Produktivität steigern? Am einfachsten durch Effizienzsteigerung! Definition, Formeln & Maßnahmen

Das Steigern der Produktivität geht in der Theorie noch recht einfach. Und auch das Ausrechnen der Produktivität mit einer Formel ist überhaupt nicht kompliziert, genauso wie das Ausrechnen der Produktivitätssteigerung in Prozentzahlen. Deutlich herausfordernder ist dagegen, die geeigneten Maßnahmen zu identifizieren, die in einem konkreten Praxisfall tatsächlich zu einer Verbesserung der Produktivität führen! Wie Sie die Produktivität nun am einfachsten und effektivsten steigern können, und dabei den Fortschritt und Erfolg messen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

1. Was ist Produktivität? Einfache Definition & Formel

Die Produktivität (englisch: productivity) ist eine wirtschaftswissenschaftliche Kennzahl in der BWL und VWL, die das Verhältnis zwischen produziertem Ergebnis (= Output) zu den eingesetzten Produktionsfaktoren (= Input) beschreibt. Je höher der Output an Gütern/Dienstleistungen im Verhältnis zum Input ist, desto größer ist die Produktivität. Dabei können entweder physikalische Mengen, Kapazitäten, Arbeitszeit oder auch die Einnahmen und Kosten ins Verhältnis gesetzt werden.

• Diese Kennzahl ermöglicht einerseits einen objektiven Vergleich der Produktivität von Maschinen, Anlagen, Prozessen, Abteilungen, Unternehmen, Wirtschaftszweigen, Volkswirtschaften oder auch Arbeitskräften.
• Wird die Produktivitätskennzahl zudem zu unterschiedlichen Zeitpunkten gemessen, lässt sich die Steigerung der Produktivität messen und in Prozentzahlen ausdrücken.

Sonderfälle: Bei einer Kapitalanlage spricht man nicht von Produktivität, sondern von Rentabilität. Wird hingegen der zu erwartenden Verkaufserlös/-ertrag des Produktionsergebnisses als Output und die dafür aufgewendeten Kosten/Aufwand als Input in Relation gesetzt, spricht man von Wirtschaftlichkeit.

1.1 Wie lautet die Formel für die Produktivität?

1.2 Die Berechnung der Produktivitätssteigerung in Prozent:

Praxisbeispiel: Die alte Abfüllanlage für Joghurt in 3l-Eimer hat 6.500 Eimer in einem 24-Stunden-Schichtbetrieb geschafft (= Produktivität1). Die neue Anlage schafft in demselben Zeitraum 8.000 Eimer (= Produktivität2).

Die Steigerung der Produktivität beträgt also +23,08 %. Die neue Highspeed-Abfüllanlage schafft somit fast ein Viertel mehr Ausstoß als die alte Maschine.

2. Wichtige Teilproduktivitäten: Die Arbeits-, Maschinen-, Material- oder Kapitalproduktivität steigern?

Arbeitsproduktivität: Die Arbeitsproduktivität gibt das Verhältnis aus Arbeitsergebnis und dafür benötigter Arbeitszeit an. Also wie produktiv die Arbeitsleistung innerhalb eines bestimmten Zeitraums war. Praxisbeispiel: In einer Bäckerei produzieren vier Mitarbeiter in den ersten vier Stunden der Frühschicht 1.200 Brezeln pro Tag. Die Formel hierfür lautet:

Jeder Mitarbeiter fertigt also im Schnitt 75 Stück Brezeln pro Stunde. Diese Produktivitätskennzahl kann nun entweder mit einem anderen Unternehmen verglichen werden, ob dieses produktiver fertigen kann. Oder sie kann zur Messung der eigenen Produktivitätssteigerung herangezogen werden. Zum Beispiel, um die Wirksamkeit einer geplanten Prozessoptimierung oder den Effekt durch die Neuanstellung eines zusätzlichen fünften Bäckers zu bewerten.

