Wiedersehen macht Freude – Sortiermappen, Wiedervorlage und Kalender: So geht nichts verloren!



Die wenigsten Aufgaben sind so überschaubar, dass Sie beim ersten Bearbeiten erledigt und archiviert werden können. In der Regel teilen sich Aufgaben in mehrere Schritte auf. Es muss gewährleistet werden, dass nichts vergessen wird. Dabei hilft eine Wiedervorlage bestehend aus Sortiermappen oder anderen Ablagesystemen. Welche Möglichkeiten es gibt, eine terminbasierte Ablage zu gestalten und wie Sortiermappen Sie unterstützen, Terminsachen zu organisieren, erfahren Sie hier.

Ein Ablagesystem muss Ordnung gewährleisten und dafür sorgen, dass nichts vergessen wird. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Eine funktionierende Wiedervorlage muss drei Dinge gewährleisten: 1. Dinge dürfen nicht vergessen werden und 2. Dinge sollen ordentlich ablegt werden und 3. Dinge müssen sie schnell und unkompliziert wieder gefunden werden. Hier gibt es ein Problem: Will ich Stapel vermeiden und sortiere die Vorgänge schon in die jeweiligen Ordner, geraten die Dokumente schnell in Vergessenheit. Lagere ich die Dokumente in Schreibtischnähe, werde ich zwar tagtäglich an die Aufgabe erinnert, aber es entsteht das Problem, dass sich große Stapel bilden. Diese Stapel enthalten in der Regel Papiere, die ich heute, übermorgen oder erst in zwei Wochen erledigen muss. Wenn ich immer wieder den gesamten Stapel durchgehen muss, um nichts zu vergessen, verliere ich viel Zeit.

Chaos vermeiden mit Sortiermappen
Vermeiden Sie Chaos - das gelingt u. a. mit Sortiermappen.

An dieser Stelle hilft eine funktionierende Wiedervorlage. Diese kann mithilfe einer Sortiermappe, auch Pultordner genannt, geschehen oder aber durch Alternativen, die ich Ihnen im Folgenden aufzeigen möchte.

So funktioniert es

Variante Nr. 1: Die Sortiermappen als Wiedervorlage

Sortiermappen oder mappenbasierte Wiedervorlagen sind das Hilfsmittel, auf das ich in meiner Beratungspraxis am häufigsten treffe. Solche Sortiermappen gibt es für 12 Monate und für 31 Tage.

Sortiermappen mit Tagen und Monaten
Sortiermappen gibt es für einzelne Tage und für Monate.

Alle Unterlagen lassen sich nun bestimmten Monaten und Tagen zuordnen. Schlagen Sie den aktuellen Tag auf, so sehen Sie sofort die heute fälligen Projekte. Dokumente, die erst mittelfristig relevant werden, haben ihren Platz in dem jeweiligen Monat. Ihr wirkliches Potential entwickeln die beiden Sortiermappen erst im gemeinsamen Einsatz aus Tages- und Montasmappe. Sie eignen sich perfekt für überschaubare Aufgabenlisten und To-Dos. Doch aus meiner Sicht gibt es einen großen Nachteil: in Sortiermappen lassen sich keine größeren und umfangreicheren Vorgänge erfassen.

Um diesem Nachteil zu begegnen, sollten Sie angewöhnen, sich stets den genauen Standort der Dokumente, die Sie zur weiteren Bearbeitung benötigen, auf einem Zettel zu notieren und in das jeweilige Fach einzulegen. So wissen Sie auf welche Unterlagen Sie zuzugreifen haben und wo diese stehen.

Variante Nr. 2: Verwenden Sie statt Sortiermappen mappenbasierte Ordner!

Eine Alternative zu den Sortiermappen bietet ein Wiedervorlagesystem aus markierten Hängeordnern (12 Monate, 5 Wochen, 7 Tage). Achten Sie darauf, dass der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat vorn stehen. Kleinere Aufgaben und Vorgänge finden auch hier in dem jeweiligen Tagesordner ein Zuhause. Der große Vorteil gegenüber Sortiermappen ist, dass Sie auch ganze Hängeordner mit umfangreicheren Vorgängen zuordnen können. So müssen Sie nicht die für die Bearbeitung notwendigen Unterlagen erst umständlich zusammensuchen. Sie stehen direkt am richtigen Ort.

