Hängeregister, Schubladenbox, Ablagekörbe – was ist der beste Ablageort für Ihre Dokumente?




Wenn ein Unternehmen wächst, wachsen die Büros gleich mit. Gar nicht mal in Größe, aber in Inhalten: hier stehen Regale mit Ordnern, da stehen Rollcontainer und Hängeregisterschränke. Und auf allen ebenen Flächen (vom Fußboden meist abgesehen) befindet sich ein Stapel Ablagekörbe. Und Schubladenboxen. Und weitere Ordner. Und …

Was ist das Problem

Im Ordner war's nicht, in dem grauen Ablagekorb auch nicht. So viel ist schon mal sicher. Aber war's nun in der Ablage überm Schreibtisch? Oder im Rollcontainer? Oder in einer der Schubladenboxen?

Oder ist es etwa … nein, es wird doch wohl nicht … aber es könnte ja … ach, du grüne Neune, wer hat denn den Papiermüll geleert???

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War's nun im Rollcontainer oder ist es doch daneben gerutscht, in die große Ablage „P“?

Vielleicht kennen Sie das. Wir Menschen neigen dazu, unser Biotop Büro mit Dingen zuzupflastern, die wir gar nicht benötigen. Um das, was wir benötigen möglichst lange suchen zu müssen.

Am Schreibtisch, auf dem Schreibtisch, neben dem Schreibtisch, über dem Schreibtisch – wo man hinschaut, befindet sich irgendetwas zum Ablegen von Papier. Und wenn man dann ein vereinzeltes Dokument dringend benötigt, muss man sich erst einmal auf eine lange Suche begeben.

Das erschwert die Arbeit, es kostet Zeit, und, ganz ehrlich, es kostet manchmal auch den letzten Nerv, nicht wahr? Von der Effizienz des Ganzen will ich gar nicht erst anfangen. Doch es naht Hilfe!

So funktioniert es

Wenn Sie dieses System (kann man es überhaupt System nennen?) schon jahrelang praktizieren, können Sie sich eine Umstellung zunächst vielleicht kaum vorstellen. Sie brauchen doch die Ablage! Und die Schubladenbox! Und den Rollcontainer! Und den Hängeregisterschrank auch! Eigentlich sind das noch viel zu wenige Ablagemöglichkeiten!

Aber, glauben Sie mir, es sind viel zu viele. Ehrlich! Diese ganzen ominösen Ansammlungen von Papier, von überflüssigen bis wichtigen Dokumenten, von Papier, das längst abgeheftet sein müsste, das eigentlich weg kann oder vielleicht doch noch als Schmierpapier dienen kann – all diese Mengen belasten Sie.

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Wer die Stapel reduziert und das neue Ordnungssystem eingeführt hat, fühlt sich tatsächlich erleichtert.

Vielleicht nehmen Sie das bewusst nicht wahr, aber die Reaktionen derer, die diese ganzen Stapel weggeordnet und ein neues System eingeführt haben, sprechen Bände: sie fühlen sich im wahrsten Sinne des Wortes erleichtert, tatsächlich leichter. Der Druck, der auf ihnen lastete ist weniger geworden, ihre Arbeitsweise ist strukturierter geworden und ihre Effizienz ist um bis zu 20% gestiegen.

Wie klingt das für Sie – gut? Dann schauen Sie mal, ob Sie mit den folgenden Tipps schon selbst ein wenig Erleichterung in Ihren Arbeitsalltag bringen können.

1. Tipp:

In Schubladenboxen sammelt sich oft unübersichtliche Mengen von irgendetwas. Von Undefinierbarem. Dass die Inhalte oft nicht definierbar sind, zeigt sich daran, dass draußen nicht einmal dransteht, was sich drinnen befindet.

Sie müssen also immer jede Schublade erst aufziehen, bevor Sie wissen: „Ach, genau, das war ja die Schublade für das Schmierpapier und die Notizzettel, die ich aus Schmierpapier kleingeschnitten habe! Und für die Reste vom gelben Papier. Ach, guck: da ist auch noch rotes! … Und HIER sind ja die Haftnotizen, die ich schon so lange suche!“

Vereinfachen Sie Ihre Ablage und steigern Sie dadurch Ihre Effizienz. Wie? Jürgen Kurz zeigt's Ihnen. Klick um zu Tweeten

Überlegen Sie deshalb gut, ob die Schubladenbox wirklich eine gute Idee ist. Sie ist, wenn überhaupt, dann nur für eine kleine Vorratshaltung gut: z. B. für Formulare oder für Briefpapier (1. und 2. Seite). Für anderes ist dort nicht genügend Platz – und selbst, wenn doch, können sie schnell zu unübersichtlich werden.

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Schubladenboxen sind z. B. prima für Formulare oder Briefpapier. Beschriften Sie die einzelnen Laden, um das Auffinden zu erleichtern.

