Digitale Archivierung: So behalten Sie die Übersicht über all Ihre Daten!



Die digitale Archivierung ist ein wichtiger Schritt, wenn Sie Ihr Büro effizienter und effektiver gestalten wollen. Dass die meisten Büroangestellten täglich bis zu einer Stunde Arbeitszeit damit zubringen, irgendetwas zu suchen, hat auch damit zu tun, dass sich viele Unternehmen noch vor der digitalen Archivierung scheuen.

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Sieht's bei Ihnen auch so aus? Dann hilft Ihnen eine digitale Archivierung.

Die Suchfunktion kann eine digitale Archivierung nicht ersetzen

Die Suchfunktion allein kann die Ineffizienz nicht ausgleichen. Denn oft werden Dateien so benannt, dass eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung gar nicht auf die Idee käme, dass sich dahinter das verbirgt, was sie ganz dringend sucht.
Doch für genau solche Szenarien sollten Sie vorbauen, aber natürlich auch für den täglichen Arbeitsstandard eine deutliche Reduktion der Suchzeiten anstreben. Zum Glück ist beides auf einmal umsetzbar.

So legen Sie ein übersichtliches Digitalarchiv an

Betrachten Sie die digitale Archivierung als ein Projekt wie alle anderen Projekte. Wenn in Ihrem Unternehmen noch kein Dateienarchiv existiert, dann planen Sie in Ihrem Wochenplan ausreichend Zeit dafür ein, um sich der Umsetzung widmen zu können. Dieses Archiv sollte nicht einfach nebenbei entstehen.

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Überlegen Sie gemeinsam, wie Ihr digitales Archiv am besten aufgebaut sein sollte.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Dateien

Im ersten Schritt sollten Sie sich einen Überblick über alle Dateien verschaffen, die Ihre Angestellten sammeln. Befragen Sie sie und finden Sie heraus wie sie ihre Dateiablage strukturiert haben. Falls es noch keine durchgehende Struktur für die Dateiablage in Ihrem Unternehmen gibt, sollten Sie diese als nächstes angehen. Tipps hierzu finden Sie unter „Nie wieder suchen? Mit der Mindmap in nur 6 Schritten zur perfekten Datei-Ablagestruktur!”.

Erstellen Sie Regeln für die Archivierung von Dateien

Im nächsten Schritt sollten Sie festlegen, welche Dateien überhaupt archiviert werden sollen. Dazu sollten Sie sich einerseits an den Aufbewahrungsfristen orientieren. Andererseits wissen Sie und Ihre Angestellten natürlich, welche Dateien und digitalisierten Dokumente für Sie später noch einmal wichtig werden können und welche bei Abschluss der Projekte entsorgt werden können.

Bauen Sie eine sinnvolle Archivstruktur mit Hilfe einer Mindmap

Um nun eine sinnvolle Archivstruktur zu erstellen, kann Ihnen eine Mindmap hervorragende Dienste leisten. Mit ihr können Sie nämlich die benötigte Ordnerstruktur, die für die Archivierung nötig ist, ganz leicht und mit optischen Hilfen erstellen.
Achten Sie darauf, dass die Ordner aussagekräftige und leicht verständliche Namen bekommen, damit schon auf ersten Blick klar ist, welche Dateien hineingehören und welche nicht.

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Halten Sie's einfach – mit einem gut durchdachten digitalen Archiv.

Implementieren Sie die Archivstruktur im gesamten Büro

Nun setzen Sie Ihre neue digitale Archivierung anhand der geschaffenen Struktur im gesamten Büro um. Wichtig ist hierbei, dass Sie nicht einfach über die Köpfe Ihrer Angestellten hinweg entscheiden, sondern sie auf dem gesamten Weg mit einbeziehen. Nur dann kann sich die Struktur auf Dauer durchsetzen und das digitale Archiv Ihres Unternehmens sinnvoll geführt werden.
Achten Sie auch darauf, dass Dateien ab sofort nach einem bestimmten Standard benannt werden. Jede noch so sinnvolle Archivstruktur nützt am Ende gar nichts, wenn die eine Abteilung ihre Dateien mit Abkürzungen benennt und nach Datum ordnet, während die andere sie ausführlich mit Projektnamen benennt und auch so ablegt.

Zeit sparen mit sinnvoller Archivierung im ganzen Unternehmen

Wenn Sie die digitale Archivierung abgeschlossen haben, lohnt es sich auch noch einmal das Papierarchiv anzuschauen. Denn auch dort sammelt sich allerhand, das gar nicht aufgehoben werden muss und nur Platz wegnimmt. Tipps dazu finden Sie in meinem Artikel „Geheimwaffe Archiv: So kann es Ihre Effizienz steigern und Ihnen viel Geld sparen!”.



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