In dieser Übersicht versuchen wir, möglichst viele Fragen rund um das Thema Ablage zu klären. Die im Text verlinkten Anleitungen geben Ihnen weiterführende Tipps und Informationen an die Hand. Wir erläutern, wie Sie es schaffen, chaotische Zustände am Arbeitsplatz unter allen Umständen zu vermeiden. Kurz-, mittel- und langfristig zahlt sich das für Sie definitiv aus, […]

Dokumente archivieren ist gar nicht so aufwändig, wenn man sich selbst fünf Fragen beantwortet. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie dabei vorgehen können. Die Vorüberlegungen Wie steht es eigentlich um Ihr Archiv? Bei dieser Frage bekommen viele Unternehmer und Führungskräfte ein schlechtes Gewissen. Verständlich, denn meist fehlen die Zeit und der Platz, um […]

Das Projekt ist abgeschlossen, die Champagnerkorken knallen. Stellt sich die Frage, wohin mit Briefverkehr, Rechnungen und Protokollen. Für viele Menschen ist das Thema Archivierung eine lästige Pflicht. Auf den ersten Blick kostet sie vor allem Geld, Zeit und Lagerfläche. In jedem Jahr füllen sich die Regale im Archiv. Aber wenn etwas gebraucht wird, ist es […]

Mit der digitalen Archivierung wird es Ihnen schnell und effizient gelingen Struktur in Ihr Büro zu bringen. Dadurch erhalten Sie zeitliche Freiräume, die Sie für wichtigere Dinge nutzen können. Bis zu einer Stunde täglich vergeudet die Mehrheit der Büroangestellten, um irgendetwas zu suchen. Eine Ursache ist, dass viele Unternehmen die digitale Archivierung noch nicht richtig […]

Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen die Büros gleich mit. Gar nicht mal in Größe, aber in Inhalten: hier stehen Regale mit Ordnern, da stehen Rollcontainer und Hängeregisterschränke. Und auf allen ebenen Flächen (vom Fußboden meist abgesehen) befindet sich ein Stapel Ablagekörbe. Und Schubladenboxen. Und weitere Ordner. Und …

Kennen Sie diese „Genies“, die sich im größten Chaos von Aktenordnern, Ablagekästen und Abkürzungen zurechtfinden? Oft werden sie bewundert, aber auch ein bisschen gefürchtet.

Es gibt Informationen, die nur für Sie persönlich relevant sind. Und dann gibt es die anderen, nämlich solche, von denen jeder im Büro zumindest Kenntnis nehmen oder auf sie zugreifen können sollte.

Wenn Sie ein Ferienhaus oder eine Ferienwohnung mieten, fällt es Ihnen überhaupt nicht schwer, sich in der fremden Küche zurechtzufinden. In der Schublade steckt das Besteck, darüber ist der Schrank mit dem Geschirr.

Stellen Sie sich dieses Horrorszenario vor: Der Chef bittet Sie, das Protokoll für das Projekt X herauszusuchen. Sie klicken durch die Dateien, werden aber nicht fündig. Wo um alles in der Welt haben Sie das Dokument gespeichert? Inzwischen spüren Sie, dass der Chef langsam ungeduldig wird. Und Sie werden immer nervöser!

Falls Sie – wie der Freund der Sängerin Adele – Ihren Liebsten oder Ihre Liebste mit Liebesbotschaften auf Konfetti überraschen wollen, ist das ohne Zweifel eine charmante Idee. Falls Sie glauben, auf die Art gleich Ihre Dokumente entsorgen zu können, rate ich Ihnen ab.

Wenn Menschen beruflich ein vorgeschriebenes Outfit tragen müssen, greifen sie in ihrer Freizeit gern zu legerer Kleidung. Ein ähnliches Prinzip ist auch in Sachen Ordnung zu beobachten. Für viele ist ein aufgeräumter Schreibtisch im Büro selbstverständlich. Aber statt die bewährten Strategien auch zu Hause anzuwenden, führt die private Ablage ein sträflich vernachlässigtes Aschenputtel-Dasein. Mit diesen […]

Es ist ein Drama mit den Akten: Sie quellen über, verstopfen das Büro und wenn man den richtigen Ordner sucht, ist er nicht da. Doch das muss nicht so sein! Erfahren Sie, wie Sie mit dem richtigen Ablagesystem dauerhaft Ordnung in Ihr Büro bringen.

Leitz-Stehordner, Classei-Hängeregister oder doch ein digitales System? Es gibt viele Möglichkeiten, seine Unterlagen abzuheften. Die Vorteile der wichtigsten Systeme stelle ich Ihnen hier vor. Was ist das Problem Für nachhaltige Ordnung im Büro ist es wichtig, das Motto zu verinnerlichen: „Alles hat seinen Platz. Alles hat einen Platz!” Das vollkommene Ordnungssystem gibt es nicht. Alles […]

„Der, die, das! Wer, wie, was? Tausend tolle Sachen, die gibt es überall zu seh’n …” Es sei denn, man hat keine Ahnung, wo man Sie findet! Sie wünschen sich, dass endlich Schluss ist mit verwirrenden Strukturen und dem gemeinschaftlich gehegten Chaos? Hier erfahren Sie die Schritte, die Sie gehen müssen, um erfolgreich eine neue […]

