Ordner im Computer ordnen gemeinsames Wissen: So geht’s!



Es gibt Informationen, die nur für Sie persönlich relevant sind. Und dann gibt es die anderen, nämlich solche, von denen jeder im Büro zumindest Kenntnis nehmen oder auf sie zugreifen können sollte. Wie Sie diese übersichtlich organisieren und welche Ordner im Computer hierfür nötig sind, verrate ich Ihnen.

Was ist das Problem

Nehmen wir ein ganz einfaches Beispiel: das Telefonverzeichnis. Dabei handelt es sich um Daten, die für jeden im Büro interessant sind. Aber auch um eine Datei, die unglaublich viel Verwirrung stiften kann. Erst neulich erlebte ich genau das wieder bei einem Kundenbesuch. Da wunderte sich die Dame aus der Verwaltung, warum sie denn eine bestimmte Mitarbeiterin tagelang nicht erreichen konnte, obwohl die Telefonnummer laut Telefonverzeichnis korrekt war. Sie wunderte sich so lange, bis ich sie motivierte, doch einmal nach dem aktuellen Stand der Telefonliste zu fragen. Sie hatte schlichtweg die veraltete Version und die Dame inzwischen eine neue Abteilung samt neuer Telefonnummer bekommen. Besagte neue Liste befand sich aber nur in dem Ordner im Computer, den die Personalabteilung nutze und nicht im Verzeichnis der Verwaltung. Das Ende vom Lied waren:

  • Unklarheiten
  • Zeitverzögerungen
  • Doppelte Listen und Ordner im Computer

All das müsste nicht sein.

So funktioniert es

Gerade bei gemeinsamen Informationen lohnen sich auch gemeinsame Ordner im Computer. Oder aber sinnvolle Verknüpfungen von Verwaltung zu Personalabteilung oder umgekehrt. Was Sie verändern müssen, um solche und ähnliche Missverständnisse zu vermeiden, wie Sie Ordner im Computer richtig anlegen und befüllen, erkläre ich Ihnen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Sie nutzen können.

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Ordner im Computer, die allen zugänglich sind, verbessern den Workflow.

Tipp 1: Gemeinsame Ordner statt Ordnersalat

Oftmals hat jede Abteilung ihr eigenes System und einen eigenen Ordnersalat. In der Verwaltung liegt die Telefonliste im Ordner „Personendaten“, in der Personalstelle unter „Listen“ und der Hausmeister hat sie separat auf dem Desktop gespeichert. Dass hier früher oder später Chaos entsteht, ist logisch. Besser wäre es, gemeinsame Informationen wie die Telefonliste in einem gemeinsamen Ordner im Computer zu speichern. Dieser bräuchte einen übergeordneten Begriff, der allen etwas sagt, zum Beispiel „Mitarbeiterkontaktdaten“. Wer nun die aktuelle Liste sucht, wird hier fündig. Und wenn sie der Hausmeister trotzdem lieber auf seinem Desktop liegen haben möchte, kann er das mit Hilfe einer einfachen Verknüpfung tun, ohne doppelte Dateien anzulegen. Denn dass doppelte Dateien ein absoluter Nervfaktor sind, habe ich hier ausführlich erklärt.

Cloud statt Chaos, Verknüpfung statt Verstrickung: Auch digital lohnt sich eine feste Grundordnung! Klick um zu Tweeten

Tipp 2: Verknüpfungen statt Verstrickungen

Die Idee mit den Verknüpfungen können Sie aber auch übergreifend verwenden. Gemeinsame Daten, die eher einer Abteilung zugeordnet sind, beispielsweise die Anschriften der Mitarbeiter, können durchaus im Ordner im Computer der dafür zuständigen Abteilung abgelegt werden. Möchte jemand aus einer anderen Abteilung trotzdem regelmäßig mit dieser Liste arbeiten, sollte er sie nicht kopieren, sondern schlichtweg verknüpfen. Dies geht ganz einfach, indem Sie rechts auf das Dokument klicken und eine Verknüpfung erstellen. Diese verschieben Sie dorthin, wo Sie sie benötigen und haben damit immer den aktuellen Stand der Liste zur Hand. Wie Sie vorgehen, um Ordner im Computer und darin enthaltene Dateien sinnvoll zu benennen und abzulegen, habe ich Ihnen ergänzend in meinen Ablage-Spielregeln zusammengestellt, die Sie hier downloaden können.

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Verknüpfungen mindern das Chaos im Ordner im Computer und vermeiden Altlasten unter den Dateien.

Tipp 3: Cloud statt Chaos

Sofern Sie in einem Unternehmen arbeiten, das viele Remote-Arbeitsplätze nutzt, Mitarbeiter im Home-Office, oder mobil arbeitende im Außendienst hat, gibt es eine weitere Alternative. Statt die Ordner im Computer direkt, also stationär vor Ort, zu organisieren, können Sie auf eine cloudbasierte Lösung zurückgreifen. Jedoch sollten Sie hier darauf achten, welche Daten Sie in die Cloud stellen, denn nicht alle sind hier bedenkenlos zu empfehlen. Gemeinsame Spielregeln in der Abteilung o.Ä. aber durchaus, denn sie enthalten in der Regel keine empfindlichen persönlichen Daten. Dropbox, OneDrive oder Google Drive sind solche Systeme, die gerade für mobile Workflows empfehlenswert sind. Wenn Sie sich für diese Lösung interessieren, um weg vom klassischen Ordner im Computer zu kommen, empfehle ich Ihnen ergänzend einen Blick auf die Datenschutzrichtlinien zu werfen. In diesem Beitrag zur Datensicherung habe ich wesentliche Aspekte für Sie zusammengefasst.

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Unterwegs lohnt sich die Cloud statt klassischer Ordner im Computer.

Darauf kommt es an

Der Ordner im Computer ist nicht per se schlecht, die Cloud nicht immer die beste Wahl. Wichtig ist aber, dass Sie doppelte Dateien und verwirrende Ablagesysteme vermeiden, um Zeitverluste und störende Unklarheiten zu minimieren.

Was der Tipp bewirkt

Jeder ist auf dem gleichen Wissensstand und niemand muss mehr lange einer Nummer, einer Mail-Adresse oder einer Regel für die Abteilungssignaturen nachrennen. Der große Vorteil gemeinsamer Regeln für Ordner im Computer liegt in real gewonnener Zeit. Und die Nerven schont es obendrein.

Und Sie?

Stecken Sie noch mittendrin im digitalen Chaos? Dann unterstütze ich Sie gerne mit hilfreichen Tipps, wie Sie Ihren Computer einmal aufräumen und dann dauerhaft davon profitieren. In meinem Ratgeber „Für immer aufgeräumt – auch digital“ stehen dutzende Vorschläge für mehr Ordnung im PC und Netzwerk.

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Mein Ratgeber ermöglicht Ordnung der Ordner im Computer und Netzwerk.



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