Kaizen im Büro: Erklimmen Sie Ihre persönliche Erfolgsleiter im Büro

Erinnern Sie sich noch an Deutschlands Kult-Chef Bernd Stromberg aus der gleichnamigen Serie auf Pro Sieben, der mit mangelnder fachlicher Kompetenz seine Abteilung nervt und trotzdem stetig die berufliche Erfolgsleiter erklimmt. Was in der fiktionalen Geschichte prima funktioniert, erweist sich im realen Leben allerdings ganz schnell als beruflicher Stolperstein. Wer ohne Strukturen und persönliche Weiterentwicklung agiert, erreicht selten oder unter großen Anstrengungen seine Ziele. Wenn Sie Kaizen im Büro anwenden, optimieren Sie in vielen kleinen Schritten Ihren Arbeitsbereich. Mit diesen steten Verbesserungen haben Sie es in der Hand, Ihre eigene Erfolgsgeschichte zu schreiben.

Lesedauer ca. 6 Minuten

1. Mehr Effizienz durch Kaizen im Büro

Die von uns in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule durchgeführte Studie zur Arbeitseffizienz zeigt deutlich auf, dass die Arbeit immer höhere Ansprüche an Büromitarbeiter stellt. Da ploppt eine E-Mail nach der anderen im elektronischen Posteingang auf und stört den Arbeitsrhythmus. Täglich werden hier ca. 163 Minuten der Arbeitszeit nur mit der Bearbeitung von Mails verbracht. Erschreckend finden wir auch, wie viel Zeit mit dem Suchen nach Unterlagen verschwendet wird, weil klare Ablagerichtlinien fehlen. Allein 19 % der Arbeitszeit wird nur mit dem Suchen von Dateien und Unterlagen verbracht. Und ein ganz besonderes Ärgernis sind Besprechungen, weil diese durch schlechte Vorbereitung den Beteiligten viel Zeit und Nerven kosten. Denn ineffiziente Besprechungen kosten täglich bis zu 13 % Ihrer Arbeitszeit. Schlimmer finden wir, dass ca. 37 % der beschlossenen Ergebnisse aus Meetings nicht umgesetzt werden. Stoppen Sie diese Verschwendung Ihrer körperlichen und geistigen Ressourcen und wenden Sie stattdessen Kaizen im Büro an.

2. Tipps bei der Nutzung von Kaizen im Büro

Der Begriff „Kaizen“ setzt sich aus den Wörtern „kai“ (Veränderung) und „Zen“ (gut bzw. zum Besseren) zusammen. Im Berufsleben ist damit ein pragmatischer Prozess gemeint, der ständig Verbesserungen anstrebt. In vielen kleinen, und damit viel leichter umzusetzenden Schritten erarbeiten Sie nachhaltige Fortschritte im Bereich Ihres Arbeitsplatzes. So verschwenden Sie immer weniger Ihre wertvolle Zeit und Ihre Ressourcen und steigern die Effizienz im Büro um bis zu 20 %. Wir haben Ihnen unsere fünf aktuellen Kaizen-Tipps zusammengestellt, die sich mit den drängendsten Problemen im Arbeitsalltag beschäftigen. Staunen Sie, wie leicht Sie und Ihr Team effizienter arbeiten können.

Tipp Nr. 1: Leertischler sind erfolgreicher

Je mehr Unterlagen sich auf Ihrem Schreibtisch türmen, desto schwieriger fällt es Ihnen, sich zurechtzufinden. Vielleicht kennen Sie Kollegen, die meinen, das Chaos zu beherrschen. Das mag sogar zutreffen, aber hier den Überblick zu behalten, kostet enorm viel Konzentration. Was für eine Energieverschwendung. Wenn Sie dagegen endlich aufräumen, haben Sie den Kopf frei für Ihre wichtigen Aufgaben. Übrigens glauben viel Teilnehmer unserer Studie, dass Mitarbeiter mit aufgeräumten Arbeitsplätzen bei Beförderungen bevorzugt werden.

