Hast Du noch einen vollen Akku? Wer hat die Fernbedienung zum Weiterklicken der Powerpoint? Weißt Du, wer den Locher als letztes hatte? Viel Zeit geht verloren, weil Dinge gesucht werden, keine klaren Absprachen existieren oder Dinge an vielen verschiedenen Stellen gelagert werden. Lesen Sie, wie Sie das Zusammenspiel und die Organisation Ihrer Abteilung verbessern können. […]

Ihr schwarzes Brett ist nicht gerade ein Publikumsmagnet? Langsam aber sicher vergilbt der Hinweis über die Arbeitssicherheit. Zerknittert und lustlos hängt er neben der Feiertagsregelung vom vorletzten Jahr und dem uralten Speiseplan der Kantine. Nur, wenn am schwarzen Brett aktuelle Informationen über Themen hängen, die von allgemeinem Interesse sind, ist der Aushang ein wirksamer Kanal […]

Gelungene Kommunikation ist kein Selbstläufer. In der Eile vergreift man sich im Ton. Anfragen werden ignoriert, oder es mangelt an Höflichkeit. In E-Mails gibt es oft keine Anrede mehr und am Schluss fehlt der Gruß. Im Gespräch wird es ausfällig und ein mancher neigt dazu ohne Ende Monologe zu halten. Deshalb gibt es einige Regeln, […]

„Endlich Urlaub!” Nur noch schnell die Vertretungsregelung abstimmen und dann kann es endlich losgehen: „Sehr geehrter Kunde … Bitte melden Sie sich in drei Wochen … !” Aber ist das sinnvoll? Wollen Sie es wirklich dem Kunden überlassen, ob er sich wieder meldet oder inzwischen an anderer Stelle eine Lösung für seine Herausforderungen sucht? 1. […]

Was stecken Unternehmen nicht alles in ihre Außendarstellung: Logos, Fassadengestaltung, Schilder, Fahnen, Messedesign, Visitenkarten und und und… Wenn man jedoch anruft und niemand ist zu erreichen blökt einem der Anrufbeantworter.

Ein Büro ist ein Ort der Informationsverarbeitung: es kommt etwas herein – es geht etwas heraus. Damit diese Information optimal verarbeitet wird, braucht es eine Struktur, die mir das optimal ermöglicht. Eine hilfreiche Maxime, die viele Unternehmen dazu ins Leben gerufen haben, ist die Clean Desk Policy – was so viel heißt: am Abend wird […]

In einer Umfrage unter unseren Newsletter-Abonnenten fragten wir: Werden bei Ihren Besprechungen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt, so dass jeder weiß, was zu tun ist und wer der jeweilige Ansprechpartner ist? Nur 22 Prozent der Leserinnen und Leser antworteten: „Ja, immer!“ Finden Sie auch, dass das schockierend ist? Mit einem Besprechungsprotokoll verlieren Sie nie wieder […]

„Schnell – logisch – einfach“ – so sollte es zugehen, wenn Sie einen Ordner mit Unterlagen in Ihrem Büro suchen. Doch häufig sind Ordnerrücken unsystematisch, zu klein oder nicht aussagekräftig beschriftet. Individualität und Vielfalt sind fast immer wunderbar, doch wenn jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter bei der Beschriftung seinen oder ihren eigenen Regeln folgt, führt […]

Wie lautete der genaue Auftrag? Was stand noch einmal im Angebot? Welche Meilensteine hatten wir vereinbart? Wie, wo, was weiß … Niemand? Stopp! Gerade für komplexe Zusammenhänge ist es dringend notwendig, eine reibungslose Projektdokumentation zu gewährleisten. Sämtliche beteiligte Personen müssen zu jedem Zeitpunkt in der Lage sein, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen. Die folgenden 5 […]

Das haben wir doch im vorletzten Meeting besprochen! Schade nur, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer gar nicht mehr an die Beschlüsse erinnert oder fehlerhaft umsetzt. Noch schlimmer sind ausufernde Protokolle bei großen Gesprächsrunden, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren, sondern mit ihren schwafeligen Informationen erschlagen. Sie entwickeln viel mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen, […]

Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter sich den Arbeitsplatz entsprechend den anstehenden Aufgaben wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten. 1. Was ist Desk Sharing? „Desk Sharing“ oder auch „Hot Desking“ ist eine moderne Organisationsform, die mittlerweile nicht nur bei den […]

