Mit den Textbausteinen bietet Outlook eine geniale Zeitersparnis für alle, die beruflich viele E-Mails schreiben. Dann müssen Sie nur noch eine Abkürzung eintippen und Outlook fügt per AutoKorrektur automatisch die entsprechende Textphrase ein (Beispiel: sgdh → Sehr geehrte Damen und Herren).

Je größer die E-Mail-Flut, desto wichtiger ist die Suchfunktion in Outlook. Dabei stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung: Die klassische Suchleiste, die sich recht einfach mit ein paar Klicks in der Menüleiste verfeinern und eingrenzen lässt, sowie eine sogenannte „Erweiterte Suche“, mit der Sie gezielt nach anderen Outlook-Elementen wie Kontakte, Kalendertermine, Aufgaben oder Notizen suchen können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man sich die Aufgabenliste in Outlook anzeigen lassen kann. Als schnelles Popup-Fenster mit den dringendsten To-Dos auf einen Blick, als ausführliche Aufgabenleiste mit allen Details sowie zusammen mit den täglichen Terminen in der Kalenderansicht. Alle drei Varianten haben ihre Vorteile. Wir zeigen Ihnen hier alles rund um die Aufgabenverwaltung in […]

Eine übersichtliche Tages- und Wochenplanung ist eine der wirksamsten Maßnahmen gegen Zeitmangel, Planungschaos und Stress. So können Sie Ihre verfügbaren Zeitreserven vernünftig planen und haben immer den notwendigen Überblick über alle anstehenden Verpflichtungen (Aufgaben und Termine). 1. Was sind die Vorteile einer Tages- und Wochenplanung in Outlook? Outlook verfügt über eine spezielle Planungsansicht: Die kombinierte […]

Innerhalb eines Unternehmens, Teams oder Projekts ist es in der Regel sinnvoll, sich gegenseitig den Outlook Kalender mit allen beruflichen Terminen freizugeben. 1. Welche Vorteile hat die Kalenderfreigabe in Outlook? Wenn Sie Ihren Kalender mit anderen teilen, bringt das 3 bedeutende Vorteile mit sich: Reibungslose Krankheits- und Urlaubsvertretung: Im Falle einer Krankheits- oder Urlaubsvertretung kann […]

E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern. 1. Die E-Mail-Ablage in Outlook Es gibt zwei Extreme wie E-Mails häufig in Outlook abgelegt und archiviert werden: […]

Sind Sie manchmal genervt, wenn Sie eine E-Mail öffnen, die außer einem einzigen Satz nur Formalien enthält? Und möchten Sie selbst Ihre E-Mails noch zeitsparender schreiben – und dabei sicherstellen, dass der Empfänger die Mail auch wirklich liest?

Die Top 8 der besten Outlook-Tipps & Tricks fürs Büro: Outlook optimal nutzen! Hier finden Sie die besten Outlook-Tipps und Tricks für den Büroalltag. Outlook ist mit 7% Marktanteil 2017 (inklusive Outlook.com sind es 11%) einer der beliebtesten Email-Clients weltweit, direkt hinter Apple´s iPhone (29%) und Googles Gmail (23%). Rechnet man die mobilen Anwendungen (Handy […]

Mit den Outlook QuickSteps können Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem automatisierten Schnellbefehlen zusammenfassen. So können Sie beispielsweise mit nur einem Klick eine E-Mail gleichzeitig weiterleiten, mit einer passenden Vorlage beantworten, in einen Unterordner verschieben, kategorisieren und gleich auch noch eine passende Aufgabe erstellen lassen! Die QuickSteps sind zwar nur im Postfach von Outlook verfügbar (und […]

Der Outlook Kalender ist bei der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken, vor allem, da in den meisten Büros bereits Outlook für die E-Mail-Erstellung, -Bearbeitung und Co. verwendet wird. Wenn Sie den Outlook Kalender richtig nutzen, können Sie nicht nur Termine erstellen, verwalten etc. Sie behalten zudem den Überblick über Ihre Termine auf jedem Gerät, wenn […]

Outlook Internetkalender veröffentlichen: So machen Sie Ihr Business-Termine transparent! In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Outlook einen Internetkalender veröffentlichen können. Im Unterschied zu einer statischen Momentaufnahme Ihres Kalenders, die Sie wie einen Screenshot Online veröffentlichen oder versenden können, wird ein Internetkalender laufend synchronisiert und aktualisiert. Das heißt, alle Änderungen, die Sie an […]

Outlook mit Excel kombinieren: So importieren Sie Kontakte, Adresslisten und Tabellen Outlook und Excel stammen beide aus Microsofts Bürosoftwarepaket Office. Dementsprechend gut lassen sich die beiden Programme zur Emailverwaltung und Tabellenkalkulation auch miteinander kombinieren. So können Sie beispielsweise Excel-Tabellen mit Emailadressen (z. B. von Kunden) problemlos in den Kontakteordner von Outlook importieren. Und umgekehrt können […]

Outlook Schulungen sind ein wertvolles Instrument für jeden, der seine Effizienz im Umgang mit E-Mails, Kalendern und Aufgaben verbessern möchte. Als Spezialisten für mehr Effizienz in der modernen Büroarbeit bietet Büro-Kaizen® verschiedene Möglichkeiten für Unterstützung im Bereich Microsoft Outlook an. Das reicht von Präsenztrainings und Inhouse-Seminaren bei Ihnen vor Ort, bis zu unseren kostenlosen Outlook […]

