronischen Posteingang auf und stört den Arbeitsrhythmus. Erschreckend finde ich auch, wie viel Zeit mit dem Suchen nach Unterlagen verschwendet wird, weil klare Ablagerichtlinien fehlen. Und ein ganz besonderes Ärgernis sind Besprechungen, weil diese durch schlechte Vorbereitung den Beteiligten viel Zeit und Nerven kosten. Stoppen Sie diese Verschwendung Ihrer körperlichen und geistigen Ressourcen und wenden Sie stattdessen Kaizen im Büro an.

So funktioniert es

Der Begriff „Kaizen“ setze sich aus den Wörtern „kai“ (Veränderung) und „Zen“ (gut bzw. zum Besseren) zusammen. Im Berufsleben ist damit ein pragmatischer Prozess gemeint, der ständig Verbesserungen anstrebt. In vielen kleinen, und damit viel leichter umzusetzenden Schritten erarbeiten Sie nachhaltige Fortschritte im Bereich Ihres Arbeitsplatzes. So verschwenden Sie immer weniger Ihre wertvolle Zeit und Ihre Ressourcen und steigern die Effizienz im Büro um bis zu zwanzig Prozent. Ich habe Ihnen meine fünf aktuellen Kaizen-Tipps zusammengestellt, die sich mit den drängendsten Problemen im Arbeitsalltag beschäftigen. Staunen Sie, wie leicht Sie und Ihr Team effizienter arbeiten können.

1. Tipp: Leertischler sind erfolgreicher

Je mehr Unterlagen sich auf Ihrem Schreibtisch türmen, desto schwieriger fällt es Ihnen, sich zurechtzufinden. Vielleicht kennen Sie Kollegen, die meinen, das Chaos zu beherrschen. Das mag sogar zutreffen, aber hier den Überblick zu behalten, kostet enorm viel Konzentration. Was für eine Energieverschwendung. Wenn Sie dagegen endlich aufräumen, haben Sie den Kopf frei für Ihre wichtigen Aufgaben. Übrigens glauben viel Teilnehmer unserer Studie, dass Mitarbeiter mit aufgeräumten Arbeitsplätzen bei Beförderungen bevorzugt werden.

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Also starten Sie mit Kaizen im Büro durch und räumen Sie sofort Ihren Schreibtisch leer. Wahrscheinlich staunen Sie, wie viel Platz Sie auf einmal haben. Und jetzt stellen Sie nur noch die Dinge auf den Tisch, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen: Monitor, Tastatur, Maus und die Posteingangsschale. Was Sie sonst noch regelmäßig brauchen, verstauen Sie in die Schreibtischschubladen oder Ihren Rollcontainer. Geben Sie jedem Arbeitsgerät und den Arbeitsmaterialien ein festes Zuhause nach dem Büro-Kaizen®-Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wie in der Besteckschublade finden Sie automatisch was Sie benötigen.

Extra-Tipp:

Damit Suchzeiten ab sofort der Vergangenheit angehören, achten Sie in Zukunft darauf, Ihren Schreibtisch stets ordentlich zu hinterlassen. Meine Checkliste für den Arbeitsplatz hilft Ihnen, an alles zu denken. Klicken Sie einfach auf das Bild und laden Sie sich kostenlos die Liste herunter.

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2. Tipp: Sie brauchen nur eine Posteingangsschale

Oft wird die schönste Ordnung von den lieben Kollegen ruiniert, die Post, Projektakten oder Notizzettel auf Ihren Schreibtisch ablegen. Oft stapeln sich mehrere Posteingangskörbchen übereinander, die viel Platz wegnehmen. Meistens weiß niemand so genau, welche Unterlagen in die betreffenden Körbchen gehören. Dieses Prinzip ist ineffizient und begünstigt Suchzeiten. Sie brauchen tatsächlich in der Regel nur eine Ablageschale. Diese ist nicht nur für die Post sondern auch für alle Unterlagen gedacht, die Ihnen zugehen. Vereinbaren Sie Regeln, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen:

