Prozesse darstellen: Definition, Methoden und Beispiele der Prozessvisualisierung zur Erreichung der Unternehmensziele

Die Prozessdarstellung hilft Ihrem Unternehmen, Klarheit über die einzelnen Arbeitsschritte zu erlangen und eventuelle Ineffizienzen aufzudecken. Was genau unter Prozessvisualisierung zu verstehen ist, welche Fragen Sie sich dabei stellen sollten und welche Methoden es gibt, Prozesse darzustellen, erklären wir Ihnen in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

1. Was wird unter „Prozesse darstellen“ verstanden?

Ein Prozess beschreibt den zeitlichen und logischen Ablauf von Arbeitsschritten und eingesetzten Mitteln, um ein zuvor definiertes (Unternehmens-)Ziel zu erreichen. Prozesse finden also überall dort statt, wo ein bestimmtes Ergebnis erzielt werden soll.

Es gibt zwei Arten von Prozessen:

• Kontinuierliche Prozesse, die ohne Unterbrechung verlaufen, z. B. die Erzeugung von Strom.
• Diskontinuierliche Prozesse, die an bestimmte Stoffmengen gebunden sind, z. B. das Herstellen von Backwaren.

Das menschliche Gehirn nimmt Bilder schneller und nachhaltiger wahr. Deshalb ist es von Vorteil, Prozesse zu visualisieren, um ihre Abläufe besser einprägen zu können. Der Begriff „Visualisierung” beschreibt allgemein das Sichtbarmachen von Fakten oder Zusammenhängen.

Für die Darstellung/Visualisierung von Prozessen eignen sich unterschiedliche Formen, beispielsweise:

• Symbole – Kleine Bilder, große Wirkung
• Diagramme – Linien, Balken, Kreise
• Farben – Firmenfarben für Präsentationen, Grundfarben zum schnellen Erfassen
• Schlüsselwörter – Kurz und prägnant
• Pfeile – Zeigen den Prozessablauf

2. Fragen, die sich stellen sollten, bevor Sie Prozesse darstellen möchten

Bevor Sie mit der Auswahl des Grafiktools beginnen und den Prozess visualisieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

1. Für wen soll der Prozess dargestellt werden? Überlegen Sie, ob der Prozess nur für Mitarbeiter oder auch für Externe, z. B. Kunden, dargestellt werden soll.
2. Welche Bedingungen sind erforderlich, um den Prozess erfolgreich zu absolvieren? Beispielsweise sollte sichergestellt sein, dass die Software reibungslos funktioniert und genügend Material vorhanden ist.
3. Wie fließen die Informationen zwischen den einzelnen Stationen? Damit der Prozess funktioniert, müssen Mitteilungen über den Stand des jeweiligen Arbeitsschrittes erfolgen.
4. Welche Ergebnisse innerhalb und außerhalb beeinflussen den Prozess? Beachten Sie dabei stets innere und äußere Umwelteinflüsse, die den Prozess beeinträchtigen könnten.
5. Welches Ergebnis soll erzielt werden? Für Kunden kann ein Prozess bereits früher beendet sein als für das Unternehmen. Es geht also immer darum, je nach Zweck der Darstellung das Wesentliche herauszufiltern.

Wie hilft Prozessvisualisierung mir und meinem Team?

• Problemfelder erkennen: Eine Prozessdarstellung hilft Ihnen, Engpässe, Lücken und Ineffizienzen aufzudecken, die in einem Prozessablauf entstehen können.
• Übersichtlichkeit: Komplexe Ideen oder große Projekte können in kleine Teilschritte unterteilt und dargestellt werden, was das Verständnis erhöht.
• Schnellere Entscheidungen: Die Visualisierung ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung durch schnellere Kommunikation.

3. Beispiel zur Prozessvisualisierung: Mit einem Flussdiagramm Projekte graphisch darstellen

Ein Flussdiagramm ist eine gute Möglichkeit, um einen Prozess übersichtlich darzustellen. Dabei sind die Prozessabläufe in vier Gruppen aufgeteilt: A, B, C und D. Jede Gruppe ist anhand des Buchstabens und der eigenen Farbe im Diagramm sofort erkennbar. Beteiligte Personen und relevante Tätigkeiten werden in farbige Kästen gesetzt.

• A: Kontakter, Teamleiter
• B: Briefing
• C: Projektbearbeitung
• D: Projektabschluss

Die Wege zwischen den einzelnen Stationen werden im Flussdiagramm mit unterschiedlichen Linien dargestellt. Ein Pfeil am Anfang oder Ende der Linie gibt die Richtung vor.