Maschinenproduktivität: Die Maschinenproduktivität gibt die produzierte Menge einer Anlage im Verhältnis zu ihrer Maschinenlaufzeit an. Also wie viel Output die Maschine in einer bestimmten Zeit hat, beziehungsweise wie viel Zeit sie für einen bestimmten Output benötigt. Mit dieser Kennzahl lässt sich die Effizienz einer Anlage überwachen, verschiedene Anlagen miteinander vergleichen oder auch die Steigerung der Produktivität messen, die durch Optimierungsmaßnahmen im Ablauf erreicht wurden. Praxisbeispiel für die Formel: Die neue Highspeed-Abfüllanlage für Joghurt in 3l-Eimer schafft 8.000 Eimer in einer 24-Stundenschicht.

Materialproduktivität: Die Materialproduktivität gibt an, wie effizient der Ressourceneinsatz ist. Je höher die Materialproduktivität, desto mehr Wertschöpfung wird pro Materialeinheit erzielt. Praxisbeispiel: Bei der Fertigung von hochwertigen Leichtbau-Fahrrädern aus Carbon gab es bislang immer einen großen Verschnitt, der nicht weiter genutzt werden konnte und als Abfall entsorgt werden musste. Die lang ersehnte neue Anlage für das automatisierte Ablegen der endlosfaserverstärkten UD-Tapes ist nun nicht nur wesentlich schneller, sondern reduziert zudem auch noch die Menge des Schnittabfalls. Zu der Steigerung der Maschinenproduktivität kommt also noch eine Steigerung der Materialproduktivität hinzu. Die Formel für Letzteres sieht so aus:

Kapitalproduktivität: Die Kapitalproduktivität gibt an, wie effizient das eingesetzte Kapital in der Produktion oder Fertigung genutzt wurde. Je höher der Wert, desto rentabler ist die Nutzung des Kapitals. Praxisbeispiel: Bei einem Tiefkühlkosthersteller werden 20.000 Bio-Tiefkühlpizzen pro Woche produziert. Der Kapitaleinsatz für diese Produktionslinie beträgt 16.500 Euro.

→ Für jeden investierten Euro werden 1,21 Pizzen produziert (das entspricht 0,825 € pro Pizza). Anhand dieser Produktivitätskennzahl lässt sich nun zum Beispiel der rein monetäre Effekt von Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität ermitteln.

3. Wie kann man die Produktivität steigern? Minimal vs. maximal vs. extremum?

Es gibt grundsätzlich genau drei Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern. Entweder man reduziert den Input bei gleichbleibendem Ergebnis, oder der Output wird bei gleichem Input gesteigert oder auch beides, aus einem möglichst geringen Input soll ein möglichst großer Output realisiert werden.

3.1 Der Unterschied zwischen Produktivität vs. Effizienz:

Wichtig ist dabei auch die Unterscheidung zwischen Produktivitätssteigerung und Effizienzsteigerung. Denn beide wollen im Prinzip dasselbe erreichen, allerdings zum Teil mit anderen Mitteln.

• Eine Steigerung der Produktivität wird im Alltag zwar meistens mit einer Erhöhung der Produktionsmenge gleichgesetzt, also den Ausstoß bei gleichbleibendem Input zu erhöhen (= Maximalprinzip). Die Steigerung kann aber alternativ auch mit dem Minimal- oder Extremumprinzip erreicht werden.
• Eine Steigerung der Effizienz bedeutet hingegen immer, den Input bei gleichbleibendem Output zu reduzieren. Also zum Beispiel die aufgewendete Arbeitszeit oder die eingesetzten Materialkosten in Relation zum Produktionsergebnis zu reduzieren. Damit entspricht die Effizienzsteigerung dem oben genannten Sparsamkeits-/Minimalprinzip und ist damit eine Teilmenge der Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung – und zwar die mit Abstand wichtigste.

