Ablage? Och ne! So gelingt das Dokumente archivieren




Ablage? Och ne! So gelingt das Dokumente archivieren

Es geht um die Ablage – breitet sich da auch auf Ihrem Rücken bereits ein kalter Schauer aus? Kaum ein Thema ist so verhasst wie dieses. Aber auch so wichtig, denn die Dokumente archivieren gehört nicht nur gezwungenermaßen dazu. Warum die richtige Ablage so wichtig ist und wie sie endlich auch richtig gelingt, erfahren Sie mit einem Klick auf diesen Beitrag.

Was ist das Problem

Das böse Wort mit A… in deutschen Büros ist hierbei immer wieder vor allem eine gemeint: die Ablage. Wer vertreibt sich seine Zeit schließlich schon gerne zwischen meterhohen Papierstapeln und schweren Aktenordnern in muffigen Archiven. Zugegeben, hier habe ich die Klischeekeule jetzt mehr als deutlich geschwungen. Aber tatsächlich ist das Klischee in tausenden Büros nach wie vor harte Realität. Dass es so keinen Spaß macht, die Dokumente archivieren zu müssen, kann ich nachvollziehen. Aber Sie wären nicht bei Büro-Kaizen®, wenn ich hier nicht auch gute Tipps für Sie hätte. Drei davon finden Sie im Folgenden. Geben Sie dem Archivieren von Dokumenten doch noch eine letzte Chance – Sie werden es sicher nicht bereuen.

So funktioniert es

Kennen Sie bereits meinen Büro-Kaizen®-Grundsatz? Ich wiederhole ihn gerne, weil er so einfach und immer richtig ist: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Das ist nirgends so wahr wie beim Thema Dokumente archivieren. Und das in gleich doppeltem Sinne, denn heute werden Do-kumente nicht nur ganz haptisch im Archiv abgelegt, sondern auch als Datei im System. Für beide Fälle habe ich praxistaugliche Tipps, die Sie ganz einfach auf Ihren Arbeitsalltag übertragen können. Lesen Sie doch mal!

Dokumente archivieren kann Frust verursachen
Stapel über Stapel beim Dokumente archivieren? Das geht auch anders!

Tipp 1: Dokumente archivieren im Archiv

Der Klassiker ist immer noch das Archiv als eigenständiger Raum im Unternehmen. Denn auch wenn unser Leben zunehmend digital wird, ist das Papier noch längst nicht passé. Ganze Aktenber-ge verschwinden jährlich in unseren Archiven. Problematisch dabei ist nur, dass man diese irgend-wann wieder braucht und dann nicht mehr wiederfindet. Folgen Sie daher bereits beim ersten Handgriff zum Dokument, das archiviert werden soll, folgenden fünf Regeln: Warum, wo, wie, wie lange und von wem soll dieses Dokument in Ihrer Hand abgelegt werden? Wenn Sie sich selbst bei jedem Vorgang diese fünf einfachen Fragen beantworten, entsteht das richtige System im Archiv von ganz alleine. Und Sie finden auch nach Jahren wesentlich schneller, wonach Sie suchen, als es bei der “Pi-mal-Daumen-Archivierung” der Fall war. Weitere Tipps und ausführliche Anleitungen zu den 5 W’s der Archivie-rung gibt es hier.

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Tipp 2: Dokumente archivieren im Computer

Was aber ist mit den digitalen Dokumenten? Wie können Sie diese so ablegen, dass Sie einerseits nicht tausend verschiedene Dokumente in einem einzigen Ordner haben, aber auch nicht stunden-lang überlegen müssen, welcher Ordner nun was beinhaltet? Auch hier lohnt sich ein übergreifen-des System für die ganze Abteilung, um Dokumente archivieren zu können. Die Vorgehensweise ist dabei ganz einfach und logisch nachvollziehbar. Legen Sie in bestehenden Ordnern separate Ar-chivordner an. Bewegen Sie sich beispielsweise im Projektordner des Kunden „Städtisches Bau-amt“ und geht es aktuell um die Sanierung des Kindergartens, haben Sie hierfür einen eigenen Projektordner.

Wichtig sind hier auch sinnvolle Projektnummern, über die ich im Buch „Für imemr aufgeräumt – auch digital“ ausführlich berichte. Bereits abgeschlossene Vorgänge, beispiels-weise eingeholte Genehmigungen oder digital versendete Anträge für die Baugenehmigung, ste-hen aktuell zwar nicht mehr auf dem Plan, sollen aber aufgehoben werden. Legen Sie innerhalb des Projektordners einen Ordner mit dem Namen „Archiv“ an und verschieben Sie diese Dokumente hierher. So bleiben Sie eng mit dem Projekt verbunden, lenken Sie aber nicht von den aktuell offenen Vorgängen im Hauptordner ab. Weitere Tipps, wie Sie zu einer ordentlichen Dateiablage kommen, habe ich Ihnen in diesem Beitrag zusammengestellt.

Dokumente archivieren im System
Auch im System sollten Sie Dokumente archivieren, um sie wiederzufinden.

Tipp 3: Dokumente wegwerfen statt archivieren

Nicht immer lohnt es sich, die Dokumente archivieren zu wollen. Manchmal können Sie auch ein-fach komplett weg. Oft sind sie nämlich auch digital evrfügbar oder wurden gar von mehreren Personen gleichzeitig abgelegt. Wenn Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten haben, doppelte Ablagen haben und bestimmte Dokumente nicht mehr brauchen, entsorgen Sie diese. Das hält Ihr Archiv, ob nun digital oder nicht, schlank und Ihre Suchzeiten gering.

Dokumente archivieren und unnötige entsorgen
Manche Dokumente archivieren lohnt sich nicht. Entsorgen Sie Dinge, die Sie nicht mehr brauchen!

Darauf kommt es an

Sie sollten im Team gemeinsame Wege gehen, um Dokumente archivieren und wiederfinden zu können. Denn gemeinsame Regeln haben viele Vorteile. Nur, wenn jeder im Team die Ablage gleich strukturiert, kann sie auch jeder nachvollziehen.

Was der Tipp bewirkt

Ganz einfach: Das Stöhnen, wenn jemand ins Archiv muss oder eine alte Datei im System sucht, wird endlich verstummen. Denn dank ordentlicher Struktur sind Ihre Suchzeiten klein und die Er-folgserlebnisse umso größer. Doppelte Dateien, Papierdschungel und Co. gehören dann der Vergangenheit an. Halten Sie sich ergänzend auch gerne an meinen hilfreichen Grundsatz, dass immer derjenige, der ein Dokument erstellt, es auch ablegt. Ob nun digital oder in Papier spielt dabei keine Rolle. Übrigens: Wenn Sie weitere praxisnahe Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz wünschen, sind meine beiden Rat-geber eine wahre Fundgrube.

Dokumente archivieren und weitere Tipps
Wie Sie Dokumente archivieren und weitere tolle Tipps stehen in meinen Ratgebern.

Und Sie?

Was ruft in Ihnen das Dokumente archivieren hervor? Stöhnen Sie noch, oder finden Sie schon und freuen sich darüber? Schreiben Sie mir gerne in den Kommentaren, ob meine Tipps für Sie hilfreich waren. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung!



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