Erst Intel, dann Google und schließlich LinkedIn – die Managementmethode „OKR“ (Objectives and Key Results) war dabei, als diese mittlerweile riesigen Firmen richtig wertvoll und erfolgreich wurden. Und das Gute daran ist, OKR lässt sich schnell, einfach und unkompliziert sowie nahezu ohne Ressourcenaufwand umsetzen. Aber was kann die OKR-Methode konkret leisten und zum Unternehmenserfolg beitragen? Was für eine Theorie und Methodik steckt eigentlich dahinter? Und was sind die Vorteile und Nachteile dieser Vorgehensweise? In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag finden Sie alles Wissenswerte zu der OKR-Methode kurz und einfach erklärt!

(Lesedauer ca. 8 Minuten)

Inhaltsverzeichnis

1. Einfache Definition: Was ist die OKR-Methode?

Das Kürzel OKR steht für „Objectives and Key Results“. Das bedeutet auf Deutsch so viel wie „Zielsetzung und Kern- bzw. Schlüsselergebnisse“. Die Methode hilft auf eine sehr elegante und einfache Art, strategisch wichtige Unternehmensziele zu finden, sie organisationsweit zu kommunizieren und dann quasi nach dem bionischen Vorbild der Selbstorganisation von selbst mit den individuellen Mitarbeiterzielen zu synchronisieren. Das Erstaunliche ist nun, dass sich mit diesem simplen und unaufwendigen Methodikansatz im Allgemeinen deutlich ehrgeizigere Ziele erreichen lassen, als die Teammitglieder zunächst anfangs glauben.

Der OKR-Prozess wurde in den 1970er Jahren bei Intel entwickelt und kam 1999 zu Google, das diese Managementmethode bis heute einsetzt und im Laufe der Zeit weiter verfeinert hat.
Damals beschäftigte der heutige Internetriese gerade einmal 40 Mitarbeiter. Mit dem Erfolg von Google kam auch die Popularität von OKR – an der Google selbst kräftig mitgewirkt hat.
Das OKR-System ist dabei eine dynamischere Weiterentwicklung der älteren Vorgängermethoden MBO und SMART.

Definition OKR-Methode — Definition der OKR-Methode: Die Abkürzung OKR kommt aus dem Englischen und steht für „object key results“.

Kurzdefinition der „Objectives and Key Results“ Methode (OKR)

Die OKR-Methode ist eine modulare, agile und flexible Managementmethode, die nach dem Prinzip der Selbstorganisation die unternehmensweite Zielsetzung mit den individuellen Zielvereinbarungen der Mitarbeiter und Teams synchronisiert und mit einer notwendigen Erfolgsmessung für die Zielerreichung flankiert.

Oder wie es der ehemalige Google-CEO Eric Schmidt in seinem Buch „How Google Works” formuliert: „OKR is a simple tool that let the founders institutionalize their ‘think big’ ethos“ („OKR ist ein einfaches Werkzeug, das es Gründern ermöglicht, ihr Think-big-Ethos zu institutionalisieren“). Denn auf diese Weise arbeiten interdisziplinäre Teams agil, dynamisch und selbstorganisierend an einem gemeinsamen Set strategisch wichtiger Unternehmensziele zusammen.

2. Die wichtigsten Faktoren und Kernmerkmale der OKR-Methode im Überblick

Die Zielerreichung: Die beiden Hauptaufgaben der OKR-Methode sind (1.), ehrgeizige Schwerpunktziele für das Unternehmen zu identifizieren und zu definieren (Fokusziele, Visionen, strategisches Controlling), und (2.) diese Ziele dann auch zu erreichen. Diese Fokusziele eines Unternehmens zielen meist entweder auf eine Verbesserung von Prozessen, eine Effizienzsteigerung, Entwicklung von etwas Neuem oder auf eine Beseitigung von Problemen. Auf Basis dieser Hauptziele sucht sich dann jede Person und Einheit im Unternehmen eigene OKR-Ziele, die zu diesen Zielvorgaben passen oder sie sinnvoll ergänzen.

Ziele der OKR-Methode — Die OKR-Methode verfolgt Ziele wie Prozesse, Strategien und Weiterentwicklung des Unternehmens.

