Ideenlos durch die Nacht? Warum viele am Vorschlagswesen scheitern und wie Sie das ändern können!



"Ihr bekommt zwölf Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter in einem Jahr? Wie macht Ihr das?" Das ist eine häufige Reaktion in unseren Schulungen, wenn wir davon berichten, dass wir bei tempus pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter pro Jahr 12, 13 oder gar 14 Verbesserungsvorschläge erreichen können. Wenn Sie meine Antwort auf die Frage, wie wir das machen, interessiert, sollten Sie diesen Beitrag lesen! 

Was ist das Problem 

Der Hintergrund dieser Frage unserer Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist häufig, dass sie glauben, dass einem doch irgendwann die Ideen ausgehen müssen, wenn man erst eine bestimmte Anzahl Vorschläge hat.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen Jahresziel 2016
Unser Ziel 2016: 252 Verbesserungsvorschläge.

Interessanterweise ist genau das Gegenteil der Fall! Auf der Suche nach den Gründen habe ich drei Entdeckungen gemacht, die ich gerne mit Ihnen teile:  

Entdeckung Nr. 1: Die Schere geht auseinander! 

Meine erste Erkenntnis bei der Beschäftigung mit der Frage ist: Die Schere geht immer weiter auseinander. Das heißt, innovative Firmen machen jedes Jahr noch mehr Verbesserungsvorschläge und die weniger innovative Firmen tun sich immer noch schwerer mit dem Thema. Wieso ist das so? Ich glaube, dass das Verbesserungspotential steigt, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu herausgefordert werden, ihre Vorschläge einzureichen! Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickeln mit jedem Jahr einen immer besseren Blick für Herausforderungen, Fehler und Probleme. Mit jedem Vorschlag spüren sie noch mehr den Nutzen und den Erfolg von Verbesserungen. Das bekräftigt und bestärkt sie darin, weitere Verbesserungen anzugehen und umzusetzen.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen als Zwischenstand
Bereits nach einigen Monaten sind 99 Vorschläge eingegangen

Entdeckung Nr. 2: Das Prinzip der Trägheit 

Wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht genügend Vorschläge machen, gibt es nicht selten dafür eine einfache Ursache: Sie haben erlebt, dass ihre Vorschläge nicht ernstgenommen, ewig verschoben und nicht umgesetzt wurden.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen
Aufschieberitis frustriert Mitarbeiter

Ich kann mich gut an ein Unternehmen erinnern, bei dem ich regelmäßig zu Gast war. Man hat dort Wertstromanalysen in der Produktion gemacht. Das ist eine sehr strukturierte und durchdachte Methode, wie man systematisch Durchlaufzeiten reduzieren und Verbesserungsbereiche im Unternehmen aufzeigen kann. Als ich das erste Mal kam, war in einem Besprechungszimmer eine ca. 6 m lange Wand komplett mit Flipcharts beklebt. Das war wirklich sehr beeindruckend. Auf meine Frage, ob man denn schon etwas umgesetzt hatte, meinte mein  Ansprechpartner:  "Nein!".   

Verbesserungs- und Vorschlagswesen richtig umsetzen
Die Botschaft lautet: warum soll ich bemühen, wenn eh nichts umgesetzt wird?

Nach ca. vier Wochen war ich wieder im Unternehmen und die zweite, in etwa gleich lange Wand, war ebenfalls nahezu komplett beklebt mit Pos-Its. Es sah wirklich großartig aus! Wieder stellte ich die Frage, ob man denn schon etwas umgesetzt hätte, und bekam die Antwort: "Nein!" In den nächsten Monaten war ich regelmäßig im Haus. Selbstverständlich war ich immer sehr gespannt, wie sich der Raum verändert hat. Die Aushänge wurden immer umfangreicher und mittlerweile hingen auch einige Flipcharts voll. Doch umgesetzt wurde nichts! 

Verbesserungs- und Vorschlagswesen
Aufschieberitis ist der Garant für Frust

Solch eine Trägheit in der Umsetzung erlebe ich gar nicht so selten. Ich habe dann viel Verständnis dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter irgendwann frustriert sind. Das gilt auch dann, wenn Ideen pauschal ohne Begründung abgelehnt oder nur mit sehr großer zeitlicher Verzögerung angegangen werden.  

Entdeckung  Nr. 3: Keine Zeit 

Geht man den Dingen auf den Grund und fragt die Führungskräfte, weshalb nur so wenige Ideen umgesetzt werden, erhält man in der Regel als Standardantwort: Dafür habe ich keine Zeit.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen benötigt Zeit
Das Problem vieler Führungskräfte: Keine Zeit, Keine Zeit!

