Suchst du noch oder arbeitest du schon? – Wie Shortcuts Ihr Arbeitsleben erheblich erleichtern können



Ein Shortcut ist eine Erfindung, die aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken ist. Wir benötigen Abkürzungen jeder Art, um unser komplexes Leben ein wenig zu erleichtern. Und wir benutzen sie täglich, oftmals an Stellen, die uns gar nicht immer bewusst sind. Sei es, dass wir mit dem Auto eine Abkürzung zur Arbeit nehmen oder eine Abkürzung zu Fuß vorn ins Kaufhaus hinein, hinten raus, nur um auf die Parallelstraße zu kommen.

Doch wir nutzen auch viele Abkürzungen im Büro. Und jede Menge Shortcut-Möglichkeiten bleiben ungenutzt, obwohl sie gerade im Büro so nötig wären.

Was ist das Problem

Büroangestellte verbringen 13 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen. Das ist mehr als eine Stunde pro Arbeitstag. Wir suchen also sieben Stunden pro Woche nach Büroklammern, Dokumenten, Informationen, Anleitungen, E-Mails, Memos und was nicht noch alles.

Sie können sich vorstellen, dass sich mir als Fachmann für effizientes Arbeiten bei einer solchen Zahl die Haare sträuben. Doch zum Glück gibt es da Abhilfe. Nicht nur das Aufräumen hilft, das Sie sonst hauptsächlich von mir kennen, sondern auch Shortcuts.

So funktioniert es

„Shortcut“ ist das englische Wort für eine Abkürzung, die leicht verständlich und leicht anzuwenden ist. Haben Sie z. B. auch „Drei, drei, drei, bei Issos Keilerei“ in Geschichte gelernt? Das ist auch so ein „Shortcut“, nur nennt man ihn in diesem Zusammenhang „Eselsbrücke“.

Ich möchte Ihnen anhand von drei Beispielen zeigen, wie so ein Shortcut an der geeigneten Stelle auch Ihr Arbeitsleben erheblich vereinfachen und erleichtern kann.

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Für die effiziente tägliche Arbeit am Computer sind Shortcuts nicht mehr wegzudenken.

1. Tipp: Shortcut für den Computer

„Wo finde ich bloß diesen Buchstaben?!“ Eine Frage, die tagtäglich durch zahllose Büros hallt. Denn Buchstaben, die wir nicht täglich nutzen, sind nicht auf der Tastatur verzeichnet. Was ist z. B. mit dem Buchstaben ç oder dem Zeichen für die Warenmarke?

Die lange Suche danach, wo Sie diese Abkürzungen genau finden oder mit welchem Shortcut, also mit welcher Tastenkombination Sie sie eingeben können, können Sie sich sparen, wenn Sie einen Shortcut für die Shortcuts einrichten, also eine Abkürzung für die Abkürzungen.

Haben Sie schon ein Sichtbuch? Falls nicht, sollten Sie sich spätestens jetzt eins anlegen. Tragen Sie dort alle Tastaturkürzel ein, die Sie häufig benötigen: sowohl für bestimmte Buchstaben und Sonderzeichen als auch für häufig benötigte Textbausteine.

Wenn Sie nicht mehr eine Stunde pro Tag mit Suchen verschwenden wollen, habe ich hier einen Tipp für Sie. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Nutzen Sie dabei auch die Möglichkeit Ihres Rechners mit Hilfe der „Automatisch ersetzen“-Funktion so gut aus wie nur möglich. Ihre Signatur unter Briefen und E-Mails müssen Sie nicht jedesmal neu schreiben. Wenn das nicht schon voreingestellt ist, können Sie sie mit Hilfe eines Shortcuts vorbereiten und müssen dann jedesmal nur den Shortcut eingeben, damit der Rechner die vollständige Signatur einfügt.

Haben Sie all diese Shortcuts im Sichtbuch in einer logischen und leicht verständlichen Reihenfolge notiert, müssen Sie fortan nicht mehr nach den Abkürzungen im Rechner suchen, sondern haben sie sofort auf dem Schreibtisch parat.

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Jeder Shortcut, der im Sichtbuch verzeichnet ist, spart Zeit.

2. Tipp: Shortcut für Ordner

Die Suche nach bereits abgelegten Dokumenten kann auch sehr viel Zeit kosten. Sind sie alphabetisch abgelegt, ist die Suche nicht ganz so langwierig, als wenn sie projekteweise oder nach bestimmten Themen geordnet abgeheftet wurden.

Innerhalt dieser Projekte und Themen besteht häufig keine sinnvolle Ordnung, manche sind maximal nach Datum sortiert. Das bedeutet aber im Zweifel, den gesamten Ordner durchsuchen zu müssen, weil sich niemand mehr an das Datum des Vorgangs erinnert.

Bevor mir gleich wieder allein bei diesem Gedanken die Haare zu Berge stehen, kommt hier schnell der Shortcut für die Suche in den Ordnern: Legen Sie sich immer ein Inhaltsverzeichnis dieser Ordner an.

Ein solches Inhaltsverzeichnis, das Sie dann als Vorblatt, also als erstes Blatt in den Ordner heften, sollte immer aktuell sein (sonst geht die Suche ja wieder von vorne los). Notieren Sie dort, welche Dokumente, welche Vorgänge und Inhalte in welcher Reihenfolge in diesem Ordner abgeheftet wurden.

