Weniger Byte, mehr Zeit – So ordnen Sie Ihren Desktop!



Im Hintergrund strahlt der blaue Himmel. Im Vordergrund herrscht das blanke Chaos. Auf manchem Computerbildschirm stehen das Hintergrundbild und das Vordergrundchaos im krassen Widerspruch zueinander. Dabei lässt sich der Desktop ganz einfach sauber halten. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Was ist das Problem

Viele Computerbildschirme sehen so aus: Es sammeln sich Dateien in zehn verschiedenen Bearbeitungsstadien. Unsortiert werden Bilder, Dokumente, Präsentationen abgelegt. Es herrscht Chaos mit den all den damit verbundenen Nebenwirkungen: lange Suchzeiten, hohes Ablenkungspotential und der permanente Druck: erledige mich! Doch es geht auch anders!

strukturierter Desktop führt zu Effizienz
Unsortiert abgelegte Bilder, Dokumente und Präsentationen können auf dem Desktop zu einer großen Unordnung führen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für einen strukturierten Desktop: Entwickeln Sie eine durchdachte Dateiablage!

Stellen Sie sich vor, nachdem Sie Ihre Kleidung aus dem Wäschetrockner genommen und in einem Korb ins Schlafzimmer getragen haben, ist dort kein Sockenfach, die Kleinbügel sind alle belegt und es gibt keinen Ort für Ihre T-Shirts. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Sachen irgendwann stapeln und im Zimmer verteilen, liegt bei 100% – oder? Der häufigste Grund für einen überladenen Desktop ist ebenfalls, dass man sich unsicher ist, wohin die Datei eigentlich gehört, dass es keinen Ort gibt, an den Sie weggeräumt werden kann. Die Datei hat keine „Heimat”.

Chaos auf dem Desktop
Überlegen Sie sich eine Dateiablage, damit Ihr Desktop nicht unstrukturiert bleibt.

Wenn Sie Ihre EDV-Ablage im Griff haben, wird sich Ihr Desktop von alleine leeren. Davon bin ich überzeugt. Auf dem Desktop landen dann z.B. nur noch die Dateien der drei Projekte, an denen Sie aktuell arbeiten!

Weitere Tipps zur Dateiablage erhalten Sie hier:
Dateien mit Struktur: Schritt für Schritt zur endlich funktionierenden Dateiablage

Tipp Nr. 2 für einen strukturierten Desktop: Arbeiten Sie mit Verknüpfungen!

Im Büro-Kaizen® sagen wir: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Das sollte auch für die digitale Ablage gelten. Vermeiden Sie darum Doppelablagen. Erscheint es sinnvoll, dass eine Datei an zwei verschiedenen Stellen zu finden ist, entscheiden Sie sich für einen Platz und legen in den zweiten Ordner nur eine Verknüpfung ab. Wenn Sie Ihre Dateien verknüpfen, erübrigt sich die Suche nach der aktuellsten Version.

Verknüpfungen auf dem Desktop
Um das Chaso auf Ihrem Desktop zu verringern, können Sie Verknüpfungen erstellen.

Wie genau eine Verknüpfung bzw. ein „alias” erstellt wird, erfahren Sie hier:
Anleitung zum Einrichten einer Verknüpfung in Mac OS (Buch Seite 45)

Anleitung zum Einrichten einer Verknüpfung in Windows (Buch Seite 45)

Wenn Sie Ihre EDV-Ablage im Griff haben, wird sich Ihr Desktop von alleine leeren. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 3 für einen strukturierten Desktop: Clustern Sie die Dateien!

Auch auf dem Desktop lassen sich Ordner anlegen, z.B. „Entwürfe”, „Angebote”, „Projekt 1” etc. So kann auf Ihrem Desktop eine Matrixstruktur mit Links zu einzelnen Ordnern in Ihrer EDV-Struktur entstehen. Eine schöne Alternative für solche Ordner bietet die Software „Fences” für Windows, bzw. „Desktop Group Lite” für Mac.

Desktop Ordner clustern
Auf dem Desktop können Sie Ordner anlegen um eine Struktur zu bekommen. Oder Sie nutzen spezielle Programme dafür.

Beide Programme erweitern den Desktop um praktische Sortierfunktionen. Hauptsächlich generiert das Tool halbtransparente Rahmen, sogenannte Fences (deutsch: Zäune), in denen sich Objekte wie Verknüpfungen, Ordner und Dateien einsortieren lassen. Ein Doppelklick auf eine freie Fläche blendet alle Inhalte aus bzw. wieder ein.

Alles hat einen Platz. Alles hat seinen Platz. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Nehmen Sie sich Zeit, um eine vernünftige Struktur zu schaffen und Verknüpfungen anzulegen. Sie reduzieren auf diese Art und Weise Suchzeiten und vermeiden Ablenkungen. Beides trägt unmittelbar zu mehr Gelassenheit und Konzentration am Arbeitsplatz bei!

Und Sie?

Wie haben Sie Ihren Desktop gestaltet? Schreiben Sie mir! Ich freue mich über Screenshots und neue Ideen!



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