Mit der SIPOC-Methode schnell & einfach zur High-Level-Prozessbeschreibung: Anleitung & Vorlage

Die SIPOC-Methode ist ein sehr schnelles, einfaches und zugleich wirkungsvolles Werkzeug für die Analyse und Beschreibung von Prozessen. Deshalb werden SIPOC-Diagramme auch häufig methodenübergreifend zu Beginn eines Verbesserungsprozesses eingesetzt, zum Beispiel als fester Bestandteil in Lean- und Six-Sigma-Projekten. In dieser Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie, wie die SIPOC-Methode konkret funktioniert, wo ihre Stärken und Grenzen liegen und wie man bei der Erstellung eines SIPOC-Diagramms vorgeht. Im Ergebnis erhalten Sie vergleichsweise schnell und mit wenig Aufwand einen guten Überblick über alle relevanten Prozessschritte, die benötigten Inputs und Lieferanten sowie die gewünschten Outputs und Kunden – mit Tipps, Beispielen und Vorlage!

1. Definition: Was ist eine SIPOC-Analyse und wofür steht SIPOC?

SIPOC-Analysen sind ein zentrales und einfach zu handhabendes Werkzeug des Prozessmanagements zur groben Beschreibung und Abgrenzung eines Prozesses. Dabei handelt es sich um sogenannte High-Level-Prozesslandkarten (High Level Process Map), die einen Prozess auf hoher Ebene darstellen und sich dementsprechend auf die wichtigsten Kernelemente konzentrieren. Im Unterschied zu detaillierten Prozessmodellen und Ablaufdiagrammen zeigt ein SIPOC-Diagramm somit nicht jeden einzelnen Entscheidungspunkt und Schritt auf, sondern liefert einen schnellen und kompakten Überblick über den gesamten Prozessrahmen, ohne sich dabei in Details zu verlieren. Dadurch ist auf einen Blick ersichtlich, welche Hauptschritte in dem Prozess stattfinden, welche Ergebnisse entstehen, wer diese Ergebnisse erhält und wer dafür welche Eingaben liefert. Für die visuelle Darstellung einer SIPOC Process Map reicht eine einfache Tabelle in der Regel völlig aus.

• SIPOC-Diagramme werden üblicherweise methodenübergreifend zu Beginn eines Verbesserungs- und Optimierungsprojektes eingesetzt, um den Prozess abzugrenzen, grob zu strukturieren und ein gemeinsames Verständnis darüber zu schaffen, bevor man dann weiter ins Detail geht, um die konkreten Probleme zu lösen.
• Dementsprechend sind die SIPOC-Übersichtsdiagramme zur High‑Level Prozessdarstellung eine wichtige Vorstufe, Grundlage und Hilfsmittel für die später zu erstellenden und deutlich detaillierteren Prozessmodelle, Flussdiagramme oder Wertstromanalysen.
• Die SIPOC-Methode wurde vor allem durch Six Sigma und dessen DMAIC-Zyklus bekannt, wo SIPOC häufig in der Define-Phase eingesetzt wird, um den Untersuchungsgegenstand klar einzugrenzen und alle zentralen Akteure, Elemente und Schritte sichtbar zu machen. Die Methode wurde ursprünglich in den 1980er Jahren bei Motorola in den USA entwickelt.
• Mittlerweile wird das schnelle und einfache Werkzeug zur Prozessbeschreibung auch in vielen anderen Methoden und Bereichen eingesetzt, zum Beispiel im Lean Management, im Business Process Management (BPM), bei Audits, für Management-Zusammenfassungen oder im Onboarding neuer Mitarbeiter.

Wichtig: Ein SIPOC-Diagramm schafft einen schnellen Überblick, aber ersetzt keine detaillierte Prozessanalyse. Wenn es konkret darum geht, Durchlaufzeiten, Verantwortlichkeiten, Entscheidungen, Fehlerquellen etc. zu untersuchen, dann werden hierfür im Anschluss meist ergänzende Werkzeuge benötigt, wie zum Beispiel Swimlane- und Flussdiagramme, Wertstromanalysen oder BPMN-Modelle.

Was bedeutet der Begriff „SIPOC“ auf Deutsch?