Bottom-up Zielfindung: Entscheidend ist nun, dass das Aussuchen der individuellen Team- und Mitarbeiterziele in einem Bottom-up-Ansatz von den einzelnen Personen und den einzelnen Teams erfolgen muss – und nicht wie bei einem Top-down-Ansatz von oben herab hierarchisch festgelegt und vorgeschrieben wird. Die Akteure und Teams definieren ihre Ziele also weitestgehend (in Absprache mit Kollegen und den Vorgesetzten) selbst. Diese Selbstorganisation macht das System nicht nur so einfach und schnell umsetzbar. Da die Mitarbeiter ihre Ziele selbst festlegen können, steigt auch deren Leistungsmotivation und Zufriedenheit spürbar.
Unternehmensweite Transparenz: Alle Ziele und Zielerreichungen sind für alle Mitarbeitenden unternehmensweit transparent einsehbar. So können alle Unternehmensmitglieder sehen, wer was woran arbeitet und wie weit wer vorangekommen ist – von den Praktikanten bis zur Führungsebene. Das schafft einen Teamgeist, vermeidet Doppelarbeiten und ist die Basis für effizientere Absprachen und das Heben von Synergien.
Ressourcenarm: Obwohl es mittlerweile ausgiebige Literatur und spezielle Tools und Programme für die OKR-Methodik gibt, kommt das Prinzip mit vergleichsweise äußerst wenig Aufwand aus. Im Grunde reicht ein Intranet mit gemeinsamer Dateiablage völlig aus. Der Erfinder bei Intel (Andrew Grove) braucht für das Erklären des simplen, aber wirkungsvollen OKR-Prinzips selbst auch nur zwei Seiten seines Ratgeberbuches.

3. Wie funktioniert und läuft der OKR-Prozess ab?

In der Regel legt jede Entität der Organisation (gesamtes Unternehmen, Abteilungen, Teams und Einzelpersonen) 4 bis 5 OKR-Ziele für den kommenden 3-Monatszeitraum fest.

Als erstes sind jedoch die Chefs, Manager und verantwortlichen OKR-Master an der Reihe. Sie müssen vorlegen und haben die Aufgabe, die übergeordneten OKR-Ziele auf Unternehmensebene festzulegen und zu definieren. Diese Quartalsziele für das Unternehmen sollen in der Regel eine Verbesserung in einem konkreten Bereich anstreben und sind der rote Faden für alle weiteren OKR-Ziele in dem weiteren OKR-Prozess dieses Zeitraums.
Auf Basis dieser übergeordneten Unternehmenszielen leiten dann alle Mitarbeitenden und Teams die jeweils eigenen individuellen OKR-„Mikroziele“ für sich ab. Dabei überprüfen alle Beteiligten, was und wie sie selbst konkret zum Erreichen der übergeordneten Objectives/Goals beitragen können.
Die Fortschritte bei der Zielerreichung werden in kurzen wöchentlichen Status Updates gecheckt und in einer einfachen Software gesammelt, so dass sie jederzeit für alle einsehbar sind.
Nach Ablauf des 3-Monatszeitraums erfolgt dann ein umfassenderes OKR-Review-Meeting. Wer dabei zu viele Ziele erreicht hat (> 70 %), muss sich das nächste Mal ambitioniertere Ziele setzen, und wer zu wenige erreicht hat (< 60 %), muss das nächste Mal realistischere wählen. Die Schlussfolgerungen fließen dann gleich in eine Anpassung des anschließenden 3-Monatszeitraums ein.

Mit dem OKR-Zyklus lassen sich Ziele über 3 Monate einfacher erreichen.