Also starten Sie mit Kaizen im Büro durch und räumen Sie sofort Ihren Schreibtisch leer. Wahrscheinlich staunen Sie, wie viel Platz Sie auf einmal haben. Und jetzt stellen Sie nur noch die Dinge auf den Tisch, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen: Monitor, Tastatur, Maus und die Posteingangsschale. Was Sie sonst noch regelmäßig brauchen, verstauen Sie in die Schreibtischschubladen oder Ihren Rollcontainer. Geben Sie jedem Arbeitsgerät und den Arbeitsmaterialien ein festes Zuhause nach dem Büro-Kaizen®-Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Wie in der Besteckschublade finden Sie automatisch, was Sie benötigen.

Tipp Nr. 2: Sie brauchen nur einen Posteingang

Oft wird die schönste Ordnung von den lieben Kollegen ruiniert, die die Post, Projektakten oder Notizzettel auf Ihren Schreibtisch ablegen. Oft stapeln sich mehrere Posteingangskörbchen übereinander, die viel Platz wegnehmen. Meistens weiß niemand so genau, welche Unterlagen in die betreffenden Körbchen gehören. Dieses Prinzip ist ineffizient und begünstigt Suchzeiten. Sie brauchen tatsächlich in der Regel nur eine Ablageschale. Diese ist nicht nur für die Post, sondern auch für alle Unterlagen gedacht, die Ihnen zugehen.

Kaizen im Büro Beispiel für den Posteingang

Vereinbaren Sie Regeln, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen:

• Jedes Dokument wird in das Posteingangskörbchen des zuständigen Kollegen gelegt.
• Mit dieser Zustellung ist automatisch der Empfänger für das weitere Vorgehen beziehungsweise die Bearbeitung zuständig.
• Vereinbaren Sie außerdem eine Durchlaufzeit von beispielsweise 48 Stunden. So weiß jeder, dass innerhalb dieser Zeit der Vorgang bearbeitet wird.
• Hat sich dieser Ablauf eingespielt, halbieren viele unserer Kunden die Durchlaufzeit auf 24 Stunden. Probieren Sie es einfach aus, was bei Ihnen in der Abteilung funktioniert.

Hinweis: Beschriften Sie Ihre Posteingangsschale mit Ihrem Namen und eventuell mit Ihrer Abteilung. So erleichtern Sie Kollegen aber auch Praktikanten sowie neuen Mitarbeitern die Orientierung. Die Vorlage für Ihr Posteingangsschild können Sie kostenlos herunterladen.

Tipp Nr. 3: Klären Sie die Zuständigkeiten

Ist es auch schon in Ihrem Unternehmen passiert, dass Anfragen von möglichen Kunden unbeantwortet blieben. Dahinter steckt nicht Desinteresse, sondern in der Regel sind die Zuständigkeiten nicht geklärt. Jeder geht davon aus, dass sich der andere um die Sache kümmern wird. Noch problematischer wird es in der Urlaubszeit, wenn die Zuständigkeiten nicht vorab geregelt werden.

Durch Kaizen finden Sie im Büro auch für dieses Problem die perfekte Lösung: Legen Sie eine Tabelle an, in der die Namen und Telefonnummern der Mitarbeiter, deren Aufgabenbereiche sowie die jeweiligen Vertreter aufgelistet werden. Diese Liste wird für alle leicht erreichbar abgelegt, zum Beispiel in einem Foliensichtbuch oder in einem freigegebenen OneNote Notizbuch für die Abteilung. In der Tabelle sind alle relevanten Informationen übersichtlich gesammelt.

Kaizen im Büro Beispiel für Zuständigkeiten

Materialengpässe sind ein typisches Merkmal für fehlende Zuständigkeiten. Oft ist den Mitarbeitern gar nicht klar, dass Sie gerade das letzte Druckerpapier genommen haben. Mit dem Kanban-System organisieren Sie ohne großen Mehraufwand Ihre Materialbestände. Legen Sie zunächst einen Mindestbestand fest und platzieren Sie hier die Kanban-Karte. Diese signalisiert dem Mitarbeiter, dass der Vorrat des entsprechenden Materials zur Neige geht. Er braucht jetzt nur die Kanban-Karte dem Zuständigen des zentralen Dienstes weiterreichen, der sich um den Einkauf kümmert.