„Umzugsservice gesucht!“ Wie Sie Outlook umziehen und alle Daten auf einen neuen PC übertragen Im Schnitt muss jeder Angestellte in Deutschland alle drei Jahre sein Outlook umziehen und auf einen neuen Computer (PC oder Mac) übertragen. Denn das ist der statistische Austauschzyklus, in dem Unternehmen ihre IT-Hardware modernisieren – und das ist zugleich auch der […]

Eine gelungene Grußformel rundet die E-Mail am Ende ab. Mit freundlichen Grüßen oder Liebe Grüße, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten sich zu verabschieden. In diesem Blogbeitrag erhalten Sie 4 Tipps für Ihre perfekte Grußformel. Mit freundlichen Grüßen – das Ende einer E-Mail Die E-Mail war intensiv, es ging vielleicht um Probleme oder um eine gemeinsame […]

Es ist frühmorgens, der PC ist hochgefahren, die erste Tasse Kaffee steht bereit und man kann in den Tag starten. Meistens ist das erste Programm, das man nun öffnet Outlook mit dem Posteingang für E-Mails. Was ich oft bei Kunden erlebe: Nicht selten entwickeln Menschen eine Art Hass-Liebe zum berühmtesten Vertreter der E-Mail-Programme. Der Grund […]

Halten Sie die Daten Ihres Internet Service Providers bereit, öffnen Sie das Outlook-Programm. In nur wenigen Schritten können Sie Outlook einrichten. Neuer Mitarbeiter, neuer Rechner? Outlook einrichten steht mal wieder an. Vielleicht ist es das erste Mal, vielleicht ist das aber auch eins von den Dingen, die Sie so selten machen, dass Sie beim nächsten […]

In dem Outlook-Kalender sind ab der Produktversion Outlook 2013 die Feiertage nicht mehr vor eingestellt, sondern müssen extra importiert werden. Das können Sie ausnutzen und sich mit einer kostenlosen Erweiterung gleichzeitig auch noch die Schulferien und inoffiziellen Feier- und Gedenktage mit anzeigen lassen. Wir zeigen Ihnen hier den schnellsten Weg, wie Sie in Outlook Feiertage […]

„Ja, hab Zeit. Oh, nein doch nicht“. Kennen Sie das? Ihr Kalender ist gut gepflegt aber Sie übersehen trotzdem Termine. Terminüberschneidungen zwischen den einzelnen Lebensbereichen sind schwer zu überschauen. Neben beruflichen Terminen stehen im privaten Umfeld noch weitere Verpflichtungen an, die mit dem geschäftlichen Terminkalender unter einen Hut zu bekommen sind. Wie Sie dem Terminchaos […]

Wer sich mit neuen Computerprogrammen auseinandersetzen muss, lernt häufig zunächst nur das Nötigste und setzt dann auf den Faktor „Learning by Doing“. Aufgrund des Alltagsbusiness kommen wir dann aber meistens nicht mehr dazu, uns wirklich weiter damit zu beschäftigen. Daher wissen viele oftmals gar nicht, wie vielfältig die Möglichkeiten im Bereich der Outlook-Kontakte tatsächlich sind […]

Vor der Suche kommt die Indizierung. Und diese sollte immer aktuell sein, damit Sie auch vollständige Ergebnisse für Ihre Suche erhalten. Mit wenigen Klicks können Sie sogar erreichen, dass nicht nur die E-Mail-Texte, sondern auch Dateianhänge durchsucht werden. Das verhilft Ihnen zu noch mehr Möglichkeiten, in der Masse an E-Mails die richtige Nachricht bzw. die […]

In Outlook können Sie über das sogenannte Journal Ihre Telefonnotizen einfach erstellen und verwalten. Auch für Unterhaltungen oder sonstige Notizen können Sie die Journal-Funktion in Outlook einsetzen. In den neueren Versionen von Outlook ist die Funktion allerdings von der Oberfläche verschwunden. Es bedarf ein paar Klicks und Kniffen um die Möglichkeiten der Telefonnotiz in Outlook […]

Mehr führen, weniger durchführen – so lautet schon Eisenhowers Devise. Von ihm stammt auch die Eisenhower-Matrix, wonach Eiliges, aber Unwichtiges delegiert wird, Eiliges und Wichtiges erledigt. Wer erfolgreich führen will, muss mit Erfolg delegieren können. Denn wenn Sie Aufgaben zuweisen, können Sie Wesentliches erledigen, Ihre Kräfte fokussieren und dabei Führungskompetenzen ausbauen. Gleichzeitig haben Sie weniger […]

Microsoft bietet mit Outlook eine tolle Möglichkeit, alle Ihre Kontakte an einem Ort zentral zu verwalten. Und nicht nur das Verwalten, sondern auch das Weiterarbeiten mit E-Mail-Adressen, Verteilerlisten, Geburtstagen oder Telefonnummern wird dadurch wesentlich vereinfacht. Das spart Arbeitszeit und trägt zu Ihrer Effizienz im Büroalltag bei. Wie Sie am besten vorgehen und das meiste aus […]

Wer seinen Kalender häufig nutzt, muss ab und zu auch einmal ausmisten und alte Kalendereinträge aus seinem Outlook Kalender löschen. Die entsprechenden Kalenderfunktionen sind allerdings oft gar nicht so leicht zu finden. Viel leichter ist es da schon, Kalenderdaten aus Versehen zu löschen! Aber keine Panik, hier zeigen wir Ihnen, wie Sie in Outlook gelöschte […]