Was ist betriebliches Vorschlagswesen? So fördern Sie Ideen im Team und schaffen eine offene Fehlerkultur

Ein betriebliches Vorschlagswesen sollte in jedem Unternehmen zum Standard gehören. Es trägt nicht nur zur Entwicklung des Unternehmens bei, sondern erhöht durch die aktive Mitgestaltung der Arbeitswelt auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Was sich genau dahinter verbirgt und wie Sie die Methode erfolgreich umsetzen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

1. Was versteht man unter „Betriebliches Vorschlagswesen?“ Definition

Das betriebliche Vorschlagswesen ist eine Methode zur Optimierung von Unternehmen. Der Kerngedanke dabei ist, dass Mitarbeiter eigene Ideen und Vorschläge zur Verbesserung von Prozessen und Produkten einbringen. Diese Vorschläge werden anschließend von der Unternehmensführung, Abteilungsleitern oder im Team geprüft. Bei positivem Output (finanziellen, materiellen oder zeitlichen Vorteilen) wird der Ideengeber mit einer Prämie vergütet.

Dies steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeitenden, sich aktiv in die Unternehmensprozesse einzubringen, sondern erhöht auch ihre Zufriedenheit. Somit leistet das betriebliche Vorschlagswesen einen wichtigen Beitrag zur Unternehmensentwicklung.

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2. Sechs Tipps und Methoden für ein erfolgreiches betriebliches Vorschlagswesen

2.1 Durch Offenheit ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter

Es gibt Vorgesetzte, die Verbesserungsvorschläge als Kritik an ihrer bisherigen Arbeitsweise auffassen. Da sie sich nicht gern kritisieren lassen, weisen sie Vorschläge grundsätzlich zurück. Kaizen hingegen ermutigt zu immer neuen Ideen, um entspannter und effizienter zu arbeiten. Wenn Vorgesetzte Vorschläge als Bereicherung ansehen, haben sie den ersten Schritt für die Einführung eines betrieblichen Vorschlagswesens getan.

2.2 Eine angstfreie Fehlerkultur schaffen

Nicht jeder Vorschlag lässt sich umsetzen und nicht jede Umsetzung gelingt wie gewünscht. Mitarbeiter, die in dieser Situation mit Kritik rechnen müssen, werden sich künftig mit Verbesserungsvorschlägen zurückhalten. Sie lassen lieber alles so, wie es ist. Das ist schade, denn damit geht großes Potenzial verloren. Etablieren Sie deshalb eine positive Fehlerkultur in Ihrem Unternehmen!

Tipp: Sollte sich ein Vorschlag als nicht praktikabel erweisen, ist das kein Grund für Kritik. Vielmehr kann darauf aufgebaut werden, indem man analysiert, woran es liegt. Fragen Sie nicht: „Wer hat Schuld?”, sondern: „Was ist der Grund?“ So können sich ganz neue Lösungen ergeben!

2.3 Arbeiten Sie mit dem Reagan-Formular

Manche Vorgesetzte haben Sorge, dass Verbesserungsvorschläge zu viel Aufwand verursachen. Er möchte nicht „zwischen Tür und Angel” mit einer neuen Idee konfrontiert werden. Das ist nachvollziehbar. Wenn der Mitarbeiter seinen Vorschlag aufschreibt, spart das dem Vorgesetzten nicht nur Zeit, sondern motiviert den Mitarbeiter auch, seinen Vorschlag genau zu durchdenken.

Ein hilfreiches Tool hierfür ist das sogenannte Reagan-Formular. Es beinhaltet drei Fragen:

• Was ist das Problem?
• Welche Lösungen sind möglich?
• Welchen Vorschlag machen Sie und warum?

Sie können das Reagan-Formular kostenlos in unserem Downloadcenter  herunterladen.

2.4 Eine klare Definition der Vorschläge sicherstellen

Um ein betriebliches Vorschlagswesen zu etablieren, muss zunächst klar festgelegt werden, was als Verbesserungsvorschlag gilt. So wird sichergestellt, dass die eingehenden Vorschläge den Erwartungen entsprechen. Bewährt haben sich folgende Festlegungen:

• Mehr als ein Problem: Die Lösung muss klar formuliert sein.
• Da ist was zu machen: Der Vorschlag muss umsetzbar sein.
• Wem nützt es: Der Vorschlag muss einen Nutzen bieten.
• Neuheit: Der Vorschlag muss für den Anwendungsbereich neu sein. Er darf woanders im Unternehmen schon praktiziert werden.

Es geht nicht darum, dass der Vorschlag bahnbrechend oder revolutionär ist. Schon kleine Veränderungen können messbare Erfolge bringen.

Tipp: Es gibt viele Methoden, um ein betriebliches Vorschlagswesen zu etablieren. Sei es ein Ideenbriefkasten, ein internes digitales Forum, Team-Workshops oder Ideenwettbewerbe. Überlegen Sie, welche Methode sich für Ihr Unternehmen am besten eignet.

2.5 Tipp: Ein Belohnungssystem motiviert

Ein Belohnungssystem für Vorschläge und deren Umsetzung motiviert Mitarbeiter, Prozesse zu überdenken, und schafft Anreize, die die Unternehmensentwicklung fördern. Mögliche Belohnungen sind finanzielle Anreize wie Prämien in bestimmter Höhe, Anerkennung oder andere Vergünstigungen (Rabatte etc.).

• Ein Beispiel aus unserem Hause: Jeder Vorschlag wird honoriert. Der Mitarbeiter erhält einen Gutschein für ein Mittagessen. Wird der Vorschlag angenommen und umgesetzt, gibt es zusätzlich eine Prämie von 25 Euro. Lässt sich eine konkrete Einsparung berechnen, erhält der Mitarbeiter im ersten Jahr 20 Prozent dieser Summe.

Dadurch fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt und nehmen aktiv am betrieblichen Vorschlagswesen teil.

2.6 In einer KVP-Gruppe gemeinsam kreativ sein

KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess”. In einer KVP-Gruppe arbeiten alle Mitarbeiter, die von einem bestimmten Problem betroffen sind, zusammen. Was der Einzelne nicht schaffen kann, schafft die KVP-Gruppe: Hier trägt jeder Einzelne zu einer komplexen Lösung bei.

3. Vor- und Nachteile des betrieblichen Vorschlagswesens

4. Fazit

Ein betriebliches Vorschlagswesen trägt durch Ideen und Vorschläge zur kontinuierlichen Verbesserung von Produkten und Prozessen bei. Mitarbeiter fühlen sich zudem wertgeschätzt, insbesondere, wenn ihre Vorschläge umgesetzt werden. Prämien können außerdem zusätzliche Anreize schaffen.