Effizient arbeiten mit OneDrive und PowerPoint: Präsentationen gemeinsam mit dem gesamten Team bearbeiten

Die Kombination aus Microsofts Cloudspeicher OneDrive und der Anwendung PowerPoint bietet zahlreiche Vorteile für den professionellen Einsatz. Präsentationen lassen sich orts- und geräteunabhängig aufrufen, bearbeiten und präsentieren. Durch die Speicherung in OneDrive können Dateien außerdem einfach mit Kollegen geteilt und in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden. Wie das funktioniert erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

1. Effizientes Arbeiten mit PowerPoint und OneDrive

Microsoft PowerPoint zählt weltweit zu den führenden Programmen für Präsentationen. Die klassische Desktopversion ist in der Regel kostenpflichtig und Teil von Microsoft 365. Alternativ steht mit PowerPoint Online auch eine kostenlose Webversion zur Verfügung, welche direkt im Browser nutzbar ist. Diese Online-Variante bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Desktopversion, ermöglicht jedoch durch die Cloudnutzung moderne Features wie einen KI-gestützten Präsentationscoach oder automatische Untertitel in verschiedenen Sprachen.
PowerPoint Online erfordert OneDrive als Speicherort, da die Anwendung vollständig cloudbasiert funktioniert. Präsentationen werden automatisch in OneDrive abgelegt und können so standortunabhängig abgerufen, bearbeitet und mit anderen geteilt werden. Die Cloudspeicherung ermöglicht zudem eine gleichzeitige Zusammenarbeit in Echtzeit. Auch die Desktopversion von PowerPoint lässt sich mit OneDrive verbinden, um die Vorteile der Cloud, wie paralleles Arbeiten, optimal zu nutzen.

2. Eine PowerPoint-Datei in OneDrive hochladen

Sie können Ihre Präsentationen also weiterhin mit der lokal installierten Desktop-Vollversion von PowerPoint erstellen und sie dann in OneDrive hochladen, um dessen Vorteile nutzen zu können. In der kostenlosen Basisversion gewährt OneDrive jedem Nutzer bis zu 5 GB Speicherplatz. Bei der kostenpflichtigen Version OneDrive for Business (z. B. im Rahmen eines Microsoft-365-Abonnements) sind es bis zu 1 TB pro Nutzer.

• Navigieren Sie zu https://OneDrive.live.com, melden Sie sich in der Login-Zeile mit Ihren Zugangsdaten an und öffnen bzw. erstellen Sie dann den gewünschten Zielordner in OneDrive. Wenn Sie noch kein Microsoft-Konto besitzen, können Sie sich hier auf der Login-Seite auch ganz schnell mit wenigen Klicks kostenlos ein neues Microsoft-Konto erstellen.
• Klicken Sie dann in der OneDrive-Anwendung auf den Reiter → Erstellen oder Hochladen und wählen Sie entweder die entsprechende PowerPoint-Datei aus oder erstellen Sie direkt eine neue PowerPoint-Präsentation.

3. PowerPoint-Dateien über OneDrive teilen – mit Berechtigungen und Ablaufdatum

In OneDrive können, wie in SharePoint Online, Dateien konfliktfrei von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Diese sogenannte „gemeinsame Dokumentenerstellung“ ist für PowerPoint-Präsentationen, Excel-Kalkulationstabellen und Word-Dokumente möglich.

Dazu müssen Sie lediglich die Datei oder den Speicherbereich in OneDrive für die betreffenden Nutzer freigeben, also teilen. Die Nutzer müssen zudem PowerPoint 2010 oder höher bzw. mindestens PowerPoint 2016 für Mac oder PowerPoint Online verwenden und dabei die neueren Dateiformate PPTX, XLSX und DOCX nutzen.

• Sobald die PowerPoint-Präsentation in OneDrive hochgeladen wurde, können Sie die Cloudplattform für die konfliktfreie Zusammenarbeit nutzen.
• Öffnen Sie dazu die gemeinsam zu bearbeitende oder zu erstellende PPTX-Präsentation und klicken Sie dann oben rechts im Menüband auf die Schaltfläche → Freigeben, um die Datei freizugeben.
• Nun können Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger eintippen, optional noch eine kurze Nachricht oder Anweisung in das Textfeld hinzufügen und auf → Senden klicken.
• Mit einem Klick auf das Zahnrad können Sie dann optional noch drei wichtige Linkeinstellungen vornehmen: Die Bearbeitung durch die Nutzer dieses Links zulassen oder nur die Leseansicht, ein automatisches Ablaufdatum für den Link festlegen (danach kann das Dokument mit diesem Link nicht mehr geöffnet werden) sowie optional auch einen Passwortschutz aktivieren und dafür ein Kennwort festlegen.
• Diese Linkeinstellungen können Sie mit einem Klick auf → Freigeben → Zugriff verwalten  jederzeit wieder verändern, um z.B. Berechtigungen wieder zu entziehen.