SIPOC ist ein Akronym aus den folgenden englischen Begriffen (hier mit ihrer deutschen Übersetzung:

• Lieferenten können externe Dienstleister, interne Abteilungen, IT-Systeme oder vorgelagerte Prozesse sein.
• Zu den Inputs zählen zum Beispiel Materialien, Informationen, Daten, Anforderungen, Positionen oder Freigaben.
• Der Prozessablauf wird in einem SIPOC-Diagramm nur grob beschrieben, in der Regel reichen dafür 4 bis maximal 7 Prozessschritte aus.
• Der Output kann ein Produkt, ein Dokument, eine Information, eine Entscheidung oder eine erbrachte Dienstleistung sein.
• Als Kunden können interne Abnehmer, externe Endkunden oder auch nachgelagerte Prozesse fungieren.

2. Anwendungsbeispiele: Wofür werden SIPOC-Analysen in Unternehmen eingesetzt?

SIPOC-Analysen werden in Unternehmen vor allem dann eingesetzt, wenn ein Prozess zuerst eingegrenzt und in seiner Grundstruktur sichtbar gemacht werden soll, um ein gemeinsames Verständnis darüber zu erzielen – bevor dann eine detaillierte Analyse erfolgt, um zum Beispiel konkrete Verbesserungsmaßnahmen zu identifizieren. So versteht jeder Beteiligte gleich zu Beginn des Projekts oder Workshops, worum es geht. Typische Anwendungsbeispiele für SIPOC‑Diagramme in Unternehmen sind:

• Zum Start von Verbesserungsprojekten: Der Anfang, Ablauf, Umfang und das Ende eines Prozesses werden klar und übersichtlich visualisiert. Damit schaffen SIPOC-Analysen ein gemeinsames Grundverständnis im Projektteam.
• Zur Vorbereitung detaillierter Prozessanalysen: Die SIPOC-Methode hilft, alle wichtigen Elemente eines Prozesses (die notwendigen Inputs, Lieferanten, Prozessschritte, Outputs und Kunden) zu identifizieren und strukturiert zu erfassen, bevor dann nachfolgend tiefergehende Analysemethoden eingesetzt werden.
• Für Dokumentationen, Management-Übersichten, Audits und Zertifizierungen: Mittels eines SIPOC-Diagramms lassen sich Prozesse kompakt, verständlich und übersichtlich auf einer Seite darstellen und zusammenfassen.
• Beim Onboarding neuer Mitarbeiter: SIPOC-Diagramme vermitteln schnell und einfach einen guten ersten Überblick, ohne dass die neuen Mitarbeiter dabei mit zu vielen einzelnen Details überfordert werden.
• Für die Supply-Chain-Analyse und End-to-End-Prozessbetrachtung: Die SIPOC-Methode kann eine gesamte Prozesskette sichtbar machen (inklusive Abhängigkeiten, vor- und nachgelagerten Schnittstellen) und liefert damit einen wichtigen Gesamtüberblick.

3. Vorgehensweise: Schritt-für-Schritt Anleitung für das Erstellen eines SIPOC-Diagramms

Eine SIPOC-Analyse beschreibt den Prozess nur grob, um diesen zunächst in seiner Ganzheit zu verstehen, bevor er dann mit anderen Werkzeugen oder Methoden detailliert analysiert wird. Ein SIPOC-Diagramm ist somit lediglich der Startpunkt und nicht bereits das detaillierte Endprodukt einer Prozessanalyse. Daher sollten SIPOC-Tabellen auch nicht zu komplex werden, sondern möglichst einfach und übersichtlich gehalten werden und auf eine einzige Seite passen.

