Die Begriffe „effektiv” und „effizient” klingen ähnlich, sind aber nicht dasselbe. Wer den Unterschied versteht, arbeitet zielgerichteter und vermeidet unnötigen Aufwand. Gerade im Berufsalltag – etwa im Projektmanagement, bei der Selbstorganisation oder beim E-Mail-Management – entscheidet diese Unterscheidung darüber, ob man wirklich vorankommt oder nur beschäftigt ist.

Inhaltsverzeichnis

1. Was genau ist eigentlich gemeint, wenn von „effektiv“ und „effizient“ die Rede ist?

Ein klassisches Beispiel veranschaulicht es folgendermaßen: Ein Mann versucht, einen Baum mit einer Nagelfeile zu fällen. Das ist mühsam und langwierig. Eine (Ketten-)Säge wäre natürlich das bessere Werkzeug gewesen. Sie erleichtert die Arbeit und beschleunigt deren Erledigung. Die Nagelfeile steht für Effektivität, sie hat einen Effekt, sie ist wirksam. Irgendwann führt ihr Einsatz zum Ziel. Nur effektiv zu arbeiten ist möglich, aber auf Dauer fühlt es sich nicht gut an. Man kommt nur mühsam voran. Die Säge symbolisiert Effizienz. Mit ihr klappt es schneller, weniger aufwändig und wirtschaftlicher. In kurzer Zeit erreicht man so das bestmögliche Ergebnis.
Man kann es auch so zusammenfassen:

Effektiv ist es, die richtigen Dinge zu tun, die zum Ziel führen.
Effizient ist es, wenn man die Dinge richtig tut, mit geringem Aufwand zum bestmöglichen Ziel kommt.

2. Ein typisches Beispiel aus dem Arbeitsalltag

In einem größeren Projekt wurde kurzfristig ein zentraler Termin abgesagt. Eine Person übernimmt die Aufgabe, alle Beteiligten zu informieren. Später fragen Sie in der Kaffeeküche nach dem Stand der Dinge. Die Antwort lautet sinngemäß: „Ich habe den ganzen Vormittag telefoniert. Es hat ewig gedauert, aber jetzt sind alle informiert.“

Das ist ein klares Beispiel für Effektivität: Das Ziel wurde erreicht und die Information ist angekommen. Effizient war das Vorgehen jedoch nicht. Mit einer kurzen E-Mail oder einer Nachricht im Teams-Kanal, ergänzt durch gezielte Anrufe bei Schlüsselpersonen, wäre dasselbe Ergebnis deutlich schneller und mit weniger Aufwand erzielt worden.

Die daraus resultierende Erkenntnis ist simpel: Bevor man eine Aufgabe startet, lohnt es sich, kurz zu überlegen, wie man sie angeht. Das spart Zeit und Energie und verhindert unnötige Schleifen.

Effektiv & Effizient — Arbeiten Sie nicht nur effektiv, sondern auch effizient.

3. Effizient statt nur effektiv – das können Sie selbst tun

In jedem Betrieb gibt es Effizienzkiller. Und nicht nur unter den Mitarbeitern! Es gibt etliche Umstände, die es erschweren die Dinge richtig zu tun:

Chaos am Arbeitsplatz, in der Ablage oder auf dem Desktop. Aufwändige Suchaktionen sind vorprogrammiert.
„Das haben wir schon immer so gemacht.“ Die Arbeitsweise ist unflexibel, kostet Zeit und verursacht Ärger.
Nichts aufschreiben, keine Checklisten: „Das hab′ ich im Kopf.“ Oder notierte Aufgaben gar nicht erst umsetzen.
Langdauernde, wortreiche Meetings, die den eigenen Bereich oft nicht einmal streifen. Vertane Zeit!
Schlechte Kommunikation, fehlende Teamregeln. ungeklärte Zuständigkeiten. Wissen ist nicht für alle verfügbar, das Rad wird oft neu erfunden.

Es gibt nichts sinnloseres als etwas effizient zu tun, das gar nicht getan werden soll. Peter F. Drucker

Doch wie optimiert man das eigene Tun? Am wichtigsten ist vielleicht, sensibel, neugierig und veränderungsbereit zu sein. Ein Vorgehen, das einmal als Lösung erarbeitet wurde, erweist sich nicht für immer und ewig als optimal. Strukturen in Firmen bleiben nicht gleich, das Personal wechselt, es ergeben sich neue Abläufe, ein langjährig genutztes Programm wird durch ein anderes ersetzt – es gibt viele Faktoren, die das Geschehen beeinflussen.