• Durchgehende Linien mit Pfeil: relevante Prozessabläufe
• Gestrichelte Linien mit Pfeil: optionale Prozessabläufe

Jeder Arbeitsschritt für die Umsetzung eines neuen Projekts lässt sich in dieser Darstellung einordnen. Die Beschriftung ist auf das Wesentliche reduziert und allgemein gehalten. So hat jeder Mitarbeiter direkt eine gute Übersicht über den Prozess.

4. Methoden & Tools in Microsoft, um Projekte darzustellen: Word, Excel, PowerPoint & Visio

Um einen Prozess zu visualisieren, müssen Sie nicht zwingend ein Flussdiagramm erstellen. Prozessabläufe lassen sich auch mithilfe der Microsoft-Office-Tools ganz einfach darstellen.

Mit PowerPoint Prozesse darstellen

Mit der Funktion „SmartArt“ können Sie in PowerPoint Prozesse visualisieren.

• Öffnen Sie dazu eine leere Präsentation in PowerPoint.
• Wählen Sie im Menüband oben die Optionen Einfügen → SmartArt aus.
• Klicken Sie im neuen Fenster auf → Prozesse. Hier können Sie einen Stil auswählen.
• Durch Doppelklicken auf die Textfelder können Sie diese beschriften.
• Um ein neues Feld hinzuzufügen, führen Sie einen Rechtsklick auf das benachbarte Feld aus und wählen dann Form hinzufügen aus.

Prozessvisualisierung in Word und Excel

Die „SmartArt“-Funktion steht Ihnen ebenfalls in den Office-Programmen Word und Excel zur Verfügung.

Prozesse mit Microsoft Visio visualisieren

Zu Microsoft 365 gehört unter anderem das Visualisierungsprogramm Visio. Damit können Sie ganz einfach Fluss- und Ablaufdiagramme für Ihre Prozesse erstellen und diese somit visuell darstellen. Die Software stellt bereits passende Formen für die Diagramme bereit, beispielsweise für Prozesse, Entscheidungen, Teilprozesse, Start/Ende und Dokumente.

Mehr Informationen zu dem Programm finden Sie in unserem Blogbeitrag zu Microsoft Visio.

5. Weitere Tipps zur Prozessvisualisierung: Kennzahlen festlegen & Erreichungsgrad visualisieren

Kennzahlen festlegen

Um Unternehmensziele zu definieren und ihren Erreichungsprozess zu visualisieren, müssen diese zunächst mit Kennzahlen erfassbar gemacht werden. Idealerweise sind diese an die Unternehmensziele gekoppelt. Sie zeigen die Wirksamkeit von Maßnahmen und deren Abweichungen auf. Außerdem dienen sie als Gradmesser für die Qualität der Prozesse und der geleisteten Arbeit. Beachten Sie bitte, dass in jedem Unternehmen andere Kennzahlen entscheidend sind.

Prozess & Erreichungsgrad visualisieren

Die übergeordneten Kennzahlen sollten für alle Mitarbeitenden zugänglich sein. Ideal ist es, wenn sie am eigenen Arbeitsplatz ausgehängt werden. So werden die Mitarbeiter immer wieder daran erinnert, und die wichtigen Orientierungspunkte geraten im Trubel des Alltags nicht in Vergessenheit. Eine Möglichkeit zur Visualisierung des Erreichungsprozesses besteht darin, diesen im unmittelbaren Arbeitsumfeld dreidimensional darzustellen. So lässt sich der Erreichungsgrad von Zielen schnell und leicht ablesen.

6. Hilfreiche Beiträge rund um das Thema Prozessoptimierung

Prozesse sollten stets klar definiert sein und allen Mitarbeitern bekannt. Dabei sollten Sie alle Abläufe und Strukturen so einfach wie möglich halten. Wir haben eine Auswahl von Blogbeiträgen zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen.

→ Prozessdokumentation: So stellen Sie bestimmte Geschäftsprozesse klar und transparent in einzelnen Schritten dar
→ Prozesslandkarte: Der Schlüssel für gezielte Optimierungen
→ Prozessoptimierung: So steigern sie die Effizienz und Effektivität von Prozessen – Methoden, Anleitung & Vorgehen

✏️ Microsoft Visio Tutorial für Einsteiger (deutsch)

(Dauer: 11:02 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Visio? 00:22
3. Ein Diagramm erstellen und bearbeiten 01:04
4. Zusammenarbeit mit Visio 08:20
5. Fazit und Empfehlung 09:50