• Schritt 1: Den Prozess klar benennen. Definieren Sie einen eindeutigen Namen und den konkreten Zweck des Prozesses (z. B. „Auftragsabwicklung“).
• Schritt 2: Die Prozessgrenzen festlegen und abgrenzen. Bestimmen Sie den Start- und den Endpunkt des Prozesses, um ihn klar von anderen Prozessen in der Prozesskette abzugrenzen.
• Schritt 3: Alle Hauptschritte des Prozessablaufs aufführen. Beschreiben Sie den Prozess grob in den wichtigsten Prozessschritten, ohne dabei zu sehr ins Detail zu gehen. In der Regel reichen dafür 4 bis 7 Prozessschritte aus.
• Schritt 4: Die Ergebnisse des Prozesses bestimmen (Outputs). Geben Sie an, welche Ergebnisse am Ende des Prozesses herauskommen (Produkte, Informationen, Dokumente oder Dienstleistungen). Es können auch mehrere Outputs existieren (siehe unser Praxisbeispiel unten).
• Schritt 5: Die Kunden identifizieren. Führen Sie auf, wer alles die Outputs dieses Prozesses erhält (intern, extern, nachgelagerte Prozesse).
• Schritt 6: Die Einsatzfaktoren benennen (Inputs). Listen Sie auf, welche Ressourcen und Eingaben alles benötigt werden, damit der Prozess funktioniert (Materialien, Informationen, Daten, Methoden, Maschinen und Personen – aber nur deren Rolle ohne Nennung konkreter Namen oder Personenzahlen, z. B. „Sachbearbeiter“).
• Schritt 7: Die Lieferanten zuordnen. Ordnen Sie jedem Input den dazugehörigen Lieferanten zu (z. B. externe Dienstleister, interne Abteilungen, IT-Systeme, andere Prozesse).
• Schritt 8: Das SIPOC-Diagramm gemeinsam prüfen. Besprechen Sie die SIPOC-Analyse gemeinsam im Team: Stimmen die Prozessgrenzen, Inputs, Outputs, Kunden und Lieferanten? Sind alle relevanten Punkte vollständig und klar aufgeführt? Gibt es noch Unklarheiten? Tipp: Das Ziel einer SIPOC-Analyse ist ein gemeinsames Grundverständnis des groben Prozesses, keine detaillierte Prozessbeschreibung.

4. Vorlage & Beispiel für das Erstellen eines SIPOC-Diagramms

SIPOC-Diagramme lassen sich in unterschiedlichen Formen darstellen, meist als einfache Tabelle (mit den fünf SIPOC-Spalten für „Supplier, Input, Process, Output und Customer“, siehe unsere Vorlage unten). Dies kann sowohl analog auf einem Blatt Papier oder einem Flipchart erfolgen als auch digital, zum Beispiel in einer Excel-Tabelle, einem Word-Dokument, in Microsoft Visio oder dem Whiteboard-Tool. Wichtig ist dabei weniger das Layout, sondern das Prinzip, um eine klare, gemeinsame Sicht auf den Prozess zu gewinnen.

• Tipp: In der Praxis wird ein SIPOC-Diagramm oft von rechts nach links ausgefüllt – also beginnend mit den Kunden und dem Output.
• Der Grund: Häufig ist es leichter, zunächst die Kunden und die gewünschten Ergebnisse zu definieren und erst daraus dann im Anschluss die einzelnen Prozessschritte, den benötigten Input und die zuständigen Lieferanten abzuleiten.

Praxisbeispiel für eine SIPOC-Tabelle: „Auftragsbearbeitung im Unternehmen“

Vorlage für ein SIPOC-Diagramm in Tabellenform

5. Erst SIPOC… und dann? Weitere Tipps zu Prozessoptimierung, Six Sigma, Lean & Co!

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→ Prozessoptimierung: Methoden, Vorgehen & Anleitung – mit Beispielen und Praxistipps.
→ Six Sigma – Funktionsweise & Ablauf: So wenden Sie die Six-Sigma-Methode zur Fehlerreduktion in der Praxis an (DMAIC).
→ Gratis eBook von Büro-Kaizen®: „Prozessverbesserungen – Nutzen Sie das komplette Potenzial Ihrer verbesserten Prozesse!“ (als kostenloser Download).
→ Unsere Themenseite rund um „Prozesse“: Hier finden Sie alle Antworten rund um Prozesse, z. B. welche Prozessarten und Methoden des Prozessmanagements es gibt, wie man Prozesse visualisiert und wie man eine Prozesslandkarte oder Wertstromanalyse erstellt.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: So funktioniert das Diagramm-Tool „Microsoft Visio“

(Dauer: 11:02 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Visio? 00:22
3. Ein Diagramm erstellen und bearbeiten 01:04
4. Zusammenarbeit mit Visio 08:20
5. Fazit und Empfehlung 09:50