Alternative Sortiermappe ist Hängeregister
Eine Alternative zu Sortiermappen: Hängeregister.

Auch das mappenbasierte Vorlagesystem der Firmen MAPPEI oder CLASSEI sind eine geeignete Alternative zu Sortiermappen. Das System besteht ebenfalls aus Tages- und Monatsmappen.

Alternative Sortiermappe das Mappei-System
Eine weitere Alternative zu Sortiermappen: Das Mappei-System.

Variante Nr. 3: Ersetzen Sie Ihre Sortiermappen durch Kalender und Aufgabenliste

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Wiedervorlage von Dokumenten ausschließlich über die Aufgabenliste und den Kalender zu organisieren. Ihre Sortiermappen müssen Sie nicht wegwerfen. Sie können sie als Sammelmappe für kleinere Aufgaben nutzen, in dem Sie die Aufgabenliste mit der Sortiermappe verknüpfen. Schreiben Sie in die Aufgabenliste die Zahl des Faches Ihrer Sortiermappen, in dem die relevanten Checklisten, Informationen oder Erinnerungen liegen. Die gleiche Zahl können Sie auch in Ihren Kalender schreiben.

Sortiermappe mit Kalender Aufgaben
Die Zusammenarbeit von Kalender, Aufgaben und Sortiermappen.

So lässt sich auf einem Blick sowohl in der Aufgabenliste als auch im Kalender erfassen, auf welche Unterlagen Sie zurückgreifen müssen und wo Sie sie innerhalb Ihrer Sortiermappen finden.

Sollte das System auch hier an seine Grenzen kommen, weil die Sortiermappen die umfangreichen Informationen nicht fassen können, so lässt sich dasselbe Prinzip auch für die mappenbasierte Wiedervorlage anwenden:

Mappenbasierte Ordner Sortiermappe Alternative
Die Zusammenarbeit von Kalender, Aufgaben und mappenbasiertem Ordner ohne Sortiermappen.

Wenn Sie auf nicht mit digitaler Aufgabenliste oder digitalem Kalender arbeiten, können Sie einfach in Ihrem Kalender und in Ihrer Aufgabenliste mit Zeichen und Zahlen arbeiten.

Ablageorte immer makrieren Sortiermappe
Kennzeichnen Sie Ablageorte in Ihrem Kalender und Ihrer To-Do-Liste.

Arbeiten Sie mit diesen Zeichen und Zahlen und stellen Sie so die Verknüpfung zwischen Kalender, Aufgabenliste und Sortiermappen her.

Darauf kommt es an!

Suchen Sie nach dem Modell, das Ihnen am Einfachsten erscheint und für Sie passt. Wenn Sie auf umfangreichere Unterlagen zurückgreifen müssen, bietet sich die Arbeit mit mappenbasierten Ordnern an. Wenn es eher um die Organisation Ihrer Aufgaben geht und darum, keine terminbasierten Aufgaben zu vergessen, sollten Sie sich auf die Verfeinerung Ihrer Aufgabenliste spezialisieren. Der Einsatz der bekannten Sortiermappen stellt eine Zwischenlösung da und ist für Leute geeignet, die lieber mit einem analogen System arbeiten, in das sich schnell etwas einlegen lässt und die nicht auf sehr umfangreiche Unterlagen zurückgreifen müssen.

Was der Tipp bewirkt

Alle drei Möglichkeiten funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Statt Stapel zu bilden oder Dokumente bereits in Ordner einzuordnen, wo sie vergessen werden, werden Dokumente konkreten Terminen zugeordnet bzw. mit dem Kalender und der Aufgabenliste verknüpft. Ob mit oder ohne Sortiermappen es wird gewährleistet, dass Sie keine Terminsachen vergessen und dass nur diejenigen Dokumente und Aufgaben in Ihr Blickfeld geraten, die sie heute brauchen und bearbeiten müssen.

Und Sie?

Schwören Sie auf Sortiermappen oder verwenden Sie ein anderes Modell? Schreiben Sie mir! Ich lerne gerne dazu und freue mich auf neue Ideen!



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1 Kommentar
  • Ich bin gerade dabei Ordnung an meinem Arbeitsplatz zu schaffen. Ich bin froh auf diesen Artikel gestoßen zu sein, da jener wirklich viele tolle Tipps liefert. Danke!


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