In dieser Übersicht versuchen wir, möglichst viele Fragen rund um das Thema Ablage zu klären. Die im Text verlinkten Anleitungen geben Ihnen weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Wir erläutern, wie Sie es schaffen, chaotische Zustände am Arbeitsplatz unter allen Umständen zu vermeiden. Kurz-, mittel- und langfristig zahlt sich das für Sie definitiv aus, […]

Dokumente archivieren ist gar nicht so aufwändig – wenn man sich einfach nur selbst die folgenden fünf Fragen beantwortet. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen können, um den Briefverkehr, die Rechnungen, Protokolle und Unterlagen abgeschlossener Projekte und Vorgänge in Ihrem Unternehmen richtig und vor allem effizient zu archivieren. Denn […]

Kennen Sie diese „Genies“, die sich im größten Chaos von Aktenordnern, Ablagekästen und Abkürzungen zurechtfinden? Oft werden sie bewundert, aber auch ein bisschen gefürchtet.

Wenn Sie ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung mieten, fällt es Ihnen überhaupt nicht schwer, sich in der fremden Küche zurechtzufinden. In der Schublade steckt das Besteck, darüber ist der Schrank mit dem Geschirr.

Stellen Sie sich dieses Horrorszenario vor: Der Chef bittet Sie, das Protokoll für das Projekt X herauszusuchen. Sie klicken durch die Dateien, werden aber nicht fündig. Wo um alles in der Welt haben Sie das Dokument gespeichert? Inzwischen spüren Sie, dass der Chef langsam ungeduldig wird. Und Sie werden immer nervöser!

Falls Sie – wie der Freund der Sängerin Adele – Ihren Liebsten oder Ihre Liebste mit Liebesbotschaften auf Konfetti überraschen wollen, ist das ohne Zweifel eine charmante Idee. Falls Sie glauben, auf die Art gleich Ihre Dokumente entsorgen zu können, rate ich Ihnen ab.

Wenn Menschen beruflich ein vorgeschriebenes Outfit tragen müssen, greifen sie in ihrer Freizeit gern zu legerer Kleidung. Ein ähnliches Prinzip ist auch in Sachen Ordnung zu beobachten. Für viele ist ein aufgeräumter Schreibtisch im Büro selbstverständlich. Aber statt die bewährten Strategien auch zu Hause anzuwenden, führt die private Ablage ein sträflich vernachlässigtes Aschenputtel-Dasein. Mit diesen […]

Es ist ein Drama mit den Akten: Sie quellen über, verstopfen das Büro und wenn man den richtigen Ordner sucht, ist er nicht da. Doch das muss nicht so sein! Erfahren Sie, wie Sie mit dem richtigen Ablagesystem dauerhaft Ordnung in Ihr Büro bringen.

Wenn Sie sich entschieden haben, die Gliederung Ihrer Dateien besser aufeinander abzustimmen und wenn Sie bereits die Struktur für ein einheitliches Ablagesystem entwickelt haben, stellt sich irgendwann die Frage, wie sich die EDV-Struktur so umstellen lässt, dass auch wirklich keine Dateien im Netzwerk versehentlich gelöscht werden und verloren gehen. Um die neue Gliederung umzusetzen, muss […]

Protokolle, Konzepte, Angebote – das Leben ist zu kurz für lange Sucherei! Finden Sie nicht auch? Lesen Sie, wie Sie eine Datei so ablegen, dass Sie sie auch noch nach einigen Jahren wiederfinden. Was ist das Problem Was nützt die beste Datei, wenn man sie nicht findet? Neben der Vereinbarung einheitlicher Ablagespielregeln sollten Sie auch […]

Wussten Sie, dass sich das Volumen des Datenbestandes auf der Welt im Schnitt alle zwei Jahre verdoppelt? Wenn Sie heute 30.000 Fotos, Präsentationen, Tabellen und Dokumente in Ihrem digitalen Ablagesystem haben, müssen Sie sich im übernächsten Jahr in 60.000 und in vier Jahren in 120.000 Dateien zurechtfinden! Die Datenmenge wächst tagtäglich. Beginnen Sie darum besser […]

Jeder kennt Sie: die Aufbewahrungsfristen. Gerade im beruflichen Bereich sind diese Fristen enorm wichtig, doch wussten Sie, dass Aufbewahrungsfristen auch im Privatbereich eine bemerkenswerte Spanne aufweisen? Nämlich von 6 Monaten bis zu einem ganzen Menschenleben? Da gilt es aufzupassen, wenn Sie mal wieder in Aufräumwut Papiere, Rechnungen, Nachweise und alte Ordner einfach entsorgen. Ein kluges […]

Organisches Wachstum im Unternehmen ist ja eigentlich etwas Gutes, nur für die interne Ordner- und Ablagestruktur gilt das meistens nicht. Da wird dann wild drauflos gespeichert und dieser Wildwuchs führt im schlimmsten Fall auch noch dazu, dass der Nächste das gesuchte Dokument erst gar nicht findet. Und wenn man nach den Gründen für dieses Vorgehen […]

13 % der Zeit eines Mitarbeiters geht in deutschen Unternehmen mit Suchen drauf – nach dem richtigen Dokument oder der korrekten elektronischen Unterlage. Zeit, die sich wirklich sinnvoller nutzen lässt. Für Weiterbildung, neue Projekte – oder die Familie zuhause. Deshalb ist die optimale Dokumentenablage für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens das A und O. Und eine […]

Registratur – ein Thema, dass so beliebt wie Haarausfall ist. Denn manch einer wünscht sich am liebsten ein papierloses Büro. Doch eine gute Ablage für Ihre physischen Dokumente ist das A und O! Was ist eine Registratur? Die Registratur beschreibt die Ordnung und Verwaltung von Schriftgut, wie beispielsweise Karteien, Urkunden, Akten oder Verzeichnisse. Sie war […]

Der Computer ist wie ein schwarzes Loch, das Unmengen von Daten verschlingt und nicht wieder ausspuckt. Informationen zu länger zurückliegenden Projekten oder Vorgängen sind oft in weit verästelten Ordnern und Unterordnern abgelegt. Es dauert frustrierend lange, diese wiederzufinden. Die elektronische Ablage gehört inzwischen zum Büroalltag, denn sie ist eine preiswerte und platzsparende Lösung. Damit Sie […]

Speichern Sie mit System, damit alle Mitarbeiter schnell die Dateien wieder finden können. In diesem Blogbeitrag lesen Sie, wie es funktioniert. Der Datenhamster: Vom Unsinn des lokalen Speicherns „Alles meins – das speicher ich auf meiner lokalen Festplatte“ spricht der datenhamsternde Kollege und verabschiedet sich mit dicken Backen in den vierwöchigen Sommerurlaub. Auf der Festplatte […]