Wenn Sie sich für die Nutzung entscheiden: beschriften Sie jede Schublade sofort und gut lesbar, damit Sie nicht erst jede Lade aufziehen müssen, um herauszufinden, was sich darin verbirgt.

2. Tipp:

Ein Rollcontainer hat den Vorteil, flexibel zu sein (Sie können ihn schnell mal aus dem Weg schieben oder die Ordnung der Hängeregistermappen ändern). Der Nachteil ist, dass Dinge, die in den Mappen landen, manchmal sehr, sehr lange dort bleiben. Und wenn ein einzelnes Projekt wächst, dann wächst die Mappe, vermehrt sich und besteht irgendwann aus zwölf Mappen, von denen niemand so recht weiß, was sich eigentlich darin befindet.

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Rollcontainer oder Hängeregisterschubladen sollten Sie immer nur als Zwischenablage für aktuelle Projekten nutzen.

Deshalb empfehle ich, dass Sie Rollcontainer immer nur als Zwischenablage für aktuelle Projekte nutzen. Alles, was abgeheftet werden kann, sollten Sie in die passenden Ordner abheften.

Aktuelle Projekte können Sie nach unserer Erfahrung besonders gut in MAPPEI-Ordnungsmappen ablegen. Diese haben den Vorteil, dass Sie sie im Anschluss, wenn sie nicht mehr aktuell sind, genau so wie sie jetzt sind abheften können. Sie müssen gar nicht die Zettel einzeln herausklauben, sondern nehmen die Mappe, heften sie in einen Ordner – fertig.

Achten Sie aber darauf, die Mappen sinnvoll anzulegen und leserlich zu beschriften. Sonst geht die Suche ja gleich wieder los.

3. Tipp:

Achtung, jetzt wird's etwas radikaler: alles andere, ich wiederhole: alles andere! packen Sie jetzt sofort weg. Räumen Sie Ihren Schreibtisch frei, lassen Sie nur noch eine einzige Eingangsschale dort. Alle anderen Dokumente, die so herumliegen und die weder aktuell (Rollcontainer!) noch Formulare (Schubladenbox!) noch dringende Sachen für die Wiedervorlage sind, sollten Sie aus Ihrem Blickfeld entfernen.

Finden Sie logische und sinnvolle Ablageorte in Ordnern, die Sie so kennzeichnen können, dass Sie sie mit einem Blick im Regal erkennen und herausziehen können.

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Suchen Sie logische und sinnvolle Ablageorte in Ordnern und beschriften Sie sie gut erkennbar.

Wenn Sie Ihr Büro jetzt eindeutig zu kahl finden, dann stellen Sie dort Blumen hin, wo vorher das gesammelte Papier herumlag. Oder genießen Sie das neue Gefühl der Freiheit, das mit diesem Aufräumen kommt.

Darauf kommt es an

Damit aber dieses System funktionieren kann, müssen Sie dauerhaft konsequent sein. „Oh, hier könnte ich doch noch ein Ablagekörbchen …?“ Nein! Denn bevor Sie's mitbekommen, ist das Körbchen voll, der nächste Korb steht daneben und quillt auch schon über. Das Ganze geht von vorne los, und Ihre Suchzeiten sind bald wieder so hoch wie vor der Aufräumaktion.

Was der Tipp bewirkt

Das erste Gefühl der Befreiung, der Leichtigkeit und des Überblicks ist ein erhebendes Gefühl. Und aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen: das nutzt sich auch so schnell nicht ab. Bleiben Sie bei diesem neuen System, dann werden es Ihnen nicht nur Ihre Nerven danken. Mit Ihrer neuen Effizienz und Verlässlichkeit können Sie auch bei Ihrer Chefin punkten und bei Ihren Kunden.

Und wenn Sie doch nicht so ganz sicher sind, was endgültig weg kann und was nicht, wie wäre es mit einem Zwischenschritt: sammeln Sie das, bei dem Sie unsicher sind, in einem Karton (eine Beschriftung für den Karton finden Sie hier).

Setzen Sie sich eine Frist – wenn die erreicht ist und Sie die Papiere in dem Karton immer noch nicht vermisst haben, können sie wohl weg. Aber Achtung: für manches gibt es Aufbewahrungsfristen!

Extra-Tipp

Beschriften Sie alles logisch, sinnvoll und lesbar. Machen Sie sich am besten Vorlagen für die Beschriftung – mit Word oder einem Etikettenprogramm lassen sich solche Vorlagen schnell und leicht erstellen. Auf diese Weise haben Sie ein einheitliches Bild und finden sich sehr viel schneller zurecht als vorher, als Sie noch lange suchen mussten.

Tipps zur Beschriftung finden Sie auch in meinem Artikel „Wer suchet, der findet?“ und in „Ein Schild sagt mehr als tausend Worte“.

Und Sie?

Falls Sie sich noch stärker in das Thema vertiefen möchten, dann finden Sie viele wertvolle Tipps in meinen Büchern „Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro“ und „Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos“.



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