Beginnt die Ordnung bspw. mit der Korrespondenz mit einem bestimmten Kunden, dann notieren Sie in der ersten Zeile „Korrespondenz nach Datum“. Folgen dann z. B. erste Projektvorschläge für diesen Kunden nach Datum geordnet, notieren Sie das als nächstes im Inhaltsverzeichnis. Die jeweiligen Blöcke innerhalb des Ordners können Sie z. B. durch nummerierte Trennblätter voneinander trennen oder durch beschriftbare Trennblätter. Dort sind jedoch die Felder manchmal zu klein, um leicht erkennbar beschriftet zu werden – nummerieren Sie sie ebenfalls oder wählen Sie auch dort einen Shortcut und tragen dann die Inhalte im Inhaltsverzeichnis ein.

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Damit Besprechungen reibungslos und effizient vorbereitet werden können, sind Shortcuts sehr hilfreich.

3. Tipp: Shortcut für Besprechungen, Jour Fixe Meetings und Konferenzen

Besprechungen?, denken Sie jetzt vielleicht. Da muss doch gar nichts aufgeräumt, geplant und gesucht werden, oder? Die Antwort ist jein.

Die Besprechung oder Konferenz ansich darf natürlich nicht völlig ungeplant verlaufen, damit sie nicht zu einer schier endlosen Veranstaltung ausartet (wie z. B. meinem Artikel „Wenn der Klaus einfach nicht aufhören will: drei Tipps für ein effizientes, konstruktives Jour Fixe Meeting“).

Aber auch die Vorbereitung von Besprechungen, Jour Fixe Meetings und Konferenzen kann sehr ineffizient verlaufen, wenn Sie sich vorab keinen Shortcut dafür gemacht haben.

Wir nutzen als Shortcut Checklisten. Dort haben wir alle nötigen Schritte zur Vorbereitung von Besprechungs- und Konferenzräumen notiert und können Sie vor jeder dieser Veranstaltungen effizient abarbeiten. So ersparen wir uns lange Überlegungen, was denn bloß noch fehlt. Und wir ersparen uns während der Besprechung oder Konferenz viel Peinlichkeit und unnötige Zeitverluste, weil der Beamer nicht funktioniert, weil der Kaffee alle ist, oder nicht genug Gläser für alle Anwesenden vorhanden sind.

Sie können sich unsere Checklisten gerne hier, hier und hier kostenlos herunterladen und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen.

Darauf kommt es an

Ein Shortcut nützt natürlich gar nichts, wenn er nicht verständlich oder nicht auffindbar ist. Achten Sie darauf, dass sämtliche Shortcuts, die Sie einsetzen, leicht nachzuvollziehen sind. So kann auch Ihre Vertretung, wenn Sie im Urlaub oder krank sind, sich schnell bei Ihnen zurechtfinden und verschwendet nicht so viel Zeit damit, nach Dingen zu suchen, weil es keine Shortcuts gibt oder weil die nicht nachvollziehbar sind.

Was der Tipp bewirkt

Ich schrieb ja zu Beginn, dass in den meisten Büros täglich etwa eine Stunde lang nach Dingen gesucht wird. Mit einem Shortcut an der passenden Stelle ist die Zeit dieser Suchen bald vorbei. Denn anstatt nun minutenlang nach der richtigen Abkürzung für ç oder ® zu suchen oder nach abgelegten Dokumenten, die Sie für einen aktuellen Vorgang dringend benötigen, haben Sie sie nun mit einem Griff parat.

Das freut nicht nur Ihre Chefin, weil Sie dadurch effizienter werden. Das kommt auch Ihnen selbst sehr schnell zugute, weil, seien wir ehrlich, diese Sucherei auf Dauer sehr unbefriedigend ist. Wer sich dank Shortcuts nicht lange mit völlig unnötigem Suchen aufhalten muss, empfindet eine größere Zufriedenheit bei der Arbeit. Denn natürlich mögen wir es lieber, wenn die Arbeit, salopp gesagt, fluppt, und nicht, wenn wir dauernd durchs Suchen aufgehalten werden.

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„Aber ich weiß doch gar nicht, wie man eine Spülmaschine bedient!“ Mit dem Shortcut One-Minute-Lesson ist die Zeit der faulen Ausreden vorbei.

Extra-Tipp Shortcut für Geräte

Apropos fluppen: Auch die Büroküche kann sehr viel frustfreier für alle werden, wenn sich nicht mehr so viele davor drücken können, die Spülmaschine zu befüllen und zu bedienen. Sie kennen das sicher: es gibt immer ein paar, die ihre gebrauchten Kaffeebecher in die Spüle stellen und glauben, die waschen sich von selbst ab. Darauf angesprochen reden sie sich oft damit heraus, dass sie angeblich gar nicht wüssten, wie diese Spülmaschine funktioniert.

Unterstützen Sie diese Kollegen ruhig beim lebenslangen Lernen – z. B. durch einen Shortcut. Die One-Minute-Lessons sind ein wunderbar kurzer Weg, mit dessen Hilfe selbst den faulsten Kollegen die Ausreden dafür ausgehen, warum sie die Spülmaschine schon wieder nicht angestellt haben.

Und Sie?

Wenn Sie weitere Tipps zur Steigerung der Effizienz im Büro haben möchten, dann machen Sie doch einmal meinen sehr effizienten und kostenlosen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. In ihm lernen Sie noch weitere Möglichkeiten, Ihren Büroalltag sehr viel einfacher und frustfreier zu gestalten.



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