4. Was die OKR-Methode konkret bewirkt

Durch die zentrale Vorgabe der strategischen OKR-Unternehmensziele wird erreicht, dass die Aufgaben der einzelnen Personen, Teams und Abteilungen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Durch die individuelle Festlegung der OKR-Ziele durch die Einzelnen wird sichergestellt, dass diese Ziele prinzipiell erreichbar, sinnvoll und zu den Aufgaben der Ausführenden passen.
Während die Ziele bewusst ausgesprochen ambitioniert, aber dafür unkonkreter gehalten werden können, werden für die Erfolgsmessung konkrete Key Results definiert, die auch erreichbar und mit einer Zahl messbar sind (z. B. eine Steigerung von XY um 10 %).
Dass die Ziele auch äußerst ambitioniert gewählt werden dürfen, ohne sie vollständig erreichen zu müssen, hilft die „richtigen Fragen zu stellen“ und „den Finger in die Wunde zu legen“ – beides ist extrem wichtig.
Als Ergebnis wird in der Regel eine Zielerreichung von 60 % bis 70 % der individuellen „Objectives“ angestrebt. Die Zielerreichung sollte dabei allerdings keinesfalls an ein Bonussystem gekoppelt und eine Zielverpassung auch nicht sanktioniert werden. Wenn OKR-Ziele nicht erreicht werden, sollte das vielmehr der Anlass und Ansporn sein, die OKR-Erfolgsmessung künftig realistischer zu machen – oder bestimmte Arbeitsprozesse so zu optimieren, dass die jeweiligen Mitarbeitenden auch den nötigen Freiraum erhalten, ihre angestrebten Ziele auch tatsächlich erreichen zu können.
Eine stetig aktualisierte und für alle einsehbare OKR-Unternehmensliste sorgt dabei für eine durchgehende Transparenz. Diese Liste verbessert zugleich auch interne Abstimmungen und die Zusammenarbeit, vermeidet Doppelarbeiten und erleichtert die Mitarbeiterführung.
Für das Pflegen der OKR-Liste, das Anstoßen der einzelnen OKR-Planungen sowie die Vorbereitung und Moderation der OKR-Review-Meetings am Quartalsende werden OKR-Master und -Coaches bestimmt (die Rollen werden also dafür verantwortlichen Mitarbeitern übertragen).
Da es sich jeweils nur um eine Handvoll Ziele und dazugehöriger Key Results handelt, ist der Aufwand der OKR-Methode für die Einzelnen überschaubar – dennoch tragen alle durch das Selbstorganisationsprinzip quasi automatisch ihren Anteil zum Gelingen des großen Ganzen bei.

Die OKR-Pyramide: OKR-Ziele werden ebenso an die Vision, Mission und Strategie eines Unternehmens angepasst, wie die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

5. Googles nachträgliche Feinjustierung der OKR-Methode: „Lessons Learned“

Die OKR-Managementmethode wird seit 1999 bei Google eingesetzt. Dabei hat Google mit der Zeit seinen eigenen Weg mit diesem Ansatz gefunden. So hat Rick Klau von Google Ventures 2017 einige „Lessons Learned“ veröffentlicht, wie Google die OKR-Methodik bei sich im Laufe der Zeit etwas angepasst hat:

OKR-Mitarbeiterziele weglassen: Besonders bei kleinen und jungen Unternehmen sind die Unternehmensziele und Teamziele weitaus wichtiger als die einzelnen Individualziele.
Ein Nein sagt mehr als ein Ja: Wenn Teams oder Mitarbeiter „Nein“ zu einer Idee sagen, ist das meist wertvoller als alle anderen „Ja’s“ – hier sollte dann definitiv mehr Zeit investiert werden, um die Beweggründe der Ablehnung besser zu verstehen.
Nicht in die eigene Tasche lügen: Keine Metriken verwenden, die lediglich zeigen, dass man beschäftigt war (den „Fortschritt quantifizieren“). Es zählen nur die substanziellen Ergebnisse mit tatsächlichen Auswirkungen auf das Kerngeschäft („qualitativer Fortschritt“).
Keep it simple: Der gesamte OKR-Prozess sollte so einfach wie möglich gehalten werden – kein Verzetteln in einzelne Prozessschritte (und aus Fehlern lernen)!
„No one has more collective experience in implementing OKRs than Google“: Über diesen Link gelangen Sie direkt zu dem kostenlosen Download des eBooks → „Google’s OKR playbook – Learn more about goal setting and OKRs.“

6. Die Vorteile und Nachteile der OKR-Managementmethode

Vorteile der OKR-Methode:

Das Vorgehen führt dazu, dass die Unternehmensziele und Visionen konkretisiert und regelmäßig angepasst werden (flexibler als bei Jahreszielen).
Durch die Vorgabe der OKR-Leitziele und den darauf im Bottom-up-Ansatz aufbauenden Individualzielen werden die Unternehmensziele und die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden und Teams einfach und wirkungsvoll verknüpft.
Die Unternehmensführung und das gesamte Unternehmen lernen sich auf realistische Ziele zu fokussieren, die erreichbar sind.
Gleichzeitig können Unternehmen durch die 3-Monats-Zeiträume schneller und dynamischer auf Änderungen und Neuerungen reagieren.
Die Transparenz des Gesamtkontext verbessert die internen Abstimmungsprozesse.
In Kombination mit den individuellen Selbstbestimmungsmöglichkeiten fördert dies auch die intrinsische Mitarbeitermotivation.
Die Selbstorganisation der Einzelnen und Teams erleichtern die Ressourcen- und Aufgabenplanung.
Die OKR-Methode ist einfach, schnell zu lernen und unkompliziert umzusetzen. Es werden zudem auch keine Investitionen außer Zeit benötigt.

Nachteile der OKR-Methode:

Für die Einführung und operative Ausführung der OKR-Methodik werden personelle und zeitliche Ressourcen benötigt. Sowohl bei den federführenden OKR-Mastern wie auch bei der Unternehmensführung. Wenn nur eins davon fehlt, scheitert mit großer Wahrscheinlichkeit auch das OKR-Projekt.
Das Unternehmen muss eine offene Unternehmenskultur besitzen und offen gegenüber Veränderungen sein.
Das Unternehmen muss nicht nur in der Lage sein, realistische Visionen zu entwickeln, sondern auch, sich auf vier Kernziele davon fokussieren zu können.
Wird das System um Bonus-Zahlungen oder Sanktionen bei Nichterreichung der Ziele kombiniert, wird unnötig Druck ausgeübt und Widerstand erzeugt, was den Erfolg schwächt und nicht stärkt.
Die OKR-Methode steht und fällt mit dem Engagement der Einzelnen. Daher muss der Nutzen im Vergleich zum Mehraufwand jedem Mitarbeitenden verständlich kommuniziert und bewusst werden.
Das OKR-System sollte möglichst einfach und mit möglichst geringem Aufwand umgesetzt werden, um die Hürden zu minimieren.
Nach der Einführung wird eine Eingewöhnungszeit mit Feinjustierung benötigt, bis der „Hase richtig läuft“.

7. Einsatzbereiche: Für wen ist der OKR-Ansatz besonders geeignet?

Ein Kernmerkmal des OKR-Ansatzes ist auch, dass es ein flexibles und modulares Rahmenwerk ist, das ohne streng vorgegebene, starre Prozesse auskommt. Dadurch lässt sich die Methodik 1 zu 1 auf die unterschiedlichsten Branchen, Unternehmen und Tätigkeiten anpassen. Die Einsatzbereiche reichen dementsprechend von Großkonzernen über den Mittelstand bis zu kleinen Unternehmen und Start-ups – oder auch von der Gesamtunternehmensebene bis zu einzelnen Teilbereichen, wie zum Beispiel Abteilungen, Teams, Projekte oder auch Produkte.

8. Software-Tools für das Anwenden der OKR-Methode

Viele Anbieter haben bereits die unterschiedlichsten Software-Anwendungen und Tools entwickelt, die das Arbeiten mit der OKR-Managementmethode unterstützen und vereinfachen sollen. Hier ein Überblick über die wichtigsten OKR-Programme:

Mooncamp
Perdoo
Weekdone
Workpath
Haufe OKR
LoopNow
Loopline
Leapsome

9. Extra-Tipp

Die Büro-Kaizen-Methode führt zu einer nachhaltigen Optimierung der digitalen Zusammenarbeit und aller modernen Büroprozesse in Unternehmen. Dabei unterstützen wir Sie von der Beratung über Seminare und Mitarbeiterschulungen bis zum Selbststudium mittels unserer hauseigenen E-Learning-Plattform. In unserem kostenlosen Download-Center bieten wir Ihnen zudem viele weitere praxisorientierte Tipps, Checklisten und Druckvorlagen für mehr Effizienz im Büro zum kostenlosen Herunterladen an!