  • Jedes Dokument wird in das Posteingangskörbchen des zuständigen Kollegen gelegt.
  • Mit dieser Zustellung ist automatisch der Empfänger für das weitere Vorgehen bez. die Bearbeitung zuständig.
  • Vereinbaren Sie außerdem eine Durchlaufzeit von beispielsweise 48 Stunden. So weiß jeder, dass innerhalb dieser Zeit der Vorgang bearbeitet wird.
  • Hat sich dieser Ablauf eingespielt, halbieren viele meiner Kunden die Durchlaufzeit auf 24 Stunden. Probieren Sie es einfach aus, was bei Ihnen in der Abteilung funktioniert.

Extra-Tipp:

Beschriften Sie Ihre Posteingangsschale mit Ihrem Namen und eventuell mit Ihrer Abteilung. So erleichtern Sie Kollegen aber auch Praktikanten sowie neuen Mitarbeitern die Orientierung. Die Vorlage für Ihr Schild können Sie kostenlos herunterladen.

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3. Tipp: Klären Sie die Zuständigkeiten

Ist es auch schon in Ihrem Unternehmen passiert, dass Anfragen von möglichen Kunden unbeantwortet blieben. Dahinter steckt nicht Desinteresse sondern in der Regel sind die Zuständigkeiten nicht geklärt. Jeder geht davon aus, dass sich der andere um die Sache kümmern wird. Noch problematischer wird es in der Urlaubszeit, wenn die Zuständigkeiten nicht vorab geregelt werden.

Durch Kaizen finden Sie im Büro auch für dieses Problem die perfekte Lösung: Legen Sie eine Tabelle an, auf der die Namen und Telefonnummern der Mitarbeiter, deren Aufgabenbereiche sowie die jeweiligen Vertreter aufgelistet werden. Diese Liste wird für alle leicht erreichbar abgelegt, zum Beispiel in einem Foliensichtbuch für die Abteilung. In dem Ordner mit fest verschweißten Folien sind alle relevanten Informationen übersichtlich gesammelt.
Lesen Sie weitere Tipps zum Thema Foliensichtbuch.

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Im Foliensichtbuch sind alle wichtigen Informationen übersichtlich abgelegt.

Extra-Tipp:

Materialengpässe sind ein typisches Merkmal für fehlende Zuständigkeiten. Oft ist den Mitarbeitern gar nicht klar, dass Sie gerade das letzte Druckerpapier genommen haben. Mit dem Kanban-System organisieren Sie ohne großen Mehraufwand Ihre Materialbestände. Legen Sie zunächst einen Mindestbestand fest und platzieren Sie hier die Kanban-Karte. Diese signalisiert dem Mitarbeiter, dass der Vorrat des entsprechenden Materials zur Neige geht. Er braucht jetzt nur die Kanban-Karte dem Zuständigen des zentralen Dienstes weiterreichen, der sich um den Einkauf kümmert. Die Vorlage der Kanban-Karte stelle ich Ihnen gerne zur Verfügung:

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4. Tipp: Kaizen führt im Büro zu effektiven Besprechungen

Die meisten Mitarbeiter sind genervt von Besprechungen. Mal ist der Raum nicht vorbereitet, dann kommen die Einladungen zu spät und meistens zieht sich die Diskussion dahin wie ein zäher Kaugummi. Der Austausch unter den Mitarbeitern der Abteilungen ist wichtig, um Ziele festzulegen oder einfach Informationen zu verbreiten. Aber die Meetings sollten nicht zu endlosen Marathonsitzungen verkommen. Regeln Sie deshalb zunächst die Zuständigkeiten. Wer kümmert sich um die Einladung und wer überprüft, ob der Besprechungsraum vorbereitet ist? Es nervt, wenn am Flipchart Papier fehlt und alle deshalb warten müssen. Um die Effizienz der Wortmeldungen zu steigern, stellen wir bei tempus eine Sanduhr auf. So hat jeder seine Redezeit im Blick.