Protokolle, Konzepte, Angebote – das Leben ist zu kurz für lange Sucherei! Finden Sie nicht auch? Lesen Sie, wie Sie eine Datei so ablegen, dass Sie sie auch noch nach einigen Jahren wiederfinden. Was ist das Problem Was nützt die beste Datei, wenn man sie nicht findet? Neben der Vereinbarung einheitlicher Ablagespielregeln sollten Sie auch […]

Wussten Sie, dass sich das Volumen des Datenbestandes auf der Welt im Schnitt alle zwei Jahre verdoppelt? Wenn Sie heute 30.000 Fotos, Präsentationen, Tabellen und Dokumente in Ihrem digitalen Ablagesystem haben, müssen Sie sich im übernächsten Jahr in 60.000 und in vier Jahren in 120.000 Dateien zurechtfinden! Die Datenmenge wächst tagtäglich. Beginnen Sie darum besser […]

Wussten Sie, dass Aufbewahrungsfristen im Privatbereich eine bemerkenswerte Spanne aufweisen? Nämlich von 6 Monaten bis zu einem ganzen Menschenleben? Da heißt es aufzupassen, wenn Sie mal wieder in Aufräumwut Papiere, Rechnungen, Nachweise und alte Ordner einfach entsorgen. Ein kluges und durchdachtes Ablagesystem privat schlägt hier gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe. Sie haben alles, was […]

Wohin mit den sperrigen Flipchartbögen der letzten Sitzung? Was fange ich nur mit den Mustern unserer Produkte an? Welches Aufbewahrungssystem eignet sich für Prospekte und Infomaterialien? Schnell entstehen Chaos und Unordnung. Mit folgenden Tipps für clevere Aufbewahrungssysteme bringen Sie Ihr Büro trotz Flipchart & Co. in Ordnung. Was ist das Problem In vielen Büros blockieren […]

Organisches Wachstum im Unternehmen ist ja eigentlich etwas Gutes, nur für die interne Ordner- und Ablagestruktur gilt das meistens nicht. Da wird dann wild drauflos gespeichert und dieser Wildwuchs führt im schlimmsten Fall auch noch dazu, dass der Nächste das gesuchte Dokument erst gar nicht findet. Und wenn man nach den Gründen für dieses Vorgehen […]

13 % der Zeit eines Mitarbeiters geht in deutschen Unternehmen mit Suchen drauf – nach dem richtigen Dokument oder der korrekten elektronischen Unterlage. Zeit, die sich wirklich sinnvoller nutzen lässt. Für Weiterbildung, neue Projekte – oder die Familie zuhause. Deshalb ist die optimale Dokumentenablage für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens das A und O. Und eine […]

Die wachsende Flut an E-Mails verstopft auf Dauer Ihre Datenautobahn. Mit jeder E-Mail werden Ihre digitalen Ordner größer und verursachen zähfließenden Daten-Verkehr oder gar Sanduhr-Stau. Das muss nicht sein, wenn Sie sich die Outlook-Autoarchivierung zu Nutze machen. Sie müssen sich nur einmal Gedanken machen, wie Ihre Datenmengen archiviert werden sollen. Den Rest übernimmt Outlook für […]

Jedes Projekt ist in mehrere Prozessabläufe eingeteilt, an deren Ende der Projektabschluss steht. Doch was passiert eigentlich nach Projektabschluss mit den ganzen Unterlagen? Wie Sie Projekte wirklich bis zum Schluss durchdenken und strukturieren können, will gelernt sein. Wie es geht, sage ich Ihnen genau jetzt. Lesen Sie einfach weiter! Was ist das Problem Der Projektabschluss […]

Registratur – ein Thema, dass so beliebt wie Haarausfall ist. Denn manch einer wünscht sich am liebsten ein papierloses Büro. Doch eine gute Ablage für Ihre physischen Dokumente ist das A und O! Was ist eine Registratur? Die Registratur beschreibt die Ordnung und Verwaltung von Schriftgut, wie beispielsweise Karteien, Urkunden, Akten oder Verzeichnisse. Sie war […]

Der Computer ist wie ein schwarzes Loch, das Unmengen von Daten verschlingt und nicht wieder ausspuckt. Informationen zu länger zurückliegenden Projekten oder Vorgängen sind oft in weit verästelten Ordnern und Unterordnern abgelegt. Es dauert frustrierend lange, diese wiederzufinden. Die elektronische Ablage gehört inzwischen zum Büroalltag, denn sie ist eine preiswerte und platzsparende Lösung. Damit Sie […]

Stellen Sie sich einmal Ihren Aktenschrank vor: Vermutlich denken Sie an Regale mit Ordnerreihen, einsortierten Heftern; womöglich auch an Hängeregister. Gehen wir einen Schritt weiter: Stellen Sie sich vor, Sie würden alle Regalbretter, Ordner und andere Ordnungssysteme entfernen, so dass nur noch die „nackten“ Unterlagen auf einem Haufen in Ihrem Aktenschrank liegen. Wenn es Ihnen […]