Schluss mit Papierstapeln – warum Leertischler stressfreier und effizienter arbeiten



Wer beim Autofahren auf dem Handy E-Mails liest, riskiert einen Unfall. Nicht alle Ablenkungen sind so gefährlich, doch auch weniger gefährliche Ablenkungen führen zu Verzögerungen, Ärger und dazu, dass die Qualität leidet. Ich bin überzeugt: An einem leeren und aufgeräumten Schreibtisch – ohne Papierstapel und ohne Ablenkungen – lässt sich effizienter und stressfreier arbeiten. Das erlebe ich im Hinblick auf meinen persönlichen Arbeitsalltag und das bestätigt sich auch überall dort, wo ich in meiner Tätigkeit als Berater unterwegs bin. Leertischler arbeiten konzentrierter und effizienter! Lassen Sie mich auch Sie davon überzeugen!

Was ist das Problem

Immer wieder höre ich: „Solange ich mich in meinem Chaos zurecht finde, ist doch alles gut!” oder „Das Genie beherrscht das Chaos! Also gibt es keinen Anlass, meine Arbeitsweise zu ändern!” Ich bin der Meinung: wer einmal begriffen hat, welche Potenziale in einem Schreibtisch ohne Papierstapel schlummern, kann den Anblick von überfüllten Schreibtischen, Papierstapeln und unordentlichen Büros eigentlich kaum noch ertragen. Mit einer guten Organisation lässt sich bares Geld sparen, Ihre Mitarbeiter können zufriedener und entspannter arbeiten und auch Ihre Kunden werden davon profitieren, denn sie bekommen ihre Ware schneller, zuverlässiger und in einer besseren Qualität.

Man könnte glauben, es ginge um Aufräumen, doch eigentlich geht es um Effizienzsteigerung. Klick um zu Tweeten

 

Warum funktioniert es?

1. Ein Schreibtisch ohne Papierstapel hilft, sich zu konzentrieren

Multitasking-Untersuchungen zeigen schon seit Jahren, dass mit steigender Zahl der Ablenkungen, die Produktivität dramatisch sinkt. Hierbei ist es völlig egal, ob wir von optischen Reizen abgelenkt werden, wie den vielen Klebezetteln um den Bildschirm oder die vielen Papierstapeln, die sich auf dem Tisch verteilen, oder ob es die vielen Projekte sind, an denen wir gleichzeitig arbeiten. Bedenken Sie, dass Sie bei jeder Ablenkung wieder erneut ins Thema einsteigen müssen. Immer nur ein kurzer Moment, aber glauben Sie mir: Das läppert sich schnell zusammen! Mit einem leeren Schreibtisch können Sie und Ihre Kollegen sich fokussieren: Die Aufgaben werden konzentriert nacheinander und um so effektiver abgearbeitet.

2. Ein Schreibtisch ohne Papierstapel hilft, den Überblick zu behalten

War da nicht noch was? Natürlich! Papierstapel auf Schreibtischen entstehen oft so, dass man sich die wichtigen Dinge als Erinnerung direkt auf den Schreibtisch legt. Aber viel zu oft bleiben Papiere liegen und so wachsen die Papierstapel beständig. Es ist fraglich, ob Papierstapel den erhofften Überblick noch gewährleisten können. Es gibt deutlich bessere Instrumente, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll im Blick haben.

3. Ein Schreibtisch ohne Papierstapel hilft allen, die auch unterwegs oder an mehreren Schreibtischen arbeiten

Flexibilität hat viele angenehme Seiten: Wir können die langen Fahrtzeiten zum Kunden nutzen, teilen uns Arbeitsplätze oder arbeiten von zu Hause aus, wenn das Kind krank ist. Flexible Office, Desksharing – das sind die Schlagwörter unserer Zeit. Und wir passen uns immer mehr an: Wir arbeiten im Auto, im Zug oder im Flugzeug. Umso wichtiger ist es, ein einfaches und praxistaugliches System zu nutzen, um die Arbeitsunterlagen auch mobil zu organisieren. Dies ist nur möglich, wenn die wichtigsten Aufgaben nicht als Papierstapel auf dem Schreibtisch im Büro liegen, sondern so gelagert werden, dass sie auch von unterwegs schnell und gut erreichbar sind.

4. Ein Schreibtisch ohne Papierstapel hilft Ihren Kolleginnen und Kollegen, sich zurechtzufinden

Die meisten von uns arbeiten nicht allein. Wir arbeiten in Firmen und Organisationen, in denen mehrere Menschen miteinander verbunden sind und gemeinsame Ziele verfolgen. Die Arbeit des Einzelnen reicht nicht, um das Ziel zu erreichen, deswegen hat man sich zu einer Unternehmung zusammengetan. Die Konsequenzen für des Genie-Arbeitsplatzes, der nur von dem Einzelnen beherrscht werden kann, ist, dass die Zusammenarbeit erschwert wird, weil durch das Gewühle in Papierstapeln Such- und Wartezeiten entstehen und Chancen verpasst werden. Ich meine: Die Freiheit des einzelnen endet dort, wo die Gesamtheit darunter zu leiden hat. Spätestens in Vertretungs- und Urlaubszeiten entstehen die Probleme!

Was der Schreibtisch ohne Papierstapel bewirkt

Unnütze Suchzeiten entfallen, wir finden sinnvolle Regelungen für das Zusammenarbeiten und vereinfachen Ihre Prozesse. Für mich ist der Schreibtisch ohne Papierstapel bloß der Anlass, darüber nachzudenken, wie das, was auf meinem Schreibtisch an Aufgaben und Akten landet im Zusammenspiel mit den Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen organisiert wird. Am Ende profitieren alle davon: das Unternehmen, die Mitarbeiter und sogar Ihre Kunden, denn Ihr Unternehmen wird 50 Prozent schneller, 30 Prozent besser und viel entspannter.

Darauf kommt es mir an

Man könnte glauben, es ginge ums Aufräumen, doch eigentlich geht es um Effizienzsteigerung. In meinen Beratungen räumen wir nicht nur die Papierstapel von Ihren Schreibtischen, sondern wir entrümpeln auch Ihre Prozesse. Unser Ziel ist es, selbst die größten Absprachemuffel und die „so war das schon immer”-Veränderungsverweigerer zu gewinnen. Wir kommen zu Ihnen ins Unternehmen und machen Ihre Mitarbeiter fit für Ihre Clean Desk Policy. Ich verspreche Ihnen eine Steigerung Ihrer Effizienz um bis zu 20 Prozent.

Und Sie?

Ich konnte Sie für einen leeren Schreibtisch begeistern? In unserem Artikel „Schluss mit der Zettelwirtschaft – 7 Tipps für langfristige Ordnung am Arbeitsplatz” erhalten Sie übermorgen sieben praktische Ideen, die Sie direkt umsetzen können!



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