Tipp Nr. 4: Kaizen führt im Büro zu effektiven Besprechungen

Die meisten Mitarbeiter sind genervt von Besprechungen. Mal ist der Raum nicht vorbereitet, dann kommen die Einladungen zu spät und meistens zieht sich die Diskussion dahin wie ein zäher Kaugummi. Der Austausch unter den Mitarbeitern der Abteilungen ist wichtig, um Ziele festzulegen oder einfach Informationen zu verbreiten. Aber die Meetings sollten nicht zu endlosen Marathonsitzungen verkommen. Regeln Sie deshalb zunächst die Zuständigkeiten. Wer kümmert sich um die Einladung und wer überprüft, ob der Besprechungsraum vorbereitet ist? Um die Effizienz der Wortmeldungen zu steigern, stellen wir eine Sanduhr auf. So hat jeder seine Redezeit im Blick.

Kaizen im Büro Beispiel für Besprechungen

Besonders begeistert unsere Kunden dieser Tipp: Halten Sie die Meetings einfach im Stehen ab. Das ist eine tolle Abwechslung zum ständigen Sitzen und außerdem verlaufen die Besprechungen viel effizienter ab. Besprechungen sind gut und schön, aber die Ergebnisse müssen auch umgesetzt werden. Mit dem Sofort-Protokoll halten Sie alle wichtigen Daten fest.

Tipp Nr. 5: Überlebensstrategien gegen die E-Mail-Flut

Bei unseren Newsletter- Umfragen zeigt sich immer wieder, dass viele Mitarbeiter zu viel Zeit für die Bearbeitung von E-Mails brauchen. Diese schnelle und unkomplizierte Kommunikationsform ist ein wahrer Zeitkiller. Kaum wird eine E-Mail auf dem Desktop angezeigt, wird kurz die eigentliche Arbeit unterbrochen, um den Inhalt zu überfliegen. Das raubt Ihnen nicht nur Zeit, sondern reißt Sie aus Ihrer Konzentration. Wenden Sie deshalb die Kaizen-Regeln auch bei Ihrem E-Mail Posteingang an. Stellen Sie zunächst die Eingangsbenachrichtigungssignale aus und dann bearbeiten Sie Ihre Mails nur noch zwei- bis dreimal am Tag an vorher festgelegten Zeiten. Gehen Sie dabei strikt nach der Fünf-Minuten-Regel vor und bearbeiten Sie Ihren digitalen Posteingang in fünf Schritten:

1. 1. Erledigen Sie alles sofort, wenn Sie dafür nicht mehr als fünf Minuten brauchen.
   2. Leiten Sie E-Mails an die zuständigen Kollegen weiter.
   3. Terminieren Sie E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten können, weil Ihnen Informationen fehlen oder die Bearbeitung längere Zeit beansprucht. Dafür verschieben Sie die Nachricht in Ihre Aufgabenliste.
   4. Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht benötigen, wie Spams.
   5. Archivieren Sie wichtige Inhalte in der entsprechenden Ablage.

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3. Fazit: Kaizen im Büro

Nehmen Sie sich anfangs nicht zu viel auf einmal vor. Kaizen im Büro funktioniert am besten, wenn Sie nach und nach die Verbesserungen umsetzen. Schauen Sie, wo bei Ihnen die größte Baustelle ist und beginnen Sie damit. Denn obwohl sich effizienter Arbeiten zunächst nach Stress anhört, so verschwenden Sie nicht länger Ihre wertvolle Zeit durch sinnlose Tätigkeiten, wenn Sie dauerhaft Ihren Arbeitsplatz aufräumen und intelligente Strukturen einführen. Sie haben den Kopf frei und die Arbeit geht Ihnen leichter von der Hand. Das bemerken auch Ihre Kollegen und Ihr Vorgesetzter. Und über diese Anerkennung freut sich jeder.