Sie möchten mehr Ordnung in Ihrem E-Mail-Postfach und streben einen leeren Posteingang an. Also legen Sie Ordner an und verschieben Nachrichten manuell. Das Ziel wird erreicht und der Posteingang ist übersichtlich. Bevor Sie jedoch mit solchen Aufräumaktionen starten, lohnt sich ein kurzer Stopp. Auch ohne besondere IT-Kenntnisse ist es sinnvoll, sich mit den Funktionen des E-Mail-Programms vertraut zu machen. Das kostet zunächst Zeit, zahlt sich aber schnell aus. Funktionen wie bedingte Formatierungen heben wichtige Absender automatisch hervor, etwa E-Mails der Führungskraft. Regeln und Quicksteps übernehmen das Sortieren im Hintergrund. Das Ergebnis ist eine Effizienzsteigerung bei gleichem Ordnungniveau und weniger Aufwand.
Effizienz zeigt sich auch darin, Aufgaben gezielt abzugeben und Unangenehmes nicht aufzuschieben. Anstatt stundenlang zu recherchieren, ist es oft schneller, eine fachkundige Kollegin oder einen Experten direkt zu fragen, auch wenn das Überwinden kostet.
Gleiches gilt für die Kommunikation mit Kunden. Ein kurzes Telefonat liefert häufig schneller alle relevanten Informationen als eine lange, präzise formulierte E-Mail. Selbst überzeugte E-Mail-Nutzer stellen dabei fest, dass der direkte Weg oft der zeitsparendere ist.

In 6 Schritten die bedingte Formatierung einrichten

Sie erhalten häufig E-Mails von wichtigen Personen. Diese sollten sofort bearbeitet werden und im Postfach ins Auge springen. Das erreichen Sie mit einer Formatierungsregel. So geht’s:

Wählen Sie in Outlook das Register → Ansicht, → Aktuelle Ansicht und → Ansichtseinstellungen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche → Bedingte Formatierung.
Fügen Sie eine neue Regel hinzu (oben rechts) und benennen Sie diese, etwa „MailvomChef“.
Wählen Sie weiter unten die Darstellung wie Schriftart und -farbe aus.
Klicken Sie anschließend auf → Bedingung. Tragen Sie auf dem Register Nachrichten hinter → Von die Adresse des Absenders ein oder suchen Sie diese aus dem Adressbuch aus.
Schließen Sie alle Dialogfelder mit → OK.
Über das Register Ansicht gelangen Sie zu den Ansichtseinstellungen in Outlook.

Im Bereich der „Bedingten Formatierung“ können Sie alle weiteren Einstellungen vornehmen.

Ab sofort fallen die Nachrichten des Absenders sofort auf. Selbstverständlich können Sie auf viele weitere Details reagieren, beispielsweise auf ein Wort im Betreff oder auf Elemente, die eine Anlage enthalten.

Mehr Effizienz im Alltag ergibt sich nicht nur durch eine smarte Verhaltensweise, sondern auch durch bestimmte Routinen. Als Führungskraft etwa delegieren Sie Aufgaben ans Team und zwar so, dass jeder nach seinen individuellen Stärken gefordert wird. Sind Sie Mitarbeiter verschaffen Sie sich ablenkungsfreie Zeiten, legen das Telefon auf Kollegen um oder rufen Mails nur zu festgelegten Zeiten ab. Schalten Sie Hinweise zum Eingang von Mails am besten ab. Geht auch: Wenn Sie auf die Nachricht einer besonderen Person warten und diese umgehend sehen müssen, können Sie sich von Outlook benachrichtigen lassen – personenbezogen. Mit solchen kleinen Änderungen schaffen Sie sich Freiräume und kommen leichter zum Ziel.

4. Vorteile von effizientem und effektivem Arbeiten

Um effizient zu arbeiten, sind vor allem Aufgeschlossenheit und Lernbereitschaft erforderlich. Wer effizient arbeitet, ist produktiver und nutzt Ressourcen clever. In Firmen spart das Geld, Energie, Zeit und Personal. Behalten Sie dennoch stets im Hinterkopf: Effizienz geht nicht ohne Effektivität. Wenn Sie also effektiv und effizient sein möchten, dann tun Sie die richtigen Dinge richtig.