3.2 Warum die Verbesserung der Effizienz die sinnvollste Produktivitätssteigerung ist:

Eine Verbesserung der Effizienz führt also im Ergebnis zwangsläufig zu einer gestiegenen Produktivität. Und wenn dieselbe Produktionsmenge in kürzerer Zeit produziert wird, setzt das wertvolle Arbeitsleistung frei, die sinnvoller und produktiver für andere Abläufe, Aufgaben oder Prozesse eingesetzt werden kann. Wenn man also die Arbeitszeit für unwichtige Aufgaben reduziert, gewinnt man mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

• Wenn die Mitarbeiter hingegen einfach „nur“ schneller oder intensiver arbeiten müssen als bisher, können sie zwar rein theoretisch auch mehr produzieren.
• Aber die meisten Beschäftigten machen sowieso schon Überstunden statt Minusstunden und jeder Mensch kann von Natur aus nur eine bestimmte Zeitspanne pro Tag wirklich produktiv sein, bevor er oder sie körperlich und/oder mental erschöpft ist (Achtung, Burnout!).
• Das wichtigste Argument für eine Produktivitätssteigerung durch eine Verbesserung der Effizienz ist jedoch, dass in nahezu jedem Prozess und in jedem Unternehmen immer noch extrem viel Zeit unnütz verschwendet wird! Und diese verlorene Zeit wird sogar von Jahr zu Jahr mehr.
• Die grassierende Zeitverschwendung ist mittlerweile das mit Abstand größte Problem für Unternehmen in der heutigen Zeit. Unsere gemeinsame Langzeit-Effizienzstudie (2022) von Büro-Kaizen und der AKAD Hochschule hat ergeben, dass im Durchschnitt jede dritte Arbeitsstunde in deutschen Büros verschwendet wird. Das liegt vor allem an der kaum noch zu bewältigenden digitalen Flut (E-Mails und Dokumente), dramatisch längeren Suchzeiten (nach Dateien und Papieren) sowie einem allgemein größeren Abstimmungsbedarf, was sich in immer häufigeren und längeren Meetings in immer größeren Personenkreisen niederschlägt (siehe unten).

Fazit: Anstatt die Beschäftigten also für eine gesteigerte Produktivität einfach schneller, intensiver oder länger arbeiten zu lassen, sollten Sie daher zuallererst alle Möglichkeiten ausschöpfen, um die Prozesse zu optimieren, die Zeitverschwendung zu reduzieren und damit die Effizienz der Arbeit zu erhöhen. So steigern Sie nicht nur die Produktivität, sondern schaffen zugleich auch zufriedenere und damit motiviertere Mitarbeiter – was dann sogar noch zu einem Zweitrundeneffekt führen und damit die Produktivität noch weiter erhöhen kann.

4. Die effektivsten Maßnahmen & Methoden für die Produktivitätssteigerung: Prozessoptimierung & Verbesserung der Effizienz

Die Prozessoptimierung und die Effizienzsteigerung sind zwei wesentliche Elemente des Kaizen, der japanischen Managementstrategie für die schrittweise Verbesserung von Abläufen und Prozessen aller Art. Auf büro-kaizen.de haben wir Ihnen bereits die wirkungsvollsten Methoden und Maßnahmen hierfür vorgestellt und auf verschiedenen Themenübersichtsseiten zusammengestellt. Hier die wichtigsten Fakten mit weiterführenden Links zu unseren jeweiligen Anleitungen.

4.1 Gesteigerte Produktivität durch Prozessoptimierung:

Ein Prozess läuft erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne dass dadurch das Produktionsergebnis (Qualität und Menge) verschlechtert wird. Es geht also nicht in erster Linie darum, mehr oder schneller zu arbeiten, sondern intelligenter. Dafür gibt es nun, im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten (ohne Investitionen in neue Produktionsanlagen oder zusätzliche Mitarbeiter), genau drei Möglichkeiten: Reduzierung der Zeitverschwendung, Verringerung der Fehlerquote sowie Verbesserung des Ressourceneinsatzes.