Das Hauptproblem mit dem Thema Zeit ist aus meiner Sicht folgendes: Erst wenn man Zeit investiert, wird man Zeit sparen. Dabei ist die eingesparte Zeit in aller Regel größer als die eingesetzte Zeit. Das sollte Sie motivieren, Zeit zu investieren. Wenn Sie einen Veränderungsprozess starten und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren wollen, das Verbesserungspotential Ihres Unternehmens zu entdecken, sollten Sie Zeit für die Umsetzung einplanen! Sie sollten es sich zur Chefaufgabe machen, die Verbesserungen zu sichten und die Veränderungen voranzutreiben! 

So funktioniert es  

Tipp Nr. 1: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! 

Auch in dem oben genannten Beispiel gab ich mich mit der Antwort meines Ansprechpartners nicht zufrieden. Als er auf meine Frage nach der Umsetzung sagte, es sei noch nichts umgesetzt, bohrte ich nach. Er nannte mir nicht das "Keine-Zeit"-Argument, sondern sagte: "Wir wollen das Thema grundsätzlich angehen!" Immer wieder treffe ich in Firmen auf die Situation, dass Geschäftsleitung oder Führungskräfte sagen, sie wollen Themen ganz grundsätzlich angehen (wenn sie mal Zeit haben). Kleinere Verbesserungen sind für sie nicht ausreichend.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen sofort angehen
Warten Sie nicht auf das Ende der Grundsatzdebatte

Spannend war, dass wir an einem weiteren Termin durch die Produktion gelaufen sind, um ein Archiv zu inspizieren. Beim Durchgang sprang mir sofort eine Situation ins Auge: An einem Werktisch saßen drei Mitarbeiter, die die Teile weiter verarbeiten sollten, die aus einer Maschine kamen. Allerdings war die Taktung der Maschine so schlecht, dass immer nur ein Mitarbeiter ausgelastet war und ausreichend zu tun hatte. Die beiden anderen Mitarbeiter saßen also mehr oder weniger ständig herum und haben „Däumchen gedreht“. 

Verbesserungs- und Vorschlagswsen als System
Leisten Sie Ihren Beitrag für das Funktionieren des Systems

Ich weiß, dass es bei Ihnen ganz anders ist und ich möchte bitte auch nicht falsch verstanden werden: grundsätzliche Fragen zu stellen ist gut und richtig, aber es gilt auch der Spruch von Erich Kästner: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Kommen Sie ins Handeln! Ich liebe Kaizen, weil es sich mit 80 Prozent-Lösungen zufrieden gibt. Ich bin überzeugt, es ist besser 80 % schnell umzusetzen, als zu warten, bis man 100 % auf dem Papier hat! 

Verbesserungs- und Vorschlagswesen bringt Ergebnisse
Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!

Wenn Sie ins Handeln kommen wollen, empfehle ich Ihnen die Arbeit mit Checklisten. Wir haben z.B. einige Checkliste auf unserer Website www.büro-kaizen.de für die Optimierung des Arbeitsplatzes, der Abteilung und des gesamten Unternehmens.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen Checkliste Gesamtunternehmen
Entdecken Sie die Möglichkeiten unserer Downloads mit einem Klick auf die Abbildung!

Füllen Sie diese Checklisten allein oder gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen aus. Überall dort, wo Sie sich selber positiv bewerten und Punkte geben, können Sie stolz sein. Überall dort, wo Sie sich 0 Punkte geben, können Sie sich genau so sehr freuen. Dort haben Sie Verbesserungspotenzial! Die Checklisten enthalten je 20 Fragen. Die Ausfüllzeit ist ca. 5-7 Minuten. Suchen Sie sich am Ende des Prozesses einfach das Thema aus, dass das größte Verbesserungspotenzial und die größte Wirkung für Ihren Geschäftserfolg hat und legen Sie los. Ich drücke Ihnen die Daumen! 

Tipp Nr. 2: Weitergedacht = Fabelhaft! 

Vor einiger Zeit habe ich einen Verbesserungsvorschlag bekommen. Eine ehemalige Auszubildende hat das Unternehmen verlassen, um ein Studium aufzunehmen. Offensichtlich hatten wir vergessen, die junge Frau als Ansprechpartnerin für bestimmte Themenbereiche von unserer Webseite zu nehmen. Das ist eine Kleinigkeit, oder? Man könnte sich fragen: Ist das schon ein Verbesserungsvorschlag? Ich bin der Meinung: ja! Warum ich das glaube, wird deutlich, wenn wir uns fragen: Was wäre weitergedacht? 

Verbesserungs- und Vorschlagswesen Ergebnisse positiv
Auf die kleinen Dinge kommt es an!

Was wäre weitergedacht? 

