Wie Kaizen Ihnen hilft, Betriebsblindheit zu begegnen und Frustrationen abzustellen




Kommt Ihnen eine der folgenden Situationen vertraut vor:

  • In Ihrer Teeküche steht ständig schmutziges Geschirr.
  • Weil es schwierig ist, für eine leere Druckerpatrone Ersatz zu bekommen, müssen Sie einen halben Tag auf Ihren Ausdruck warten.
  • Das schwarze Brett ist eher etwas für Historiker als für Menschen, die sich für wichtige Informationen interessieren.

Ich bin überzeugt: Es sind diese oder ähnliche kleinen Unzulänglichkeiten und Ärgernisse des Alltags, die für nachhaltigen Frust im Team sorgen! Büro-Kaizen® hilft Ihnen, Frustration zu vermeiden und für ein besseres Arbeitsklima zu sorgen.

Was ist das Problem?

Sind Zuständigkeiten unklar, entsteht sehr schnell Unordnung und Chaos. Auch wenn mancher die Unordnung irgendwann nicht mehr sieht, für andere ist sie doch Quelle ständigen Ärgers.

Betriebsblindheit bei unklaren Zuständigkeiten
Oft wenn Zuständigkeiten unklar sind, herrscht im Betrieb Betriebsblindheit.

So funktioniert es

In der vergangenen Woche habe ich davon berichtet, wie Kaizen die Arbeit dauerhaft und entspannt verbessert. Es ging dabei um die Frage: Welche kleinen, kontinuierlichen Veränderungen können im Alltag zu einer spürbaren und nachhaltigen Verbesserung von Prozessen führen? Dieser Ansatz erfordert das Mitdenken aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Kaizen-Denken verhindert Nachlässigkeit und Beliebigkeit. Der Betriebsblindheit begegnet Kaizen mit messbaren Spielregeln.

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Darauf kommt es an

Wenn Sie auf ein Problem stoßen, machen Sie sich gemeinsam mit den Mitarbeitern auf die Suche nach Verbesserungen. Es geht dabei nicht um die Suche nach einem Schuldigen, sondern um die Suche nach guten Lösungen. Vereinbaren Sie gerade für scheinbar unwichtige Bereiche Spielregeln. Nennen Sie messbare Faktoren, um miteinander voranzukommen.

Viele kleine Veränderungen können im Alltag zu einer spürbaren Verbesserung führen. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 1 gegen Betriebsblindheit: Beteiligung statt Befehle

Im Kaizen-Denken werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Experten für ihren Bereich der Büroorganisation verstanden. Aus „Mit-Arbeitern“ werden „Mit-Denker“ und sogar „Mit-Unternehmer“. In vielen Unternehmen werden Mitarbeiter nur für ihre Hände und nicht für ihren Kopf bezahlt. Das Motto lautet dort: „Die Mitarbeiter sind zum Arbeiten da – der Chef löst die Probleme!“ Nutzen Sie stattdessen das Wissen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Fördern Sie den Meinungsaustausch und bitten Sie ausdrücklich um Feedback und Vorschläge zur Verbesserung. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstehen wichtige Zusammenhänge ihres Arbeitsplatzes viel besser und erkennen Schwierigkeiten im Unternehmen, sodass sich ungeahnte Optimierungsmöglichkeiten und Verbesserungen auftun. Es gilt, diese geistigen Potenziale zu erschließen.

Beteiligen statt Befehle gegen Betriebsblindheit
Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter anstatt immer nur Befehle zu erteilen; auch das hilft gegen Betriebsblindheit.

Tipp Nr. 2 gegen Betriebsblindheit: Vereinbaren Sie Spielregeln

Viele Unternehmen sind extrem effizient, wenn es um die eigentlichen Produkte geht. Sie vernachlässigen aber andere Bereiche, wie die oben genannten Beispiele zeigen. Ordnung in den Unterlagen, die Beschaffung von Büromaterialien oder auch die Gewährleistung einer guten Kommunikation werden für nicht so bedeutsam gehalten. Doch gerade in diesen Bereichen entsteht Frust, der sich negativ auf die Arbeitsleistung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirkt. Klare Absprachen, verbindliche Vereinbarungen, erprobte Spielregeln erleichtern den Umgang miteinander. Mit der Checkliste, die Sie hier downloaden können, können Sie feststellen, welche Spieregeln Sie bereits haben oder welche Spielregeln Sie noch übernehmen könnten!

Spielregeln vereinbaren gegen Betriebsblindheit
Noch eine Sache die gegen Betriebsblindheit hilft ist, Spielregeln einzuiführen.

Tipp Nr. 3 gegen Betriebsblindheit: Messbarkeit statt Beliebigkeit

Der Wunsch, die Dinge zu verbessern, entfaltet dann sein größtes Potenzial, wenn er messbaren Zielen untergeordnet ist. Diese Ziele ergeben sich aus der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Wenn diese Anbindung an die Ziele fehlt, fehlt die Stoßrichtung der Suche nach Verbesserung. Oder im Bild des Berges und der Kugel gesprochen: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen wissen, auf welchen Berg sie die Kugel rollen müssen, damit nicht jede und jeder nur in einem eigenen Kosmos beschäftigt ist.

Was die Tipps bewirken

Kaizen macht aus Mitarbeitern “Mit-Denker”. Mitarbeiter lernen, dass durch ihr eigenes Zutun Dinge verbessert werden. So verbessert sich das Betriebsklima, blinde Flecken werden benannt und spürbare, positive Veränderungen setzen ein. Es entsteht eine enorme Dynamik, durch die sich gemeinsame Ziele erfolgreich erreichen lassen.

Extra-Tipp

In unserer Beratungsarbeit bietet dieser Bereich, da wir ihn für so entscheidend halten, einen eigenen Schwerpunkt. Mehr über unsere Büro-Kaizen®-Methode erfahren Sie hier. In unseren Kundenbeispielen erfahren Sie welchen Effekt die Büro-Kaizen®-Methode bei Unternehmen wie Flyeralarm, der Schweizer Bundesbahn oder anderen Unternehmen gehabt hat.



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