• Ob die so realisierte Produktivitätssteigerung dann für eine Effizienzsteigerung (weniger Arbeit mit demselben Ergebnis) oder für mehr Output bei gleichbleibendem Input verwendet wird, ist ganz von der Zielsetzung des Unternehmens und seinen Möglichkeiten abhängig.
• Welche Optimierungsmethode nun im konkreten Einzelfall die jeweils beste ist, hängt dabei ganz von der Prozessart, den Anforderungen sowie den existierenden Bedingungen vor Ort ab. Das Methoden-Set hierfür reicht von der Wertstromanalyse und Six Sigma, über Gemba-Walk und DMAIC, bis zum Change-Management und weiterreichenden Methoden wie OKR oder Kanban.
• Alle Methoden und Anleitungen zum Thema auf einen Blick finden Sie auf unserer → Themenübersichtsseite „Prozessoptimierung“.
• Eine gute Einführung in das Thema bietet unser Büro-Kaizen-Beitrag → „Prozessoptimierung: Methoden, Anleitung & Vorgehen – mit Beispielen und Praxistipps“.

4.2 Produktivitätssteigerung durch eine höhere Effizienz:

Was „Effizienz“ in einem konkreten Praxisfall bedeutet, lässt sich am einfachsten anhand des Umkehrschlusses herausfinden: Was verhindert alles, dass ein bestimmter Prozess effizienter ablaufen kann? Die Möglichkeiten reichen von häufigen Unterbrechungen konzentrierten Arbeitens, über chaotische Ablagen mit langen Suchzeiten, bis zu unnötigen Aufgaben, Doppelarbeit oder fehlenden Workflows für häufig wiederkehrende Aufgaben. Hinzu kommen noch Themen wie eine gut strukturierte Wissensdatenbank oder die Zeitverschwendung aufgrund zu vieler bzw. nicht ausreichend gut organisierter Besprechungen.

• Laut unserer Langzeit-Effizienzstudie (2022) ist die Büro-Effizienz um 50 % niedriger als noch vor 10 Jahren!
• Allein die Suchzeiten für Dateien und Papiere sind auf im Schnitt 19,6 % der Arbeitszeit gestiegen. Die Bearbeitungszeit der E-Mail-Flut ist auf durchschnittlich 2,5 Stunden pro Tag gestiegen, wovon 20,7 % als verschwendete Zeit angesehen werden. Und ganze 26,3 % der Arbeitszeit verbringen Büro-Beschäftigte in Besprechungen, wovon knapp die Hälfte der Zeit als ineffizient und verschwendet bewertet wird.
• Hier finden Sie eine Zusammenstellung der → Ergebnisse unserer Langzeit-Effizienzstudie (2022).
• Alle Methoden, Maßnahmen und Tipps für eine effektive Effizienzsteigerung finden Sie hier auf unserer → Themenübersichtsseite „Effizienz“ .
• Einen maßgeblichen Einfluss auf die Effizienz und Produktivität hat aber auch die Selbstorganisation jedes Einzelnen. Also wie strukturiert oder chaotisch jemand arbeitet – und ob man seine Aufgaben im Griff hat oder stattdessen zum Spielball und Getriebenen des Arbeitsalltags wird. Alle wichtigen Methoden, Tipps und Strategien zu diesem Thema finden Sie auf unserer → Themenübersichtsseite „Selbstmanagement“.

5. Weitere Checklisten & Vorlagen für mehr Effizienz & Produktivität gibt es in unserem kostenlosen Download-Center!

Hier finden Sie viele weitere praxiserprobte Checklisten, Tipps, Vorlagen und Anleitungen rund um die Themen digitales Arbeiten, Zusammenarbeit im Team, effiziente Besprechungen und für einen für immer aufgeräumten Schreibtisch → zu unserem kostenlosen Download-Center!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: OneNote als zweites Gehirn – das ultimative Produktivitäts-System!

(Dauer 10:13 Minuten)

Inhalt dieser Video-Anleitung zu OneNote für die Steigerung der Produktivität:

1.  Einleitung 00:00
2. Was ist mein zweites Gehirn & warum brauche ich das? 00:57
3. In 5 Schritten zum zweiten Gehirn 02:52
4. Klarheit: Wo soll ich was speichern? 02:58
5. Die richtige Notizbuchstruktur 03:51
6. Das zweite Gehirn mit Inhalten füttern 04:58 
7. Auf das OneNote-System zugreifen 08:08
8. Das System schlank halten 08:58