Im modernen Berufsalltag gehören Großraumbüros zum Standard. Gemeinsames Arbeiten steigert die Motivation und Leistungsbereitschaft. Soweit die Theorie. In der Praxis gleichen gemeinsam genutzt Räume einem Hexenkessel, in dem sich niemand zurechtfindet. Abgesehen von unnötigen Suchzeiten hinterlässt dieses Durcheinander einen unprofessionellen Eindruck auf Besucher und Kunden. Da hilft nur ein einheitliches Konzept, um alle Kollegen auf […]

Immer unterwegs und immer alles dabei – das ist die Arbeit des Außendienstlers. Unverhofft kann ein vergessenes Arbeitsmittel zeitraubenden Extra-Aufwand verursachen. Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich 5 Tipps für die Arbeitsorganisation zusammengestellt, die sich speziell im Außendienst bewährt haben. Definition: Was versteht man unter Arbeitsorganisation? Unter Arbeitsorganisation wird die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen […]

Aufräumen mag doch niemand, da stimmen Sie mir vermutlich zu. Nur die wenigsten Menschen lieben es, zu bügeln, den Staubwedel zu schwingen oder endlich Ordnung ins Papierchaos auf dem Schreibtisch zu bringen. Man muss es auch nicht lieben, das Aufräumen – ohnehin hat es viel zu viel Raum in unserem Leben. Ich zeige Ihnen, wie […]

Sie möchten endlich einmal wieder Urlaub machen und beschließen eine Reise nach Italien zu unternehmen. Voller Vorfreude sitzen Sie nun im Flugzeug, welches von einem Piloten gesteuert wird, der über 20 Jahre Berufserfahrung besitzt. Jeder Pilot verwendet dabei standartmäßig Checklisten. Stellen Sie sich jetzt vor, er würde auf Checklisten verzichten, weil das Fliegen für ihn […]

Sehen wir den Tatsachen ins Auge. Heute besteht ein Bürojob zu 95% aus Arbeit am Computer. Der Computer ist der vielleicht zuverlässigste Arbeiter, den wir kennen. Er tut (meist) das was wir von ihm wollen schnell, vertrauenswürdig und berechenbar. Doch der so logische Computer würde, wenn er mit uns sprechen könnte, wahrscheinlich gerne mal das […]

Papiere, Papiere – selbst im digitalen Zeitalter häufen sich Schriftstücke und Notizen auf Ihrem Schreibtisch. Freuen Sie sich schon darauf, diesen Blätterwald wegzuheften?

Stellen Sie sich vor, Ihr Posteingang quillt über und es stört Sie gar nicht! Laut einer Prognose des Statistik-Portals Statistika.de nimmt der weltweite E-Mailverkehr bis 2020 stetig zu: Pro Jahr steigt die Anzahl der verschickten und empfangenen Nachrichten ungefähr um rund 10 Millionen E-Mails. Verschwenden Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit nicht länger mit den kleinen elektronischen […]

Viermal im Jahr heißt es für die Mitarbeiter und mich: Jetzt haben wir Zeit füreinander. Ich freue mich jedes Mal darauf, denn unser vierteljährliches Mitarbeitergespräch ist eine Chance, mit den Menschen ins Gespräch zu kommen – über betriebliche, aber auch über andere Themen. Bei Büro-Kaizen begegnen wir den Mitarbeitern als Mitdenker, denn wir sind uns […]

Für Büroarbeiter ist der Schreibtisch das Herz ihres Schaffens. Doch das scheint bei dem einen oder anderen fast vor dem Kollaps zu stehen: Bunte Klebezettel mit hastig hingeworfenen Notizen, Visitenkarten von Kunden und eine Kollektion von defekten Stiften, klebrige Bonbons und kalter Kaffee teilen sich den Platz rund um Monitor, Tastatur und Maus. Die Ablageschalen […]

Gehören Sie zu den Menschen, die das Büro für einen sicheren Ort halten? Dann liegen Sie damit ganz richtig – es sei denn, die Unfallverhütungsvorschriften werden nicht eingehalten. Denn auch im Büro gilt es, auf einiges zu achten, damit alle Beschäftigten gesund und sicher sind. Unfallverhütungsvorschriften gibt es für jeden Berufszweig; sie gelten für alle […]