Besonders begeistert unsere Kunden dieser Tipp: Halten Sie die Meetings einfach im Stehen ab. Das ist eine tolle Abwechslung zum ständigen Sitzen und außerdem verlaufen die Besprechungen viel effizienter ab. Lesen Sie weitere Tipps zum Thema Besprechungen in meinem Blog-Beitrag: Schluss mit Laberrunden – So planen Sie effektive Superbesprechungen.

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Besprechungen im Stehen entwickeln eine überraschende Dynamik.

Extra-Tipp:

Besprechungen sind gut und schön, aber die Ergebnisse müssen auch umgesetzt werden. Mit einem Protokoll halten Sie alle wichtigen Daten fest. Die Vorlage für ein Sofort-Protokoll hilft Ihnen, die Mitschrift klar zu strukturieren.

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5. Tipp: Überlebensstrategien gegen die E-Mail-Flut

Bei meinen Newsletter- Umfragen zeigt sich immer wieder, dass viele Mitarbeiter viel zu viel Zeit für die Bearbeitung von E-Mails brauchen. Diese schnelle und unkomplizierte Kommunikationsform ist ein wahrer Zeitkiller. Kaum wird eine E-Mail auf dem Desktop angezeigt, wird kurz die eigentliche Arbeit unterbrochen, um den Inhalt zu überfliegen. Das raubt Ihnen nicht nur Zeit sondern reißt Sie aus Ihrer Konzentration. Wenden Sie deshalb die Kaizen-Regeln auch bei Ihrem elektronischen Posteingang an. Stellen Sie zunächst die Eingangsbenachrichtigungssignale aus und dann bearbeiten Sie Ihre Post nur noch zwei- bis dreimal am Tag an vorher festgelegten Zeiten. Gehen Sie dabei strikt nach der Fünf-Minuten-Regel vor und bearbeiten Sie Ihren digitalen Posteingang in fünf Schritten:

    1. 1. Erledigen Sie alles sofort, wenn Sie dafür nicht mehr als fünf Minuten brauchen.
    1. 2. Leiten Sie E-Mails an die zuständigen Kollegen weiter.
    1. 3. Terminieren Sie E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten können, weil Ihnen Informationen fehlen oder die Bearbeitung längere Zeit beansprucht. Dafür verschieben Sie die Nachricht in Ihre Aufgabenliste.
    1. 4. Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen wie Spams.
    5. Archivieren Sie wichtige Inhalte in der entsprechenden Ablage.

Diese Schritte erkläre ich Ihnen ganz ausführlich in meinem Video-Podcast auf YouTube: 5 Schritte zum effizienten Verarbeiten von E-Mails.

Extra-Tipp:

Wenn es Ihnen schwer fällt, den ständigen Zustrom der elektronischen Nachrichten zu bändigen, dann habe ich eine passende Lösung für Sie. In meinem eBook „E-Mail-Stress ade“ finden Sie praxiserprobte Tipps, die auch Ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten.

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Darauf kommt es an

Nehmen Sie sich anfangs nicht zu viel auf einmal vor. Kaizen funktioniert im Büro am besten, wenn Sie nach und nach die Verbesserungen umsetzen. Schauen Sie, wo bei Ihnen die größte Baustelle ist und beginnen Sie damit.

Was der Tipp bewirkt

Effizienter arbeiten hört sich zunächst nach Stress an. Aber wenn Sie dauerhaft Ihren Arbeitsplatz aufräumen und intelligente Strukturen einführen, verschwenden Sie nicht länger mit sinnlosen Tätigkeiten Ihre wertvolle Zeit. Sie haben den Kopf frei und die Arbeit geht Ihnen leichter von der Hand. Das bemerken auch Ihre Kollegen und Ihr Vorgesetzter. Und über diese Anerkennung freut sich jeder.

Und Sie?

Welcher Tipp hat Sie am meisten überzeugt? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.

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