Die Kleinigkeit mit der Webseite brachte uns auf eine wichtige Spur! Wir nahmen die Situation zum Anlass, danach zu fragen, warum wir nicht direkt die Nachfolge geklärt hatten. Dabei merkten wir, dass in unseren Checklisten ein Passus fehlte, aus dem klar wird, wo die junge Frau überall auf der Webseite gelistet ist. Solch ein Passus, würde uns jedes Mal viel Arbeit ersparen, wenn uns eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter verlässt. Das ist schon ein kleiner Erfolg, doch was wäre weitergedacht? 

Was wäre weitergedacht? 

Die ganze Situation lässt sich nun noch weiterdenken: Schon bei der Einstellung ist es wichtig, zu klären, für welche Bereiche die neu eingestellte Person verantwortlich sein wird.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen schafft Klarheit
Schon bei der Einstellung Klarheit schaffen

Auch die Frage, bei welchen internen und externen Verteilerkreisen die Personen aufgenommen werden müssen, liegt plötzlich auf dem Tisch! Was wäre, wenn wir uns auch hier nicht zufrieden geben, sondern noch weiterdenken?  

Was wäre weitergedacht? 

Man kann sich die Frage stellen, ob man den ausscheidenden Mitarbeitern einfach nur durch den neuen Namen ersetzt. Man kann aber auch die Frage stellen, ob diese Tätigkeit überhaupt noch so notwendig ist! Kann sie vereinfacht werden? Können Aufgaben eliminiert werden?  

 Besser 80 % schnell umzusetzen, als warten, bis man 100 % auf dem Papier hat! Klick um zu Tweeten

Was wäre weitergedacht?  

Zuständigkeiten ändern sich nicht nur, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder neue Mitarbeiter dazu kommen. Es können auch durch interne Umorganisationen Verschiebungen entstehen. Wenn es zu dieser Situation häufiger kommt, kann es sinnvoll sein, z. B. alle sechs Monate die Liste der Zuständigkeiten zu hinterfragen.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen im Team
Zuständigkeiten klären

Was wäre weitergedacht?  

Wenn man die Liste überarbeitet, muss man sich immer wieder aufs Neue fragen, wo Mitarbeiter genannt sind. Das kann man jedes Mal aufs Neue herausfinden oder man legt sich eine kleine Liste an, welche Bereiche regelmäßig überprüft werden müssen. Was wäre weitergedacht...? Aus der kleinen Anregung mit der Webseite wird ein ganzes Universum neuer Ideen. Wer beginnt, nach Verbesserungen zu suchen, wird diese entdecken! Das Motto heißt: Weitergedacht = fabelhaft. 

Tipp Nr. 3: Plattformen schaffen 

Damit Ideen sich entwickeln und andere inspirieren können, braucht es Orte und Räume, in denen Ideen ausgetauscht und verbreitet werden können. Eine einfache Möglichkeit ist der Briefkasten mit Verbesserungsvorschlägen! 

Verbesserungs- und Vorschlagswesen transparent gestalten
Ein Briefkasten als Ort für die Vorschläge

Eine weitere Idee kann die Gründung einer Unternehmenszeitung oder eines Kaizen-Newsletters für Good-Practise-Beispiele aus anderen Abteilungen sein. Auch Hausmessen, bei denen die Mitarbeiter ihre Positivlösungen präsentieren, stellen eine kreative Möglichkeit da, in den Austausch zu treten oder Sie nutzen einen Activity Day. An einem solchen Tag kann man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens in Projektgruppen aufteilen, die unterschiedliche Themen bearbeiten.  

Verbesserungs- und Vorschlagswesen unternehmensweit ausrollen
Dazu einladen, Ideen einzubringen!

Zum Abschluss des Tages feiert man dann die Erfolge miteinander und kann auch hier überlegen, wie die Übertragung der einzelnen Punkte erfolgen kann. 

 
Darauf kommt es an  

Der Umgang mit dem Thema Verbesserungsmanagement ist vor allem eine Frage der Kultur und der Haltung. Am besten und effizientesten wirkt ein Verbesserungswesen dort, wo die Geschäftsführung den wirklichen Wunsch verfolgt, besser zu werden und dafür Ressourcen und Freiräume zur Verfügung stellt. Wenn der Rücklauf regelmäßig mager ausfällt, sollten Sie schauen, was die Gründe für den Mangel an Beteiligung ist. Vielleicht gilt es erst andere Fragen im Hinblick auf die Kultur des Miteinanders in Angriff zu nehmen, als auf Biegen und Brechen ein Verbesserungsmanagement einzuführen.  

Und Sie? 

Welche Beobachtungen, Entdeckungen und Erfahrungen machen Sie mit dem Thema Verbesserungen? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Good-Practise-Beispiele und Erlebnisse! 



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