Kennen Sie die 5-Minuten-Regel? Wissen Sie, was das Prinzip der sich selbst begrenzenden Systeme ist? Haben Sie schon einmal etwas von dem Motto „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz” gehört? Im folgenden Artikel erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Methoden aus unserer Büro-Kaizen-Praxis.
Was ist das Problem
In all den Jahren, in denen wir nach ständigen Verbesserungen von Prozessen und Systemen suchen und in all den Jahren, in denen wir andere bei ihrer Suche unterstützen dürfen, haben sich in unserem Haus einige Methoden und Regeln etabliert. Oft sind es Slogans, die dazu dienen, Erfahrungen in einer einfachen Formel zusammenzufassen. Sie drücken eine innere Haltung aus, die uns hilft, wach zu bleiben, die Zeit für das Wesentliche zu nutzen und immer besser zu werden.
Die wichtigsten Büro-Kaizen Methoden
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Büro-Kaizen Methode Nr. 1: Die 1-Minuten-Regel
Die 1-Minuten-Regel bringt unseren Anspruch auf den Punkt, dass jedes Dokument, jedes Schriftstück, jede Datei innerhalb kürzester Zeit gefunden werden muss. Wir haben als Zeitmaßstab die Minute gewählt.
Büro-Kaizen Methode Nr. 2: Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz!
Damit die 1-Minuten-Regel gelebt werden kann, gilt es Doppelablagen zu vermeiden, sowie klare Standorte zu definieren und sie zu markieren. Unser Motto lautet: Alles hat seinen Platz! Stifte, Locher, Ersatzteile, Akkus haben laut dieser Methode alle eine Heimat. Diese Heimat wird dadurch bestimmt, in welcher Häufigkeit die Materialien benötigt werden: Alles, was der Mitarbeiter täglich braucht, wird in Schreibtischnähe gelagert. Alles, was wöchentlich benötigt wird, steht im Büro. alles, was unregelmäßig benötigt wird, wird in gemeinsam genutzten Räumen gelagert.
Der zweite Teil der Methode lautet: Alles hat einen Platz. Wir vermeiden nach Möglichkeit sämtliche Doppelablagen und definieren einen einzigen Standort. Die Methode besagt nicht, dass es nur einen zentralen Locher oder nur eine Tube Kleber für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, sondern dass der Tacker der Mitarbeiterin XY innerhalb ihres Büros immer an derselben Stelle abgestellt wird.
Büro-Kaizen Methode Nr. 3: Die 5-Minuten-Regel
Die 5-Minuten-Regel kommt bei uns bei der Bearbeitung des E-Mail-Postfaches zum Einsatz. Die Methode besagt: Jede E-Mail, die du innerhalb von 5 Minuten bearbeiten kannst, bearbeite sofort. Alles, was länger braucht, terminiere.
Diese Methode gilt auch für den Umgang mit Briefpost oder Telefonaten.
Büro-Kaizen Methode Nr. 4: Das Prinzip der begrenzten Systeme
Ein zentrales Prinzip eines aufgeräumten Arbeitsplatzes besteht darin, sich selbst begrenzende Systeme zu schaffen. Im Bild sehen Sie, wie die Methode im Fall eines Lesestapels wirkt.
Der Platz für Zeitschriften etc. ist nach oben begrenzt. Ist die obere Begrenzung erreicht, muss aussortiert werden. Durch diese Methode wird vermieden, dass der Lesestapel und damit die Unordnung und der Druck – lies mich! – wächst und wächst.
Büro-Kaizen Methode Nr. 5: Entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht!
Das Geniale ist einfach. Davon bin ich überzeugt! Wir haben diese fünfte Methode immer im Hinterkopf, wenn wir an Prozessen arbeiten. Das Ziel ist nicht Papier, Regeln, Leitlinien usw. zu produzieren, die die Arbeit erschweren. Sie sollen die Arbeit vereinfachen. Deswegen suchen wir nach ständigen Verbesserungen!
Ein Prozess ist laut dieser Methode erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis zu verschlechtern.
Darauf kommt es an
Der Sinn jeder Methode ist nicht das Kopieren, sondern das Kapieren. Aus diesen Methoden ergeben sich für uns konkrete Tipps, mit denen wir Sie in diesem Blog immer wieder gerne inspirieren wollen. Aber eigentlich geht es mir noch vielmehr darum, dass Sie eigene Ideen entwickeln! Wer diese fünf Methoden und Slogans verinnerlicht hat, wird jede Menge eigene Entdeckungen machen!
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Und Sie?
Mich interessieren Ihre Good-Practise-Tipps! Was erleichtert Ihren Alltag? Wie werden die 5 Methoden bei Ihnen konkret? Schreiben Sie mir und helfen Sie uns, diesen Blog zu einer Plattform ständiger Verbesserungen und innovativer Ansätze für den Büroalltag zu machen!
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