4. Die über OneDrive geteilten PowerPoint-Dateien konfliktfrei gemeinsam gleichzeitig zusammen bearbeiten

• Bei der „gemeinsamen Dokumentenerstellung“ wird Ihnen im Menüband rechts oben mittels Miniaturfotos oder Personenicons angezeigt, wer alles gerade in welchen Bereichen dieser Präsentation arbeitet oder liest.
  Durch Klicken auf das Personenicon können Sie einsehen, an welcher Folie die Person gerade arbeitet..
• In der Miniaturvorschau der einzelnen Folien sowie in den jeweiligen Folien selbst wird zudem mittels eines Indikators angezeigt, an welchen Stellen gerade andere Nutzer arbeiten. Mit einem Klick auf den Indikator erfahren Sie, wer diese Person ist.

5. Lösen von Änderungskonflikten in einer über OneDrive geteilten PowerPoint-Präsentation

Wenn Sie eine über OneDrive geteilte PowerPoint-Datei speichern oder öffnen, werden Sie informiert, wenn andere Personen in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben. Mit einem Mausklick können Sie sich auf Wunsch anzeigen lassen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, um diese zu überprüfen. Sind die Änderungen nicht inkonsistent, werden sie automatisch synchronisiert und zusammengeführt. Stehen die Änderungen jedoch im Konflikt zueinander, wird eine spezielle Maske angezeigt, mit der sich die Änderungskonflikte schnell und unkompliziert lösen lassen.

• In dieser Maske werden Ihnen auf der linken und rechten Fensterseite die jeweils unterschiedlichen Versionen der Folie angezeigt. Sie können dann Folie für Folie per Mausklick entscheiden, welche Version Sie behalten möchten.
• Falls nötig, können Sie die Änderungen auch komplett verwerfen und zu einer früheren Version zurückkehren – beispielsweise, wenn die Bearbeitung durch andere Personen komplett rückgängig gemacht werden soll. Öffnen Sie dazu den Versionsverlauf und kehren Sie zu einem gewünschten Speicherzeitpunkt zurück.
• Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil direkt nach dem Dateinamen der PowerPoint-Präsentation in der aller obersten Zeile des Programms. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option → Versionsverlauf aus. Am rechten Bildrand wird Ihnen nun die Chronik der Präsentationsbearbeitung angezeigt. Hier können Sie die jeweiligen Bearbeitungsstände nach Belieben einsehen und bei Bedarf wiederherstellen.

6. Extra-Tipp: Mit dem Folienmaster eine tolle Vorlage für die gemeinsame OneDrive-PowerPoint-Präsentation liefern!

Bereits mit einigen wenigen Klicks können Sie eine tolle Design- und Layoutvorlage für die PowerPoint-Präsentation erstellen, die Sie über OneDrive mit anderen Personen teilen und dann gemeinsam bearbeiten wollen – idealerweise in dem Corporate Design Ihres Unternehmens. Das schafft eine gute Grundlage, spart Zeit und schindet zudem Eindruck, wie gut Sie mit PowerPoint zurechtkommen. Dabei ist das Nutzen und Anpassen der Design- und Layoutvorlagen ganz einfach! In diesen Büro-Kaizen Blogbeiträgen zeigen wir Ihnen, wie schnell das geht.

• OneDrive-Anleitungen: Alle kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen zu OneDrive (z.B. Tipps für die Ablagestruktur und Dateiablage, Dateien freigeben, selektive Synchronisation, OneDrive auf dem Smartphone, Datensicherung und OneDrive vs. Google Drive) finden Sie unter → Microsoft 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z.
• Kostenloses eBook „Flexibel mit OneDrive – Moderne Selbstorganisation“: So können Sie die große Werkzeugkiste OneDrive optimal für sich nutzen (kostenloses 35-seitiges eBook im Wert von 9,70 Euro)!